會議的融資與財務(wù)課件

會議的融資與財務(wù)管理會議的融資與財務(wù)管理一、制定財務(wù)目標二、制定預(yù)算三、會議融資四、會議的收支與成本控制財務(wù)管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的基礎(chǔ)。良好的財務(wù)管理和預(yù)算控制是籌辦會議最基本的因素之一。如果財務(wù)安排得當(dāng)，不僅將起到增加收益、提高效益的作用，而且能使管理者了解收入來源及用處，了解收入來源的比例，確定主要的收入來源、控制預(yù)算等都大有益處。會議財務(wù)管理的內(nèi)容包括：制定財務(wù)目標、制定預(yù)算、會議融資、會議收支與成本控制等工作。一般說來，會議項目的預(yù)期利潤至少由三個因素決定：歷史經(jīng)驗，即去年這個項目的盈利情況；流動資金，這是項目預(yù)算的絕大部分；預(yù)期利潤率，指做預(yù)算時預(yù)期利潤與投入資金的比率。會議項目的目標統(tǒng)稱為投資收益（ROI），或稱項目價值：投資收益＝凈利潤／項目總成本1、預(yù)算的含義預(yù)算是一種將資源分配給特定活動的數(shù)字性計劃工具。在籌備會議的過程中，用貨幣形式表示會議的各項活動是必不可少的一個環(huán)節(jié)，掌握了會議預(yù)算就掌握了整個會議。預(yù)算通常由會議舉辦方的財務(wù)部門負責(zé)。預(yù)算常用于為收入、支出編制計劃，用預(yù)算來改進對時間、空間和人力物力的利用也是常見。二、制定預(yù)算2、預(yù)算的類型會議的預(yù)算大體分為：收入預(yù)算是指收入預(yù)測的一種特定類型，是規(guī)劃會議未來收入額的預(yù)算。會議的收入主要來自于與會人員（團體）的交費、廣告收入和贊助等，同時還包括會議完畢后形成的錄像帶、出版物等在市場公開發(fā)售所獲得的后續(xù)收入。3、預(yù)算的相關(guān)部門會議預(yù)算通常由主辦方和承辦方共同負責(zé)。其中主辦方制定預(yù)算，承辦方負責(zé)預(yù)算控制。主辦方負責(zé)對會議收入及各方面的費用支出進行全面的估計和預(yù)測，擬出計劃，該計劃反映主辦方對會議活動的整體安排。承辦方參與商討預(yù)算的制定，針對會議可能面臨的變動情況對主辦方的預(yù)算計劃進行補充。如果需要的話，還可以下設(shè)專門的預(yù)算管理辦公室，部門人員由主辦方和承辦方的財務(wù)人員共同組成。下圖是預(yù)算的相關(guān)部門關(guān)系圖。其中直線框為預(yù)算的直接相關(guān)部門；虛線框為預(yù)算的間接相關(guān)部門。會議策劃委員會預(yù)算管理辦公室主辦方承辦方辦公室財務(wù)部門營銷公關(guān)部門秘書處食宿、娛樂、交通等部門

自下而上制定預(yù)算是指各協(xié)助部門根據(jù)以往經(jīng)驗和本次會議的承辦目標，分別制定本部門內(nèi)部的預(yù)算計劃，交到預(yù)算管理辦公室；預(yù)算管理辦公室對各部門提供的預(yù)算計劃進行必要的初步審查、協(xié)調(diào)與綜合平衡，匯總編制成總預(yù)算計劃，最后報會議策劃委員會審核。受會議策劃委員會領(lǐng)導(dǎo)的預(yù)算管理辦公室主要是以利潤為導(dǎo)向，通常由公司的財務(wù)主管擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)，由各相關(guān)部門負責(zé)人如營銷公關(guān)的主管、秘書處的主管等協(xié)助。預(yù)算管理辦公室的主要職責(zé)在于組織有關(guān)人員預(yù)測、研究、協(xié)調(diào)、審核各種預(yù)算事項，具體如下：?組織有關(guān)部門或聘請有關(guān)專家對收入預(yù)算進行預(yù)測；?審議、確定收入的項目及其金額，提出預(yù)算編制的方針和程序；?在預(yù)算編制、執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)部門間有彼此抵觸現(xiàn)象時，予以必要的協(xié)調(diào)；?將初步成形的預(yù)算提交會議策劃委員會審核，通過后下達正式預(yù)算；?接受預(yù)算與實際執(zhí)行情況比較的分析報告，在予以認真研究的基礎(chǔ)上提出改善的建議；?根據(jù)需要，就預(yù)算的修正加以審議并作出相關(guān)決定。6、預(yù)算的方法編制預(yù)算的主要依據(jù)是：?主辦方和承辦方的利潤目標；

