數碼科技公司行政管理制度匯編

數碼科技公司行政管理制度匯編目錄TOC\o"1-2"\h\u931前言 前言一、根據公司法和公司合作及承包等相關規(guī)定，認同公司經營理念,在各地市場具備業(yè)務拓展能力的可以設立分公司。為規(guī)范和指導各分公司行政工作，貫徹執(zhí)行總部的各項規(guī)定,制定本指引。二、本指引適用于XX數碼科技有限公司省級分公司。三、省級分公司根據工作指引嚴格管理本公司及轄屬各分公司，省級分公司根據實際工作情況，不斷新增、修繕各項工作指引，每半年將變動部分提交總部行政部審批。第一章行政工作簡介第一節(jié)行政工作的目的行政部是公司的綜合辦事部門，主要負責處理公司的日常事務，并對各部門進行上傳下達、溝通聯(lián)系等綜合協(xié)調工作。為了確保公司各項工作正常運行，行政部工作需要高效率、高質量地完成，并要及時做好總結、歸檔等后續(xù)工作。第二節(jié)行政工作的主要內容（包括但不限于）（1）勞動紀律和行為規(guī)范管理；（2）會議管理；（3）來訪接待管理；（4）固定資產管理；（5）辦公用品管理；（6）車輛及司機管理；（7）差旅管理；（8）工作環(huán)境和衛(wèi)生管理；（9）外事宣傳公關；（10）公文行政檔案管理和通訊信息管理。第三節(jié)行政工作的要求1、根據總公司行政管理的規(guī)范要求，結合本單位的實際情況，制定相應有效、合適、可實現的、科學的制度規(guī)范,用以指導本級及轄屬基層門店的行政工作。2、各省級分公司制定的各項行政管理制度，要報送到總部行政部審核后實施。3、4、所有的行政管理制度都要隨著發(fā)展的要求進行優(yōu)化和完善，以半年為時間單位對現有的行政管理制度體系進行定期檢視、優(yōu)化。第四節(jié)分公司行政部架構分公司行政部或行政崗受總公司行政部監(jiān)督管理。第五節(jié)分公司行政部崗位說明（1）行政部總經理崗位類別職責總經理1、組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計劃與預算方案2、組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行3、組織、協(xié)調公司年會、員工活動、市場類活動及各類會議4、負責外聯(lián)工作及辦理公司所需各項證照5、起草及歸檔公司相關文件6、管理公司重要資質證件7、搜集、整理公司內部信息，及時組織編寫公司每月大事記要8、組織好來客接待和相關的外聯(lián)工作9、主持部門內部的建設工作10、對本級公司及管轄區(qū)域內的基層門店提出控制成本的方法與建議（2）行政部主管崗位類別職責行政主管1、協(xié)助上級制定行政、總務及安全管理工作發(fā)展規(guī)劃和計劃2、協(xié)助審核、修訂、執(zhí)行行政管理規(guī)章制度，進行日常行政工作的組織與管理3、進行日常行政工作的組織與管理4、協(xié)助高級管理人員進行財產、內務、安全管理，為其他部門提供及時有效的行政服務行政主管5、考核和指導行政部工作人員的工作并給予業(yè)務指導6、協(xié)助承辦公司相關法律事務7、負責公司網絡及電子設備的處理8、負責通信器材管理和通信費用管理9、組織辦好會議接待、娛樂等各項活動10、組織公司辦公費用的計劃、辦公用品的購買、管理和發(fā)放工作11、管理公司非技術資料、計算機光盤等資料（3）前臺崗位類別職責前臺崗1、負責轉接總機電話，收發(fā)傳真、信件和報刊2、接待來訪客人，并通報相關部門3、管理辦公用品，管理維修打印機、傳真機、復印機等辦公器材4、打印、復印文件和管理各種表格文件5、安排會議室及差旅預定6、保管各種手續(xù)、手冊7、更新和管理員工通訊地址和電話號碼等聯(lián)系方式8、協(xié)助組織公司活動。