公文寫作規(guī)范與技巧

公文寫作規(guī)范與技巧漢語（中文）是世界上最豐富的語言之一，很多的名詞概念不止一個(gè)含義（范疇），如公文：通用公文、法定公文、一般公文、主要公文等說法。之間關(guān)系？大體上通用公文是一個(gè)大范疇，包括法定公文（主要公文）和一般公文。我們今天要講的是狹義的公文，也就是“法定公文”。一、什么是“公文”——國(guó)家黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體辦理公務(wù)時(shí)所使用的具有法定效力和特定格式的文書。幾個(gè)要點(diǎn)：1、建立觀念：公文（種類）是動(dòng)態(tài)、發(fā)展的——公文和其他各種事物一樣，先是經(jīng)過了一個(gè)漫長(zhǎng)的歷史演變過程，而且，這個(gè)演變過程現(xiàn)在沒有結(jié)束，將來也不會(huì)結(jié)束。最早的公文，在殷商時(shí)代已經(jīng)出現(xiàn)，我國(guó)最早的官方史書《尚書》實(shí)際上就是最早的公文總集；之后漫長(zhǎng)的封建時(shí)代不談；新中國(guó)成立以后，公文處理逐步走向科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，這個(gè)逐步的過程一步一個(gè)腳印，非常清晰：51（中央政務(wù)院《公文處理暫行辦法》），57，81，87，93，96，01，都有“辦法”或“條例”出臺(tái)，最新的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》2012年4月頒布，當(dāng)年7月1日開始實(shí)行，這個(gè)辦法應(yīng)該說很科學(xué)、很實(shí)用，但仍不是最終的定稿，它還在持續(xù)發(fā)展。這個(gè)發(fā)展演變過程的存在，可能會(huì)帶來一些誤區(qū)、混亂（黨政分開——黨政公文合流；文種混亂、寫法混亂。）。如果產(chǎn)生誤區(qū)、混亂，要及時(shí)翻閱最新版的《條例》。新條例為準(zhǔn)。2、辦文主體——公文的制作者、發(fā)文者、收文者。“國(guó)家黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體”。這些主體都不是個(gè)人，而是單位、組織。為什么？辦文的目的在于辦理公務(wù)，因此，公文的授受兩端（發(fā)文者/收文者）就都必須是單位，而不能摻雜私人關(guān)系。行話：“公文姓公不姓私”，它不具有私人性。（如果下級(jí)給上級(jí)寫請(qǐng)示，抬頭就來個(gè)“尊敬的***局長(zhǎng)”行不行？單位或組織的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。）3、狀語“辦理公務(wù)時(shí)”。這點(diǎn)很重要，它規(guī)定了公文的性質(zhì)和目的。哪些事務(wù)屬于“公務(wù)”范疇呢？新《辦法》：公文是“傳達(dá)、貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具”。4、特定格式。這是公文的形式特點(diǎn)。不同的公文文種有各自特定的格式，但從總體上講，相對(duì)于其他文體，特別是文學(xué)作品，公文的格式又是單一的、固定的，是有規(guī)律可循的?！魑陌噘u點(diǎn)“五天學(xué)會(huì)寫作文”。。。實(shí)即把作文當(dāng)作公文來寫，規(guī)定一篇文章分幾段，哪段寫什么內(nèi)容，每一段先寫什么后寫什么，最后來個(gè)拔高、點(diǎn)題：顯然不行的。作文強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新性，寫好了將來就是文學(xué)作品，這樣的作文班把創(chuàng)新、個(gè)性等等可貴的東西扼殺在搖籃里了?！牟灰粯?，它可以尋找規(guī)律、快速掌握。二、公文的基本體式（一）公文的體式（格式、版式）?公文體式由兩個(gè)文件（法定，正式性，權(quán)威性）規(guī)定：中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于印發(fā)〈黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例〉的通知》；中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》。?公文格式的項(xiàng)目：共有18項(xiàng)A、版頭（眉首）區(qū)一一（文頭）61、份數(shù)序號(hào)：是將同一文稿印制若干份時(shí)，序編號(hào)。