秘書的基本職能

第二節(jié)秘書的基本職能一、秘書職能的含義秘書職能：是在秘書機構(gòu)、秘書職位框架內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)組織目標與管理工作的需要而明確賦予秘書機構(gòu)或秘書職位的具體職責(zé)權(quán)限。二、秘書的基本職能是對秘書機構(gòu)、秘書職位基本職責(zé)與權(quán)限的粗線條勾勒，為我們描繪出秘書職能作用的大體輪廓，對秘書工作具有宏觀的指導(dǎo)價值。不同領(lǐng)域、不同層次、機構(gòu)內(nèi)不同分工條件下秘書的職能，實際上各有側(cè)重。秘書的基本職能是服務(wù)，“參與政務(wù)，掌管事務(wù)”，為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合輔助服務(wù)。

傳統(tǒng)的三項職能：辦文、辦事、辦會。

1985年國務(wù)院召開的全國秘書長和辦公廳主任會議上提出了“四個轉(zhuǎn)變”：

由傳統(tǒng)的低層次、事務(wù)性服務(wù)向高層次、智能型服務(wù)轉(zhuǎn)變；由偏重辦文辦事，向既辦文辦事又出謀獻策轉(zhuǎn)變；由收發(fā)傳遞信息向綜合處理信息轉(zhuǎn)變；由一般性事務(wù)管理向輔助管理、輔助決策轉(zhuǎn)變。秘書的基本職能可以概括為六項：（一）信息管理職能（二）綜合協(xié)調(diào)職能（三）督促檢查職能（四）參謀輔助職能（五）后勤保障職能（六）“不管部”職能（一）信息管理職能

（一）信息管理職能

信息作為社會經(jīng)濟發(fā)展的重要資源之一，其作用已越來越被人們所重視。社會各級各類組織領(lǐng)導(dǎo)的決策，知識財富的創(chuàng)新都愈來愈依靠信息的收集與整合。秘書部門處于信息聯(lián)絡(luò)的集散地，通過溝通信息、整合信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。信息工作已成為現(xiàn)代秘書工作的重要內(nèi)容之一。信息工作水平高低直接體現(xiàn)秘書參謀輔助水平。

秘書信息管理的特征1．針對性。秘書信息工作必須有信息的針對性，才能保證秘書信息的質(zhì)量。秘書信息針對性主要在于結(jié)合業(yè)務(wù)，即信息的專業(yè)性；圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作中心，按照領(lǐng)導(dǎo)指示和意圖進行；針對突出問題、專題問題進行信息工作。

2．綜合性。即秘書將多種有用的信息融合成一個有機的整體，而不是多種信息的堆砌拼湊，只有提供這種有價值的綜合信息，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策、擬訂計劃、制定措施等服務(wù)。3．時效性。及時性：就是強調(diào)信息要保持新鮮度，排斥遲到的陳舊的信息。適時性：就是講究提供信息要選擇最佳時機。4．經(jīng)常性。主要體現(xiàn)在秘書的各項常規(guī)工作中，如辦文、辦事、辦會等工作，無論是文書工作、督辦查辦、信訪調(diào)研等都需要經(jīng)常注意信息的收集、整理和傳遞。

