會(huì)計(jì)檔案管理程序

文件名稱會(huì)計(jì)檔案管理程序頁(yè)碼第頁(yè),共7頁(yè)文件編碼版本第1版文件編號(hào)：第1版會(huì)計(jì)檔案管理程序文件編號(hào)文件版本第1版頁(yè)碼第1頁(yè)，共5頁(yè)制定審核批準(zhǔn)修訂履歷版本修訂內(nèi)容日期第1版新制定2013年6月26日5.1.2上述保管期限為最低保管期限，各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行，會(huì)計(jì)檔案具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理；5.2會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)5.2.1各單位應(yīng)指定專人保管并設(shè)置會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，清晰記錄各項(xiàng)檔案的類型、名稱、存放地點(diǎn)、起始期間、保管責(zé)任人（模板見(jiàn)附表）；5.3會(huì)計(jì)檔案須存放于安全、干爽、整潔的地方，對(duì)于廢棄的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，必須徹底銷毀，不得隨意丟棄，避免泄漏會(huì)計(jì)信息；5.4電子化會(huì)計(jì)檔案需要按月定期備份。6會(huì)計(jì)檔案的查詢、借閱6.1臺(tái)賬管理。各單位應(yīng)建立檔案查閱/借閱臺(tái)賬，詳細(xì)登記檔案借出日期、應(yīng)歸還日期、續(xù)借情況、實(shí)際歸還日期等信息（參考模板見(jiàn)附件）。會(huì)計(jì)檔案歸還時(shí)保管人應(yīng)檢查歸還檔案的完整性。6.2檔案查詢。經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，非本單位財(cái)務(wù)人員辦理登記手續(xù)后可以查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，但嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。6.3檔案借閱。原則上不允許外借，因特殊原因需要外借憑證原件的，必須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的書面批準(zhǔn)；憑證管理人員登記借閱臺(tái)賬，并負(fù)責(zé)全程跟蹤憑證的外調(diào)和歸還。7會(huì)計(jì)檔案的移交、銷毀7.1檔案移交。XX集團(tuán)檔案室空間充足的情況下，會(huì)計(jì)檔案在各財(cái)務(wù)人員保管兩年后，編制移交清冊(cè)，統(tǒng)一移交財(cái)務(wù)中心檔案室保管。移交手續(xù)一式一兩份，財(cái)務(wù)中心、移交單位各一份。財(cái)務(wù)中心不受理的情況下，由各單位自行負(fù)責(zé)保管，具體由各單位明確相關(guān)管理規(guī)定。7.2單位之間移交。單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，由移交方編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交，并經(jīng)交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人在移交清冊(cè)上簽名蓋章確認(rèn)存檔。7.3會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。應(yīng)當(dāng)注明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止日期和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容（《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)模板》見(jiàn)附表）。7.4會(huì)計(jì)檔案的銷毀7.4.1會(huì)計(jì)檔案的保管期限要符合當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，異地的會(huì)計(jì)檔案一律不得在當(dāng)?shù)劁N毀，必須轉(zhuǎn)回XX集團(tuán)財(cái)務(wù)中心清點(diǎn)和銷毀。7.4.2已滿保管年限的會(huì)計(jì)檔案銷毀工作參照財(cái)務(wù)中心統(tǒng)一流程，《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》見(jiàn)附件。8罰則8.1各單位總賬會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)賬套內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的月度自查，并提交季度自查報(bào)告，財(cái)務(wù)中心開(kāi)展不定期稽核。對(duì)于未按規(guī)范執(zhí)行的單位，單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人承擔(dān)相應(yīng)管理責(zé)任，如在會(huì)計(jì)檔案管理工作中出現(xiàn)保管不善、泄密或規(guī)范中未提及到檔案問(wèn)題，視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任追究與經(jīng)濟(jì)處罰。9附則