2、秘密等級(jí)和保密期限：普件/密件：秘密、機(jī)密、絕密注意：前標(biāo)密級(jí)，★后寫保密期限，如“機(jī)密支5年”。3、緊急程度（選項(xiàng)）：急件、特急件4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（選項(xiàng)）：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱：法定全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱（2）后綴：“文件”5、發(fā)文字號(hào)：發(fā)文機(jī)關(guān)代字+年份+序號(hào)，例：蘇教成[2007]20號(hào)6、簽發(fā)人：用于上行文。寫“簽發(fā)人”三個(gè)字并寫其姓名。。間隔線：紅色反線，文號(hào)下4毫米處，是眉首區(qū)與主體區(qū)的分隔線。長(zhǎng)度為156mm。黨內(nèi)文件，在正中點(diǎn)綴1個(gè)紅五星。B、主體部分（7——15））9:標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件。C、版記部分（1618）316、抄送機(jī)關(guān)（選項(xiàng)）：主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。17、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間公文的印制工作一般由發(fā)文機(jī)關(guān)的具體辦公部門承擔(dān)。印發(fā)時(shí)間不同于發(fā)文時(shí)間，這是指公文開印的具體時(shí)間。18：頁碼：公文頁數(shù)的順序號(hào)。一般在頁末居中。原來的《辦法》、《條例》都無具體要求。（二）公文版式1、公文版式的三大區(qū)域：①眉首：俗稱文頭②主體：載文部分③版記：俗稱文尾2、版式規(guī)范①公文用紙的規(guī)格公文用紙要采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，幅面尺寸為297mmX210mm。②公文頁面與版心：天頭（上白邊）寬37mm,訂口（左白邊）寬28mm,寬度誤差1mm左右。版心尺寸為225義165mm。③排版：每面排22行，每行排28字。（616字）三、公文種類及其選擇技巧公文種類：決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。（15類16種）公文種類有15類（16）之多,遇到具體情況時(shí),怎么選用？新條例：公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。說得正確,但不管用,不太好辦；特別是一些文種如：意見/批復(fù)、公告/通告、報(bào)告/請(qǐng)示等,（對(duì)舉的文種）它們的適用范圍就比較含混,界限比較微妙、模糊。而在實(shí)際工作當(dāng)中,混用、錯(cuò)用文種的現(xiàn)象也經(jīng)常發(fā)生。最常見的例子：?jiǎn)挝粶?zhǔn)備上一個(gè)項(xiàng)目,向自己的上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求同意、資金支持。這時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)往往會(huì)交代自己的秘書：“小張,你就這件事情給上級(jí)寫個(gè)報(bào)告?！薄獔?bào)告：匯報(bào)工作,反應(yīng)情況,答復(fù)詢問,上級(jí)機(jī)關(guān)一般不予回復(fù)。應(yīng)該用請(qǐng)示的地方誤用了報(bào)告。有的下級(jí)機(jī)關(guān)給上級(jí)機(jī)關(guān)寫公文,標(biāo)題就獨(dú)特：《關(guān)于****的請(qǐng)示報(bào)告》——公文標(biāo)題有規(guī)定,一般構(gòu)成：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種,“請(qǐng)示報(bào)告”是文種嗎？“報(bào)告”和“請(qǐng)示”是兩個(gè)文種,不可以混用,但在這里被醒目地混淆在了一起。（報(bào)告請(qǐng)示混用有來頭：在1951年的《公文處理暫行辦法》中,請(qǐng)示和報(bào)告就是混在一塊的：報(bào)告——匯報(bào)情況、請(qǐng)示事項(xiàng)用報(bào)告；且報(bào)告的對(duì)應(yīng)文種叫批復(fù)?