計算機審計數據整理

計算機審計數據整理

計算機審計已在全國審計系統(tǒng)全面展開，我廳審計人員在審計過程中結合審計工作的特點，在行政、事業(yè)、企業(yè)等不同的審計項目中開展了計算機審計，取得了明顯的效果。下面我結合自己在審計過程中的工作，對計算機審計中的審前調查、數據采集與數據處理方面的問題談一下自己的看法。

一、審前調查

在傳統(tǒng)審計模式下，不論審計項目的大小，在審計之前都要對審計對象的基本情況進行了解，以便制定切實可行的審計方案，有條不紊的開展審計工作。計算機審計方式下同樣需要審計人員進行審前調查，而且審前調查的內容不僅要了解常規(guī)審計方法下的所有內容，還要追加與計算機有關的內容，具體有以下幾部分內容。

業(yè)務流程。要詳細了解被審計單位整個業(yè)務從頭至尾每個環(huán)節(jié)的具體操作方式和目的，并根據了解的情況繪制業(yè)務流程圖。目的是使審計人員有一個初步的審計思路，更好的設計切實可行的審計方案，同時初步確定數據采集的范圍。

業(yè)務操作準則。了解被審計單位業(yè)務中所使用的會計準則，包括國家制定各種規(guī)定和被審計單位內部制定的各種守則，方便為審計中發(fā)現問題查找依據。

計算機系統(tǒng)。主要是了解被審計單位計算機的軟件配置情況，包括操作系統(tǒng)和常用軟件。目的是方便數據的采集和轉出。

業(yè)務操作系統(tǒng)。主要是了解計算機業(yè)務系統(tǒng)的名稱、版本、開發(fā)商、功能等內容，特別是業(yè)務系統(tǒng)自身是否有將業(yè)務數據導出的功能，如能導出可導成什么數據格式。

數據庫系統(tǒng)。了解被審計單位業(yè)務系統(tǒng)所使用的數據庫系統(tǒng)的基本情況，包括數據庫系統(tǒng)的名稱和版本，數據庫系統(tǒng)本身的數據格式，數據庫系統(tǒng)本身可導出的數據格式。

數據庫結構。通常在一個數據庫中會有很多數據表，各表之間根據不同的情況會存在一些必要的關聯關系，以降低冗余。而在實際應用中只有很少的表是我們工作中要用到的，所以要了解哪些表是我們所需要的，并要了解各表之間存在什么樣的關聯關系以及各表的結構。

根據所了解的情況，預先采集部分數據，對數據進行初步分析，以確定適合的計算機審計軟件和審計方式。

二、審計數據的采集

對業(yè)務系統(tǒng)使用計算機進行審計的一個重要步驟就是數據的采集。根據確定的審計方案和采用的審計軟件，采集到的數據格式、文件大小等因素對順利的進行計算機審計工作起著至關重要的作用。在實際的數據采集工作中應著重關注以下幾個方面：

數據采集的方法

計算機數據采集的方法一般有以下幾種：

1、利用被審計單位應用系統(tǒng)的數據轉出功能。利用此功能的前提是轉出數據格式符合審計人員的需求，或者轉出數據經過處理后能夠符合審計人員的需求。例如：被審計單位的財務系統(tǒng)使用的是浪潮國強財務軟件，利用其自身的憑證和余額的查詢功能將數據查詢出，然后利用其“文件”菜單下的“數據轉出”功能可將查詢出的數據轉存為.xls、.dbf、.txt文件。

2、利用被審計單位業(yè)務系統(tǒng)所使用的數據庫系統(tǒng)的轉出功能。例如：利用SQL數據庫自身的“導入和導出數據”功能可以將SQL數據庫中的數據表全部或有選擇轉存為其他格式文件。

3、使用審計軟件自帶的數據轉出工具軟件。有的審計軟件本身帶有對特定軟件的數據轉出工具軟件，其獲取數據簡單易行并完全符合審計軟件的要求。例如：“審易”審計軟件自身帶有“Sqlserver備份數據取數”工具和“Sqlserver數據取數”工具軟件，可以方便的從SQL數據庫備份數據和SQL數據庫中將數據轉存為。MDB格式文件。

4、根據了解的系統(tǒng)的情況，直接將可利用的數據文件復制到審計人員的計算機中。例如：用友至用友財務軟件的數據庫為ACCESS，則可以找到其文件存放位置，直接將文件拷貝出即可。

5、使用通用的數據轉出工具odbc.一般情況下，只要本審計單位的計算機系統(tǒng)中安裝有數據庫系統(tǒng)軟件，都可以使用ODBC將數據庫中的表有選擇的或全部導出，并可以選擇導出多種常見的數據格式。例如：在對某證券公司審計時，其數據庫為DB2，由于審計人員沒有接觸過此軟件，我們直接使用ODBC將數據導出為ACCESS文件。

