文件管理培訓(xùn)

文件和記錄的管理培訓(xùn)

羅通發(fā)

培訓(xùn)大綱1、文件的管理1.1紙質(zhì)文件的管理1.2電子文件的管理2、記錄的管理3、ISO9001-2008對(duì)文件管理的要求下面的情況是否熟悉？如果變成這樣呢？是否遇到這樣的問(wèn)題？尋找物品所需物品沒(méi)了急忙領(lǐng)貨或者訂貨糟了尋找后沒(méi)找到訂貨后來(lái)找到了好不容易找到了下班了不良品不能使用數(shù)量不夠可惜了怎么辦立即找到尋找時(shí)間很短立即能用數(shù)量太多合適還好最好文件的管理很多員工似乎并不在意自己的文件，辦公桌上、電腦里的文件堆得亂七八糟，用的時(shí)候怎么也找不到，浪費(fèi)心情又花費(fèi)時(shí)間，工作效率也低了下來(lái)。很多人工作失誤的原因就是不知道如何整理自己的文件文件管理對(duì)于一個(gè)公司來(lái)說(shuō)有著舉足輕重的作用。一個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)良好的公司，其文件管理系統(tǒng)一定是規(guī)范而清晰的什么是文件管理？根據(jù)ISO9000的定義：文件是信息及其承載的媒體。什么是信息？信息是有意義的數(shù)據(jù)。所謂承載的媒體可能是利用紙張、計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、光盤(pán)、照片、磁帶、或者標(biāo)準(zhǔn)樣件、樣品或者它們的任何組合方式的媒體文件管理中常見(jiàn)的問(wèn)題1、沒(méi)有文件和資料編號(hào)規(guī)則？真功夫的文件和編號(hào)規(guī)則是什么？真功夫文件分為四個(gè)等級(jí)，分一級(jí)文件，編號(hào)ZKF-QSM、二級(jí)文件,編號(hào)ZKF-QP-□□（兩位流水號(hào)）三級(jí)文件的編號(hào)規(guī)則？ZKF-部門(mén)代號(hào)-文件種類(lèi)-三位流水號(hào)-版本號(hào)四級(jí)文件（表格），編號(hào)ZKF-部門(mén)代號(hào)-三位流水號(hào)+版本號(hào)2、由于每個(gè)部門(mén)都有發(fā)行文件的權(quán)利，但是缺少文件狀態(tài)標(biāo)示：缺少發(fā)行部門(mén)和接收部門(mén)的標(biāo)識(shí)及發(fā)行日期現(xiàn)真功夫哪個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)管理這個(gè)項(xiàng)目？3、文件控制程序中，沒(méi)有對(duì)外來(lái)文件的定義和管理現(xiàn)哪份文件對(duì)外來(lái)文件有明確定義和管理？本部門(mén)有哪些外來(lái)文件？應(yīng)該怎么管理才合適？4、對(duì)于發(fā)行給第三方的文件，文件程序中沒(méi)有明確的管理辦法本部門(mén)有哪些發(fā)給第三方的文件？怎么管理？5、對(duì)于文件的審核和批準(zhǔn)權(quán)限規(guī)定不明確。沒(méi)有圖紙和文件的審批規(guī)定，造成口頭通知為準(zhǔn)。6、僅對(duì)文件的發(fā)放確認(rèn)有規(guī)定，對(duì)于文件的回收，只規(guī)定自行銷(xiāo)毀，沒(méi)有記錄可以查詢。本部門(mén)作廢文件怎么處理？