（4）綜合事務崗崗位類別職責綜合事務崗1、安排落實上級要求的各項任務，提供相關服務和后勤保障，并確保行政后勤管理的順利進行2、負責公司各類設備、設施維護，水、電、清潔等后勤保障工作3、代表公司與物業(yè)部門交涉4、管理公司用水、用電情況5、辦理上級臨時交辦的其他工作6、負責整理行政部門每月工作項目和總結（5）IT管理員崗位類別職責網絡管理崗1、維護、修復計算機網絡設施，以保證網絡各設備處于良好的備用狀態(tài)2、做好每日的機房記錄及對各網點出現問題進行備檔3、對數據進行日常維護，保持數據在服務器中的容量4、建立公司計算機管理的軟硬件檔案文件5、組織公司計算機應用培訓工作6、維護公司計算機硬件7、搭建與配備計算機網絡，根據需求設計網絡方案8、安裝和維護公司計算機、服務器系統(tǒng)軟件和應用軟件，同時為其他部門的軟硬件提供技術支持9、解決排除各種軟硬件故障，做好記錄，定期制作系統(tǒng)運行報告第二章行政工作指引第一節(jié)公章的辦理一、申請刻章（1）各級分公司需提交《刻章申請表》至總公司行政部，注明需申請的公章類型（如業(yè)務章、財務章等）由行政部提交審核至總公司董事長、總裁以及副總裁處審批，審批通過后方可加蓋總公司公章。（2）未經總公司批準，各省分公司不得私自刻制公章以及財務章。附件：刻章申請表申請刻章分公司經手人申請日期年月日申請章類□分公司公章□業(yè)務專用章□財務專用章□其它刻章狀況□初次□復次（第次）印章內容印章形狀印章字體印章制造材料印章尺寸申請刻制原因□新刻制，原因：□原章?lián)p壞，損壞原因：□其它部門主管意見簽名:日期：年月日總公司行政部意見簽名:日期：年月日總公司總裁辦意見簽名:日期：年月日二、公章辦理手續(xù)（1）總公司審批通過后，分公司負責人需攜帶相關資料到當地公安局辦證大廳進行相關的辦理手續(xù)。（2）需要相應資料可向總公司行政部、市場部負責人處登記領取。三、公章辦理進度（1）分公司進行公章辦理的當天，需及時向總公司行政部人員實時反映辦理進度；如長時間未能進行辦理進度的反饋，總公司行政部人員將以電話訪問的形式對公章辦理負責人進行詢問。（2）如公章辦理期間出現資料上的缺失等情況，需公章辦理負責人到總公司行政部進行協(xié)調或尋求幫助。第二節(jié)公章的使用與管理為了便于總公司對各級分公司公章的統(tǒng)一管理，在使用規(guī)范上將采取以下管理辦法:一、公章的備案管理（1）各級分公司刻章手續(xù)辦理完畢后，必須自行到當地公安局進行后續(xù)相關手續(xù)的處理及備案。（2）各類印章刻制備案辦理完畢一周內，需將公司公章、業(yè)務章等各類印章及時上交總公司行政部進行歸檔，存放于總公司檔案柜內。二、公章的使用申請各級分公司公務需要使用其公司印章的，須填寫《分公司印章使用申請表》電子版，經本部門負責人審核后交由總公司報審，具體流程如下：（1）填寫《分公司公章使用申請表》電子版，其中需要注明申請事由、需蓋章的文件份數等信息，交由本部門負責人進行審核。（2）將電子申請通過今目標發(fā)送至總部相關部門進行公章使用簽報，上報審核、審批。（3）總部審核通過后，根據各級分公司地點的實際情況，以寄件形式將需要加蓋印章的文件寄送至總公司，總公司加蓋完畢后再寄回。附件：分公司印章使用申請表申請分公司名經手人申請日期年月日申請章類□分公司公章□業(yè)務專用章□財務專用章□其它申請印章原因部門主管意見簽名:日期：年月日總公司行政部意見簽名:日期：年月日總公司總裁辦意見簽名:日期：年月日第三節(jié)證照的管理制度為了便于總公司對各級分公司證照的統(tǒng)一管理，在使用規(guī)范上將采取以下管理辦法:一、證照注冊及登記（1）各級分公司證照注冊完畢后，其中營業(yè)執(zhí)照副本原件、組織機構代碼證正副本原件(含UKEY)需交由總公司歸檔保管。（2）各級分公司須保證本單位證照有效性，并安排專人根據證照年審時間和當地要求,依規(guī)按時完成各項審驗工作。（3）未經總公司批準，各省分公司及基層門店不得私自復印、刻印、掃描其公司證照，不得擅自使用其公司證照復印件、掃描件進行第三方協(xié)議的簽訂或從事其他經濟活動。各級分公司確認設立后，按當地工商局政策辦理相關證照手續(xù)。（4）各省分公司及基層門店的證照需按以下流程進行登記歸檔：各級分公司確認設立后，按當地工商局政策辦理相關證照手續(xù)。各級分公司需將辦理進度實時反映給總公司市場部和行政部。各級分公司需將辦理進度實時反映給總公司市場部和行政部。