，F(xiàn)在報(bào)告不用批復(fù),一復(fù)就錯(cuò)；請(qǐng)示卻必須批復(fù)。）有一個(gè)縣的縣委辦公室曾經(jīng)調(diào)查了縣直機(jī)關(guān)62個(gè)部門的176份公文,發(fā)現(xiàn)其中有8份公文請(qǐng)示與報(bào)告混用,有3份是簡(jiǎn)報(bào)和主要公文混用（簡(jiǎn)報(bào)是機(jī)關(guān)事務(wù)文書、一般公文,跟法定公文是應(yīng)該嚴(yán)格區(qū)分的）,有6份是計(jì)劃、辦法、條例直接當(dāng)通知下發(fā),還有的把重要事項(xiàng)和重要內(nèi)容用便函下達(dá)：文種混淆、錯(cuò)用、誤用的情況由此可見一斑。此外,請(qǐng)示/函混用,表揚(yáng)性通報(bào)/嘉獎(jiǎng)令誤用,公告/通告不分等現(xiàn)象屢見不鮮；報(bào)告和請(qǐng)示混用還情有可原,有歷史原因（誤用）,那么請(qǐng)示和函的混用就不是這種情況了——有意混用：有錢有權(quán)的部門習(xí)慣看請(qǐng)示,沒錢沒權(quán)的部門習(xí)慣寫請(qǐng)示。——所以,在公文寫作中,進(jìn)行文種選擇非常必要,它實(shí)即公文寫作的第一道屏障。除了故意混用的情況,文種選擇之所以困難,主要原因就在于我們接觸的不是一種、兩種文種,而是15種一下全部跑到眼前,文種多了,可選擇的范圍廣了,難免會(huì)眼花繚亂,“挑花了眼”。為了避免“挑花眼”,一個(gè)明智辦法就是對(duì)眾多的文種進(jìn)行一個(gè)大致的劃分,把它們歸入不同的次類別,縮小我們的搜索范圍。提供幾種縮小范疇的分類法：1、行文關(guān)系分類法。“行文關(guān)系”又稱“行文方向”，即根據(jù)辦文主體的隸屬關(guān)系所確定的公文授受關(guān)系（每一個(gè)公文都有制發(fā)者和收閱者，這兩者之間是上下級(jí)關(guān)系還是平級(jí)關(guān)系或者沒有關(guān)系——沒有關(guān)系也是一種關(guān)系：不相隸屬）。以行文關(guān)系為參照，可以把主要的公文文種劃分為上行文、下行文、平行文、通行文。上行文：下級(jí)機(jī)關(guān)f上級(jí)機(jī)關(guān)；下行文：上f下；平行文：平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間往來的公文；通行文：具有多層行文關(guān)系的公文，或者說，公文的有關(guān)要求和事項(xiàng)具有普遍性，相關(guān)的單位不止一個(gè)，甚至不止一個(gè)層面（如：某交通要道貼出一份通告，在某個(gè)時(shí)段禁止機(jī)動(dòng)車輛通過——該通告就是通行文，因?yàn)樗鼘?duì)所有在該時(shí)段來到該交通要道的機(jī)動(dòng)車輛都管用，不管該車是市政府的、還是縣機(jī)關(guān)的、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的甚至是個(gè)體運(yùn)輸戶的）。按照該分類，可列表（縮小了搜索范圍）：行文方向文種上行文報(bào)告、請(qǐng)示、意見、紀(jì)要下行文決議、決定、命令、批復(fù)、通知、通報(bào)、紀(jì)要、意見平行文函、議案、意見、紀(jì)要通行文公報(bào)、公告、通告意見——上/下/平。作為上行文，應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理——上級(jí)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)下級(jí)單位報(bào)送的“意見”作出處理或給予答復(fù)。下——發(fā)文單位應(yīng)當(dāng)明確收文單位是否照此執(zhí)行或參照?qǐng)?zhí)行：一般來講，對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的，收文單位應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行；無明確要求的，收文單位可參照?qǐng)?zhí)行。平——提出的意見供對(duì)方參考。在行文方向上，紀(jì)要（會(huì)議紀(jì)要）類似意見，一般下行，但不排除上行/平行的可能，視具體情況而定。