GB/T 34840.1-2017信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求第1部分：概述和原則

ICS0114020

A14..

中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

GB/T348401—2017

.

信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理

原則與功能要求第1部分概述和原則

:

Informationanddocumentation—Principlesandfunctionalrequirements

forrecordsinelectronicofficeenvironments—

Part1Overviewandstatementofrinciles

:pp

(ISO16175-1:2010,MOD)

2017-11-01發(fā)布2018-02-01實(shí)施

中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布

中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)

GB/T348401—2017

.

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術(shù)語和定義

3………………1

最佳實(shí)踐電子文件及軟件的作用

4……………………3

指導(dǎo)原則

5…………………3

概述

5.1…………………3

與文件相關(guān)的原則

5.2…………………4

與系統(tǒng)相關(guān)的原則

5.3…………………4

實(shí)施事宜

6…………………5

有效管理電子業(yè)務(wù)信息的要素

6.1……………………5

風(fēng)險(xiǎn)及風(fēng)險(xiǎn)減緩

6.2……………………6

電子系統(tǒng)在財(cái)政和組織方面的可持續(xù)性

6.3…………7

附錄資料性附錄標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)與使用說明

A()GB/T34840……………8

附錄資料性附錄參考和評(píng)估的其他功能要求

B()GB/T34840………9

參考文獻(xiàn)

……………………12

Ⅰ

GB/T348401—2017

.

前言

信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求分為以下個(gè)部分

GB/T34840《》3:

第部分概述和原則

———1:;

第部分?jǐn)?shù)字文件管理系統(tǒng)指南與功能要求

———2:;

第部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)中文件管理指南與功能要求

———3:。

本部分為的第部分

GB/T348401。

本部分按照給出的規(guī)則起草

GB/T1.1—2009。

本部分使用重新起草法修改采用信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理原則

ISO16175-1:2010《

與功能要求第部分概述和原則

1:》。

本部分做了一些編輯性修改

:

將中范圍與目的適用對(duì)象中針對(duì)所有部分的內(nèi)

———ISO16175-1:20101.1“”、1.2“”GB/T34840

容移到本部分的引言另外增加了針對(duì)本部分的第章范圍將中

“”,1“”;ISO16175-1:20101.3

移到本部分的規(guī)范性引用文件

“2”;

將中調(diào)整為本部分的附錄資料性附錄標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)

———ISO16175-1:20101.4“A()GB/T34840

與使用說明

”;

將中的第章調(diào)整為本部分的術(shù)語和定義

———ISO16175-1:20106“3”;

將中第章調(diào)整為本部分的附錄資料性附錄參考和

———ISO16175-1:20105“B()GB/T34840

評(píng)估的其他功能要求

”;

增加了參考文獻(xiàn)將注中和附錄引用的文獻(xiàn)列入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)中

———,3.1、3.15B。

本部分由全國(guó)信息與文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)提出并歸口

(SAC/TC4)。

本部分起草單位中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院中國(guó)人民解放軍南京政治學(xué)院國(guó)家檔案局

:、、。

本部分主要起草人王健張正強(qiáng)徐擁軍郭嗣平張楠

:、、、、。

Ⅲ

GB/T348401—2017

.

引言

國(guó)際檔案理事會(huì)業(yè)已制定多種文件管理軟件的功能規(guī)范年國(guó)際檔案理事會(huì)一致同意在現(xiàn)

。2006,

有不同國(guó)家和地區(qū)的專有技術(shù)規(guī)范基礎(chǔ)上提出一套相互匹配通用的文件管理功能要求并使之符合

,、,

的規(guī)定希望本套指南與功能要求對(duì)正在制定或者期待采用自身規(guī)范的國(guó)家地區(qū)或機(jī)構(gòu)

ISO15489。,、

有所助益同時(shí)有助于了解前期相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的更新與修訂本套功能要求共包括三個(gè)部分既可為開發(fā)電

,。,

子文件管理軟件提供參考又可為文件管理功能融入通用業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和特定行業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供幫

,

助亦可供私營(yíng)機(jī)構(gòu)如跨國(guó)公司作為獨(dú)立的工具使用

,()。

在上述背景下國(guó)際檔案理事會(huì)制定的電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求經(jīng)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化