各類證照辦理完畢后的一周內,將證照上交總公司進行歸檔備案，存放于總公司檔案柜內。各類證照辦理完畢后的一周內,將證照上交總公司進行歸檔備案，存放于總公司檔案柜內。二、證照的使用流程各級分公司因公務需要借用其公司證照的，須填寫《分公司證照使用申請表》電子版，經本單位負責人審核后交由總公司報審，具體流程如下：（1）填寫《分證照使用申請表》電子版，其中需要注明申請事由、領用日期、歸還日期等事項。交由本部門負責人進行審核。（2）將電子申請通過今目標發(fā)送至總部進行證照使用簽報，總部上報審核、審批。（3）總部審核通過后，根據各級分公司地點的實際情況，以寄件形式或上門領取的形式交付證照復印件或掃描件，交付過程中需清點、登記、確認證照份數。（4）證照使用完畢后，當日需通過今目標與總公司完成證照交接確認。確認無誤后需將外借的證照交回，逾期將追究法律責任?？偣拘枨妩c證照數附件：分公司證照使用申請表申請日期申請單位或部門名稱申請人使用范圍收文單位蓋章份數證照名稱經辦人審批意見欄經辦部門負責人行政部總經理副總裁總裁/董事長備注第四節(jié)組織機構代碼證的年審參考指引一、總則為了便于各省分公司及其所管轄區(qū)內基層門店的證照年審工作順利進行，特制定本指引。本指引以XX市地區(qū)為例，其他各省各地區(qū)僅供參考，根據具體情況以當地工商局的工作流程規(guī)范為準。二、網上年度驗證辦理流程第一部分：客戶安裝數字證書驅動相關事項1、數字證書驅動下載進入“XX”網站，點擊“組織機構代碼”→“文件下載”→“數字證書驅動程序”，下載最新數字證書驅動程序。2、安裝注意事項（一）安裝時需確定該電腦沒有安裝國稅相關驅動程序（暫不兼容）；安裝時不將KEY插入電腦。3、安裝步驟（一）點擊數字證書驅動安裝文件,（二）根據提示注意事項，點擊“安裝”；（三）根據提示點擊“下一步”，直到安裝完成便可。第二部分：網上年度驗證辦理流程（略）第五節(jié)營業(yè)執(zhí)照的年審參考指引（略）第六節(jié)職場硬件規(guī)定一、經營場所要求（1）地理位置：一般要選擇城市的中心區(qū)域，中高端住宅區(qū),等人員聚集區(qū)域。（2）政策優(yōu)惠：有政策補貼或獎勵和稅收優(yōu)惠的區(qū)域優(yōu)先考慮。（3）機構類型：分公司和門店嚴格執(zhí)行公司相關規(guī)定,不得超過規(guī)定面積。（4）消防合格（5）安全保衛(wèi)軟、硬件到位（6）辦公家具配置完整，保證在職人員每人配備辦公桌椅（7）通訊設施正常暢通（8）電腦配備完備二、職場裝修要求辦公場所除了按照公司相關VI標準的裝修工作外，應當注意以下幾點：（1）消防驗收證明：根據當地要求出具消防證明.（2）財務室、單證室、機房：按照規(guī)定需要安裝防盜門或者防盜設施，特別是該房間如果有窗，對窗戶的防盜處理需關注。（3）機房：裝修時注意消防龍頭，不能安裝噴水的消防龍頭，另外機房需要配備專門的消防設施（放置一個滅火器）。三、設施配備要求設施包括日常辦公設施、電腦設備、機房網絡設備等。對日常辦公設施沒有特別要求，對電腦配置應滿足辦公使用即可，需要注意機房的網絡設備，特別是通訊線路，重要設備及線路需要有備份?；九渲冒ㄍㄓ嵕€路要求：分公司安裝一條總公司通訊的主線路，同時配備一條寬帶線路作上INTERNET使用，同時作為備用線路。四、辦公場所驗收標準（1）辦公場所是否符合安全等項要求擬定的辦公地點應具有合法合規(guī)的手續(xù)，其安全，消防等項要求要符合規(guī)定，各項單證（保單、重要憑證等）、檔案要有專門的存放地點，并要求有專人保管。對未達到標準的，可要求其進一步完善辦公環(huán)境,視情況延期通過驗收。（2）準備經營工作是否完備，業(yè)務能否如期正常運轉業(yè)務人員是否經過培訓；各項業(yè)務規(guī)章制度是否建立等項。對存在一定差距的機構可限期改正；對差距較大的機構，限期整改，并延期通過驗收。（3）計算機設備配置是否到位，系統(tǒng)能否正常運轉主要包括應具有開業(yè)必需的計算機系統(tǒng)以及相適應的計算機網絡設備，要求進行過模擬測試，并可正常運轉。