業(yè)務外包內(nèi)部控制實施細則及相關(guān)制度

業(yè)務外包內(nèi)部控制實施細則及相關(guān)制度1業(yè)務外包管理目標1．1業(yè)務外包業(yè)務目標業(yè)務外包業(yè)務目標是指企業(yè)通過外包提高經(jīng)營效率、使企業(yè)的優(yōu)質(zhì)資源集中于核心經(jīng)營活動、擺脫現(xiàn)有條件的限制，增加企業(yè)運作的靈活性。具體內(nèi)容如圖1所示。目標1目標1減少由于忽視非核心業(yè)務而發(fā)生的重大錯誤目標2提高生產(chǎn)和經(jīng)營效率，使優(yōu)質(zhì)資產(chǎn)集中于核心經(jīng)營業(yè)務目標3擺脫既有專業(yè)知識和技能的限制，使企業(yè)運作更加靈活圖1業(yè)務外包的業(yè)務目標1．2業(yè)務外包財務目標業(yè)務外包的財務目標是指企業(yè)通過外包降低生產(chǎn)和經(jīng)營成本、減少可變的一般管理費用，并在外包實施過程中建立科學合理的業(yè)務外包會計處理方法和程序。具體內(nèi)容如圖2所示。目標1目標1降低非核心業(yè)務的財產(chǎn)占用規(guī)模，減少企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營成本目標2減少可變的一般管理費用，節(jié)約辦公空間和設(shè)備供應目標3建立和完善科學合理的業(yè)務外包會計處理方法和程序目標4減少人工費用成本圖2業(yè)務外包的財務目標2業(yè)務外包業(yè)務風險2．1業(yè)務外包經(jīng)營風險業(yè)務外包信息保護措施不當，可能導致企業(yè)商業(yè)秘密泄露內(nèi)容業(yè)務外包信息保護措施不當，可能導致企業(yè)商業(yè)秘密泄露內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容4業(yè)務外包未經(jīng)適當審核或越權(quán)審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導致?lián)p失內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容1業(yè)務外包策略不科學、承包方選擇不合理，可能導致企業(yè)核心資產(chǎn)遭受損失2業(yè)務外包流程未恰當履行或監(jiān)控不當，可能導致企業(yè)外包戰(zhàn)略失敗或經(jīng)營效率低下內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容3圖3業(yè)務外包經(jīng)營風險2．2業(yè)務外包財務風險業(yè)務外包財務風險是指企業(yè)在業(yè)務外包的會計信息處理過程中可能面臨的風險。具體內(nèi)容如圖4所示。業(yè)務外包會計處理不當，可能導致財務報告信息失真的風險業(yè)務外包會計處理不當，可能導致財務報告信息失真的風險內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容1業(yè)務外包過程中，由于企業(yè)沒有建立明確的防火、防盜、防未經(jīng)授權(quán)接觸和未經(jīng)批準轉(zhuǎn)移等政策，導致承包方?jīng)]有相關(guān)的約束而造成資產(chǎn)損失的風險2圖4業(yè)務外包財務風險3業(yè)務外包流程3．1承包方選擇流程承包方選擇流程業(yè)務流程序號責任部門/人配合/支持部門不相容職責監(jiān)督檢查方法相關(guān)制度1．確定歸口1．確定歸口管理部門2．確定承包方資質(zhì)標準及遴選方法3．編制《招標公告》4．接收投標報名并預審其資質(zhì)5．制定標底6．組織開標7．評標、討論定標8．發(fā)放《中標通知書》9．