小張是剛從大學(xué)畢業(yè)生中分配來的某廠辦公室秘書。雖然他早就聽人說過信息是資源、是財富，但究竟它的價值有多大，對領(lǐng)導(dǎo)決策起多大作用，總感到說不清。在一次領(lǐng)導(dǎo)辦公會上，辦公室主任盧主任讓小張做記錄，他才對信息工作有了較深的理解。會上，管設(shè)備的副廠長提出技術(shù)改造方案，以提高企業(yè)的競爭力，要求把剛剛收回的一大筆資金，重點投放到購買機械設(shè)備上。管財務(wù)、管生產(chǎn)的副廠長都表示支持。當廠長正要拍板決斷時，盧主任說他有點不同看法。領(lǐng)導(dǎo)們的目光一起轉(zhuǎn)向了他?！拔蚁日f幾條信息請領(lǐng)導(dǎo)思考：一是我國糧食進入市場，糧價上調(diào)趨勢十分明顯；二是國際上幾個主要糧食進口國和糧食進口量大的國家今年均遭自然災(zāi)害，國際性糧食歉收趨勢已定；三是供應(yīng)我廠工業(yè)糧食原料的送糧區(qū)今年都遭到嚴重的水災(zāi)；第四，今年又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)發(fā)展很快的一年，這些鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)不少是利用其資源優(yōu)勢從事投資少見效快的食品和釀酒業(yè)，都將以糧食為原料。根據(jù)以上情況，我預(yù)計，近期糧價必向上增長，而且向上增長幅度較大，可能每千克上漲0.2～0.5元之間；我廠每年工業(yè)原料用糧10萬噸，按每千克原料用糧上漲0.3元計算，每噸將上漲300元，10噸就是3000元，全年就是3000萬!

因此，我建議當務(wù)之急是在糧食漲價前購進原料，這樣可以降低成本，提高競爭力，獲得可觀的經(jīng)濟效益。然后再把獲得的贏利投入技術(shù)改造。由于經(jīng)濟實力強，我們的技術(shù)改造的起點可以更高，做好了能達到國際先進水平。這樣，就為我們的產(chǎn)品參與國際市場競爭打下了堅實的基礎(chǔ)。……”

盧主任的發(fā)言結(jié)束后，會場一片寂靜。領(lǐng)導(dǎo)們有的拿出計算器，仔細地算著；有的掏出鋼筆，在本子上寫著；還有的在沉思……

案例分析：淘金

過了一會兒，廠長發(fā)話了：“老盧提出了一個值得我們沉思的問題。我同意他對糧食價格變化所作的分析和預(yù)測。擺在我們面前的問題，是先搞基本建設(shè)和技術(shù)改造，還是先購進即將漲價的原料，取得經(jīng)濟效益后再以更大的投入進行高起點的技術(shù)改造。請大家對這兩個方案議一議?！苯?jīng)過反復(fù)比較、分析，廠領(lǐng)導(dǎo)最后采納了盧主任的意見。后來的事實證明，盧主任的預(yù)測是正確的，他的方案使企業(yè)獲得了巨大的利潤。小張敬佩地對盧主任說：“看來信息是金錢的說法一點不假!您是怎樣獲得這些信息的呢?”盧主任說：“信息變化極快，我們要善于從大量信息中淘出了一些金沙，但不知還有多少金沙等待我們?nèi)ラ_掘，去淘洗，去利用。稍一馬虎，它就會從你眼皮底下溜走”。

★盧主任作為辦公室負責(zé)人，在會前做了充分的信息搜尋工作，獲取了大量信息，給領(lǐng)導(dǎo)決策提供了參考。

（二）綜合協(xié)調(diào)職能

1.綜合是秘書部門的特點，有人稱秘書部門是唯一具有“綜合權(quán)”的部門。秘書部門位居領(lǐng)導(dǎo)近身，地位比較超脫，又具有這種綜合權(quán)，使秘書部門能夠發(fā)揮綜合的職能作用。領(lǐng)導(dǎo)人要使所屬范圍內(nèi)外矛盾盡量縮小，工作步驟盡量一致，改善組織之間、工作之間、個人之間的關(guān)系使之和諧一致，就必須掌握運用綜合協(xié)調(diào)的藝術(shù)。使秘書部門成為協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展協(xié)調(diào)工作的最佳部門。

2.綜合協(xié)調(diào)工作。貫穿于秘書工作的許多方面，而不可能設(shè)立一個專門科室來做，這是和其他許多職能工作不同的特點。比如信息、保密、檔案、文書等都可設(shè)立等門科室專司其事；而協(xié)調(diào)卻存在于全部秘書工作之中動。辦文有辦文中的協(xié)調(diào)，辦會有會前、會中、會后的大量協(xié)調(diào)，就是處理一件具體內(nèi)部矛盾事務(wù)，比如各個科室之間分配電扇、安排人打掃衛(wèi)生，也得做好協(xié)調(diào)才能減少阻力，順利完成任務(wù)。