例1、下面的情況應(yīng)該選擇什么文種：**局局長(zhǎng)收到一封群眾檢舉信，反映下屬**服務(wù)公司在為用戶修理管道時(shí)，個(gè)別人勒索用戶，以各種借口要求用戶請(qǐng)客吃飯，否則便消極怠工，甚至有意刁難。局長(zhǎng)（主要領(lǐng)導(dǎo)）認(rèn)為倘若確有其事，問題是嚴(yán)重的，擬向**服務(wù)公司行文，責(zé)成公司認(rèn)真調(diào)查、處理，并把處理結(jié)果盡快報(bào)到局里?！獜男形姆较蛏峡矗?*局向下屬的服務(wù)公司行文，顯然屬于下行文。行文方向確定之后，雖然不能一下子確定具體的文種，但是至少已經(jīng)把選擇的范圍縮小到下行文當(dāng)中。至于8種下行文到底選用哪一種，可以根據(jù)常識(shí)、根據(jù)公文的適用范疇繼續(xù)推定（通知：傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理的具體事項(xiàng)；意見：對(duì)重要問題提出見解和處理辦法）。例2、分析下面的一篇公文的文種是否正確。**環(huán)保局關(guān)于委托開辦環(huán)保工程專科班的請(qǐng)示——錯(cuò)誤。從行文方向上看，公文的授受兩端（某大學(xué)成教院/環(huán)保局）顯然不是上下級(jí)關(guān)系；這里只有2家單位，也不存在多層行文關(guān)系；只可能是平級(jí)關(guān)系或不相隸屬關(guān)系，應(yīng)該選用平行文（函、議案、意見、紀(jì)要）?！白h案”較特殊：適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人大或人大常委會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)；紀(jì)要，沒開會(huì)；函/意見從行文關(guān)系上看可以，但具體分析，用于商洽工作、請(qǐng)求事項(xiàng)的只有函。2、性質(zhì)分類法碰到上行文、平行文、通行文，“行文關(guān)系分析法”很管用。但是這種方法也有缺陷，大家已經(jīng)注意到了，“下行文”中包括8種文種，選擇的難度較大。換言之，如果行文關(guān)系分析法告訴我們，應(yīng)該用下行文，該方法的效果就打了一半折扣。例、在金融行業(yè)不斷升溫的情況下，省內(nèi)各高校紛紛籌辦金融系、科。（P28）——從行文方向上判斷，應(yīng)屬下行文（省教委一省屬高校）。正如剛才所說，下行文包括文種8種，具體文種一下子很難確定。這時(shí)，可以采用性質(zhì)分類法來幫助選擇——即以公文性質(zhì)為參照，把公文分成指揮性、請(qǐng)求性、知照性、規(guī)范性四大類。指揮性公文——由各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)，用來實(shí)施指導(dǎo)和指揮意圖、或?qū)ο嚓P(guān)工作、相關(guān)重大行動(dòng)作出安排的公文，這種公文需下級(jí)機(jī)關(guān)認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。請(qǐng)求性公文——請(qǐng)求指示、請(qǐng)求批準(zhǔn)、請(qǐng)求幫助的公文。這種公文的寫作主體之間的關(guān)系不很確定，大多數(shù)情況是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求，也可能由平級(jí)機(jī)關(guān)或者不相隸屬的機(jī)關(guān)互相請(qǐng)求（互相幫助）。請(qǐng)示、函。知照性公文——機(jī)關(guān)之間知照情況、溝通信息的公文。實(shí)即我們通常所說的信息性文件，如通知（部分）、通報(bào)、報(bào)告、紀(jì)要、公告、通告等。規(guī)范性公文——主要指政策性的規(guī)章制度，即由政策向法律過渡的過程當(dāng)中形成的有關(guān)公文，也包括一些規(guī)范人們行為的公文，它具有規(guī)范性乃至強(qiáng)制性的特點(diǎn)，要求有關(guān)機(jī)關(guān)、有關(guān)人員甚至社會(huì)公眾遵守執(zhí)行。通告（規(guī)則、條例、章程）等。仍以15種文種為例（議案除外），性質(zhì)分類可以列表如下：性質(zhì)文種指揮性命令（令）、決議、決定、批復(fù)、通知、意見請(qǐng)求性請(qǐng)示、函知照性公報(bào)、公告、通告、報(bào)告、通報(bào)、紀(jì)要、通知、意見規(guī)范性通告從性質(zhì)上考慮，上述情況不屬于指揮類，也不屬于請(qǐng)求類，而只是向有關(guān)單位傳達(dá)會(huì)議的相關(guān)情況（知照），又順帶表彰先進(jìn)。