企業(yè)科技情報的分析與建議

第第頁企業(yè)科技情報的分析與建議本文作者：李曙霞工作單位：技術(shù)中心

市場競爭日趨激烈,企業(yè)只有不斷增加產(chǎn)品的知識含量,不斷進行管理和技術(shù)創(chuàng)新,才能在市場中立于不敗之地,因此企業(yè)對科技情報的需求越來越緊迫,企業(yè)科技情報工作也越來越受到重視。但是目前企業(yè)科技情報機構(gòu)提供的情報產(chǎn)品利用率卻較低,所以消除企業(yè)科技情報的利用障礙,提高情報產(chǎn)品利用率是企業(yè)科技情報工作的重要一環(huán)。

1企業(yè)科技情報利用障礙分析

企業(yè)科技情報工作的最終目的并不是根據(jù)用戶的需要找到情報,而是經(jīng)過交流對情報充分利用。在企業(yè)內(nèi)部情報利用是一個復雜的開放式系統(tǒng),受許多因素影響,其一般的工作流程如圖1。首先,由企業(yè)科技情報機構(gòu)對記錄信息的載體(主要是科技期刊、圖書、會議資料、產(chǎn)品目錄、標準等)進行收藏、加工、整序,根據(jù)情報用戶的需要,對這些有序化的信息進行檢索,把所得的情報傳遞給用戶,而用戶對情報的利用情況及其它情報需求及時反饋給信息源,通過信息的交流,進一步完善科技情報工作的服務(wù)功能,提高科技情報利用率,然而科技情報在每一個環(huán)節(jié)都有可能發(fā)生障礙,企業(yè)內(nèi)部情報利用障礙主要有如下幾種。集不完整,時效性差。雖然通訊、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展,網(wǎng)上信息豐富,文獻載體多種多樣,但傳統(tǒng)情報源仍是企業(yè)情報用戶獲取情報的主要途徑。企業(yè)對與本企業(yè)生產(chǎn)、科研、經(jīng)營有關(guān)的科技期刊、會議資料、科技圖書等需求量仍很大,可由于企業(yè)的投資著重于工藝與產(chǎn)品的技術(shù)創(chuàng)新,科技情報機構(gòu)的活動經(jīng)費相對減少,這些科技文獻往往無法及時、全面收集,甚至一些核心期刊也收集不全,就更不必說網(wǎng)上信息的收集、加工了。巧婦難為無米之炊,沒有足夠的科技文獻就無所謂情報利用。b.信息有序化過程造成的障礙。對科技文獻進行加工、整理、收藏,使信息形成一定規(guī)律,便于檢索和交流,這個過程就是使信息有序化的過程。由于科技情報人員的心理、專業(yè)、見識和責任心的影響,對科技文獻的揭示、整序也因人而已,從而造成同類文獻置于不同的類,或相同內(nèi)容的文獻揭示的主題不一樣。另外由于企業(yè)科技情報機構(gòu)的各種整序制度的限制,對文獻信息的揭示還要受篇幅的影響,分類、主題詞、摘要并不一定能完全表達原文獻的主題思想,對檢索、查詢就有一定的影響。還有在加工整序過程中,由于工作的疏忽,常出現(xiàn)重復加工或遺漏現(xiàn)象,造成“一書多址”、“死書”現(xiàn)象。c.文獻管理及檢索方式的障礙。由于借閱、倒架的管理不善,造成文獻排架混亂或丟失現(xiàn)象;檢索時,情報人員檢索方式、提問、組配的不同,檢索結(jié)果也不同,也會造成情報產(chǎn)品的失真,給情報利用造成障礙。信息源障礙.2信息交流的障礙信息源障礙是影響科技情報充分利用的基礎(chǔ),在企業(yè)的主要表現(xiàn)有:二科技文獻收信息交流是影響情報利用的根本。傳遞與反饋是信息交流的主要方式,二者是相輔相成的。企業(yè)科技情報機構(gòu)既是情報傳遞者,又是情報接受者,通過情報用戶的反饋,情報信息呈現(xiàn)出螺旋式的上升,不斷準確、完善。但由于受傳統(tǒng)工作方式及報酬等的影響,情報人員對企業(yè)內(nèi)的各類信息(如市場、生產(chǎn)、技術(shù)、財務(wù)等)及企業(yè)科研動態(tài)、發(fā)展目標等不夠重視,對企業(yè)情報需求缺乏主動了解。另外,由于企業(yè)組織機構(gòu)設(shè)置的限制,企業(yè)內(nèi)各職能部門之間缺少必要的信息交流,各部門都在工作范圍內(nèi)搜尋自己所需的情報信息,而對企業(yè)科技情報機構(gòu)的信息服務(wù)能力并不了解。因此科技情報機構(gòu)與企業(yè)情報用戶之間常常缺少必要的交流,許多針對性強、準確率高的有用情報難以及時傳遞到企業(yè)情報用戶手中,而情報用戶(如決策者、科技人員等)的前次情報利用結(jié)果和往后的情報需求也無法及時反饋給情報人員。這樣由于信息交流不通暢,傳遞與反饋之間就有一定的盲目性,情報人員的服務(wù)不盡如人意,企業(yè)內(nèi)的科技情報需求得不到滿足,從而使企業(yè)情報用戶對科技情報機構(gòu)失去應(yīng)有的信心。能力的影響,常常難以被企業(yè)消化,從而影響了科技情報的有效利用。企業(yè)的支付能力主要受投資多少的影響,盡管情報利用與支付能力成線性相關(guān),但對于投資過高、改造工程偏大、舊設(shè)備尚可運行棄之可惜的相關(guān)有用情報,企業(yè)用戶常常束之高閣。