對尚無機器設備的，要求限期購置，對尚無法進行運行的，要求限期更改，對上述問題提出意見后不進行改進或改進后仍不能正常運行的，視情況延期驗收。（4）內控制度是否健全包括組織機構，授權經營，財務會計，資金運用，業(yè)務流程，單證、帳戶及印鑒管理，人事和勞動管理，計算機系統(tǒng)等項在內的內控制度是否健全。對存在一定問題的機構，限期進行改進；對存在問題較多的，可延期通過驗收；對延期后仍無改觀的，取消其籌建資格。第七節(jié)信息保密制度一、保密原則1、以維護公司利益為最高原則；2、凡是對公司不利的，或有可能產生不利的信息，不傳遞、不擴散；3、屬于職責內的信息，嚴格執(zhí)行保密制度；二、信息保密制度適用范圍適用于本級分公司及其管轄區(qū)內的基層社區(qū)門店；三、信息保密的內容及范圍1、商業(yè)模式：招商計劃、市場信息、等商業(yè)運營過程中的所有操作信息；2、經營成果：包括經營過程中的所有信息以及階段性經營結果；3、顧客信息：包括總部與各分公司的單位客戶和個人客戶；4、業(yè)務操作信息：操作技術、數據類信息、標準化管理流程、文件等。5、管理信息：制度、流程、規(guī)程、規(guī)范等；四、保密范圍等級劃分1、所有的信息按信息內容所涉及的商業(yè)秘密程度分為：高度機密、機密、保密、普通、公開五個等級；⑴、高度機密信息僅限于董事會少數相關人員了解；⑵、機密信息限于總裁室高層管理人員了解；⑶、保密信息限于與信息相關的部門負責人或相關人員了解；⑷、普通信息限于公司內部人員了解；⑸、公開信息不受限制；2、信息保密等級的界定(1)、高度機密:如被不應知悉者獲知,會給公司造成特別嚴重經濟損失或嚴重不良影響,如總公司戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、重大項目決策、整體財務情況以及總公司領導的變動等；⑵、機密:高度機密:如被不應知悉者獲知,會給公司造成經濟損失或嚴重不良影響,如總公司領導會議決議、總公司年度規(guī)劃,總公司運營情況,機構調整和部門負責人的變動等；⑶、保密:如被不應知悉者獲知,會給公司造成經濟損失或不良影響,指第1、2項之外的公司內部規(guī)定、計劃、經營等情況；⑷、普通:指工作計劃、工作進度或工作匯報總結等信息，如規(guī)章制度、工作流程、部門和崗位職責等；⑸、公開:指公司對外發(fā)布的新聞、網站、微信公眾平臺、博客中所發(fā)布的信息；3、信息保密的內容及范圍⑴、損害公司經濟利益；⑵、損害公司聲譽；⑶、損害公司對外關系；⑷、妨害公司業(yè)務的開展；⑸、妨害公司有關規(guī)定、制度、計劃的實施；五、密期規(guī)定任何時期，凡是總部未允許可以降低保密等級的，或允許可以公開的，均在保密期內；公司各類文件、資料密級由起草專業(yè)部門提出密級建議并由有關總公司領導確定,由行政部印制時加蓋密級字樣印章,如行政部有異議,可商討并向領導提出改變密級。第八節(jié)固定資產、工程及服務采購管理辦法一、目的為了規(guī)范采購管理,確保固定資產的合理配置與資金有效使用，加強采購成本控制,特制定本管理辦法。二、管理范圍本辦法是對固定資產的分類管理、進出庫的工作流程和固定資產、工程、服務及相關項目的采購活動進行規(guī)范。三、管理規(guī)則固定資產:單位價值在人民幣1,000元以上或使用年限在一年以上的建筑物、機器設備、電子設備、交通運輸工具、家具及其他與經營活動有關的設備。工程:指建筑物的土建、裝飾、修繕,及附屬設施安裝、維修等工程及其附帶服務。服務:指利用設備、工具、場所、信息或技能提供的勞務。四、購置物品及工程服務管轄部門1、行政部:設備、物品類，交通運輸類，房地產工程、裝飾類,外部咨詢、服務項目，總公司的媒體廣告、戶外廣告項目，宣傳品印刷項目。2、人力資源部:人力資源服務;3、研發(fā)部:IT類軟硬件及其服務;4、計財部:財務單證印刷;5、市場部:機構管理資料、宣傳品印刷;6、客服部:業(yè)務及網站推廣有關服務及宣傳品印刷購置。7、黨工團:黨工團工作相關購置。五、固定資產,工程及服務申請流程凡各部門需購置固定資產，工程及服務嚴格按照擇優(yōu)采購和預算執(zhí)行，采購由行政部執(zhí)行。

