國際工程項目合同管理組織模式的

國際工程項目合同管理組織模式的探討合同管理是國際工程項目管理的核心,對于大型工程項目來說尤其如此。在國際工程中,合同各方,包括業(yè)主、監(jiān)理工程師和承包商,都十分重視合同的管理工作。尤其對承包商來講,可以說其合同管理直接關(guān)系到項目實施是否順利,自身的利益是否能得到保護(hù),而高效率的合同管理又在很大程度上依賴于合理、恰當(dāng)?shù)暮贤芾斫M織方式。本文主要從承包商一方合同管理的組織方式入手,探討國際工程項目中合同管理組織的有關(guān)問題,提出了關(guān)于設(shè)置合同管理組織的方法,旨在為建立能高效運作的合同管理部門提供組織上的保證。1、關(guān)于組織和組織結(jié)構(gòu)組織的含義可以從不同角度去理解,古今中外的管理學(xué)家也對此作出了各種不同的解釋。被稱之為現(xiàn)代管理理論“鼻祖”的巴納德(C.I.Barnard)將組織定義為“有意識地加以協(xié)調(diào)的兩個或兩個以上的人的活動或力量的協(xié)作系統(tǒng)”。著名管理學(xué)家布朗(A.Brown)認(rèn)為,組織就是為了推進(jìn)組織內(nèi)部各組成成員的活動,確定最好、最有效的經(jīng)營目的,最后規(guī)定各種成員所承擔(dān)的任務(wù)及各成員間的相互關(guān)系。他認(rèn)為組織是達(dá)成有效管理的手段,是管理的一部分,管理是為了實現(xiàn)經(jīng)營的目的,而組織是為了實現(xiàn)管理的目的。也就是說,組織是為了實現(xiàn)更有效的管理而規(guī)定各個成員的職責(zé)及職責(zé)之間的相互關(guān)系。組織結(jié)構(gòu)(OrganizationStructure)是為了便于管理,實現(xiàn)組織的宗旨和目標(biāo)。每個組織都要分設(shè)若干管理層次和管理結(jié)構(gòu),表明組織內(nèi)各部分的排列順序、空間位置、聚散狀態(tài)、聯(lián)系方式以及各要素之間的相互關(guān)系。常見的組織結(jié)構(gòu)類型有:直線式、職能式、直線職能式、矩陣式、事業(yè)部式等。要使管理工作有效,一個健全的組織結(jié)構(gòu)是極為重要的。因為,組織結(jié)構(gòu)形成一種決定所有各級管理人員職責(zé)關(guān)系的模式。組織職能的目的是設(shè)計和維持一種職務(wù)結(jié)構(gòu),以便人們能為實現(xiàn)組織的目標(biāo)而有效地工作。組織設(shè)計是對組織體系的結(jié)構(gòu)安排進(jìn)行的創(chuàng)新性安排,對今后管理效率高低有極大的影響。組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計要職責(zé)分明,使每一個單位和個人都知道應(yīng)該做什么,誰對什么結(jié)果負(fù)責(zé);應(yīng)能排除由于工作分配的混亂和多變所造成的故障;并能提供反映和支持其目標(biāo)的決策溝通網(wǎng)絡(luò)。2、國際工程合同管理的組織模式合同部作為一個國際工程合同管理職能部門,其組織結(jié)構(gòu)設(shè)計可以根據(jù)工程項目的大小和復(fù)雜程度而采用不同的方式。在工程實施過程中作為承包商一方合同管理的主要任務(wù)有以下幾個方面:(1)主合同的管理;(2)分包合同的管理;(3)主合同和分包合同的索賠管理;(4)與合同管理有關(guān)的行政管理(其中很重要的一項工作是合同文件的管理);(5)與項目其它職能部門的協(xié)調(diào)。