簽訂《業(yè)務外包合同》1董事會審計委員會審核審核所確定的歸口管理部門是否具有相關(guān)專業(yè)能力《業(yè)務外包流程管理辦法》2歸口管理部門財務部、生產(chǎn)部審核審批審核企業(yè)所制定的遴選方法是否可行《承包方資質(zhì)審核遴選制度》3歸口管理部門財務部、生產(chǎn)部審核審批審核歸口管理部門編制的《招標公告》內(nèi)容是否科學合理《業(yè)務外包流程管理辦法》、《承包方資質(zhì)審核遴選制度》4歸口管理部門財務部、生產(chǎn)部、資產(chǎn)部審核審查承包方資質(zhì)時是否按照相關(guān)規(guī)定進行《承包方資質(zhì)審核遴選制度》5歸口管理部門財務部、生產(chǎn)部審核審批審查標底編制的合理性、準確性《承包方資質(zhì)審核遴選制度》6歸口管理部門財務部審核審批審查開標方式是否合理《承包方資質(zhì)審核遴選制度》7歸口管理部門財務部、生產(chǎn)部審核審批檢查評標依據(jù)是否合理、客觀《業(yè)務外包流程管理辦法》8歸口管理部門檢查《中標通知書》是否及時發(fā)放《業(yè)務外包流程管理辦法》9歸口管理部門審計部門、法律顧問審核審批審核《業(yè)務外包合同》是否符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定《業(yè)務外包流程管理辦法》3．2外包協(xié)議管理流程外包協(xié)議管理流程業(yè)務流程序號責任部門/人配合/支持部門不相容職責監(jiān)督檢查方法相關(guān)制度1．擬定《業(yè)務外包合同》及相關(guān)協(xié)議1．擬定《業(yè)務外包合同》及相關(guān)協(xié)議2．董事會審批《業(yè)務外包合同》及相關(guān)協(xié)議3．簽訂《業(yè)務外包合同》4．對所簽訂的《業(yè)務外包合同》進行編號5．合同專用章管理人員對簽署合同用印的程序?qū)徍藷o誤后加蓋公章6．合同及協(xié)議蓋章后交由歸口管理部門保管7．業(yè)務外包合同履行完畢后交由企業(yè)檔案管理部門保管1歸口管理部門生產(chǎn)部、法律顧問審批審核所擬定的《業(yè)務外包合同》及相關(guān)協(xié)議是否符合國家法律法規(guī)《外包合同協(xié)議管理規(guī)定》2董事會歸口管理部門、生產(chǎn)部、法律顧問檢查董事會是否及時審批《業(yè)務外包合同》及其相關(guān)協(xié)議《外包合同協(xié)議管理規(guī)定》3歸口管理部門董事會審批檢查簽訂《業(yè)務外包合同》的程序是否正確，是否存在越權(quán)行為《外包合同協(xié)議管理規(guī)定》4印章管理部門簽訂合同檢查業(yè)務外包合同及相關(guān)協(xié)議編號是否連續(xù)和準確《外包合同協(xié)議管理規(guī)定》5印章管理部門歸口管理部門通過抽檢外包合同的方式檢查合同用章管理人員的用章程序是否符合企業(yè)相關(guān)規(guī)定《外包合同協(xié)議管理規(guī)定》6歸口管理部門印章管理部門核查蓋章后的《業(yè)務外包合同》是否及時交由歸口管理部門保管《外包合同協(xié)議管理規(guī)定》7檔案管理部門檢查檔案管理部門是否將《業(yè)務外包合同》及其相關(guān)協(xié)議和附件分類保存《外包合同協(xié)議管理規(guī)定》、《檔案管理規(guī)定》4業(yè)務外包流程相關(guān)細則、辦法、規(guī)定、制度4．1承包方資質(zhì)審核遴選制度第1條為順利實現(xiàn)業(yè)務外包目標，確保引入合格的外包合作伙伴，提高公司的核心競爭力，根據(jù)公司的實際情況及國家相關(guān)法律法規(guī)特制定本制度。第2條本制度適用于公司及所屬公司，包括公司總部、各分公司及全資子公司、控股子公司。第3條歸口管理部門確定承包方資質(zhì)標準及遴選辦法并上報總經(jīng)理審核。第4條總經(jīng)理對承包方資質(zhì)標準及遴選辦法審核批準后，歸口管理部門發(fā)布《招標公告》。第5條參與競標的候選承包商在指定期限內(nèi)提交《投標書》及相關(guān)材料，主要內(nèi)容包括項目解決方案、實施計劃、資源配置、報價等。第6條歸口管理部門對承包方進行資質(zhì)預審，評估承包方的綜合能力。評估因素主要包括以下5個方面。1．承包方類似項目的經(jīng)驗、服務能力、資格認證和信譽。2．承包方是否與本公司存在直接或潛在的競爭關(guān)系。3．承包方在知識產(chǎn)權(quán)保護方面的力度和效果。4．承包方的性價比是否合適。5．其他因素。第7條歸口管理部門組織公司其他職能部門進行開標、評標、定標。歸口管理部門對候選承包方的綜合競爭力進行排名。1．公司應根據(jù)實際情況確定開標方式，開標方式主要有3種形式。（1）在有投標單位自愿參加的情況下，公開開標，但當場不宣布中標結(jié)果。（2）在有投標單位自愿參加的情況下，公開開標，當場確定預選中標人。（3）在公證員的監(jiān)督下開標，確定預選中標戶。2．開標應當在招標文件規(guī)定的投標文件提交截止時間以前公開進行；開標地點應當為招標文件中預先確定的地點。