企業(yè)科技情報(bào)的分析與建議

第第頁(yè)企業(yè)科技情報(bào)的分析與建議本文作者：李曙霞工作單位：技術(shù)中心

市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈,企業(yè)只有不斷增加產(chǎn)品的知識(shí)含量,不斷進(jìn)行管理和技術(shù)創(chuàng)新,才能在市場(chǎng)中立于不敗之地,因此企業(yè)對(duì)科技情報(bào)的需求越來越緊迫,企業(yè)科技情報(bào)工作也越來越受到重視。但是目前企業(yè)科技情報(bào)機(jī)構(gòu)提供的情報(bào)產(chǎn)品利用率卻較低,所以消除企業(yè)科技情報(bào)的利用障礙,提高情報(bào)產(chǎn)品利用率是企業(yè)科技情報(bào)工作的重要一環(huán)。

1企業(yè)科技情報(bào)利用障礙分析

企業(yè)科技情報(bào)工作的最終目的并不是根據(jù)用戶的需要找到情報(bào),而是經(jīng)過交流對(duì)情報(bào)充分利用。在企業(yè)內(nèi)部情報(bào)利用是一個(gè)復(fù)雜的開放式系統(tǒng),受許多因素影響,其一般的工作流程如圖1。首先,由企業(yè)科技情報(bào)機(jī)構(gòu)對(duì)記錄信息的載體(主要是科技期刊、圖書、會(huì)議資料、產(chǎn)品目錄、標(biāo)準(zhǔn)等)進(jìn)行收藏、加工、整序,根據(jù)情報(bào)用戶的需要,對(duì)這些有序化的信息進(jìn)行檢索,把所得的情報(bào)傳遞給用戶,而用戶對(duì)情報(bào)的利用情況及其它情報(bào)需求及時(shí)反饋給信息源,通過信息的交流,進(jìn)一步完善科技情報(bào)工作的服務(wù)功能,提高科技情報(bào)利用率,然而科技情報(bào)在每一個(gè)環(huán)節(jié)都有可能發(fā)生障礙,企業(yè)內(nèi)部情報(bào)利用障礙主要有如下幾種。集不完整,時(shí)效性差。雖然通訊、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展,網(wǎng)上信息豐富,文獻(xiàn)載體多種多樣,但傳統(tǒng)情報(bào)源仍是企業(yè)情報(bào)用戶獲取情報(bào)的主要途徑。企業(yè)對(duì)與本企業(yè)生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)有關(guān)的科技期刊、會(huì)議資料、科技圖書等需求量仍很大,可由于企業(yè)的投資著重于工藝與產(chǎn)品的技術(shù)創(chuàng)新,科技情報(bào)機(jī)構(gòu)的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)相對(duì)減少,這些科技文獻(xiàn)往往無法及時(shí)、全面收集,甚至一些核心期刊也收集不全,就更不必說網(wǎng)上信息的收集、加工了。巧婦難為無米之炊,沒有足夠的科技文獻(xiàn)就無所謂情報(bào)利用。b.信息有序化過程造成的障礙。對(duì)科技文獻(xiàn)進(jìn)行加工、整理、收藏,使信息形成一定規(guī)律,便于檢索和交流,這個(gè)過程就是使信息有序化的過程。由于科技情報(bào)人員的心理、專業(yè)、見識(shí)和責(zé)任心的影響,對(duì)科技文獻(xiàn)的揭示、整序也因人而已,從而造成同類文獻(xiàn)置于不同的類,或相同內(nèi)容的文獻(xiàn)揭示的主題不一樣。另外由于企業(yè)科技情報(bào)機(jī)構(gòu)的各種整序制度的限制,對(duì)文獻(xiàn)信息的揭示還要受篇幅的影響,分類、主題詞、摘要并不一定能完全表達(dá)原文獻(xiàn)的主題思想,對(duì)檢索、查詢就有一定的影響。還有在加工整序過程中,由于工作的疏忽,常出現(xiàn)重復(fù)加工或遺漏現(xiàn)象,造成“一書多址”、“死書”現(xiàn)象。c.文獻(xiàn)管理及檢索方式的障礙。