人際上包括協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)之間，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)和同事之間。單位上包括本單位各部門之間，包括本單位與外單位之間?！景咐?/p>

某集團公司辦公大樓里的工作人員剛剛上班，總經(jīng)理辦公室門前就有一陣喧鬧聲。一位質(zhì)樸的老人逢人就說：“我找一把手，我是廠里的老職工，廠里不能不管我。兒女不能不管我，領(lǐng)導(dǎo)不能不管我?！崩先寺暅I俱下，聲音嘶啞，忽高忽低，開始還有人圍觀，到點上班后，老人只有自訴自泣了。本來可讓保安將他強制送出去，但看他手中拿著本集團公司前身“文化大革命”前的國營企業(yè)的工作證，人們又不忍心將他趕走。原來，老人是集團前身國營企業(yè)的工人。企業(yè)資產(chǎn)重組時見工廠工人鬧來鬧去，沒干活，就回鄉(xiāng)下老家去了。工廠恢復(fù)生產(chǎn)后，他回來過，可廠里領(lǐng)導(dǎo)已換，沒人接納他。這位老實人心想總是憑力氣吃飯，也就沒有強求回廠，回去種地去了。斗轉(zhuǎn)星移，歲月流逝，他已年過古稀，體弱多病。兒女不愿承擔(dān)養(yǎng)老義務(wù)，就讓他進城找原單位，要按退休工人待遇，發(fā)放退休金……老人拿著別人幫他寫的申訴書和那個老工作證，找總經(jīng)理，但總經(jīng)理外出開會去了；找黨委書記，書記正在黨校學(xué)習(xí)；找勞資部門，負責(zé)人說此事管不了；找財務(wù)部門更是無法解決……

總不能讓老人這撕肝裂肺的哭訴久久回蕩在這現(xiàn)代企業(yè)的辦公大廈里呀！總得有人管，可誰來管呢？總經(jīng)理辦公室秘書宗誠已對此事看出了點眉目，他想老人絕不是壞人，一定是通情達理的。只要符合規(guī)定，給他點補貼也是應(yīng)當?shù)摹Ｋ亚耙蚝蠊陀嘘P(guān)政策仔細思考了一遍后，覺得自己可以做點協(xié)調(diào)工作，一則幫老人，二則維護公司正常秩序，不讓此事影響企業(yè)形象。秘書宗誠把老人帶到接待室，倒了一杯水，讓他平靜下來，把前后的經(jīng)過說清楚。宗誠還作了記錄。談至中午，宗誠安排老人吃飯、休息，在接待室等結(jié)果。宗誠首先根據(jù)老人的工作證和談話記錄，到檔案室找到當時老人的檔案資料。老人當時是正式工人，四級技工，還當過勞模，沒有任何違紀違法的記錄，也未受過任何處分，檔案中有自動離廠的說明。宗誠拿著這些檔案資料的復(fù)印件，找勞資部門。勞資部門說對這種情況的處理無政策依據(jù)。宗誠從勞資政策匯編中找依據(jù)，到工會了解有關(guān)政策，最后還找到當時是剛進廠現(xiàn)已快退休的老工人座談。……晚上，宗誠安排老人住下后，又趕到市委黨校向正在黨校學(xué)習(xí)的黨委書記作了詳細的匯報。

