供水有限公司財務(wù)檔案管理規(guī)范

XXXX供水有限公司財務(wù)檔案管理規(guī)范1.0總則1.1為加強(qiáng)集團(tuán)公司財務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立、健全會計(jì)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，切實(shí)完善檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，依照相關(guān)法律、法規(guī)和集團(tuán)公司章程的規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際，制定本規(guī)范。1.2集團(tuán)公司財務(wù)審計(jì)部是財務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門，每年末將本年度整理好的財務(wù)檔案移交檔案室管理保存。財務(wù)審計(jì)部的財務(wù)檔案管理工作分為五大類，包括會計(jì)檔案管理、年度報告及審計(jì)等資料管理、預(yù)算檔案管理、日常往來文件以及合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類，如日常往來文件管理應(yīng)分為內(nèi)部往來文件和外部往來文件兩大類等。1.3本規(guī)范適用于集團(tuán)公司權(quán)屬子公司參照執(zhí)行。2.0會計(jì)檔案管理2.1會計(jì)檔案的管理包括會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和財務(wù)報告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映集團(tuán)公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：2.1.1會計(jì)憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證；2.1.2會計(jì)帳簿類：總帳、明細(xì)帳(依據(jù)科目建立)、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會計(jì)帳簿；2.1.3財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計(jì)報表及附表、附注和文字說明，其他財務(wù)報告；2.1.4其他類：會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊，銀行余額調(diào)節(jié)表，其他應(yīng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料。2.2每月形成的會計(jì)檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。檔案依據(jù)上述分類，分別保存，憑證按月整理保存，年終將本年帳簿存檔。2.3集團(tuán)公司財務(wù)審計(jì)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的保管工作，檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類整理，檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。2.4保存的會計(jì)檔案不得外借。如有特殊需要，經(jīng)集團(tuán)公司財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，不得在會計(jì)檔案上涂畫，不得拆封、抽換會計(jì)檔案。2.5集團(tuán)公司財務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)設(shè)置會計(jì)檔案查閱登記清冊，及時登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、工作單位、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。2.6會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年以及25年五種：2.6.1原始憑證、記帳憑證和匯總憑證保管期限為15年；2.6.2總帳(包括日記總帳)、明細(xì)帳、日記帳保管期限為15年。其中現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年；2.6.3固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保存5年；2.6.4輔助帳簿保存期限為15年；2.6.5月、季度財務(wù)報告保管期限為3年；年度財務(wù)報告(決算)永久保管；2.6.6會計(jì)移交清冊保管15年，會計(jì)檔案保管及銷毀清冊永久保留；2.6.7銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保存5年。2.7會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天計(jì)起。2.8對會計(jì)檔案保管期限有特殊要求的，可以報集團(tuán)公司財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，需要報檔案局時報檔案局備案。2.9保管期滿的會計(jì)檔案，可以按照以下程序銷毀：2.9.1編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容；2.9.2集團(tuán)公司總經(jīng)理在會計(jì)檔案銷毀冊上簽署意見；2.9.3集團(tuán)公司財務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)銷毀會計(jì)檔案，財務(wù)總監(jiān)與辦公室主任共同監(jiān)銷；2.9.4監(jiān)銷人在毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告集團(tuán)公司總經(jīng)理。2.10保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，不得銷毀。應(yīng)獨(dú)立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。2.11計(jì)算機(jī)電子財務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會計(jì)檔案進(jìn)行保存。磁帶、磁盤、光盤等會計(jì)檔案，要進(jìn)行備份保管。2.12公司分立，會計(jì)檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會計(jì)檔案。對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。2.13單位之間交接會計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。2.14交接會計(jì)檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的財務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。3.0年度報告及審計(jì)等資料管理3.1年度資料包括月、季、年度報表、審計(jì)報告、驗(yàn)資報告等，這些報表及資料應(yīng)依據(jù)時間、類別分別由專人專柜保管。3.2年終報告、審計(jì)、驗(yàn)資報告應(yīng)長期保存，分別包裝，注明名稱、截止日期、編號等。3.3年度報告及審計(jì)等資料原則上不予外借。如集團(tuán)公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制，需由集團(tuán)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時間、姓名、工作單位、數(shù)量等，并由接收人簽字或蓋章。4.0預(yù)算檔案管理4.1預(yù)算檔案包括月度、季度、年度預(yù)算與年度決算案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)行情況等，涉及收入、費(fèi)用及固定資產(chǎn)等方面。4.2預(yù)算檔案按年度進(jìn)行分類保管。年度預(yù)算與決算應(yīng)永久保存。5.0日常往來文件、合同檔案管理5.1日常往來文件分為內(nèi)部往來文件及外部文件兩大類。其中內(nèi)部往來文件包括權(quán)屬子公司、各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請示報告”、“內(nèi)部通知”等；外部文件包括同外單位之間的所有國內(nèi)外往來文件。5.2日常往來內(nèi)部文件應(yīng)依據(jù)部門進(jìn)行分類，有些文件需依據(jù)內(nèi)容單獨(dú)分類保存，如員工福利、集團(tuán)公司內(nèi)部規(guī)章制度、審計(jì)往來文件等等；外部文件應(yīng)依據(jù)往來單位進(jìn)行分類存檔，如某某公司可單獨(dú)建立一個檔案。5.3部門上交的數(shù)據(jù)資料文件應(yīng)單獨(dú)歸類存檔，同往來通訊事務(wù)性文件區(qū)分。5.4部門對外發(fā)放文件，如內(nèi)部通知或內(nèi)部請示報告，需分別注釋加以區(qū)分，無論內(nèi)部文件還是外部文件，均需分別編號。5.5部門對外發(fā)放文件，除編號注釋外，還需用磁盤存檔保留文件內(nèi)容。文件正本需依據(jù)編號順序單獨(dú)建檔保存，以年度為限，新年度需重新建檔，以前年度原件檔案均需另行存放，不得遺失。5.6集團(tuán)公司內(nèi)部往來文件或外部文件亦需依據(jù)時間順序存檔，以年度為限。以前年度檔案需另行存放。5.7集團(tuán)公司日常文件設(shè)專人專柜保管。注明檔案名稱，以便查閱。5.8依據(jù)集團(tuán)公司文件管理規(guī)定，國家或上級主管部門下發(fā)文件正本應(yīng)由集團(tuán)公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。文件復(fù)印件由部門內(nèi)部留存。5.9依據(jù)文件復(fù)印件單獨(dú)建立檔案。依據(jù)文件規(guī)定內(nèi)容進(jìn)行分類存檔，如財政、稅務(wù)、審計(jì)、外幣兌換、房地產(chǎn)、交通、電力等等。5.10