電子文件的管理我們處于一個(gè)信息化的時(shí)代，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)里面的重要文件遠(yuǎn)比辦公桌上的文件還要多。在計(jì)算機(jī)的內(nèi)部，在計(jì)算機(jī)的桌面上，在“資源管理器”中，充斥著無(wú)序與混亂。這種虛擬的混亂極大地影響了計(jì)算機(jī)的性能和我們辦公的效率，當(dāng)許多人面臨這個(gè)問(wèn)題時(shí)，總會(huì)認(rèn)為硬盤(pán)空間又不夠了，計(jì)算機(jī)性能又不跟不上了，需要再換一臺(tái)新的計(jì)算機(jī)了。事實(shí)上，我們真正需要的是坐下來(lái)，好好花時(shí)間將計(jì)算機(jī)里的文件真正管理起來(lái)，這樣才會(huì)為自己日后省下更多的時(shí)間電子文件的存儲(chǔ)對(duì)電子文檔的六點(diǎn)建議一、好好使用“我的文檔”好好利用“我的文檔”的強(qiáng)大功能，桌面上、開(kāi)始菜單、資源管理器、保存/打開(kāi)窗口中都能很容易的找到可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創(chuàng)建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪問(wèn)的文件放在這里二、建立最適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)文件夾結(jié)構(gòu)是文件管理系統(tǒng)的骨架，對(duì)文件管理來(lái)說(shuō)至關(guān)重要建立適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)，需要首先對(duì)自己接觸到的各種信息、工作和生活內(nèi)容進(jìn)行歸納分析每個(gè)人的工作和生活都有所不同，接收到的信息也會(huì)有很大差異，因此分析自己的信息類(lèi)別是建立適當(dāng)結(jié)構(gòu)的前提比如，有相當(dāng)多的自由撰稿人和編輯是以軟件、硬件的類(lèi)別建立文件夾的，而很多老師則以自己的工作內(nèi)容比如教學(xué)工作、班主任工作建立文件夾三、文件夾與文件的數(shù)目不宜多文件夾里的數(shù)目不應(yīng)當(dāng)過(guò)多，一個(gè)文件夾里面有40個(gè)以內(nèi)的文件是比較容易瀏覽和檢索的如果超過(guò)100個(gè)文件，瀏覽和打開(kāi)的速度就會(huì)變慢且不方便查看了。這種情況下，就得考慮存檔、刪除一些文件，或?qū)⒋宋募A分為幾個(gè)文件夾或建立一些子文件夾另一方面，如果有的文件夾中文件數(shù)目長(zhǎng)期只有少得可憐的幾個(gè)文件，也建議將此文件夾合并到其他文件夾中四、文件與文件夾的命名一般以最短的詞句描述此文件夾的類(lèi)別和作用，能讓你自己不需要打開(kāi)就能知道文件的大概內(nèi)容，就是好的名稱要為計(jì)算機(jī)中所有的文件和文件夾使用統(tǒng)一的命名規(guī)則，這些規(guī)則需要我們自己來(lái)制訂最開(kāi)始使用這些規(guī)則時(shí)，肯定不會(huì)像往常一樣隨便輸入幾個(gè)字那樣輕松，但一旦你體會(huì)到了規(guī)則命名方便查看和檢索的好處此外，文件名要力求簡(jiǎn)短，雖然我們的系統(tǒng)可以支持長(zhǎng)文件名，但長(zhǎng)文件名會(huì)給我們的識(shí)別、瀏覽帶來(lái)混亂五、將待處理與已完成的文件分開(kāi)存放