書記沉思了很久，說：“你說該怎么辦妥當？”“我建議協(xié)調(diào)有關(guān)部門，比照相關(guān)規(guī)定，適當給予照顧。老人的情況特殊，就算是社會特困人員，我們也應(yīng)獻一份愛心，何況老人曾是原來老廠的職工、我們的前輩，他的不幸也有當時時代的因素?！弊谡\說?！昂茫闳ヘ撠?zé)協(xié)調(diào)處理。有困難打電話找我?！睍浾f，“你注意兩件事，協(xié)調(diào)各部門解決問題要有依據(jù)，這是其一；其二是通過組織與老人家鄉(xiāng)黨組織聯(lián)系；教育老人的子女，應(yīng)承擔(dān)照顧老人之責(zé)。我馬上與總經(jīng)理通氣，商量一下如何從經(jīng)濟上照顧一下老人?！弊谡\在筆記本上記下了書記的兩點指示。經(jīng)多方協(xié)商，事情總算有了圓滿的解決。各職能部門根據(jù)宗誠提供的檔案材料和相關(guān)政策依據(jù)，根據(jù)總經(jīng)理和書記的意見，比照２０世紀９０年代工人發(fā)放安家費的辦法，在經(jīng)濟上給予了一定的照顧。老人的子女也在當?shù)攸h組織的教育下，將其父接回家去了。人們稱贊宗誠有愛心，辦了件難辦的事。宗誠說：“這事憑我個人之力是辦不好的，是組織協(xié)調(diào)的結(jié)果。我只是起到了秘書應(yīng)該起到的穿針引線的協(xié)調(diào)作用。”請思考：秘書宗誠處理老人哭鬧事件，有哪些值得稱贊之處？（三）督促檢查職能

過去督促檢查是一種領(lǐng)導(dǎo)行為，科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)離不開督促檢查，歷史上雖然秘書機構(gòu)有時也承擔(dān)有“奉旨督查”，“刷卷督查”(即定期檢查各衙門文卷實行督查)和“催報督查”等形式，但在多數(shù)時代和情況下，秘書部門不是監(jiān)督部門，也沒有很重的督查任務(wù)，更多是限于文書的催辦而已。

80年代以后，由于形勢的需要，中央再次強調(diào)了秘書部門要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好督查工作，賦予了秘書部門新的職能，使督促檢查成為秘書部門輔助領(lǐng)導(dǎo)的一項長期工作，它對于克服官僚主義、分散主義、地方主義、本位主義等，以保持政令的暢通，決策的貫徹，具有決定性的作用。是清除有令不行、有禁不止、上有政策、下有對策等本位主義、小團體主義的有效管理舉措；對上情下達、下情上達、政令通暢、上下一體協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)有著積極的促進作用。秘書對督促檢查的輔助，主要是在領(lǐng)導(dǎo)者的主持下，按照領(lǐng)導(dǎo)確定的督促檢查內(nèi)容和目的，操辦具體的事務(wù)。秘書檢查督辦的要領(lǐng)深入實際、全面了解態(tài)度客觀、公正評價依靠群眾、謙虛和諧

【案例】

某公司總經(jīng)理對最近產(chǎn)品質(zhì)量經(jīng)常出問題十分重視。他對質(zhì)量檢測部門、裝配部門負責(zé)人強調(diào)了多次，仍未得到徹底的解決。秘書小王從信息綜合中發(fā)現(xiàn)，產(chǎn)品質(zhì)量問題涉及幾個相關(guān)部門，有必要進行一次督促檢查，協(xié)調(diào)解決問題。于是，他向總經(jīng)理提出了關(guān)于解決產(chǎn)品質(zhì)量問題的督促檢查的建議?？偨?jīng)理采納了小王的建議，決定成立由總經(jīng)理主持、有秘書小王及相關(guān)工作人員參加的督促檢查組。總經(jīng)理召集有關(guān)部門負責(zé)人和督促檢查組成員開會，宣布了這次督促檢查的目的和內(nèi)容，確定了程序和要求，明確秘書小王為副組長，負責(zé)具體事務(wù)，各相關(guān)方面務(wù)必通力配合。會后，總經(jīng)理向小王交代了幾條具體原則后，就到外地參加業(yè)務(wù)洽談會去了。小王與小組成員一起，對與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的部門進行了系統(tǒng)檢查。質(zhì)檢部門反映，由于市場銷路好，銷售部要求放寬質(zhì)檢尺度，提高產(chǎn)品生產(chǎn)率，增加企業(yè)經(jīng)濟效益，他們對有關(guān)質(zhì)量問題都有準確的測定，而生產(chǎn)裝配部門卻未能及時改進。