(1)向社會公開(固定資產可參照京東,1號店等電商)選擇、征集一定數量（通常三家以上）的供應商就固定資產、工程和服務的質量、性能、價格、服務等統(tǒng)一報價，擇優(yōu)采購。(2)流程：(3)所有采購項目付款均采用轉賬至對公賬戶方式支付款項,需簽訂合同并提供規(guī)范且稅務機關認可的發(fā)票,原則上優(yōu)先提供增值稅專用發(fā)票。六、固定資產的資產編號1、公司的固定資產劃分為，財務性固定資產和行政性固定資產。行政性固定資產由行政部自行編號。2、編號方式：資產分類編號+地區(qū)代碼(兩位拼音字母)+購買年份(兩位數字)+流水號碼+部門代碼3、資產編號中資產名稱代碼：DY打印機TV電視機BJB筆記本電腦KT空調TS臺式電腦HYZ會議桌FY復印機BGZ辦公桌TY投影儀CJ茶幾BX冰箱YZ椅子TEL電話機GZ柜子EL其他4、各類部門代碼總部G董事長DS招商采購部CG分公司B總裁ZC計財部CW行政部XZ副總裁FZC研發(fā)部YF人力資源部HR客戶服務部KF營業(yè)部YY市場拓展部SC旅游拓商部LY金融拓展部JR例：2015年1月總部行政部購入筆記本電腦編號：XX5、注意事項（1）固定資產編號在能獲取原使用人信息的情況下，可維持編號不變，但需注明原使用者以及變更日期。（2）固定資產編號如不能獲取原使用人信息，則按新固定資產入庫編號。七、固定資產管理的流程（1）對于要求添置資產的部門應填寫《固定資產、工程及服務購置申請單》，直屬部門經理批準，有關部門審核，依據預算或其他，最后交由總裁簽字批準。（2）固定資產入庫購置的資產到達公司后，由行政部負責組織相關部門驗收，驗收合格后進行資產編號。（3）固定資產領用及登記1、所有資產經行政部入資產庫后需進行登記工作，包括登記季度盤點帳、建立標簽等。2、固定資產登記完畢后，由行政部負責配發(fā)相關固定資產。3、所有固定資產的領用，領用人需在《固定資產標簽》上簽字。（4）固定資產的維修1、固定資產、服務或工程的維修、更換、升級、添加等均需交行政部執(zhí)行。2、對于固定資產、服務或工程進行維修申請，由資產使用部門/人員填寫《固定資產、工程及服務維修申請單》后交予行政部，在獲得相關批準后，由行政部負責聯(lián)系維修。（5）固定資產的報廢固定資產由于正常使用而磨損最后喪失其使用價值或由于自然侵蝕、意外事故造成固定資產無法修復的毀損或由于其他原因需對固定資產進行報廢需辦理相關報廢手續(xù)。1、固定資產使用部門或保管部門填寫“固定資產報廢審批單”列明固定資產報廢原因及固定資產的原值、凈值等有關部門簽署意見后報分管副總裁、總裁批準后轉入固定資產清理程序。2、在清理過程中注意節(jié)約費用實事求是對殘料進行作價。3、報廢資產處理完畢對固定資產及時登記核銷賬簿記錄及固定資產卡片，保持賬、卡、物一致。（6）固定資產的盤點1、公司定于每季度對資產進行一次實物的清點，清點工作由行政部組織，各部門應給予積極的配合。2、清點完成后行政部負責人需填寫《固定資產季度盤點表》。附件一：固定資產、工程及服務購置申請單部門：申請人：申請時間：固定資產、工程及服務名稱型號規(guī)格及配置數量備注申請部門意見購置資產、工程及服務管轄部門意見計財部預算意見行政部意見總裁意見備注：購置資產、工程及服務管轄對應部門：1、行政部:設備、物品類，交通運輸類，房地產工程、裝飾類,外部咨詢、服務項目，總公司的媒體廣告、戶外廣告項目，宣傳品印刷項目;2、人力資源部:人力資源服務;3、研發(fā)部:IT類軟硬件及其服務;4、計財部:財務單證印刷;5、市場部:機構管理資料、宣傳品印刷;6、客服部:業(yè)務及網站推廣有關服務及宣傳品印刷購置。7、黨工團:黨工團工作相關購置。附件二：固定資產維修申請單部門隸屬：申請人：申請時間：固定資產編號名稱型號規(guī)格數量領用時間備注維修原因部門主管簽字：第九節(jié)公文管理制度一．總則為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程序，提高公文運轉時效，明確公文承辦要求，實施公文管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。二．公文處理原則1、公司公文是實施管理、處理公務的具有特定效力和規(guī)范格式的公務文書，是傳達、發(fā)布指示、請示和答復問題，指導和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。2、公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。3、公文處理應按照行文要求和公文處理規(guī)范進行，做到準確、及時、安全、保密。4、行政部是公司公文處理的管理部門，負責公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。三．公文種類公司日常的公文種類有：決定、規(guī)定、通知、通報、報告、請示、意見、函、會議紀要等。（一）決定、決議對重要事項重大行為做出安排，用“決定”；經會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。（二）意見：用于對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。（三）規(guī)定：用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范。（四）通知、通告：用于傳達上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執(zhí)行的事項。（五）通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。（六）報告、請示：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議用“報告”；向上級部門請示指示、批準用“請示”。（七）會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求全公司共同遵守執(zhí)行。（八）函：是相互商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門提出請求的公文。四．行文規(guī)則（1）行文應當確有必要，注重效用。（2）行文應根據隸屬關系、職權范圍和工作需要確定。（3）各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向控（參）股企業(yè)正式行文。除行政部外，其他部門不得對外正式行文。（4）“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。（5）“報告”或其他文種不得夾帶請示事項。五．發(fā)文辦理1、發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。2、呈送給本級公司的公文，交送至公司總經理處簽發(fā)前，應當由行政部進行審核。審核的重點是：是否確需行文、行文方式是否妥當、是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求、公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。3、呈送給上級總公司的公文，需經過分公司總經理簽發(fā)審批后方可呈送。4、公文正式印發(fā)前，行政部應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。5、經分公司總經理或總公司總裁室復核后，需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。六．收文辦理1、收文辦理指對公司收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。2、收到需要辦理的公文，行政部應進行審核。審核的重點是：屬何部門辦理；是否符合行文規(guī)則；內容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；涉及其他部門或企業(yè)職權的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。3、經審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，行政部應及時提出擬辦意見送總經理批示后，交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。4、承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難5、收到集團下發(fā)或交辦的公文，由行政部提出擬辦意見，送總經理批示后辦理。6、公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負責人要出面協(xié)調，如仍不能取得一致，可以報請公司領導決定。7、審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。8、交有關部門辦理的公文，由行政部負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重要催辦，一般公文定期催辦。七．公文歸檔1、公文辦理完畢后，應當根據檔案管理規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。2、歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便于保管和利用。3、歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向行政部移交。4、擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料應符合存檔要求。八．公文管理1、公文由行政部專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。2、行政部應當建立健全公司的公文處理的有關制度。3、集團或上級單位的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經公司領導批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發(fā)范圍。4、公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。5、公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。6、不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經集團公司領導批準，可以銷毀。7、8、部門合并時，全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規(guī)定移交行政部。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。第十節(jié)出差管理制度一、目的：為加強公司員工出差管理工作，嚴格出差紀律，特制訂本辦法。