知照類公文同時(shí)兼有下行特征的只有：通報(bào)、紀(jì)要；對(duì)照公文的適用范圍，應(yīng)該用通報(bào)?！緜鬟_(dá)的并不全是會(huì)議上討論的內(nèi)容，跟會(huì)議有關(guān)、但更多的是會(huì)議之外的情況，目的是表彰先進(jìn)、傳達(dá)優(yōu)秀辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)（會(huì)議只是一個(gè)由頭，先進(jìn)是在會(huì)上評(píng)選出來的，但辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)很可能要會(huì)外總結(jié)）】需注意：公文文種當(dāng)中，有不少文種，它的屬性不是單一的，而是存在著交叉關(guān)系。因此劃分類別時(shí)不能絕對(duì)化。比如通知，有的通知只是一般事務(wù)工作的處理，屬于事務(wù)性通知，有的具有命令指示性質(zhì)，屬于原則性的、指揮性的公文，而有的通知僅僅用來溝通情況、上情下達(dá)，屬于知照性通知；再如意見、紀(jì)要，它可以上行、下行、平行，從性質(zhì)上看，上行、平行的意見起知照作用，下行則帶有指揮性質(zhì)。3、按照功能最終確定文種（功能確定法）。這個(gè)方法說白了就是一一對(duì)照公文的適用范疇（笨辦法）。顯然，功能確定法可以使用，但不能一開始就使用，最好是和上述兩種方法結(jié)合使用——先用行文關(guān)系分析法確定一個(gè)大致方向，然后用性質(zhì)分類法找出兩者的交叉地帶，縮小搜索范圍，最后剩下有限的幾個(gè)文種，再去對(duì)照功能/適用范圍，最終確定文種。例、某縣委給市委寫公文，說本縣老干部某某，幾十年如一日，全心全意為人民服務(wù)，勤勤懇懇為當(dāng)黨工作，直到晚年還對(duì)黨忠心耿耿，建議市委表彰這一位老干部。問：應(yīng)該用哪個(gè)文種？——行文方向：上行文（報(bào)告、請(qǐng)示、意見）；性質(zhì)分類：知照類（主要向上級(jí)匯報(bào)、反映**老同志的有關(guān)情況，順帶建議上級(jí)給予表彰），把請(qǐng)示排除出去了，剩下意見、報(bào)告。從功能/適用范疇來看，請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)（縣委并不要求市委給予指示、批準(zhǔn)，并不要求市委把表彰的權(quán)力下放給自己），報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問，意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。（正合適：縣委正是向市委反映情況、提出建議的。）四、公文的結(jié)撰技巧（結(jié)構(gòu)、正文內(nèi)容）（一）時(shí)下公文四宗罪：1：抄襲照搬。河南兩市消防系統(tǒng)的宣傳文稿，除發(fā)言人名字外，兩篇文稿如出一轍；河北省邯鄲市某區(qū)委宣傳部副部長(zhǎng)演講稿，與山東省青島市某區(qū)政府文件除地名、人名外，幾乎一字不差。我一個(gè)同學(xué)，現(xiàn)在做到某市工商局副局長(zhǎng)，寫公文出身，怎么寫的呢？抄，訣竅：P1、P2不要抄，抄P10以后的，包括工作總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、四風(fēng)自查、群眾路線教育回報(bào)……地方政府發(fā)文件，既不認(rèn)真領(lǐng)會(huì)中央精神和上級(jí)指示，也不認(rèn)真研究實(shí)際情況，只是一味照搬照轉(zhuǎn)、生搬硬套，當(dāng)“傳聲筒”、“收發(fā)室”，做表面文章，甚至抄襲現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)?！萍嫉膶擂??；ヂ?lián)網(wǎng)本來是給大家提供方便的，資源共享，結(jié)果抄襲起來也方便：搜索——復(fù)制——粘貼！2：官氣十足。紅頭文件賣酒賣番茄賣農(nóng)產(chǎn)品地方滯銷品，看起來很為民、親民，卻是嚴(yán)重的官僚主義表現(xiàn)，導(dǎo)致公文文風(fēng)官氣十足。幾年前，湖北省漢川市政府辦公室下發(fā)紅頭文件，給市直機(jī)關(guān)和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)場(chǎng)下達(dá)全年喝“小糊涂仙”系列酒的任務(wù)，喝酒價(jià)值總目標(biāo)為200萬元——代表政府嚴(yán)肅性和權(quán)威形象的紅頭文件被濫用了。