3．評標由公司歸口管理部門依法組建的評標委員會負責。（1）公司應當采取必要的措施，保證評標在嚴格保密的情況下進行，任何單位和個人不得非法干預、影響評標的過程和結(jié)果。（2）評標委員會由公司相關(guān)部門的人員以及外聘有關(guān)技術(shù)等方面的專家組成，成員人數(shù)為5人以上單數(shù)，其中技術(shù)等方面的專家不得少于成員總數(shù)的2/3。（3）評標委員會應當按照《招標公告》確定的評標標準和方法對《投標書》進行評審和比較；設(shè)有標底的，應當參考標底。（4）評標委員會完成評標后，應當向公司提出書面《評標報告》，并推薦合格的中標候選人。中標人的投標應當符合下列條件之一：①能夠最大限度地滿足公司《招標公告》中規(guī)定的各項綜合評價標準。②能夠滿足《招標公告》的實質(zhì)性要求，并且經(jīng)評審的投標價格最低，但是投標價格低于成本的除外。第8條歸口管理部門同相關(guān)管理層及其他職能部門負責人分別與合規(guī)候選承包方建立聯(lián)系，并把相關(guān)候選名單提交總經(jīng)理、董事長審定，最后選出業(yè)務外包承包商。第9條歸口管理部門和承包方就《外包項目合同》的主要條款進行談判，達成共識后由合同雙方代表簽署《外包項目合同》。第10條本制度自總經(jīng)理審批之日起實施，修改時亦同。第11條本制度由總經(jīng)理辦公室制定，解釋權(quán)、修改權(quán)歸屬總經(jīng)理辦公室。4．2企業(yè)外包合同協(xié)議管理規(guī)定第1章總則第1條目的為加強對本公司業(yè)務外包合同的管理，規(guī)范和約束公司的經(jīng)營行為，減少和避免因外包合同協(xié)議管理不當而造成的損失，維護公司的合法權(quán)益，結(jié)合自身情況特制定本規(guī)定。第2條適用范圍本規(guī)定適用于公司所簽訂的一切業(yè)務外包合同協(xié)議。第3條訂立外包合同的原則1．凡與本公司簽訂的外包合同協(xié)議必須遵守國家法律、法規(guī)，且合同內(nèi)容有利于保證公司業(yè)務外包的順利完成。2．訂立外包合同時，應遵循自愿平等、互利有償和誠實信用的原則，不得損害公司的利益和形象。3．業(yè)務外包合同內(nèi)容涉及國家安全或重大利益需要保密的，應按相關(guān)規(guī)定辦法辦理，并與承包方簽訂《外包項目保密協(xié)議書》。第2章業(yè)務外包合同的擬定、審批及簽訂第4條擬定的合同文本要規(guī)范，根據(jù)業(yè)務外包的性質(zhì)，按公司規(guī)定的格式填寫，內(nèi)容要詳實，必要時要補充保密協(xié)議書附件、技術(shù)協(xié)議書附件、外包項目咨詢合同協(xié)議書附件。第5條外包合同簽訂前需要填寫《業(yè)務外包審批表》，按公司的相關(guān)規(guī)定填寫合同、辦理審批表蓋章，并滿足下列要求。1．合同金額在300萬元以內(nèi)的外包協(xié)議，由總經(jīng)理審批，且需總經(jīng)理簽章。2．合同金額在300萬～3000萬元的外包協(xié)議，由董事長審批，且需董事長簽章。3．合同金額在3000萬元以上的外包協(xié)議，提交董事會或股東（大）會審批，且需加蓋公章。第6條公司應當在業(yè)務外包合同協(xié)議中具體約定下列事項。1．對于涉及本公司機密的業(yè)務和事項，承包方有責任履行保密義務。除合同協(xié)議約定的保密事項外，公司應當根據(jù)業(yè)務外包項目的實施情況和外界環(huán)境的變化不斷更新、修正保密條款，必要時可與承包方補簽保密協(xié)議。2．承包方有責任按照合同協(xié)議規(guī)定的方式和時間將外包實施的進度和現(xiàn)狀告知公司，并就存在的問題進行有效溝通。3．公司有權(quán)獲得和評估業(yè)務外包項目的實施情況和效果，獲得具體的數(shù)據(jù)和信息，督促承包方改進服務流程和方法。第3章業(yè)務外包合同經(jīng)費管理第7條外包合同經(jīng)費根據(jù)項目進展情況按合同規(guī)定分階段外撥，如需全額撥出則要提出充分、正當?shù)睦碛?。?jīng)費外撥時，歸口管理部門應填寫《外包合同經(jīng)費撥轉(zhuǎn)申請表》。第8條合同生效后，歸口管理部門應指定專人對業(yè)務外包進行定期或階段性檢查，檢查內(nèi)容包括經(jīng)費的使用情況、業(yè)務進度情況及存在的問題。第9條對于問