二、適用范圍：公司所有員工出差須遵守本管理辦法。

三、出差審批程序

1、公司員工出差，須事先詳細填寫《出差申請審批表》，并需經部門總經理批準。

2、如有特殊原因未能及時辦理《出差申請審批表》的，返回后應在二個工作日內及時補辦有關手續(xù)，如未補辦或補辦未獲批準的，按曠工處理，所有費用自行承擔。

四、出差后需履行的手續(xù)

1、員工出差返回后須在《出差申請審批表》上填寫實際出差天數，出差往返具體時間，交部門主管審核，憑出差申請審批表到財務部報銷差旅費。最后將《出差申請審批表》交人力資源部備案。

2、員工出差須按時返回，如特殊情況不能按時返回，須電話提前請示主管領導。出差返回后，應在二個工作日內及時相關手續(xù)，如未補辦或補辦未獲批準的，按曠工處理，費用自行承擔。

五、差旅費報銷規(guī)定差旅費：是指企業(yè)員工被派往異地（指XX市區(qū)以外）開會、培訓、開展業(yè)務等公務活動。費用主要包括飛機或車船費、住宿費、餐費、目的地市內交通費等。出差期間發(fā)生的業(yè)務招待費和培訓費等費用填寫《出差費用報銷清單》報銷。出差申請：員工出差前應填寫《出差申請審批表》，詳細說明出差事務，時間，預計各項差旅費用金額。并經總經理部授權人批準后才能出差，如果缺少《出差申請審批表》，授權人不得簽批差旅費報銷單。住宿費核算：住宿房間數以n/2（n為出差需住宿人數）或n/2+1取整數（n為奇數時）計，按住宿發(fā)票實報實銷，超過上限部分自理。住宿費計算的天數應按出差天數減一天計算（即出差n天，計算住宿費報銷的天數為（n-1）天），住宿費標準見下表。如出差人員是同性(高級管理人員除外),則2人同性別者合住一間房,住宿費用合并按一個標準計算。單位：元/人/天出差費用標準：單位：元/人/天級別住宿補貼換乘費A類B類A類B類機場（首選大巴）車站碼頭公司級4003508060實報；單程最高80單程20其他人員3002508060實報：單程最高30單程10注：適用范圍：除總經理（含以上）以外所有員工。地區(qū)分類：A類地區(qū)指直轄市（北京、上海、天津、重慶）、省會城市、計劃單列市（大連、青島、寧波等14個）和經濟特區(qū)（深圳、珠海、汕頭、廈門、海南）；B類地區(qū)是指除A類之外的所有地域。公司級：指總經理及以上XX省內差旅：出差省內地區(qū)或返回XX公司總部的，無任何補貼。差旅交通標準：職別飛機火車輪船汽車高級鐵路不分級別經濟艙硬臥三等艙及坐席公汽（不含的士）二等座路程交通工具報銷標準12小時以內到達火車硬臥、高速大巴票面價格實報12-24小時到達火車硬臥、高鐵、5折及以下飛機票飛機按5折及以下票價24小時以上到達火車軟臥、高鐵、7折及以下飛機票飛機按7折及以下票價一般標準如下：以經濟、效率為原則選擇注：超出對應標準應在申請時說明，辦理超標審批手續(xù)。出差申請審批表中，有多種交通工具的，列明各種交通工具費用預算及建議優(yōu)選方案。飛機交通工具：員工有責任提前做好差旅計劃，優(yōu)先購買有折扣經濟艙票。長駐差旅住宿標準：大于等于30天長駐，時間以項目完成情況為計算（按照自然天數計算，即使中途有中斷，但時間較短、中斷結束后仍然要返回出差地）。住宿標準：項目部門負責人及以上其他人員住宿費-A類2500元/月2500元/月住宿費-B類2000元/月2000元/月注1：長駐標準：自到第一天起總差旅天數>=30天。10天內租房過渡期按短期差旅住宿標準實報。注2：長期駐人員往返公司只報銷往返車費及換乘費。注3：A類地區(qū)指直轄市（北京、上海、天津、重慶）、省會城市、計劃單列市（大連、青島、寧波等14個）和經濟特區(qū)（深圳、珠海、汕頭、廈門、海南）；B類地區(qū)是指除A類之外的所有地域。延長出差時間費用報銷：因公事或其他正當理由據實際需要延長差旅時間的，按照職責請示部門負責人、副總裁批準即可。一旦查實因私事延長了出差時間，報副總裁審定后，不予報銷延期內的差旅費用，且依性質按曠工行為進行處罰。差旅期間或結束后休假等特殊要求：提前報部門負責人、總經理審批；住宿費、出差補助等費用自出差結束第二天起停發(fā)，交通費用按正常往返標準按發(fā)票報銷，少于標準的公司不再補發(fā)，多于標準的自己承擔。正常標準以同行且按計劃往返員工的交通費票面價為依據；無同行員員工，則以正常機票往返全價的5折加上機場建設費及燃油稅為最高標準，在上述情況之外的，以財務人員咨詢票務機構的價格為準。報銷流程：提供《出差費用報銷清單》、車船（飛機）票、住宿發(fā)票等合法票據，并附上《出差申請審批表》按要求填寫、粘貼票據。填寫要求：注明“住宿天數、共同住宿人數”，并且住宿發(fā)票內容要求填寫齊全，包括“起止日、房號”等；取得定額發(fā)票的將上述信息寫在發(fā)票背面。兩人及以上共同出差，原則上統(tǒng)一由一人報銷差旅費（司機除外）。票據遺失不予報銷。差旅費用超標報銷標準：因陪同上級領導出差和其他特殊情況導致的出差費用超標的，必須詳細說明超標理由并經有權簽署人（總裁或授權人）批準后方可報銷。否則，超標費用由出差人員自行承擔。交通意外險：如果公司未購買，員工可在20元限額內憑票據實報銷。報銷時間：差旅費報銷時間為出差返回10個工作日內。注意事項：公司員工出差在外，如因個人原因造成公司形象受損的，報總經理（或授權人）辦公會議研究處理。六、出差紀律

1、員工出差須嚴格遵守公司出差紀律，積極主動完成公司安排的出差任務；

2、員工出差，須嚴格按照《出差申請審批表》中批準的地點、路線執(zhí)行，若確需改變，須請示部門主管或公司分管領導。凡因私改道，經批準后按事假處理，繞道交通費、住宿費自理。