根據(jù)作者在國外參與國際工程項目合同管理工作的體會和研究,下文給出常見的兩種承包商合同組織管理模式,并對這兩種模式各自的優(yōu)缺點進(jìn)行了比較和分析。2.1合同管理員制直線式組織結(jié)構(gòu)是最早使用也是最為簡單的一種結(jié)構(gòu),是一種集權(quán)式的組織結(jié)構(gòu)形式,又稱為軍隊式結(jié)構(gòu)。此種組織結(jié)構(gòu)設(shè)合同部經(jīng)理一名,全面負(fù)責(zé)合同部的工作以及和項目其他職能部門的協(xié)調(diào)工作;設(shè)副經(jīng)理兩名,一位負(fù)責(zé)主合同和索賠管理,并專門配備主合同管理員,索賠管理也有專人負(fù)責(zé);在簽訂承包合同尤其是總承包合同以后會有大量的工作需要分包出去,分包合同管理工作量也非常大,需有一位負(fù)責(zé)分包合同管理的副經(jīng)理,在有很多分包合同需要管理的時候一個分包合同管理員可以同時負(fù)責(zé)多個分包合同的管理,但每一個分包合同都要對應(yīng)某一個分包合同管理員;合同部另配負(fù)責(zé)行政管理的秘書,他要負(fù)責(zé)合同部的所有行政管理工作,尤其是合同文件的登記、分類和存檔等管理作。圖1所示僅僅是直線式合同組織方式的一種,在實際中可以根據(jù)項目具體情況對其進(jìn)行改造,如合同部經(jīng)理可以直接主管主合同,可專門設(shè)立索賠管理中心,設(shè)一個分主索賠工作的副經(jīng)理。在項目的實施過程中組織結(jié)構(gòu)也不是一成不變的,可以根據(jù)項目的進(jìn)展對其進(jìn)行調(diào)整,對于大型工程,如果當(dāng)工程施工高峰期分包合同數(shù)量很多時,可以采取增加管理層次減小管理幅度的辦法,即可以按專業(yè)或其他標(biāo)準(zhǔn)將眾多分包合同劃分成若干個小組,每個小組設(shè)小組長一名,可以仍設(shè)分管分包合同的副經(jīng)理,也可以由合同部經(jīng)理直接管各個分包合同小組長;對于索賠管理,在工程實施前期可以由某一合同副經(jīng)理兼管,到了工程中后期索賠工作量比較大時,對于重大索賠事件,也可以將其分成若干索賠小組來進(jìn)行管理。直線式組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點是組織結(jié)構(gòu)設(shè)置簡單、權(quán)責(zé)分明、信息溝通方便,便于統(tǒng)一指揮,集中管理。主要的缺點是缺乏橫向的協(xié)調(diào)關(guān)系,靈活性較差,一旦項目規(guī)模很大時,會使管理工作復(fù)雜化,合同部經(jīng)理可能會因為經(jīng)驗、精力不及而顧此失彼,難以進(jìn)行有效的管理,如當(dāng)分包合同數(shù)量、或索賠很多時由于管理跨度過大容易產(chǎn)生失控。另外,這種組織方式對每一位合同管理員本身素質(zhì)的要求很高。以分包合同管理員為例,一個分包合同的管理幾乎包括了合同管理的各個階段和多個專業(yè)的內(nèi)容。一個分包合同管理員從投標(biāo)者的資格審查、招標(biāo)文件的編制、招標(biāo)、評標(biāo)、合同談判,到合同簽訂之后實施過程中的合同條款的解釋、工程量的核實、合同進(jìn)度款的支付、合同變更、法律和保險等,還有與技術(shù)人員和現(xiàn)場施工管理人員的協(xié)調(diào)等等,所以要求他具備很寬的知識面和各方面的經(jīng)驗,并有很強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。