由于借閱、倒架的管理不善,造成文獻(xiàn)排架混亂或丟失現(xiàn)象;檢索時(shí),情報(bào)人員檢索方式、提問、組配的不同,檢索結(jié)果也不同,也會(huì)造成情報(bào)產(chǎn)品的失真,給情報(bào)利用造成障礙。信息源障礙.2信息交流的障礙信息源障礙是影響科技情報(bào)充分利用的基礎(chǔ),在企業(yè)的主要表現(xiàn)有:二科技文獻(xiàn)收信息交流是影響情報(bào)利用的根本。傳遞與反饋是信息交流的主要方式,二者是相輔相成的。企業(yè)科技情報(bào)機(jī)構(gòu)既是情報(bào)傳遞者,又是情報(bào)接受者,通過情報(bào)用戶的反饋,情報(bào)信息呈現(xiàn)出螺旋式的上升,不斷準(zhǔn)確、完善。但由于受傳統(tǒng)工作方式及報(bào)酬等的影響,情報(bào)人員對(duì)企業(yè)內(nèi)的各類信息(如市場(chǎng)、生產(chǎn)、技術(shù)、財(cái)務(wù)等)及企業(yè)科研動(dòng)態(tài)、發(fā)展目標(biāo)等不夠重視,對(duì)企業(yè)情報(bào)需求缺乏主動(dòng)了解。另外,由于企業(yè)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的限制,企業(yè)內(nèi)各職能部門之間缺少必要的信息交流,各部門都在工作范圍內(nèi)搜尋自己所需的情報(bào)信息,而對(duì)企業(yè)科技情報(bào)機(jī)構(gòu)的信息服務(wù)能力并不了解。因此科技情報(bào)機(jī)構(gòu)與企業(yè)情報(bào)用戶之間常常缺少必要的交流,許多針對(duì)性強(qiáng)、準(zhǔn)確率高的有用情報(bào)難以及時(shí)傳遞到企業(yè)情報(bào)用戶手中,而情報(bào)用戶(如決策者、科技人員等)的前次情報(bào)利用結(jié)果和往后的情報(bào)需求也無法及時(shí)反饋給情報(bào)人員。這樣由于信息交流不通暢,傳遞與反饋之間就有一定的盲目性,情報(bào)人員的服務(wù)不盡如人意,企業(yè)內(nèi)的科技情報(bào)需求得不到滿足,從而使企業(yè)情報(bào)用戶對(duì)科技情報(bào)機(jī)構(gòu)失去應(yīng)有的信心。能力的影響,常常難以被企業(yè)消化,從而影響了科技情報(bào)的有效利用。企業(yè)的支付能力主要受投資多少的影響,盡管情報(bào)利用與支付能力成線性相關(guān),但對(duì)于投資過高、改造工程偏大、舊設(shè)備尚可運(yùn)行棄之可惜的相關(guān)有用情報(bào),企業(yè)用戶常常束之高閣。

2具體對(duì)策

企業(yè)科技情報(bào)利用障礙產(chǎn)生于科技情報(bào)產(chǎn)品生產(chǎn)、傳遞、利用的全過程,只有針對(duì)這個(gè)開放式的系統(tǒng)中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效控制,才能消除各種障礙,有效提高情報(bào)利用率。加強(qiáng)科技文獻(xiàn)有序化過程的管理情報(bào)用戶障礙情報(bào)用戶障礙是影響科技情報(bào)利用的關(guān)鍵。用戶的情報(bào)需求與滿足主要受用戶的情報(bào)意識(shí)、認(rèn)知能力、消化吸收能力、支付能力等幾方面影響,用戶在利用情報(bào)時(shí)產(chǎn)生的障礙主要就在這幾方面。市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈,企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新對(duì)情報(bào)信息的需求日益增強(qiáng),其情報(bào)意識(shí)已大大增強(qiáng),但由于受傳統(tǒng)指令性計(jì)劃的影響,企業(yè)對(duì)情報(bào)需求缺乏敏感性、主動(dòng)性,查詢、檢索情報(bào)信息的能力有限。情報(bào)用戶的認(rèn)知能力也影響到用戶對(duì)情報(bào)信息的吸收內(nèi)容和吸收效率,在許多有用或同類情報(bào)充斥耳目時(shí),難以及時(shí)取舍,果斷選擇,常常與有用情報(bào)失之交臂。