,《》

組織第技術(shù)委員會(huì)信息與文獻(xiàn)技術(shù)委員會(huì)分會(huì)檔案與文件管理分會(huì)采

46(ISO/TC46,)11(SC11,)

納成為

,ISO16175。

為規(guī)范我國(guó)電子辦公環(huán)境中的文件檔案管理使我國(guó)文件工作檔案工作與國(guó)際接軌特將

、,、,

轉(zhuǎn)化為

ISO16175GB/T34840。

旨在為電子辦公環(huán)境中用于生成和管理電子文件的軟件確定原則規(guī)范和功能要求

GB/T34840,

將檔案管理的相關(guān)功能前置到文件管理系統(tǒng)之中標(biāo)準(zhǔn)的目的是

。:

促使各級(jí)機(jī)構(gòu)更好地管理文件

———;

通過提升運(yùn)營(yíng)效率和效益為機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)需求提供支持

———,;

通過實(shí)現(xiàn)文件管理功能的自動(dòng)化應(yīng)用增強(qiáng)支持審計(jì)活動(dòng)的能力

———,;

提升遵守各項(xiàng)信息法規(guī)如數(shù)據(jù)保護(hù)與隱私規(guī)定的法定義務(wù)的能力

———();

透過優(yōu)質(zhì)的文件管理保障善治廉政例如保障決策的問責(zé)透明并增強(qiáng)提供服務(wù)的能力

———,(,、,);

通過對(duì)主要原則規(guī)范的宣傳全面提高對(duì)文件管理自動(dòng)化能力的普遍認(rèn)識(shí)

———,;

實(shí)現(xiàn)相關(guān)文件管理功能要求在不同國(guó)家和地區(qū)間的銜接實(shí)現(xiàn)最大程度的協(xié)調(diào)一致使得全球

———,,

檔案文件信息管理界與軟件供應(yīng)商群體以同一種話語溝通

、、。

主要聚焦于電子文件的生成與管理同時(shí)也對(duì)數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存提供指導(dǎo)但如何

GB/T34840,,

實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存不在的范疇之內(nèi)不包括詳細(xì)的實(shí)施指南也不包括特定的軟

GB/T34840。GB/T34840,

件測(cè)試案例或模板

。

主要適用于以下四類對(duì)象

GB/T34840:

軟件開發(fā)人員和銷售商包括非文件管理軟件的開發(fā)人員和銷售商標(biāo)準(zhǔn)可以作為評(píng)估文

——————,

件管理合規(guī)性的通用基準(zhǔn)

;

國(guó)家行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)的制定者三個(gè)部分既可作為新生標(biāo)準(zhǔn)制定工作的基準(zhǔn)也可作為評(píng)

———、———,

估已有電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)

;

政府機(jī)構(gòu)依靠和憑借融入自動(dòng)化的文件管理能力使所有業(yè)務(wù)職能得以評(píng)估和促進(jìn)

——————,;

私營(yíng)機(jī)構(gòu)三個(gè)部分便于私營(yíng)機(jī)構(gòu)將電子文件自動(dòng)化管理納入業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)之中

——————。

Ⅳ

GB/T348401—2017

.

信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理

原則與功能要求第1部分概述和原則

:

1范圍

的本部分規(guī)定了電子辦公環(huán)境中文件管理的總體原則與實(shí)施事宜

GB/T34840。

本部分適用于國(guó)家機(jī)關(guān)社會(huì)團(tuán)體企事業(yè)單位國(guó)家行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)的制定者軟件開發(fā)商和銷

,,,、,

售商

。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的凡是注日期的引用文件僅注日期的版本適用于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于本文件

。,()。

信息與文獻(xiàn)文件管理第部分通則

GB/T26162.1—20101:(ISO15489-1:2001,IDT)

信息與文獻(xiàn)文件管理流程文件元數(shù)據(jù)第部分原則

GB/T26163.1—20101:(ISO23081-1:

2006,IDT)

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件

。

31

.

檔案archives

個(gè)人家庭或機(jī)構(gòu)在處理公共或私人事務(wù)的過程中形成或接收的信息因其具有持久的價(jià)值或作為

、,

生成者履行職責(zé)的證據(jù)而予以保存特別是遵從來源原則原始順序并實(shí)施集中管理的信息長(zhǎng)久保存

,