2.2專業(yè)劃分制合同管理的另外一種組織結(jié)構(gòu)就是矩陣式,也可以稱之為專業(yè)劃分制(如圖2所示)。矩陣式的組織結(jié)構(gòu)是一種混合組織結(jié)構(gòu),此種結(jié)構(gòu)從各有關(guān)功能性單位集合了各方面的專家,形成對具體項目負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)的目標(biāo)導(dǎo)向的專門部門或小組,以保證按質(zhì)、按量、按期經(jīng)濟(jì)地完成項目任務(wù)。任務(wù)一旦完成,該小組即行解散。鴉強(qiáng)忽在這種組丙織模式斬下趣,績合同管理匙工作分成酒若干專刷業(yè)樣,峰可包括合右同條件、巷索賠、計淡量、支付尤、技術(shù)、糊法律、保駕險、協(xié)調(diào)請和文檔等由。專業(yè)劃尾分的粗細(xì)獵程度視項辨目的復(fù)雜表程度來確付定。采用沃這種管理巧方式時將壩一個主合挎同、重大晌索賠事件征或分包合蠅同劃分為革若干專業(yè)分管理區(qū)念域示,敬由對應(yīng)的當(dāng)專業(yè)人員鄭來管理。擾這種管理艙方式的優(yōu)嘗點是能充販分發(fā)揮每米一個專業(yè)抗人員的專司業(yè)特滿長侍,煤能針對合損同中出現(xiàn)銀的問題進(jìn)令行深入的裳分析和研的究休,肆尤其是對碧于主合同創(chuàng)、重大索貢賠事件和慚主要分包伍合同的處肺理和研多究衛(wèi),鈴?fù)瑫r信息銹反饋的速籠度較快。薯其缺點是番各個專業(yè)閱之間的協(xié)哭調(diào)工作量域較閣大格,樹可能會形柳成職責(zé)不真分明的狀微態(tài)。襪喬字我們的建住議是在做而組織結(jié)構(gòu)鍬的選擇的也時候要考漫慮的因素動主要是項南目的規(guī)模章和復(fù)雜程鞋度題,板如果是中謠小型項目嘴一般可采瘦用第一種抹方懼式?jīng)_,薄使管理工誦作簡單宮化創(chuàng),漿因為約在很大程塞度上簡單井就意味著敵高妖效捷;百只有很大遼的綜合性笛的項目才籍考慮是否僚采用第二尼種方式。大右方在現(xiàn)實中豬還會出現(xiàn)圓上述兩種間方式交叉托使用的情駱況假,兩如買圖豪1盜所示直線浴式的組織作結(jié)構(gòu)中的怨索賠管殖理崗,擺對于重大拍的索賠事何件可由一鍵個索賠管肢理員牽糖頭供,術(shù)由其他合凝同管理員大和項目部陵的其他部汗門的相關(guān)花人員兼職劑共同處理仰。而在續(xù)圖宴2由所示矩陣灰式組織結(jié)測構(gòu)中也可總采用將相涼近的幾個韻專業(yè)歸到依一個小組郊中孝,洞小組內(nèi)部也的管理又孝可以采用排直線桐式威,早這樣可以末減少各專意業(yè)之間的搬協(xié)調(diào)工作銀量等。硬3囑合同部與憤項目其它保職能管理菊部門的關(guān)橡系巾救絹作為一個重合同部經(jīng)疏理他主要阻考慮的可研能是如何管搞好合同嚼部內(nèi)部的吩工參作藏,取采用一種貸適宜的組說織結(jié)挑構(gòu)弄,炕使合同部澇的工作高沃效進(jìn)行。逗而合同管櫻理是整個描項目管理鴿的核尊心學(xué),昌作為一個翁項目的項忍目經(jīng)理就蛾必須從更奉高的層次僚來看待這競個問耍題檢,錘要想真正尼搞好項目砌合同管理臂工作必須訪為合同部蘇創(chuàng)造一個藝良好的外巾部環(huán)境。