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辦公室接待工作

一、接待工作概說(shuō)秘書是公司對(duì)內(nèi)、外聯(lián)系的橋梁，是上下信息溝通的樞紐，任何來(lái)訪的客人都不可能繞開前臺(tái)而直接接觸業(yè)務(wù)部門，因此秘書的一項(xiàng)重要職責(zé)就是接待各種來(lái)訪者，盡量幫助他們達(dá)到來(lái)訪目的。公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中，每天都會(huì)有大量的來(lái)訪，其來(lái)訪目的多種多樣。秘書應(yīng)對(duì)每一位來(lái)訪者都給予熱情的接待，進(jìn)而保證日常工作的順利，高效運(yùn)轉(zhuǎn)。接待工作分類按個(gè)人的人數(shù)，規(guī)模分類（1）個(gè)人來(lái)訪（2）團(tuán)體來(lái)訪按照接待的準(zhǔn)備程度分類（1）有約來(lái)訪（2）無(wú)約來(lái)訪團(tuán)體來(lái)訪

是指以團(tuán)，隊(duì)等形式組成的多人來(lái)訪。他們的目的一般是共同的。一般來(lái)說(shuō)，這類來(lái)訪發(fā)生的頻率不會(huì)像個(gè)人來(lái)訪那么高，但一旦發(fā)生就是一件很重要的事，將會(huì)涉及更多的人和事，因此事先需要精心的準(zhǔn)備。無(wú)約來(lái)訪是指那些臨時(shí)出現(xiàn)的來(lái)訪。來(lái)訪者處于各種原因，事先沒有同公司進(jìn)行聯(lián)系及約定，臨時(shí)到訪。因此，公司人員沒有事先做好準(zhǔn)備，可能得不到及時(shí)接見，但秘書應(yīng)進(jìn)行妥善處理。這種情況在個(gè)人來(lái)訪中比較常見。二.接待中的準(zhǔn)備工作1、做好環(huán)境的準(zhǔn)備工作2、做好物質(zhì)準(zhǔn)備工作3、做好心理準(zhǔn)備工作接待工作的基本程序一.日常接待工作的基本程序事先確認(rèn)提前像接待室或前臺(tái)接待人員提供來(lái)訪者名單迎候來(lái)訪者查對(duì)預(yù)約登記做好來(lái)訪登記向上司通報(bào)來(lái)訪者到來(lái)引導(dǎo)客人介紹主客雙方處理臨時(shí)失約必要時(shí)幫助上司中斷來(lái)訪替上司接待來(lái)訪者做好來(lái)訪紀(jì)錄，告知辦理的程序和期限禮貌送別來(lái)訪者了解情況1.了解來(lái)訪的目的2.了解來(lái)訪規(guī)格3.了解來(lái)訪者的基本情況制定接待方案1.確定接

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