八項(xiàng)規(guī)定出臺(tái)之后，這些怪現(xiàn)象消失了，但是什么時(shí)候死灰復(fù)燃，或換種形式現(xiàn)身，說不準(zhǔn)。3：擺長(zhǎng)蛇陣。這長(zhǎng)蛇陣、龍門陣能擺起來，還是得益于互聯(lián)網(wǎng)提供的海量資源。一事當(dāng)前，不去先調(diào)查研究，而是先搜索、復(fù)制、拼接。長(zhǎng)則長(zhǎng)矣，廢話空話也多了，言之無物。公文寫作應(yīng)力求簡(jiǎn)短。毛澤東在《反對(duì)黨八股》中就說過：“我們應(yīng)該研究一下文章怎樣寫得短些，寫得精粹些……文章太長(zhǎng)了，有誰來看呢？……我們應(yīng)當(dāng)禁絕一切空話?！保ü膶懽鲗毜洌┝?xí)近平八項(xiàng)規(guī)定之三：要精簡(jiǎn)文件簡(jiǎn)報(bào)，切實(shí)改進(jìn)文風(fēng)，沒有實(shí)質(zhì)內(nèi)容，可發(fā)可不發(fā)的文件、簡(jiǎn)報(bào)一律不發(fā)。（深得毛為文觀念精髓）4：假話真說、套話連篇。很多公文的表述中，會(huì)議沒有不隆重的、閉幕沒有不勝利的、講話沒有不重要的、鼓掌沒有不熱烈的、問題都是有深層原因的……兩分鐘的禮節(jié)性講話，被叫做“重要指示”、“重要講話”，實(shí)際上經(jīng)常是官話套話，公文文風(fēng)、機(jī)關(guān)工作作風(fēng)都應(yīng)當(dāng)戒除浮躁、浮夸，以求真、務(wù)實(shí)為追求。假話套話不說了，資源共享要慎重，公文如何著手？有人有畏難情緒，怕寫不好。其實(shí)完全沒必要。公文的一個(gè)顯著特征就是它的規(guī)范性、程式化，像唱戲那樣，起承轉(zhuǎn)合、唱念做打，都有它的規(guī)定性，有相對(duì)固定的內(nèi)容，這個(gè)相對(duì)固定的內(nèi)容給它一個(gè)名稱“模塊”。國(guó)際勞工組織研究開發(fā)出一種職業(yè)培訓(xùn)方法叫“模塊式技能培訓(xùn)法”，其基本思想是：每個(gè)職業(yè)都可看成是由若干個(gè)“模塊”構(gòu)成的，每一個(gè)模塊又包含固定的工作內(nèi)容和工作任務(wù)。職工通過培訓(xùn)，逐個(gè)掌握各個(gè)模塊所包含的知識(shí)內(nèi)容之后，就能夠上崗從事這一項(xiàng)職業(yè)（每一種職業(yè)都是可掌握的，沒有必要把它看得很神秘，掌握模塊內(nèi)容就行）。我們的公文寫作完全可以借鑒這種“模塊式技能培訓(xùn)法”——把公文分解成若干模塊（大模塊、小模塊），每一個(gè)模塊包含哪些書寫內(nèi)容、要完成什么任務(wù)，給予歸納總結(jié)，然后把若干個(gè)模塊組合起來、串聯(lián)起來，就構(gòu)成了我們的行政公文。（二）分解公文的基本結(jié)構(gòu)模塊下面是內(nèi)容完整的標(biāo)準(zhǔn)型公文：關(guān)于表彰袁漢輝同學(xué)和華師大附中等單位的決定磔「1）——從結(jié)構(gòu)上來看，這篇公文可以分解成四大模塊：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、尾部，一篇完整的行政公文通常都可以分解出這四個(gè)結(jié)構(gòu)模塊。模塊1：標(biāo)題。公文標(biāo)題是對(duì)公文核心內(nèi)容的概括?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定：“公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)，并準(zhǔn)確標(biāo)示公文種類?！彼婕傲素硪兀菏掠?、發(fā)文機(jī)關(guān)、文種。公文標(biāo)題通常有“三要素寫法”、“兩要素寫法”兩種。三要素式（最規(guī)范），包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種。發(fā)文機(jī)關(guān)可以用全稱，也可以用規(guī)范化的簡(jiǎn)稱（中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)：中共中央；錯(cuò)：“黨中央”）；事由即寫作制發(fā)該公文的原由，為什么事情寫作，它一般用“關(guān)于”這個(gè)介詞引起事由；文種，你選擇15種行政公文的哪一種，標(biāo)題上要標(biāo)明。