2具體對策

企業(yè)科技情報利用障礙產(chǎn)生于科技情報產(chǎn)品生產(chǎn)、傳遞、利用的全過程,只有針對這個開放式的系統(tǒng)中的各個環(huán)節(jié)進行有效控制,才能消除各種障礙,有效提高情報利用率。加強科技文獻有序化過程的管理情報用戶障礙情報用戶障礙是影響科技情報利用的關(guān)鍵。用戶的情報需求與滿足主要受用戶的情報意識、認知能力、消化吸收能力、支付能力等幾方面影響,用戶在利用情報時產(chǎn)生的障礙主要就在這幾方面。市場競爭日趨激烈,企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新對情報信息的需求日益增強,其情報意識已大大增強,但由于受傳統(tǒng)指令性計劃的影響,企業(yè)對情報需求缺乏敏感性、主動性,查詢、檢索情報信息的能力有限。情報用戶的認知能力也影響到用戶對情報信息的吸收內(nèi)容和吸收效率,在許多有用或同類情報充斥耳目時,難以及時取舍,果斷選擇,常常與有用情報失之交臂。消化吸收能力取決于企業(yè)的技術(shù)裝備與技術(shù)水平,也與用戶的認知能力有關(guān)。技術(shù)等級過高的有用情報由于受企業(yè)現(xiàn)有技術(shù)水平、技術(shù)人員的認知這是消除信息源障礙最基本的對策。首先是全面、準確地收集各種對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展有用的情報信息。利用企業(yè)下?lián)艿挠邢藿?jīng)費,最大限度地收集與企業(yè)特別是技術(shù)創(chuàng)新有關(guān)的各種信息載體,參加與企業(yè)有關(guān)的各種專業(yè)信息網(wǎng),及時收集網(wǎng)員之間的各種情報信息,還要及時收集互連網(wǎng)上的有用信息。其次要制訂操作性強的信息加工的具體規(guī)章制度,從制度上約束情報人員和情報用戶的行為,對文獻加工整序、檢索、借閱等按規(guī)章辦事;同時制度上要求文獻的加工整序過程中,對分類、著錄、標引詞的選取、摘錄內(nèi)容的多少進行取舍,要求新到或借閱的各種文獻資料要準確、及時上架,保證文獻與索取號一一對應(yīng),要求企業(yè)用戶限期歸還各種文獻資料,并對情報利用情況和進一步的情報需求及時反饋。再次要建好本企業(yè)科技文獻數(shù)據(jù)庫,選擇適當?shù)臋z索工具,并組織好手工檢索目錄,一旦計算機系統(tǒng)故障或停電時仍可以利用傳統(tǒng)情報服務(wù)手段,及時為企業(yè)用戶服務(wù)。提高情報人員的素質(zhì)情報人員既是一個專家又是一個雜家?？萍记閳蠊ぷ魇且豁椫R密集的復雜工作,一般而言,企業(yè)科技情報人員除有信息采集、加工、整序、調(diào)研、傳播的能力外,還需要有與本企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)創(chuàng)新、經(jīng)營有關(guān)的專業(yè)知識及較高的外語水平和計算機、通訊、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力。因此要根據(jù)企業(yè)的需要,加強情報人員各種技能的培養(yǎng),使之對科技文獻的揭示、整序能力增強,能利用情報語言準確表達各種文獻的真實內(nèi)容,便于情報用戶的檢索。