釋因為合同息部本身也淹是項目部飲的一個職惑能部損門糾,餅所以又必湖須考慮合孩同部與其羞他職能管吃理部門的堂關(guān)系問題蓮。處紗憂下面以作兼者曾在國微外參加過漏的一個大暴型國際工摩程總承包橋交鑰匙項袍目為西例館,比對此進(jìn)行培分析和討堂論。該項彎目部由如悄下職能部爛門組民成優(yōu):魂設(shè)計部、熱合同部、牢項目控制質(zhì)部、采購蔥部、質(zhì)量線控制與質(zhì)禍量保證部枯、施工部亞、文檔控奮制中心、祝安全與保鋒衛(wèi)部、財嶺務(wù)部、生及產(chǎn)準(zhǔn)備部勵和行政管但理部。項維目部整體庭可以采用矩直線職能察式和矩陣訓(xùn)式相結(jié)合潔的結(jié)構(gòu)。厲為使國際點工程合同扒管理工作哨有組織上戀的保起證稠,廳對于主合燦同的管理辟、重大的縮索賠事件壁的管理和乏主要分包析合同的管栽理在實際勾處理的過后程中往往徑采用矩陣錫式組織方玉式的原順理燙,奪由合同部防牽莖頭袖,私項目部有根關(guān)的職能憲部門共同熊協(xié)調(diào)解珍決計(師如漠圖境3蒙所參示撒)剩,準(zhǔn)這也是實瘋踐證明最艦有效的處工理方式之排一。四例躺如盈,歐一個重大丹索賠事件評的處終理賴,食從索賠事代件的發(fā)生把和確認(rèn)、位索賠意向群通知書的感發(fā)出、索豎賠事件的澤跟蹤、同拳期記錄的邪保存、索告賠資料的桌準(zhǔn)備、索屆賠報告的本編寫、索社賠談寒判抓,向直到索賠雹的最終決轟策跟,恨必須得到萌項目部各餅主要職能險部門和現(xiàn)隱場各部門饅的支持。蘇合同部的介索賠管理奇員要負(fù)責(zé)秤對合同中懸有關(guān)條款科進(jìn)行分析愚研屑究昏;求需要設(shè)計斜部的技術(shù)剛?cè)藛T提供域技術(shù)支冶持臟;貞控制部的雄計劃人員攜對工期的泡影響進(jìn)行樓分飛析尋,暈由成本工蘿程師提出容索賠的費于用估僚算望;齊由采購部雖的人員提欄供供應(yīng)商瞧對索賠的認(rèn)影誤響寇;仍由施工部廚的現(xiàn)場管膜理人員保永持有關(guān)的小同期記錄沃和資禾料拜;赴同時需要縫其他各有痛關(guān)部門的督通力配合島。要由各筍部門的有償關(guān)人員兼?zhèn)懵毥M成索器賠小恨組筋,虹合同部的壁索賠管理失員就是這厭個小組的宣總協(xié)調(diào)員筋和負(fù)責(zé)信人任,績他要負(fù)責(zé)罪有關(guān)的所預(yù)有組織和狼協(xié)調(diào)工作凝。矩陣式眉的組織方賀式為象類足似索賠這蓄樣綜合性稻、變化性普很強(qiáng)的工聰作的管理理效率的提段高冰,勒資源的充禽分利用提紅供了組織箏保姐障源,漏使索賠工咐作的管理灰水平得到倘了很大的內(nèi)提高。漿齡兩矩陣式組豐織方式是粗一種現(xiàn)代栽的組織結(jié)促構(gòu)風(fēng),蠶它否定了吼許多傳統(tǒng)開的管理原買則。比賺如料,恐它否定了謝一個人只濟(jì)能有一個怪上司的原福則爆,糞因為該組屠織中的每酸一個成員為實際上有染兩個或兩悅個以上的爪正式上長司蔽,粒既有功能拔單位的上避司英(間各職能部鑒門經(jīng)發(fā)理逝)蔽,么又有目標(biāo)切導(dǎo)向單位晃的上憂司懷(搏各子項目擊經(jīng)理或管頸理小組組逢長爽)哄。矩陣型帶組織在功慈能部門主巷管與目標(biāo)暈導(dǎo)向部門叢主管之間享容易產(chǎn)生劍沖霜突程,竭因宿此暈,鳥應(yīng)盡量讓畫兩個方面搞的權(quán)力保穴持平衡。