例如：《中共中央關(guān)于建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制若干問題的決議》，“中共中央”：發(fā)文機(jī)關(guān)的規(guī)范化簡(jiǎn)稱；“關(guān)于…”：事由；“決議”：黨政機(jī)關(guān)常用的15種公文之一。兩要素式——在三個(gè)要素中選取兩個(gè)，其中，文種是必不可少的，這樣“兩要素標(biāo)題”就有兩種情況：（1）事由+文種；（2）發(fā)文機(jī)關(guān)+文種。前者如例文標(biāo)題“關(guān)于表彰袁漢輝同學(xué)和華師大附中等單位的決定”，“關(guān)于…”是事由，“決定”是15種行政公文之一；后者如《中華人民共和國(guó)全國(guó)人民代表大會(huì)公告》，其中“中華人民共和國(guó)全國(guó)人民代表大會(huì)”是發(fā)文機(jī)關(guān)，“公告”是文種。公文標(biāo)題通常是三要素、兩要素這兩種寫法，所謂“通?！奔凑f還有例外，例外情況就是只寫文種，其他發(fā)文機(jī)關(guān)、事由一概省略。這種標(biāo)題一般不用于正式文件，只在登報(bào)、張貼時(shí)使用。模塊2：主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)是行文的對(duì)象，也就是具體承辦事情的受文單位。位置：標(biāo)題下方、正文之前、頂格書寫（類似寫信）。關(guān)于“主送機(jī)關(guān)”這個(gè)模塊，有兩點(diǎn)值得大家注意：?主送機(jī)關(guān)應(yīng)該寫機(jī)關(guān)、單位的名稱（包括全稱和規(guī)范化簡(jiǎn)稱），但是不要寫成領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人姓名，“公文姓公不姓私”，既然叫做“公文”，就意味著排除了私人關(guān)系，公文的授受兩端（制發(fā)者/受閱者）都必須是公共單位；還有，不寫領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人姓名也就是說“不得送交領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人”。那么。如果送交領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人又會(huì)出現(xiàn)什么情況？例如：義義市委辦多次收到三位書記已經(jīng)作了批示的請(qǐng)示（下級(jí)機(jī)關(guān)把一個(gè)請(qǐng)示一式三份分別送到三個(gè)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人手中，三個(gè)書記分別在自己收到的請(qǐng)示上寫了批示意見、看法，再匯總到辦公室）。結(jié)果三位書記的批示意見分歧很大，辦公室根本無法協(xié)調(diào)，事情一拖再拖。設(shè)想：如果這事情比較緊急，下級(jí)機(jī)關(guān)也只好再寫請(qǐng)示，按照正常程序再送市委辦，由市委辦先送第一書記過目、批示，再依次傳給第二、第三書記，這樣，在同一份請(qǐng)示上，有了第一書記的批示意見，下面的意見容易趨向統(tǒng)一。）——送交個(gè)人，會(huì)耽誤事情、耽擱時(shí)間，影響工作效率。?有些公文的主送機(jī)關(guān)是單一的，特別強(qiáng)調(diào)不能多頭主送。最典型的如請(qǐng)示：《條例》規(guī)定，請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)?！荒苤魉鸵粋€(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，另外的上級(jí)機(jī)關(guān)如果需要知情，應(yīng)采用“抄送”的形式。相應(yīng)地，請(qǐng)示的對(duì)應(yīng)文種“批復(fù)”也只主送一個(gè)機(jī)關(guān)，即上級(jí)機(jī)關(guān)收到請(qǐng)示、給出批復(fù)，該批復(fù)是有針對(duì)性的，誰寫的請(qǐng)示就給誰批復(fù)，跟其他機(jī)關(guān)不相干。?另外，有些法定公文不用主送機(jī)關(guān)，標(biāo)題下面直接寫正文（標(biāo)準(zhǔn)型的結(jié)構(gòu)模式給破壞了）。這可以理解，主要是一些來頭比較大、層次比較高的單位向下行文，或者是具有多層行文關(guān)系的文種，前者如命令、決議，后者如公告、通告。模塊3：正文。