行政工作手冊

行政工作手冊目錄1、接聽標(biāo)準(zhǔn)2、報紙刊物發(fā)放3、領(lǐng)導(dǎo)辦公室物資準(zhǔn)備45、飲用水送水標(biāo)準(zhǔn)6.快遞的接受和分發(fā)7.快遞寄送8.行政費用統(tǒng)計9.名片制作10.圖書、設(shè)備借閱管理11.物料發(fā)放12.行政調(diào)度需求13.報表報送14.倉庫整理歸類15.復(fù)印機(jī)以及飲水機(jī)管理16.辦公用品申領(lǐng)接聽用語1接聽外線：“您好！鑫生實業(yè)公司”或是來電詢問人員不在辦公室時：“對不起，先生/女士，XXX這會不在辦公室,請問您是否需要留言?！比粜枰儐杹黼娙诵彰麜r：“對不起，請問您貴姓！”接聽內(nèi)線：“您好！行政企管部前臺，我是XX 若有要求轉(zhuǎn)到公司高管時：“好的，請問您找X總是有關(guān)哪方面的事情，是否可留下號碼，稍后其秘書即刻與您聯(lián)系?！保⊕旌?，根據(jù)來電需辦事情，與分管領(lǐng)導(dǎo)秘書或是業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人匯報）”接聽內(nèi)線：“您好！行政企管部前臺，我是XXX”接聽用語2若聽時有急事需短暫中斷，需將隔離時：隔離前“對不起，先生/女士，請您稍等?！备綦x后“對不起，先生/女士，請您久等了。若內(nèi)部來電咨詢問題當(dāng)時不解時：“對不起，先生/女士，這個問題我暫時未了解，我現(xiàn)在馬上與相關(guān)部門聯(lián)系了解清楚后及時回復(fù)您。”若內(nèi)部來電要求行政支援時：“好的，我們馬上派員與您聯(lián)系，處理解決。”掛時：“非常感謝您的來電，祝您愉快！再見！”。響起三聲內(nèi)接聽，待確定對方掛后方掛！接聽來電完畢，馬上在《來電登記》中記錄 《來電登記》報紙刊物發(fā)放在工作日的每日上午8:30之前，將各老總辦公室報紙或刊物分類送達(dá)，并將報紙刊物等擺放整齊。每日及時更換報刊架的報紙，對于過期的報紙，全部收集放入行政倉庫。領(lǐng)導(dǎo)辦公室物資準(zhǔn)備2.桶裝礦泉水到期當(dāng)天或是即將見底時，更換新一桶1.瓶裝礦泉水少于6瓶時，補(bǔ)充一打。3.盒裝紙巾，洗手間洗手液，日常消耗辦公用品等少于1/6時，及時更換新品。移動集團(tuán)網(wǎng)加入辦理公司需要辦理集團(tuán)網(wǎng)的同事將手機(jī)號碼和服務(wù)密碼一律發(fā)到行政文員處，在收到資料后，行政文員在當(dāng)日將所需辦理的號碼以及服務(wù)密碼以電子郵件的形式發(fā)到中國移動公司客戶經(jīng)理的郵箱，確定郵件接收成功后，在一個工作日內(nèi)跟進(jìn)是否辦理成功。然后辦理號碼存檔。詳見行政表格。

在收到時，行政文員盡量在第一時間將送給相關(guān)人員。并相關(guān)做好登記，以備日后查閱。確定收件人，如為公司高管，即刻送至其辦公室，（備注：張總的送往秘書處），參加會議或是活動、品牌認(rèn)證等的，送至指定高管分管的部門經(jīng)理處。非公司高管，（）通知其前往前臺取。并登記及簽收。飲用水更換1、辦公室衛(wèi)生檢查人員通知換水。2、飲用水到期當(dāng)天（開啟后的桶裝水保質(zhì)期為30天）。3、飲用水更換完畢，在《飲用水更換備忘錄》登記?！掇k公室飲用水更換備忘錄》飲用水送水庫存水量低下以下時，即刻通知送水公司送水：桶裝水2桶；瓶裝水5打。