不要把以前的文件和你正在處理的文件放在一起。

如果一年前的郵件還和新郵件放在一起，那你將會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間尋找文件。所以，要及時(shí)地處理過(guò)期的文件，該備份的備份，該刪除的刪除。

清理之后，你會(huì)發(fā)覺(jué)你的計(jì)算機(jī)運(yùn)轉(zhuǎn)速度也快了許多。六、快捷方式有利于直接打開(kāi)我們需要的文件如果我們經(jīng)常要快速訪問(wèn)某一個(gè)文件比如寫(xiě)字板或者某一個(gè)應(yīng)用軟件，可以點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“創(chuàng)建快捷方式”，再將生成的快捷方式放置到你需要的地方。當(dāng)然，當(dāng)某些文件和文件夾不再需要經(jīng)常訪問(wèn)時(shí)，你需要及時(shí)將某些快捷方式刪除，以免過(guò)多的快捷方式占用了太多空間而影響計(jì)算機(jī)的運(yùn)轉(zhuǎn)速度。文件管理和記錄管理基本要求ISO90014.2.1文件總要求文件詳略取決于組織實(shí)際情況，并非越多越好實(shí)例：A公司：哈！你瞧，為了做ISO9000我們公司的顧問(wèn)師幫我們寫(xiě)48本的程序文件，200多本的工作指示，聽(tīng)說(shuō)很多管理程序還是國(guó)外大公司的范例呢！這么多的文件記錄整整齊齊，看起來(lái)多舒服。B公司：喔！真不好意思，我們中不過(guò)依照ISO9001的要求，根據(jù)我們自己的實(shí)際寫(xiě)下許多流程圖，跟你們文件真沒(méi)比半年后…….A公司：文件！記錄！文件！記錄！為何等不下去了??！B公司：還好，我們沒(méi)有抄他們的文件！4.2.1文件結(jié)構(gòu)方針目標(biāo)品質(zhì)手冊(cè)程序文件工作指導(dǎo)質(zhì)量記錄劃計(jì)質(zhì)品宗旨，方向與目標(biāo)描述QMS結(jié)構(gòu)---綱要闡述部門(mén)間運(yùn)作程序闡述某項(xiàng)具體操作QMS運(yùn)作----證據(jù)QualityManualQualityProcedureWorkInstructionQualityRecord外來(lái)文件4.2.2質(zhì)量手冊(cè)體系的范圍文件程序的大綱過(guò)程之間的關(guān)聯(lián)性結(jié)構(gòu)4.2.3文件控制的要求4.2.3文件控制作法目的文件文控六字真言：編，審，批，發(fā)，修，廢。表單記錄工作指示程序文件質(zhì)量手冊(cè)A審查批準(zhǔn)發(fā)行B控制變更發(fā)行C識(shí)別文件版本D現(xiàn)場(chǎng)文件適用E文件清晰易辨F控制外來(lái)文件G控制作廢文件A確保內(nèi)容適當(dāng)B確保內(nèi)容最新C防止文件誤用D確保使用方便E現(xiàn)場(chǎng)文件適用按4.2.4“質(zhì)量記錄控制”的要求進(jìn)行控制文件的使用場(chǎng)所要求（1）文件的使用場(chǎng)所要求（2）文件的分類(lèi)客戶資料國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)外部文件受控文件2012/12/28非受控文件2012/12/28電子媒體書(shū)面文件硬件拷貝內(nèi)部文件暫時(shí)有效參考使用無(wú)須列管受版本版次更改限制。由文控中心負(fù)責(zé)QMS文件文件控制流程圖制訂申請(qǐng)制訂\修訂文件發(fā)行正式運(yùn)行文件會(huì)審試運(yùn)行定期評(píng)審審批修訂申請(qǐng)作廢申請(qǐng)審批銷(xiāo)毀開(kāi)始結(jié)束文件會(huì)審表文件發(fā)放/回收記錄表文件控制總覽表文件年度評(píng)審記錄表相關(guān)記錄文件制訂/修訂/作廢申請(qǐng)表文件控制程序技術(shù)資料控制程序文件書(shū)寫(xiě)管理規(guī)定相關(guān)文件外來(lái)文件控制收集收集確認(rèn)發(fā)放簽收使用獲取新版本發(fā)放號(hào)文件保管確認(rèn)舊版回收外來(lái)文件適用的外來(lái)文件外來(lái)文件新版本作廢版本（無(wú)效）ISO9001：2008標(biāo)準(zhǔn)要求的文件4.2.3文件控制4.2.4記錄控制8.2.2內(nèi)部審核8.3不合格品控制8.5.2糾正措施8.5.3預(yù)防措施常合寫(xiě)一個(gè)文件《改進(jìn)控制程序》文件的基本結(jié)構(gòu)文件格式：封面/修訂頁(yè)/正文/附件/附表封面：文件名稱/文件編號(hào)/制定部門(mén)/生效日期/文控印章/制定/審查/批準(zhǔn)/密級(jí)等。正文常用“八步天龍”的格式1.目的/2.范圍/3.定義/4.職責(zé)/5.內(nèi)容