七、本制度解釋權屬于總公司行政部和總公司計財部。第十一節(jié)合同管理制度一、總則為加強合同管理，維護公司合法權益，根據國家合同法有關規(guī)定，并結合公司實際情況，制定本制度。二、合同管理范圍和歸口管理部門本辦法所指的合同包括以下幾個類別：（一）人事合同；（二）銷售合同；（三）售后服務合同；（四）資產采購、印刷類合同；（五）職場管理類合同（包括職場租賃、裝修、水電通訊空調供應、綠化、保安、停車等合同）；（六）其他合同（不在上述界定范圍內的合同或協(xié)議）。三、合同管理部門公司合同歸檔管理部門是行政部，負責統(tǒng)一指導全公司合同管理事務，各類合同根據需要由有關部門制定具體管理細則。四、合同管理及保管職責1、行政部制定職場管理類合同管理細則并保管全公司的類合同。督促其他合同管理部門制定具體管理細則并實施。2、人力資源部負責制定人事類合同管理細則，并保管全公司的人事管理方面合同。3、市場部負責制定銷售及機構類合同管理細則，并保管全公司的機構管理方面合同。4、招商部負責制定招商合同管理細則，并保管全公司與簽訂方的合同。正式合同份數根據實際情況確定。如正式合同只有兩份，總公司招商部就保存復（影）印件。5、客服部負責制定客服類合同管理細則，并保管全公司與簽訂方的合同。正式合同份數根據實際情況確定。如正式合同只有兩份，總公司招商部就保存復（影）印件。6、各分公司經行政部同意簽訂的職場水電、通訊、空調供應、綠化、保安、停車等合同，除由各分公司負責保管一份外，還應交一份影印件給總公司行政部保管。五、合同的訂立1、合同必須有明確標的、數量或質量、價款或酬金，履行的期限、地點和方式，違約責任等主要條款。2、合同上必須注明對方的名稱、地址、聯(lián)系人、電話、銀行帳號等信息。3、必須充分了解簽約對方的資質和信用，確保對方身份和交易真實有效。4、合同必須經公司相關部門和律師審核同意后，經領導批準方可加蓋公章或合同章。5、嚴禁在空白合同文本上蓋章，必須將應該填寫的內容填寫完畢才簽字蓋章。6、單份合同文本達兩頁以上的須加蓋騎縫章。六、合同存檔流程1、人事、銷售、機構、客服等專業(yè)部門合同蓋章生效后，分別由行政部、經辦部門編號、登記、保管。2、其他合同由經辦人員在蓋章的同時，提供一份原件給行政部，行政部負責編號、登記、保管。七、合同的履行合同依法訂立后，相關責任部門負責合同的履行，行政部負責不定期的檢查合同管理和執(zhí)行情況。八、合同的變更和解除變更或解除合同必須依照合同的訂立流程，經相關職能部門負責人和公司領導審核。九、合同的保管各分公司需設立一位位，專（兼）職負責所管轄的合同保管。（1）合同編碼規(guī)則根據實際情況由各保管部門自行確定，但規(guī)則一經確定，不得隨意更改。（2）有關部門和機構應為合同管理辟出專門的空間或場地，不具備條件的由行政部協(xié)助解決。（3）有關部門和機構應制定合同借閱規(guī)定，確保合同完整。（4）不論采用何種形式，合同的完整必須保存，可以是紙制文檔，也可以是電子文檔。紙制文檔的保存應符合安全要求，電子文檔應有安全備份。（5）管理細則應有合同保存期限或執(zhí)行相關部門的規(guī)定，不得隨意處置、銷毀、遺失。十、附則1、凡違反合同管理規(guī)定給公司造成損失的，追究其經濟和行政責任。2、本辦法最終解釋權歸屬于總公司行政部。 第三章職場管理制度第一節(jié)辦公室職場基本制度為對公司職場進行規(guī)范管理，結合公司具體情況，特制定本辦法。一、辦公設備的使用1、員工須合理審慎地使用辦公設備，注意保持辦公環(huán)境的整潔，發(fā)現設備毀損或者地面、墻面有廢物或污漬，應及時通知行政部，并有權對任何在辦公場所內不恰當的行為予以制止，各部門負責人須負起領導責任，應及時提醒各自的人員規(guī)范自己的行為。2、對于較復雜的辦公設備，若不會使用，應請專業(yè)人員幫助，切勿隨意擅自操作，以防造成設備損壞。3、員工購買任何固定資產及設備后，應將設備的的保修卡，使用說明書等轉交給行政部負責保管。4、辦公桌下面布有各種線路，若因工作需要需調整，應通知行政部門，不可擅自挪動或更改，否則可能會造成損壞，并影響記錄的準確性。5、員工要珍惜愛護辦公設備和辦公用品,防止丟失,如丟失需及時上報行政部,并登記丟失情況。如因個人未妥善保管造成設備和用品丟失的,由個人承擔相關損失費用。二、辦公室清潔1、員工應注意保持各自區(qū)域的衛(wèi)生，廢棄物請扔進垃圾桶;墻面、桌面不可隨意張貼附著物。2、會客離開以后，桌面的茶杯和遺留的廢紙等廢棄物品由接待客人的員工及時清理。3、員工離開自己的辦公桌或開會后離開會議室時應將桌椅移回原位并擺放整齊。三、辦公室安全1、被訪員工應負責全程接待所有來訪人員，不得使來訪人員在無陪同情況下擅入其他辦公區(qū)。2、會客時應使用前臺接待區(qū)，在客人訪問期間，被訪者應防止客人接觸客戶資料及公司其他文件。3、每天最后一個離開辦公場所的員工，負責在離開前巡視職場，確認關閉公共區(qū)域窗戶、照明、空調、公用電器電源等。4、在公司辦公場所內遇到任何無同事陪同的陌生人應主動詢問，給予幫助，若形跡可疑則應立即通知行政部予以盤詰，防止偷盜等事件的發(fā)生。四、日常監(jiān)督及對違規(guī)的罰則1、上班時間規(guī)定為8:30分-17:30分，8:30分后，禁止在辦公室場所內吃早餐，違反規(guī)定者將上報上級領導并進行通報批評。2、各部門負責人負責監(jiān)督各自辦公區(qū)域的維護情況，行政部將對公司所有的辦公場所進行日常維護、監(jiān)督和例行檢查。3、對于違反本規(guī)則規(guī)定的將參照《XX數碼科技有限公司員工手冊》給予口頭警告、警告或罰款處分，給予罰款處分的由行政部根據物品損壞情況進行核算確定。第二節(jié)辦公電腦使用管理制度一、總則（1）為了規(guī)范公司辦公電腦的管理,提高電腦的工作效率,保證信息網絡的安全通暢,特制定此辦法。（2）本制度所稱的電腦主要指：主機、顯示器、鍵盤、鼠標、打印機、以及所有的電腦網絡產品和附屬設備，各類應用軟件等。二、安全使用要求