常用的方法是利用數據庫本身的導入導出功能和ODBC方式，其他數據獲取方式要根據本審計單位系統(tǒng)的功能和導出數據是否符合審計人員的要求確定。

確定要獲取的數據的格式和大小

根據選擇的審計軟件或其他審計人員掌握地可用軟件，確定要采集的數據的數據文件的格式和數據文件的大小。

1、采集數據的格式以滿足審計人員的需求或審計軟件的要求為標準，如果確實無法達到以上要求，則獲得的數據文件的格式必須可以通過其他方法轉換為所需文件格式。

2、一般情況下鑒于審計人員所具備的條件，大多數審計人員所使用的審計軟件都是小型數據庫系統(tǒng)，比如access，visualfoxpro等，這些軟件的數據處理能力都是非常有限的，像access，visualfoxpro所處理的數據不能大于2G，而審計人員常用的excel只能處理65535行數據。相對于這些軟件的數據處理能力，有很多業(yè)務數據的單表容量都超過2G.因此，采集數據前一定要確信，所采集的數據是否超過了所使用的軟件的數據處理能力，如果超過了，就要考慮是否要進行數據分割，還要考慮到分割后的數據是否便于利用。例如：在采集某證券公司的證券交易流水資料時，審計人員要求獲得的數據文件為。dbf格式，利用其SQL數據庫的“導入和導出數據”功能將所需資料導出后發(fā)現文件打不開。分析原因認為此數據超過2G，大于VISUALFOX的處理能力。在分析原始數據發(fā)現其存儲的是兩個年度的數據，再利用“導入和導出數據”功能按年度將數據導出為兩個文件即可。

數據采集的范圍

一般情況下如果對被審計單位的業(yè)務了解得比較深入，則可以根據需要只采集審計人員關注的數據表即可。但是，如果審計人員是初次對此類業(yè)務進行審計或是對此業(yè)務不是很熟悉，建議審計人員采集被審計單位數據庫中的所有表。這是因為，數據庫系統(tǒng)中有些表雖然很小，但卻是一些代碼型的文件，這些代碼表對整個業(yè)務系統(tǒng)是至關重要的，真正的業(yè)務數據表中的某些字段是需要通過查找這些代碼表來確定其含義的。如在證券行業(yè)，營業(yè)部代碼表、貨幣類型代碼表、業(yè)務代碼表等都是此類型的表文件。如果沒有采集這些看似不重要的表，往往到用到的時候才發(fā)現工作難以進行，需要重新取數。

三、數據處理

一般情況下，初次采集的業(yè)務數據不會完全符合審計人員的要求，這就需要對數據進行審計前的整理，使其能較好的滿足審計人員的需求。

對數據的整理可有以下幾種：

數據格式的轉換。根據審計軟件的要求和審計人員對應用軟件的情況，將不符合要求的數據庫文件格式或數據表文件格式轉換為審計軟件和審計人員需求的格式。例如：在采集浪潮國強財務軟件的數據時，雖然其提供了將數據轉存為。dbf格式，但一般情況下存在數據采集不全的問題，大部分情況下是科目編碼字段只能取道前8位。解決的方法是在導出數據時將其存為。xls格式，而審計軟件要求的數據格式是。dbf，這就需要我們將采集到的。xls文件轉換為。dbf格式。

對大數據文件的分割。有的數據庫文單表文件的大小就超過了2G，但大部分現有軟件的處理能力不能超過此大小，這就要求對大數據文件根據審計人員便于使用的原則進行分割。比如，在證券公司審計時，取得其證券交易數據SQL數據格式單表超過2G，但審計軟件只支持數據庫ACCESS和FOXPRO.在SQL方式下觀察發(fā)現，此表中存儲的為三年的數據，利用SQL數據轉出功能，將此表按年度轉存為3個表，這樣不僅解決了數據過大的問題，也沒有對接下來的審計產生不良影響。

對關系表的處理。現在的數據庫系統(tǒng)，為了降低冗余往往會將一個表中的所用字段分成幾個表存放，但在具體的審計過程中會給審計人員帶來諸多不便。比如在證券行業(yè)，其“歷史資金證券變動”表中的“發(fā)生營業(yè)部”、“開戶營業(yè)部”、“貨幣類型”、“業(yè)務代碼”、“委托方式”等字段的內容都是用代碼來表示的，這些代碼的具體含義都分別由一個獨立的表來說明。在審計過程中，為了使審計人員對審計數據有一個直觀的認識，就需要對這些表進行綜合處理，是代碼的含義也在“歷史資金證券變動”表中顯現出來，達到數據完整、直觀的要求。當然，這步操作要根據實際情況確定是否需要，如果代碼很少或是審計人員熟悉就不需要做了。

對字段類型的調整。在有的數據庫中某些金額、數量型的數據字段的類型被定義為字符型或其他類型，使審計軟件無法識別，也不便于審計人員利用其他工具軟件對數據進行核算。還有就是日期型數據的格式，標志用數據的數據類型等都是需要審計人員關注的。出現類似的情況后，為了方便正常審計中的操作，就需要我們調整某些字段的數據類型。

查找說明型文件。通過對主要文件的查看，看其是否有代碼型字段或是否有某些字段的內容不知其含義的字段，對出現的字段，通過詢問被審計單位相關人員或查看獲取的數據庫文件，查找其中是否有對這些字段的說明。一般情況下，像類似情況都會有一個說明型文件。例如：在證券行業(yè)，營業(yè)部代碼表、貨幣類型代碼表、業(yè)務代碼表等都是對“歷史資金證券變動”表的說明型文件。

分析數據結構。數據庫表中的字段名稱大多數是英文的，為了方便審計人員的使用需要將表字段名稱轉換為中文。在此過程重要特別注意金額型字段，因為有很多字段的英文名稱都很相似。我在審計中使用了《通用》審計軟件，用過此軟件人都知道，為了使數據看起來更直觀，需要審計人員預先制作“標準