6.參考文件/7.記錄表單/8.附件（如：流程圖）頁(yè)眉：公司名稱/文件名稱/文件編號(hào)/生效日期/版本號(hào)/頁(yè)碼/制定部門(mén)/密級(jí)等。頁(yè)腳：制定/審查/批準(zhǔn)等。記錄的控制記錄證明提供產(chǎn)品、過(guò)程符合要求質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行采取糾正和預(yù)防措施的信息保持和改進(jìn)質(zhì)量管理體系的信息質(zhì)量記錄的控制質(zhì)量記錄是特殊的文件。保持記錄，提供運(yùn)作證據(jù)（標(biāo)準(zhǔn)要求的有19項(xiàng)）記錄的要求：清晰/易于識(shí)別/檢索記錄的控制：

1標(biāo)識(shí)2貯存

3保護(hù)4檢索

5保存期限6處置必須文件化：質(zhì)量記錄控制程序記錄控制標(biāo)識(shí)貯存檢索保存期限標(biāo)識(shí)有唯一的名稱和編號(hào)/版次環(huán)境條件：防蟲(chóng)蛀、防潮、防損壞、防丟失易查找，編目、歸檔、查閱的要求根據(jù)產(chǎn)品特點(diǎn)，法規(guī)要求決定保存期過(guò)期記錄的銷(xiāo)毀需登記、批準(zhǔn)

+質(zhì)量記錄的保存期限·舉例

a)文件修改記錄

b)管理評(píng)審記錄

c)產(chǎn)品要求評(píng)審記錄

d)產(chǎn)品監(jiān)視和測(cè)量記錄

e)內(nèi)審記錄

f)培訓(xùn)記錄改版后一年下次管理評(píng)審后一年交付后+產(chǎn)品責(zé)任期+X年交付后+產(chǎn)品責(zé)任期+X年下次內(nèi)審后+1年離開(kāi)公司后+X年質(zhì)量記錄控制流程圖質(zhì)量記錄所用之表單由質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、工作指導(dǎo)等文件引申而來(lái)，其控制按4.2.3進(jìn)行，表單填寫(xiě)之后才成為記錄，作為運(yùn)作證據(jù)等。填寫(xiě)保存銷(xiāo)毀要求：勿漏項(xiàng)、勿隨意涂改、勿鉛筆填寫(xiě)，需清晰工整填寫(xiě)等。要求：裝訂成冊(cè)、標(biāo)識(shí)清楚、防潮、防曬、防蟲(chóng)。年限要求：銷(xiāo)毀申請(qǐng)，批準(zhǔn)后蓋作廢章。相關(guān)文件質(zhì)量記錄控制程序質(zhì)量記錄清單相關(guān)記錄質(zhì)量記錄標(biāo)識(shí)卡質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀單ISO9001：2008必須的記錄管理評(píng)審教育、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗(yàn)的記錄產(chǎn)品要求評(píng)審記錄設(shè)計(jì)/開(kāi)發(fā)的輸入設(shè)計(jì)/開(kāi)發(fā)的評(píng)審設(shè)計(jì)/開(kāi)發(fā)的驗(yàn)證設(shè)計(jì)/開(kāi)發(fā)的確認(rèn)設(shè)計(jì)/開(kāi)發(fā)的評(píng)審供方的評(píng)價(jià)記錄特殊過(guò)程的確認(rèn)產(chǎn)品的唯一性標(biāo)識(shí)