生產(chǎn)裝配部門反映，產(chǎn)品質(zhì)量問題主要出在生產(chǎn)設(shè)備檢修不及時上，設(shè)備的毛病直接影響產(chǎn)品質(zhì)量。設(shè)備維修部門反映，人少設(shè)備多，加之維修人員是固定工資，加班加點沒有與生產(chǎn)、銷售部門一樣體現(xiàn)多勞多得的原則。小王與督促檢查組成員經(jīng)深入調(diào)查研究后發(fā)現(xiàn)，各部門反映了一部分真實情況，也有一部分情況未能真實反映。如質(zhì)檢人員憑個人感情放寬檢驗標準問題、生產(chǎn)裝配人員為了追求產(chǎn)量對設(shè)備上的小毛病不愿停機檢修問題等。小王對有關(guān)情況進行梳理后，及時用電話向外出商務(wù)洽談的總經(jīng)理作了匯報，并建議按職能分工各負其責(zé)，督促各部門各崗位按規(guī)程和標準辦事，對違規(guī)操作者按公司的制度進行嚴肅查處?？偨?jīng)理在電話中同意了小王的建議，并指示有關(guān)負責(zé)人加強設(shè)備維修部門的力量，將維修人員的固定工資改為工資與設(shè)備完好率掛鉤，體現(xiàn)多勞多得的原則。

小王與督促檢查組成員認真貫徹落實總經(jīng)理的指示，督促各部門、各崗位工作人員嚴格按公司生產(chǎn)經(jīng)營管理的制度和技術(shù)規(guī)程辦事，在誰的職責(zé)范圍內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題，既追究當事人的直接責(zé)任，更要追究各負責(zé)人的管理責(zé)任。通過督促檢查，各部門負責(zé)人、各崗位工作人員都認真負起了自己的責(zé)任，該公司產(chǎn)品質(zhì)量問題得到了徹底解決?？偨?jīng)理回公司后，對這次督促檢查結(jié)果和小王寫的督促檢查報告非常滿意。他在公司干部會上說：“通過這次對質(zhì)量問題的督促檢查，王秘書在報告材料中提出了“管理出質(zhì)量、管理出效益、管理靠的是一絲不茍的嚴格執(zhí)行科學(xué)的規(guī)章制度和技術(shù)規(guī)程”的觀點，我認為是完全正確的。今后，公司的一切工作都要嚴格按制度和規(guī)程辦。”

請思考：秘書小王的行為履行了秘書基本職能中的那一項。（四）參謀輔助職能（四）參謀輔助職能

自古代秘書性活動始，秘書性人員就被稱為領(lǐng)導(dǎo)者身邊的參謀助手。在秘書工作歷史發(fā)展中，秘書對領(lǐng)導(dǎo)工作輔助的方式、內(nèi)容等雖然一直處于變化發(fā)展中，但參謀智能輔助一直是秘書職能范疇中的重要組成部分，而且隨著社會的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)者對其秘書參謀智能輔助的需要越來越強烈。在當代社會，大凡事業(yè)有成的領(lǐng)導(dǎo)者身邊，都有精于辦事、善于參謀的秘書人員。參謀與領(lǐng)導(dǎo)是對立的統(tǒng)一，參謀是對領(lǐng)導(dǎo)而言的，參謀作用是對領(lǐng)導(dǎo)作用而言的；領(lǐng)導(dǎo)是決策者，作為參謀的秘書人員是輔助者。參謀輔助職能是為領(lǐng)導(dǎo)進行有熊決策管理而直接、綜合、及時的提供智能輔助的一種秘書職能活動。參謀強調(diào)創(chuàng)造性、主動性，而輔助則是對領(lǐng)導(dǎo)意志的貫徹和執(zhí)行?！景咐?/p>

