JBPM-COP-4.2.3 文件控制程序

JBPM-COP-4.2.3文件控制程序A/01/41.目的通過對質(zhì)量體系文件和資料的控制管理，確保其有嚴(yán)格的分類、編號、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、管理和更改的規(guī)定。2.范圍適用于所有質(zhì)量體系文件、資料的管理和控制。3.職責(zé)3.1品質(zhì)管理中心對各單位質(zhì)量體系文件的控制進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)控。3.2各單位文件管理人員負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和資料的接收、分類、編號、整理、存檔、更改及發(fā)放等工作。4.內(nèi)容4.1質(zhì)量體系文件和資料的制定、審核、批準(zhǔn)4.1.1公司所有質(zhì)量體系文件和資料的制定、審核、批準(zhǔn)按下列規(guī)定執(zhí)行。序號文件名稱文件級別制定及修改審核批準(zhǔn)1質(zhì)量手冊一級品質(zhì)管理中心管理者代表總經(jīng)理2程序文件二級品質(zhì)管理中心品質(zhì)管理中心直管領(lǐng)導(dǎo)管理者代表3作業(yè)指導(dǎo)書職能工作手冊三級公司各中心各中心直管領(lǐng)導(dǎo)管理者代表物業(yè)服務(wù)中心工作手冊三級各物業(yè)服務(wù)中心物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人地區(qū)物業(yè)公司負(fù)責(zé)人4質(zhì)量記錄表格四級相關(guān)單位品質(zhì)管理中心管理者代表5法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等外來文件五級外部機(jī)構(gòu)品質(zhì)管理中心管理者代表4.2質(zhì)量體系文件和資料的發(fā)放JBPM-COP-4.2.3文件控制程序A/02/44.2.1質(zhì)量手冊的發(fā)放名單由總經(jīng)理審批，由品質(zhì)管理中心建立發(fā)放記錄。4.2.2程序文件的發(fā)放名單由品質(zhì)管理中心確定，并建立發(fā)放記錄。4.2.3作業(yè)指導(dǎo)書由相關(guān)制定單位確定發(fā)放名單，并建立發(fā)放記錄。4.2.4工程類標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖樣、設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等由各物業(yè)服務(wù)中心維修部建檔、編號及管理。4.2.5法律法規(guī)類文件由品質(zhì)管理中心負(fù)責(zé)收集，對收集到的文件組織相關(guān)人員進(jìn)行識別，確定其時效性和發(fā)放范圍等。法規(guī)和條例由品質(zhì)管理中心控制，蓋受控章發(fā)放，文件管理人員建立文件發(fā)放的記錄。4.2.6以上文件的發(fā)放情況應(yīng)由發(fā)放單位人員填寫《發(fā)文登記表》，接收單位應(yīng)在收文后2日內(nèi)填寫《收文處理表》。4.2.7文件使用人員必須使用封面加蓋紅色受控章的受控文件。4.3質(zhì)量體系文件和資料的保管4.3.1質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、物業(yè)管理方案、質(zhì)量記錄表格及法規(guī)、國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類（工程、設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)類文件除外）文件的原件，由發(fā)出單位專人保存，并在品質(zhì)管理中心備案一份復(fù)印件。文件保管人與持有人應(yīng)妥善保管文件，不得隨意損壞、復(fù)印、拷盤及丟失。4.3.2對各級文件的管理，各單位均應(yīng)建立相應(yīng)的文件清單，其內(nèi)容應(yīng)及時更新。4.3.3存檔作廢文件在封面加蓋“作廢章”。4.4質(zhì)量體系文件和資料的有效性控制4.4.1為確保公司質(zhì)量體系文件和資料的有效性能夠得到控制，對其采用版本號、修改狀態(tài)號控制最新版本。版本號用A、B、C……表示第一、第二、第三版……；用0、1、2……表示未經(jīng)修改、第一、第二次修改……。當(dāng)本冊內(nèi)容有三分之二以上的章節(jié)發(fā)生修改或運行三年后，在本冊文件需更改的即由A版升B版、B版升C版等依次執(zhí)行。4.4.2相關(guān)單位在文件更改后，將最新更改頁及修改記錄發(fā)放至受控文件部門，并將原頁蓋作廢章收回，保留一份存檔，其余銷毀。4.5質(zhì)量體系文件和資料的更改JBPM-COP-4.2.3文件控制程序A/03/44.5.1文件的更改可由各單位各級人員根據(jù)文件實施情況向有關(guān)部門提出更改意見，填寫文件修改記錄報批，更改意見待確定后再予執(zhí)行。4.5.2質(zhì)量體系文件和資料的更改一般由原審批人批準(zhǔn)，如因特殊情況必須獲得審批的需提供依據(jù)的背景資料，以保證更改的適宜性。4.6質(zhì)量體系文件和資料的分類和編號4.6.1質(zhì)量手冊：JBPM-QM（標(biāo)準(zhǔn)號碼）（文件名稱）4.6.2程序文件：JBPM-COP-（要素序號）（文件名稱）4.6.3作業(yè)指導(dǎo)書：JBPM-WI-（單位代碼）-（兩位自然數(shù)序號）（文件名稱）4.6.4標(biāo)書：JBPM-BS/（單位代碼）-（名稱）4.6.5管理方案：JBPM-FA/（物業(yè)服務(wù)中心代碼）-（文件名稱）4.6.6圖紙：JBPM-TZ/（單位代碼）-（名稱）4.6.7標(biāo)準(zhǔn)：JBPM-BZ/（單位代碼）-（名稱）4.6.8法規(guī)：JBPM-FG/（單位代碼）-（名稱）4.6.9各單位記錄表格：JBPM-QR-（單位代碼）-（兩位自然數(shù)序號）（文件名稱）4.7文件借閱4.7.1根據(jù)工作需要，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后本公司人員可以借閱有關(guān)文件，借閱人應(yīng)在借出方的《檔案利用申請表》上簽字，并注明借閱期限，一般文件借閱期為一周。4.7.2文件管理人員和借閱人有責(zé)任在雙方約定的借閱期內(nèi)溝通，并辦理相關(guān)歸還手續(xù)。4.7.3對借閱文件應(yīng)妥善保管，不得損壞或私自復(fù)印。4.8公開文件的控制4.8.1公開文件是指公司面向客戶公布或發(fā)放的各類文件，如管理規(guī)約、住戶手冊、住戶須知、收費標(biāo)準(zhǔn)、通知、公開信等。4.8.2公開文件的內(nèi)容和標(biāo)識的控制由負(fù)責(zé)編制或收集的單位負(fù)責(zé)。4.8.3公開文件的標(biāo)識應(yīng)結(jié)合實際給予管理，如管理規(guī)約、住戶手冊等印刷品不必有狀態(tài)標(biāo)識，但在文件清單中應(yīng)有明確編號和狀態(tài)號；通知則應(yīng)按公司統(tǒng)JBPM-COP-4.2.3文件控制程序A/04/4一格式和要求進(jìn)行標(biāo)識。4.8.4各類公開文