1、行政部配備電腦是為了方便公司各部門資料貯備與信息處理,方便辦公人員資料查閱,每位員工都必須合理規(guī)范使用電腦。所配備的電腦設備，實行使用人負責制。如需要更換或調整電腦須報行政部同意并進行固定資產轉移登記后,方可調整。2、辦公室電腦只能用于各部門內部的工作、學習,工作期間不允許觀看視頻、購物或操作與工作無關的事項。3、請勿自行更改各項網絡設定,以免無法聯(lián)機,如不得擅自更改IP地址、電腦名稱等。4、請勿使用來路不明的移動硬盤、優(yōu)盤、軟盤、光盤等,自行攜帶的存儲設備應在使用前必須進行殺毒操作，此外電腦使用人必須定期進行電腦殺毒操作，以保證電腦使用的安全。

5、各部門的電腦不得安裝任何游戲軟件,上班時間不能使用電腦玩游戲或觀看視頻。

6、不得擅自在電腦上安裝應用軟件,尤其是與辦公、學習無關的軟件。如確需要安裝，需經部門經理同意。安裝的相關工具軟件,如由于安裝盜版軟件或不當操作造成的機器故障或導致公司造成經濟損失，一切責任由使用人承擔。7、不得從事破壞公司信息資源和危害計算機網絡安全的活動，不制作、傳播計算機病毒等破壞性程序，不傳播侮辱、誹謗他人的信息，不發(fā)表有失公司員工形象的言論。

8、注意網絡安全，使用電腦必須遵守國家有關法律、法規(guī)，嚴格執(zhí)行國家安全保密制度。不得利用計算機網絡從事危害國家安全、攻擊社會主義制度、泄露國家機密的活動，不得查閱復制和傳播有害社會治安和傷風敗俗的信息。三、硬件維護要求

1、各部門要妥善保管并做好維護電腦的工作，如防塵、防潮、防雷等。辦公室電腦的主機、顯示器、鍵盤、鼠標以及電腦桌都必須定期進行清潔工作。電腦桌上不得堆放與工作無關的資料。2、電腦在使用過程中的日常維護由使用人負責，嚴禁私自拆卸電腦，調換配件。一經查實，按損壞程度進行相應處理；電腦使用中出現故障需要維修的，請與行政負責人員聯(lián)系。由于操作不當造成硬件損壞，由個人自行維修或賠償等值同類硬件。3、未經同意外來人員不得擅自使用辦公室電腦。4、電腦在使用人離去時應及時關閉，尤其是下班時間。四、資料管理要求

1、對本人使用的電腦可自行加注密碼，保證專人專用。

2、各部門電腦內所有資料歸公司所，人員離開公司時需保證資料的完好。

3、財務、研發(fā)等相關電腦資料需注意保密。五、罰則1、電腦使用人應嚴格按照上述要求管理本人使用電腦,違反管理制度的將參照《XX數碼科技有限公司員工手冊》進行處理，情節(jié)嚴重的將追究法律責任。第三節(jié)首問責任制管理辦法一、目的為進一步改進工作作風，提高服務效率，保證服務質量，特制定本辦法。二、適用范圍適用于本級分公司及所管轄的基層社區(qū)門店三、術語和定義1、首問責任制：是指公司內的在崗人員在為內部同事或來訪、來電、來信的外部人員辦理業(yè)務、接受咨詢、協(xié)調事項等過程中，第一受理人應盡最大可能為其解決問題，并做到跟蹤處理，直至處理完畢的責任機制。2、首問責任人：內外部來訪人員第一個接觸到的我公司在崗人員，即第一受理人為首問責任人。如確屬超出第一受理人職責范圍的事項，第一受理人應引導內外部來訪人員到具有相應處理權限的承辦人處辦理，首位承辦人即為首問責任人。3、首問責任部門：首問責任人所在部門為首問責任部門。四、職責本級分公司及所：根據自身職責權限負責處理本部首問責任相關事宜；當所辦理事務超出職責范圍，應依據相關工作程序進行請示處理。五、工作原則1、公司在崗工作人員應熟悉所在崗位職責權限、本崗位及直接上下級工作流程，知曉崗位相關部室的工作職責及相關工作聯(lián)系人。2、首問責任人受理咨詢或請示等事項時，應主動、熱情、大方，使用文明用語，忌用服務禁語。要為服務對象著