鎮(zhèn)政府秘書老李最近發(fā)現(xiàn)，鎮(zhèn)上鞭炮煙花生意十分火暴。今年全鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)大豐收，工業(yè)、手工業(yè)和商業(yè)也發(fā)展很快。全鎮(zhèn)大小單位和廣大群眾都準備過一個熱熱鬧鬧的春節(jié)。鎮(zhèn)委、鎮(zhèn)政府也在組織、籌備表彰大會、文藝晚會、龍燈會、舞獅會。老李同樣也在節(jié)日將至的喜慶中，但心中又有些擔(dān)憂。他想起去年春節(jié)時鞭炮引發(fā)的幾起火災(zāi)，他想起前天下村調(diào)查年終村務(wù)公開時看到的不少村的防火設(shè)備不齊全且年久失修，他想起不少農(nóng)戶豐收的糧食、棉花尚未完全出售，特別是上上下下忙于總結(jié)評比、歡度春節(jié)，對節(jié)日值班、防火組織等工作尚未作具體安排。老李將這些情況匯集在一起，越想越覺得不可疏忽。于是，他找到鎮(zhèn)長，對鎮(zhèn)長說：“鎮(zhèn)長，是不是在年前組織一次全鎮(zhèn)安全檢查，開展一次安全教育?！辨?zhèn)長正在審閱上報給市里的年終總結(jié)材料，頭也沒抬地說：“先放一放，等忙過這一陣再說?！崩侠畈槐阍僬f什么，但心里更加著急。他想：“馬上就要過春節(jié)了，這事可拖延不得呀。”他想到晚上要開領(lǐng)導(dǎo)班子辦公會，立即出去將有關(guān)情況調(diào)查核實了一遍，趕寫了一份《關(guān)于春節(jié)期間我鎮(zhèn)火災(zāi)隱患的調(diào)查》，正好趕到領(lǐng)導(dǎo)班子開會前交到鎮(zhèn)長手中。會議開始，鎮(zhèn)長首先說：“在討論預(yù)定事項前，先討論一件大事，就是春節(jié)期間的防火及安全問題，老李寫了份調(diào)查材料，十分及時……”

結(jié)果，會議采納了老李的建議，全鎮(zhèn)進行了全面的防火及安全工作檢查，春節(jié)期間無一處火災(zāi)發(fā)生，并由此帶動了全鎮(zhèn)環(huán)境治理工作，受到省、市領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的重視和表彰。該鎮(zhèn)的名聲大振，不少客商慕名而來。

問題：秘書老李提出春節(jié)前進行全鎮(zhèn)安全檢查建議的過程中，有何可貴之處？（五）后勤保障職能

1.后勤保障的職能，是任何領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)秘書部門都有的基本職能之一。任何一個單位只要是一個實體，有領(lǐng)導(dǎo)、有職工，有日常工作在每天運轉(zhuǎn)，這種“運動”就要不停地消耗能源與物資，而領(lǐng)導(dǎo)與職工也同樣每天要消耗大量的能量與物質(zhì)，必須有后勤工作予以不斷的支持。試估計一下，一個上百人的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，每天消耗的物質(zhì)與能量，諸如房屋設(shè)備、辦公用品、車輛汽油、水電氣、吃喝拉撒睡，樣樣得有人管。這些工作通常都屬于秘書部門的工作范圍。中央領(lǐng)導(dǎo)同志在1994年底全國秘書長座談會上，明確要求秘書部門要保證機關(guān)的日常運轉(zhuǎn)，明確了后勤工作的意義。

2.后勤保障的職能，是秘書部門工作中花費人員、精力與錢財最大的一系列工作。是科學(xué)性很強的一系列工作，秘書部門要