消化吸收能力取決于企業(yè)的技術(shù)裝備與技術(shù)水平,也與用戶的認(rèn)知能力有關(guān)。技術(shù)等級(jí)過高的有用情報(bào)由于受企業(yè)現(xiàn)有技術(shù)水平、技術(shù)人員的認(rèn)知這是消除信息源障礙最基本的對(duì)策。首先是全面、準(zhǔn)確地收集各種對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和發(fā)展有用的情報(bào)信息。利用企業(yè)下?lián)艿挠邢藿?jīng)費(fèi),最大限度地收集與企業(yè)特別是技術(shù)創(chuàng)新有關(guān)的各種信息載體,參加與企業(yè)有關(guān)的各種專業(yè)信息網(wǎng),及時(shí)收集網(wǎng)員之間的各種情報(bào)信息,還要及時(shí)收集互連網(wǎng)上的有用信息。其次要制訂操作性強(qiáng)的信息加工的具體規(guī)章制度,從制度上約束情報(bào)人員和情報(bào)用戶的行為,對(duì)文獻(xiàn)加工整序、檢索、借閱等按規(guī)章辦事;同時(shí)制度上要求文獻(xiàn)的加工整序過程中,對(duì)分類、著錄、標(biāo)引詞的選取、摘錄內(nèi)容的多少進(jìn)行取舍,要求新到或借閱的各種文獻(xiàn)資料要準(zhǔn)確、及時(shí)上架,保證文獻(xiàn)與索取號(hào)一一對(duì)應(yīng),要求企業(yè)用戶限期歸還各種文獻(xiàn)資料,并對(duì)情報(bào)利用情況和進(jìn)一步的情報(bào)需求及時(shí)反饋。再次要建好本企業(yè)科技文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù),選擇適當(dāng)?shù)臋z索工具,并組織好手工檢索目錄,一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障或停電時(shí)仍可以利用傳統(tǒng)情報(bào)服務(wù)手段,及時(shí)為企業(yè)用戶服務(wù)。提高情報(bào)人員的素質(zhì)情報(bào)人員既是一個(gè)專家又是一個(gè)雜家?？萍记閳?bào)工作是一項(xiàng)知識(shí)密集的復(fù)雜工作,一般而言,企業(yè)科技情報(bào)人員除有信息采集、加工、整序、調(diào)研、傳播的能力外,還需要有與本企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)創(chuàng)新、經(jīng)營(yíng)有關(guān)的專業(yè)知識(shí)及較高的外語水平和計(jì)算機(jī)、通訊、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力。因此要根據(jù)企業(yè)的需要,加強(qiáng)情報(bào)人員各種技能的培養(yǎng),使之對(duì)科技文獻(xiàn)的揭示、整序能力增強(qiáng),能利用情報(bào)語言準(zhǔn)確表達(dá)各種文獻(xiàn)的真實(shí)內(nèi)容,便于情報(bào)用戶的檢索。并且對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)創(chuàng)新等要有一個(gè)全方位的了解和掌握,能根據(jù)企業(yè)用戶的需求,有的放矢地傳遞情報(bào)產(chǎn)品。更重要的是提高情報(bào)人員的素質(zhì)就是要更新觀念,培養(yǎng)具有一種現(xiàn)代化的服務(wù)意識(shí)、開放意識(shí)、文明意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí),構(gòu)建自主、自強(qiáng)、進(jìn)取、開放、科學(xué)、創(chuàng)造等特性,能站得高、看得遠(yuǎn),把握住企業(yè)的脈搏,為企業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展作出情報(bào)人員應(yīng)有的貢獻(xiàn)。