律師事務所關于檔案管理的規(guī)定

律師事務所關于檔案管理要求

律師事務所關于檔案管理要求

事務所設置檔案管理制度。檔案管理制度是統(tǒng)計和保留事務所發(fā)展歷史、事務所行政及人事情況、客戶信息資料、案件／項目卷宗不可缺乏制度，也是輔助事務所律師承接案件／項目標主要管理制度。

一、事務所設置專職檔案管理員職位。任職檔案管理員人員，應具備相關檔案管理專業(yè)知識，并具備認真、負責、細致和可靠品質。

二、事務所檔案分三大類。即業(yè)務檔案、人事檔案及行政檔案。業(yè)務檔案包含事務所律師承接案件／項目標全部文件資料，以及與案件／項目關于客戶資料；人事檔案是指事務所全部專職律師、法律助理、行政人員關于資料，也包含兼職律師、顧問等資料，還包括應聘者、實習人員及曾經以不一樣形式在事務所工作人士關于資料；行政檔案則通常指上級主管部門下發(fā)文件、記載事務所行政工作行政規(guī)章相關文件

、事務所與外界交往聯絡文件等。

三、檔案管理員負責管理已結或待結案件／項目標卷宗，并負責在該案件／項目標主管律師和承接律師完成“結案記錄表”和結案匯報后，進行裝訂歸檔；檔案管理員負責管理由事務所人事主管交來人事檔案，并設置存檔統(tǒng)計；檔案管理員負責管理由事務所辦公室主任按要求定時交來行政檔案，并設置存檔統(tǒng)計。

四、檔案管理員接收案卷或其余存檔文件時，應按照《律師業(yè)務檔案立案歸檔方法》及本要求清點案卷或存檔文件，并辦理歸檔登記手續(xù)。

五、檔案管理員應將管理全部檔案分門別類、設置目錄和清單，業(yè)務案卷應依照事務所立案員已設置案件／項目編號按次序排列。熟悉檔案資料、管理有序、查找迅捷是檔案管理員職責。

六、事務所律師查閱／借用業(yè)務案卷，應經該案件／項目主管律師同意；事務所律師或行政人員查閱業(yè)務案卷以外其余存檔文件，須經事務所辦公室主任同意，必要時應經事務所主任同意。

七、查閱／借用檔案必須推行要求登記手續(xù)，填寫查閱／借用記錄表。借用檔案文件應在要求期限內償還。通常情況下，借用檔案應在當日償還。因特殊情況不能按時償還，應辦理申請延期手續(xù)。

八、檔案管理員負有對其負責管理檔案保密責任。嚴格執(zhí)行檔案查閱／借用制度，不與無關人員討論檔案情況，不向無關人員泄露檔案內容／存檔資料。

九、律師或行政人員對其所查閱／借用檔案負有保密、妥善保管及時償還責任，不得向無關人員泄露檔案／存檔資料。

十、檔案室是事務所主要工作場所，無關人員無故不應進入檔案室。

十一、檔案管理員應定時對檔案進行檢驗和清點，對于破損檔案要及時采取防治方法，并進行修補和復制。發(fā)覺因任何原因檔案丟失，應立刻向事務所辦公室主任匯報，主動查找并采取防范方法。

十二、檔案管理員離職或調開工作時，應在離職或調開工作前做好檔案移交工作，辦理交接手續(xù)。

十三、本要求將依照事務所發(fā)展需要及其余相關規(guī)章制訂、修正和完善，