?上一年同類會議的預(yù)算情況及會議評估報告；?最近的會議市場情況及預(yù)期情況；?公司在會議方面的政策和策略（如促銷策略、廣告投入等）；?公司外部環(huán)境的變化（如不同的季節(jié)、競爭對手的變化、供求關(guān)系的平衡、政府部門的政策和規(guī)定、整個行業(yè)的發(fā)展波動以及其他影響因素）。對于費用預(yù)算，要在分析研究各項預(yù)算支出的必要性和可能性的基礎(chǔ)上，來確定其開支數(shù)額的大小。具體可分三個層次：第一，要求各部門根據(jù)預(yù)算期間的總目標和具體目標，以零為基礎(chǔ)，詳細討論預(yù)算期內(nèi)需要發(fā)生哪些費用、各項費用數(shù)額多少、未來效果會如何。第二，將各部門提出的費用項目分為必須全額保證的費用和可適當(dāng)增減的費用。對可適當(dāng)增減的費用項目進行成本效益分析，將所用與所得作對比，在權(quán)衡各個項目的輕重緩急的基礎(chǔ)上，將其分為若干層次，排出先后順序。第三，按上一步驟所定的費用開支層次和順序，結(jié)合預(yù)算期內(nèi)可動用的資金來源，分配資金，落實預(yù)算。項目金額（元）項目金額（元）娛樂、旅行費用交通、運輸成本人員酬勞（包括翻譯人員、現(xiàn)場服務(wù)人員等）食宿費、租用會場費發(fā)言人的報酬、旅費與會者手冊、名卡等制作費秘書處、保安、公共關(guān)系活動經(jīng)費獎品和紀念品費用印刷和復(fù)制費用指導(dǎo)委員會的開銷評估和后繼工作活動經(jīng)費其他費用項目三、會議融資會議的性質(zhì)、類型不同，經(jīng)費來源的渠道也不同。一般說來，會議經(jīng)費的融資有以下幾種渠道和辦法：行政事業(yè)經(jīng)費劃撥主辦者分擔(dān)與會者分擔(dān)個人費用社會贊助轉(zhuǎn)讓無形資產(chǎn)使用權(quán)四、會議的收支與成本控制1、會議的收入與會者交費聯(lián)合主辦者交費廣告、贊助和捐助公司分配其他收入項目?音像制品和出版物?旅行、餐飲服務(wù)可變費用?購租設(shè)備（如視聽設(shè)備、計算機等）費用?娛樂、旅行費用?交通、運輸成本?人員酬勞（包括翻譯人員、現(xiàn)場服務(wù)人員等）?食宿費、會場費?發(fā)言人的報酬、旅費?與會者手冊、名卡等的制作費?秘書處、保安、公共關(guān)系活動經(jīng)費?獎品和紀念品費用?印刷和復(fù)制費用?指導(dǎo)委員會的開銷?評估和后繼工作活動經(jīng)費3、會議的成本控制成本控制的部門?會議策劃委員會會議策劃委員會作為領(lǐng)導(dǎo)和審核部門，不僅能控制成本和收入，而且能控制占用資金的部門。也就是說，在以利潤為導(dǎo)向的預(yù)算管理中，它要對成本、收入、利潤的預(yù)算全面負責(zé)。

?預(yù)算管理辦公室預(yù)算管理辦公室需要對固定成本和可變成本兩方面進行控制。一般對于固定成本部分，預(yù)算與實際執(zhí)行的情況相差不大，預(yù)算管理辦公室無須過多干預(yù)?？勺兂杀九c與會人數(shù)、舉辦會議的目標等因素相關(guān)，在與會人員全部抵達會場后，預(yù)算管理辦公室需要根據(jù)統(tǒng)計，重新調(diào)整原預(yù)算。在會議進行的過程中，預(yù)算管理辦公室要監(jiān)督各協(xié)助部門的預(yù)算變動，收集執(zhí)行預(yù)算與原預(yù)算的差異資料，即時調(diào)整預(yù)算。會后，預(yù)算管理辦公室需要將與會議預(yù)算相關(guān)的統(tǒng)計資料和數(shù)據(jù)進行整理分析，將預(yù)算偏差寫成書面報告，呈送會議策劃委員會。?協(xié)助部門各部門要有專人負責(zé)統(tǒng)計會議期間的各項收支，及時登記，每日總結(jié)，并主動與財務(wù)對賬，做到日清日結(jié)。要求按預(yù)算的具體項目詳細記錄預(yù)算數(shù)量和金額、實際發(fā)生數(shù)、差異數(shù)、累計預(yù)算數(shù)、累計實際發(fā)生數(shù)、累計差異、差異說明等。成本控制的類型?前饋控制是指會議主辦者為了避免預(yù)期出現(xiàn)的問題而在實際工作之前采取方法進行補救的一種未來導(dǎo)向型的控制方式。?同期控制是指發(fā)生在會議過程之中的控制。它的優(yōu)勢在于，通過直接觀察、及時收集分析預(yù)算的執(zhí)行情況，可以監(jiān)督成本的支出是否符合預(yù)算計劃，同時可以在發(fā)生問題時馬上進行糾正。

?反饋控制這種控制方式為管理者提供了預(yù)算效果究竟如何的真實信息，反映了目標與現(xiàn)實之間的偏差。常用財務(wù)指標?收入利潤率公式：收入利潤率=稅后凈利潤/收入含義：說明舉辦會議帶來的利潤?成本收益率公式：成本收益率=稅后凈利潤/總成本含義：度量投入的成本創(chuàng)造利潤的效率成本控制的方法?提交報告和召開例會由具體的會議操作部門向預(yù)算管理辦公室提交預(yù)算執(zhí)行報告；會議策劃委員會在會議期間定時召開預(yù)算控制例會，對預(yù)算執(zhí)行情況進行分析。?授權(quán)與自我控制成本控制權(quán)從會議策劃委員會自上往下層層下放，并實施層層監(jiān)督，會議的具體操作部門則按照演算進行自我控制、自我監(jiān)督。?控制會議質(zhì)量要檢查酒店、飲食、會議室（場地）的結(jié)構(gòu)和布置、配套設(shè)施、接待服務(wù)、房間安排、會議資料發(fā)放、VIP客人的接待、會間考察線路的安排、返程交通等諸多細節(jié)是否按原訂計劃執(zhí)行，以保證會議的質(zhì)量。?使用損益平衡表比較各項成本的預(yù)算和實際值，在損益預(yù)算結(jié)算表中計算出二者的差額，并對該差額進行說明。?比率分析計算用于控制財務(wù)預(yù)算的各項指標，以分析成本對利潤的貢獻率。成本控制的過程?