桶裝水瓶裝水（瓶裝水庫存遵循先進(jìn)先出原則，每次送新瓶裝水時，將庫存瓶裝水移出，先使用）接收、分發(fā)快遞1、檢查郵件外包裝是否安好，檢查是否為公司員工或是關(guān)系人員。2、即時簽收登記。（《快遞收發(fā)表》3、即時普通員工通知即刻取件，公司高管，送其辦公室。《快遞收發(fā)表》《郵寄郵件表》郵寄郵件對公郵件處理：將須郵寄物品交由行政文員，由行政文員和寄件人確認(rèn)郵寄地址是否正確，在信息確認(rèn)無誤后，如無特殊情況（例如天氣原因）行政文員須在當(dāng)日將寄件人的郵件寄出。在快遞發(fā)出后，將郵件的編號，金額，收到人的地址很做詳細(xì)登記。以便日后查閱。（詳情查閱快遞登記表）私人物品寄送：寄件人將郵件單和郵寄物品準(zhǔn)備齊全，確定信息無誤后，交由行政文員，行政文員在當(dāng)日將郵件寄出，并將快件底單還給寄件人，以備查閱。具體快遞公司以及收件人信息查閱鑫生客戶信息聯(lián)系表和常用通訊錄。行政費用統(tǒng)計行政部門的報銷單，在交由經(jīng)理簽字之前，一律先到行政文員處做登記。行政文員按各部門將費用的項目，時間，金額等在表格里填寫完整。（詳情如下）名片制作根據(jù)各門店以及公司各部門申請，確定是新版名片更換或原版名片補(bǔ)給，然后將需求報給行政部門經(jīng)理審批，確定是新版名片更換或原版名片補(bǔ)給，經(jīng)同意后，將名片制作需求發(fā)給長期合作的廣告公司制作。確定制作金額和時間，并告知申請部門等待時長。并做好名片制作的詳情登記。圖書、設(shè)備借閱管理各部門需要借閱公司的電子設(shè)備或圖書，行政人員需先確認(rèn)物資是否在庫，然后再做借用登記，在借用登記表里將借用人，借用時間，借用部門，借用物品以及歸還時間做好詳細(xì)的登記。詳情請見行政表格之物品借用登記表。物料發(fā)放各店20號之前下物料申請單，行政人員收到申請單后將各店所需物資錄入本月出庫單，查看倉庫庫存，根據(jù)庫存物資，核出本月出庫數(shù)量，如有物資缺貨，下采購申請單給采購員，20-24號為準(zhǔn)備各店物資時間，并查閱上月是否是否有物資因缺貨，一起準(zhǔn)備，25號統(tǒng)一發(fā)貨。所需表格為：采購申請表；辦公經(jīng)營用品需求統(tǒng)計表，入庫單，出庫單。詳情請查閱行政表格。行政調(diào)度需求各部門或各門店，將維修或行政需求報到行政文員處，行政文員接受到相關(guān)的任務(wù)后，將任務(wù)詳情填寫到行政調(diào)度需求表里，盡快聯(lián)絡(luò)行政部門相關(guān)負(fù)責(zé)人員，盡量在當(dāng)天解決需求。表格詳情請查閱行政共享006號表格。各報表報送每月10號前，將食堂費用明細(xì)表，加油明細(xì)表，辦公用品匯總表核對無誤后，一律報送財務(wù)部陳江虹處。并在每月5號將以上表格抄送至行政部經(jīng)理出。詳情請查閱行政表格。倉庫整理歸類行政文員在每月25號發(fā)完各店所需物資后，核對倉庫的物質(zhì)是否與臺賬相符，需將倉庫整理，把物品按歸類放好，保持倉庫的整潔，有序和干凈。復(fù)印機(jī)以及飲水機(jī)管理復(fù)印機(jī)：每隔2個月，和固定合作的復(fù)印機(jī)維修人員聯(lián)系，做好定期的保養(yǎng)和修檢測。以確保復(fù)印機(jī)的正常工作。飲水機(jī)：每隔3個月，和飲水機(jī)的清洗工作人員聯(lián)系，讓工作人員上門做飲水機(jī)清洗，以確保飲水機(jī)的正常工作和清潔保證。每次工作人