正文的具體內(nèi)容下面要重點(diǎn)講解，這里不贅。模塊4：尾部三要素:發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（落款）、發(fā)文時(shí)間、印章。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱仍用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；發(fā)文時(shí)間，原《條例》規(guī)定用阿拉伯?dāng)?shù)字，原《辦法》規(guī)定用漢字，新《條例》規(guī)定用阿拉伯?dāng)?shù)字，且一定要完整：2014年9月13日。印章：原《辦法》規(guī)定：“公文除會(huì)議紀(jì)要外和以電報(bào)形式發(fā)出的外，應(yīng)加蓋公章?！毙隆稐l例》：“有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的應(yīng)加蓋公章；有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋公章?！保ㄈ┕恼牡幕緝?nèi)容子模塊寫過公文的都知道，公文寫作的真正難度不是格式、版式之類的形式，而在于正文的構(gòu)思寫作、內(nèi)容?！覀儼颜慕Y(jié)構(gòu)模塊（第三結(jié)構(gòu)模塊）抽取出來，又可以把它分解成5個(gè)基本內(nèi)容子模塊：即“依據(jù)”、“目的”、“文種承啟語”、“事項(xiàng)”、“要求”。在上例中，①所標(biāo)的內(nèi)容為依據(jù)；②所標(biāo)的內(nèi)容為目的；③所標(biāo)的內(nèi)容為文種承啟語；④所標(biāo)的內(nèi)容為事項(xiàng)；⑤所標(biāo)的內(nèi)容為要求。①所謂“依據(jù)”，它指出了公文制作的原由、現(xiàn)實(shí)根據(jù)或法律根據(jù)，交代有關(guān)的背景情況（公文的出發(fā)點(diǎn)）。每一篇公文的制作皆有依據(jù)。在例文中，袁漢輝同學(xué)獲獎(jiǎng)是發(fā)文的現(xiàn)實(shí)依據(jù)，也可能有相關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)定（前不久廣東省出臺(tái)一獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)定：考取清華，獎(jiǎng)勵(lì)現(xiàn)金100萬、房子一套）。這個(gè)依據(jù)，體現(xiàn)了制發(fā)公文的必要性、適時(shí)性和針對(duì)性?！耙罁?jù)”既然是為什么要會(huì)寫這一篇公文的理由、根據(jù)，是公文制作的出發(fā)點(diǎn)，很自然，按邏輯關(guān)系，應(yīng)排首位。②“目的”：為什么制發(fā)此公文。每一篇公文也皆有發(fā)文目的，如果說沒有目的沒有意義還去制發(fā)公文，那就是濫發(fā)，就是文牘主義?！澳康摹蓖ǔＳ谩澳康木洹眮肀硎?。其提示性標(biāo)志“為”、“為了”等介詞。如例文“為表彰袁漢輝同學(xué)及華師大附中等單位的突出成績(jī)，為促進(jìn)我省的數(shù)學(xué)競(jìng)賽活動(dòng)，培養(yǎng)青少年熱愛科學(xué)、勇于進(jìn)取的精神，”兩個(gè)“為”概括出行文的目的。目的句的作用，是開宗明義，提示發(fā)文的目的、意義或動(dòng)機(jī)，同時(shí)也提起和集中受文者的注意力，“吸引眼球”。從它的邏輯關(guān)系、排列順序來看，“目的”表示在特定的背景（依據(jù)）之下制作公文的動(dòng)機(jī)，它當(dāng)然要以依據(jù)為前提，所以其位置和依據(jù)比鄰而居、順流而下，排在依據(jù)之后?！拔姆N承啟語”是一種承上啟下、啟示事項(xiàng)的過渡句子，該句子是以文種為動(dòng)詞來構(gòu)造的。如上例文種是“決定”，所以文種承啟語便是“省人民政府決定”；如果是通知，文種承啟語就是“現(xiàn)通知如下："；如果是報(bào)告，就“現(xiàn)報(bào)告如下：”……——“依據(jù)”、“目的”、“文種承啟語”這三個(gè)內(nèi)容子模塊共同構(gòu)成了公文正文的開頭部分?？梢哉f，絕大多數(shù)公文，不管它具體屬于什么文種，它的開頭都是這樣構(gòu)建、組裝的，當(dāng)然，視具體情況，有時(shí)也可以省略不重要的子模塊，但是你不能否認(rèn)這些子模塊的存在。例：PPT“事項(xiàng)”是一篇公文的重點(diǎn)，是公文制作者圍繞或根據(jù)主