并且對企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、技術(shù)創(chuàng)新等要有一個全方位的了解和掌握,能根據(jù)企業(yè)用戶的需求,有的放矢地傳遞情報產(chǎn)品。更重要的是提高情報人員的素質(zhì)就是要更新觀念,培養(yǎng)具有一種現(xiàn)代化的服務(wù)意識、開放意識、文明意識和創(chuàng)新意識,構(gòu)建自主、自強、進取、開放、科學、創(chuàng)造等特性,能站得高、看得遠,把握住企業(yè)的脈搏,為企業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展作出情報人員應(yīng)有的貢獻。到位、做扎實,情報機構(gòu)只有收縮戰(zhàn)線,依據(jù)組織機構(gòu)設(shè)置的原則,圍繞本企業(yè)中心業(yè)務(wù),如技術(shù)創(chuàng)新這一獨特需求,集中人力、物力,主動為企業(yè)的技術(shù)中心進行科技情報服務(wù)。個性化主動情報服務(wù)就是傳統(tǒng)的定題跟蹤情報服務(wù),是一種全面、系統(tǒng)、準確、及時的服務(wù)方式,很受情報用戶的歡迎。情報人員根據(jù)用戶在不同創(chuàng)新階段的情報需求,及時準確地傳遞所需的情報產(chǎn)品,并及時掌握用戶的反饋信息,隨時調(diào)整科技情報研究和服務(wù)方向。還可在企業(yè)局域內(nèi)自己的網(wǎng)站上開發(fā)個性化主動情報服務(wù)界面,根據(jù)用戶上次的情報需求,主動地生成滿足用戶需求的檢索結(jié)果,便于用戶直接篩選和查詢。通過這種主動的情報服務(wù),就可消除信息在傳遞過程中因情報人員與用戶缺乏勾通而產(chǎn)生的種種障礙。2.3建設(shè)現(xiàn)代化的情報服務(wù)系統(tǒng)2.5提高企業(yè)情報用戶獲取科技情報的能力網(wǎng)上信息浩如煙海,是企業(yè)科技信息的一個重要來源。由于受上網(wǎng)費用、檢索方法及專業(yè)信息網(wǎng)要先注冊等門檻過高的限制,企業(yè)情報用戶自己上網(wǎng)檢索的并不多。因此企業(yè)科技情報機構(gòu)要加強網(wǎng)上信息檢索服務(wù),增加本企業(yè)信息源,充分利用熟悉網(wǎng)上檢索的特長,為企業(yè)情報用戶服務(wù)。同時要充分發(fā)揮企業(yè)局域網(wǎng)的優(yōu)勢,建好自己的網(wǎng)站,并建好科技文獻數(shù)據(jù)庫的通用平臺。這樣就能及時發(fā)布與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、技術(shù)創(chuàng)新有關(guān)的各種信息,情報用戶也能通過自己的計算機終端直接查詢、檢索該數(shù)據(jù)庫,并及時反饋各種信息需求,加強了情報人員與用戶的勾通和交注,更容易消除信息在交流中的障礙,增強情報用戶對企業(yè)科技情報機構(gòu)的信心。企業(yè)科技情報用戶常處于生產(chǎn)、科研第一線,工作繁忙,沒時間到情報機構(gòu)來檢索情報信息,而且在有情報需求時,往往不知如何能及時準確地檢索到自己所需的情報信息。因此情報人員除滿足其情報需求外,首先要提高其情報意識,使其不論在有無情報需求時,都有一種對情報信息的敏感性,在眾多的情報信息中能進行取舍。其次再教授一些情報知識,諸如文獻載體的種類、有序化的規(guī)則、檢索方法等,尤其是網(wǎng)上查詢各種搜索引擎的特點及使用方法。2.4加強個性化主動情報服務(wù)由于企業(yè)情報需求十分廣泛,包括市場、