托倉焦矩陣式組餅織結(jié)釀構(gòu)星,宣是由縱橫樓兩套管理名系統(tǒng)組成巧的組織結(jié)稼構(gòu)機(jī),固一套是縱把向的職能津領(lǐng)導(dǎo)系餡統(tǒng)征,監(jiān)另一套是芝為完成某罷一任務(wù)而柿組成的橫洞向項目系瘦統(tǒng)。也就及是既有按聲職能劃分融的垂直領(lǐng)流導(dǎo)系駝統(tǒng)洲,偉又有按項在目劃分的傾橫向領(lǐng)導(dǎo)騎系統(tǒng)的結(jié)民構(gòu)。抄臟晌當(dāng)同時有顏幾個子項圈目需要完移成驢時鄙,聯(lián)每個項目日要求配備益不同專長條的技術(shù)人至員或其他梁資源。為槽了加強(qiáng)對歲項目的管油理極,變每個項目刷在項目經(jīng)蠢理領(lǐng)導(dǎo)下現(xiàn)由專人負(fù)竄責(zé)。因委此粘,泥在直線職簽?zāi)芙Y(jié)構(gòu)的諷縱向領(lǐng)導(dǎo)唱系統(tǒng)的基為礎(chǔ)次上觸,屑又出現(xiàn)了燃一種橫向撲項目系浸統(tǒng)留,寇形成縱橫泳交錯的矩茄陣結(jié)構(gòu)。須其中工作站小組或項塵目小組一撓般是由不痰同背景、唇不同技能少、不同知拔識、分別凡選自不同雕部門的人槽員組成的鞭。組成工光作小組勁后彼,棄大家為某汽個特定的楊項目而共償同工作。畝蟲圍矩陣式組盲織適合在竄需要對環(huán)擔(dān)境變化作懸出迅速而響一致反應(yīng)奔時使用。冰在復(fù)雜而演動蕩的環(huán)叮境競中裝,鴨由于采取閥了人員組騙成靈活的躬項目小組駛形集式鄰,塑大大增強(qiáng)稀了對外部嗚環(huán)境變化漿的適應(yīng)能廢力。反和矩陣式組壟織方式的烈主要優(yōu)點為是導(dǎo):1揮)騰將組織的逮縱向聯(lián)系死和橫向聯(lián)險系很好地爪結(jié)合起纖來汪,濤有利于加回強(qiáng)各職能伙部門之間店的協(xié)作和煩配賊合披,崇及時溝通考情默況抵,土解決問埋題暈;2渣)禍它具晶有較強(qiáng)的究機(jī)動化性彩,周能根據(jù)特密定需要和占環(huán)境活動賺的變傭化漆,終保持高度俱民主的適襪應(yīng)萬性豆;3勇)煎把不同部鍬門、具有式不同專長射的專業(yè)人染員組織在期一杠起克,蕉有利于互紹相啟圾發(fā)屆,度集思廣現(xiàn)益百,錫有利于攻獨克各種復(fù)肅雜的技術(shù)劣和管理難雁題晌,饑更加圓滿撫地完成工博作任務(wù)。摟它在發(fā)揮戚人的才能創(chuàng)方面具有罩很大的靈滋活性。注興沙矩陣式組西織方式的膠問題主要律是撕:1默)幟在資源管隙理方面存葵在復(fù)雜拖性奸;2軍)雀穩(wěn)定性寨差余,詢由于小組港成員是由湯各職能部嫌門臨時抽倦調(diào)曉的喉,釘任務(wù)完成窮以后還要鵝回到原職駁能部門工腐作百,呢容易使小受組人員產(chǎn)寶生臨時觀患點房,汁不安心工祥作慣,脂從而對工豬作產(chǎn)生一增定影依響朱;3蜜)蠢權(quán)悄責(zé)不著清嚼,音由于每個匯成員都要汁接受兩個算或兩個以緒上的上級碑領(lǐng)沈?qū)аb,宏潛伏著職霉權(quán)關(guān)系的矮混亂和沖作突李,痰造成管理虜秩序混亭亂殖,朝從而使組凝織工作過滴程容易喪宇失效率性塊。4結(jié)語鑼粥拒選擇適宜奸的合同管烏理組織結(jié)欺構(gòu)和準(zhǔn)確國、靈活的扔運用所選并擇的組織廚方結(jié)式粉,肅揚(yáng)長避錢短關(guān),逃才能真正道提高國際敘工程合同株管理的水模平。但寄