到位、做扎實(shí),情報(bào)機(jī)構(gòu)只有收縮戰(zhàn)線,依據(jù)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則,圍繞本企業(yè)中心業(yè)務(wù),如技術(shù)創(chuàng)新這一獨(dú)特需求,集中人力、物力,主動(dòng)為企業(yè)的技術(shù)中心進(jìn)行科技情報(bào)服務(wù)。個(gè)性化主動(dòng)情報(bào)服務(wù)就是傳統(tǒng)的定題跟蹤情報(bào)服務(wù),是一種全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、及時(shí)的服務(wù)方式,很受情報(bào)用戶的歡迎。情報(bào)人員根據(jù)用戶在不同創(chuàng)新階段的情報(bào)需求,及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞所需的情報(bào)產(chǎn)品,并及時(shí)掌握用戶的反饋信息,隨時(shí)調(diào)整科技情報(bào)研究和服務(wù)方向。還可在企業(yè)局域內(nèi)自己的網(wǎng)站上開發(fā)個(gè)性化主動(dòng)情報(bào)服務(wù)界面,根據(jù)用戶上次的情報(bào)需求,主動(dòng)地生成滿足用戶需求的檢索結(jié)果,便于用戶直接篩選和查詢。通過這種主動(dòng)的情報(bào)服務(wù),就可消除信息在傳遞過程中因情報(bào)人員與用戶缺乏勾通而產(chǎn)生的種種障礙。2.3建設(shè)現(xiàn)代化的情報(bào)服務(wù)系統(tǒng)2.5提高企業(yè)情報(bào)用戶獲取科技情報(bào)的能力網(wǎng)上信息浩如煙海,是企業(yè)科技信息的一個(gè)重要來源。由于受上網(wǎng)費(fèi)用、檢索方法及專業(yè)信息網(wǎng)要先注冊(cè)等門檻過高的限制,企業(yè)情報(bào)用戶自己上網(wǎng)檢索的并不多。因此企業(yè)科技情報(bào)機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)網(wǎng)上信息檢索服務(wù),增加本企業(yè)信息源,充分利用熟悉網(wǎng)上檢索的特長(zhǎng),為企業(yè)情報(bào)用戶服務(wù)。同時(shí)要充分發(fā)揮企業(yè)局域網(wǎng)的優(yōu)勢(shì),建好自己的網(wǎng)站,并建好科技文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的通用平臺(tái)。這樣就能及時(shí)發(fā)布與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)創(chuàng)新有關(guān)的各種信息,情報(bào)用戶也能通過自己的計(jì)算機(jī)終端直接查詢、檢索該數(shù)據(jù)庫(kù),并及時(shí)反饋各種信息需求,加強(qiáng)了情報(bào)人員與用戶的勾通和交注,更容易消除信息在交流中的障礙,增強(qiáng)情報(bào)用戶對(duì)企業(yè)科技情報(bào)機(jī)構(gòu)的信心。企業(yè)科技情報(bào)用戶常處于生產(chǎn)、科研第一線,工作繁忙,沒時(shí)間到情報(bào)機(jī)構(gòu)來檢索情報(bào)信息,而且在有情報(bào)需求時(shí),往往不知如何能及時(shí)準(zhǔn)確地檢索到自己所需的情報(bào)信息。因此情報(bào)人員除滿足其情報(bào)需求外,首先要提高其情報(bào)意識(shí),使其不論在有無情報(bào)需求時(shí),都有一種對(duì)情報(bào)信息的敏感性,在眾多的情報(bào)信息中能進(jìn)行取舍。其次再教授一些情報(bào)知識(shí),諸如文獻(xiàn)載體的種類、有序化的規(guī)則、檢索方法等,尤其是網(wǎng)上查詢各種搜索引擎的特點(diǎn)及使用方法。2.4加強(qiáng)個(gè)性化主動(dòng)情報(bào)服務(wù)由于企業(yè)情報(bào)需求十分廣泛,包括市場(chǎng)、