【流程管理】如何進(jìn)行審批流程的優(yōu)化

【流程管理】如何進(jìn)行審批

流程的優(yōu)化問：我們流程的審批時(shí)間特別長、簽字特別多，怎么優(yōu)化呢？答：分析簽字原因，風(fēng)險(xiǎn)和效率平衡。隨著企業(yè)規(guī)模增長，企業(yè)高層會(huì)面臨如何有效掌控企業(yè)的困惑，時(shí)時(shí)警惕規(guī)避企業(yè)管理失控的風(fēng)險(xiǎn)；而另一方面，內(nèi)部員工越來越多的抱怨，如什么事情都要層層上報(bào)審批，導(dǎo)致業(yè)務(wù)執(zhí)行效率低下；中層管理者也很痛苦，每天都有那么多的待辦工作流需要簽字。糾其原因，企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，出現(xiàn)更多專業(yè)化分工，組織范圍、管理層級(jí)都不斷增加，因此對(duì)管控授權(quán)，以及信息的及時(shí)上傳下達(dá)要求提高。在一個(gè)流程優(yōu)化咨詢項(xiàng)目中，我們面臨著客戶上下管理層不同的要求，領(lǐng)導(dǎo)層及總部職能部門提出要規(guī)范管理和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，要求加強(qiáng)管控和審批；下屬業(yè)務(wù)單位要求簡(jiǎn)化流程，提高對(duì)市場(chǎng)的快速響應(yīng)能力，那么在具體的流程設(shè)計(jì)優(yōu)化中，如何既簡(jiǎn)化流程，同時(shí)又滿足對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理的要求，這似乎是兩個(gè)截然不同的流程優(yōu)化目標(biāo)，如何找到兩全其美的方法，經(jīng)過對(duì)問題的分解細(xì)化和流程優(yōu)化方法工具的應(yīng)用，我們發(fā)現(xiàn)，其實(shí)“魚和熊掌可以兼得”。攻略一：分析是決策點(diǎn)還是溝通點(diǎn)我們發(fā)現(xiàn)，很多管控問題是由于不了解或溝通不到位造成的。在一個(gè)大的企業(yè)內(nèi)部，由于一線業(yè)務(wù)信息不能及時(shí)傳達(dá)，領(lǐng)導(dǎo)層或者總部管理層會(huì)由于不知情而產(chǎn)生失控的擔(dān)心，因此提出要對(duì)流程環(huán)節(jié)增加審批節(jié)點(diǎn)，這些其實(shí)都是出于知情的考慮。在流程優(yōu)化時(shí)我們要分析管理目的和需求，然后區(qū)分在具體的流程環(huán)節(jié)應(yīng)該是決策點(diǎn)還是溝通點(diǎn)，然后從不同角度考慮優(yōu)化。如對(duì)于知情權(quán)的需求，可將決策點(diǎn)改為溝通點(diǎn)，將審批變?yōu)槎ㄆ诘膱?bào)告和備案，使領(lǐng)導(dǎo)定期（比如密度大到每天一次）得到動(dòng)態(tài)情況，從而知情，而不是介入流程、成為流程的一個(gè)必經(jīng)環(huán)節(jié)（耗時(shí)間甚至不增值）。流程直接執(zhí)行，并行地讓領(lǐng)導(dǎo)知情，既解決了高層信息知曉和監(jiān)管的需求，同時(shí)提高流程的效率，不會(huì)因?yàn)楦邔映霾疃a(chǎn)生業(yè)務(wù)停滯。攻略二：通過提煉規(guī)則實(shí)現(xiàn)事前的管理由于很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)雖身居高位，卻辦理著很多業(yè)務(wù)性的工作，對(duì)下屬不放心，要用自己的豐富經(jīng)驗(yàn)來把關(guān)和判斷，這種情況也常見。如一位企業(yè)高層所說：“我很想放權(quán)，但放權(quán)是基于信任和默契，和對(duì)能力的信任?，F(xiàn)在更多的審批，是避免錯(cuò)誤和幫助下屬各主管把關(guān)，同時(shí)，更深入的了解一些新上任主管的能力、風(fēng)格，增加雙向了解的機(jī)會(huì)，審批的過程就是為了逐步的放權(quán)?！笨梢姡鞒躺系墓芾硎跈?quán)和企業(yè)高層的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格、企業(yè)面臨的組織變革、人事調(diào)整等背景相關(guān)。在企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)開展流程優(yōu)化時(shí)，可以采取的對(duì)策：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)既然經(jīng)驗(yàn)豐富，可以把經(jīng)驗(yàn)要求寫成規(guī)則和指導(dǎo)，提前發(fā)布，讓下屬來參照?qǐng)?zhí)行。對(duì)于一些可結(jié)構(gòu)化的規(guī)則，還可以借助信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)強(qiáng)制控制。如某快消品企業(yè)，每個(gè)銷售季都會(huì)發(fā)布營銷指導(dǎo)意見，對(duì)下一個(gè)銷售季的銷售策略進(jìn)行明確，如可在哪些媒體投放哪寫版本的廣告，形成標(biāo)準(zhǔn)化選項(xiàng)，并將這些要求落實(shí)到IT系統(tǒng)上。這樣下屬業(yè)務(wù)單位在制定營銷活動(dòng)計(jì)劃時(shí)，就可以選擇總部已經(jīng)規(guī)定的營銷組合，變事后的核對(duì)審批變成事前的控制。當(dāng)然即使不能通過IT系統(tǒng)去識(shí)別，有了明確的指導(dǎo)，也可以授權(quán)一個(gè)職位相對(duì)低的人員去進(jìn)行相應(yīng)的核對(duì)工作，解放領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，以用于處理更重要的工作。攻略三：決策流程優(yōu)化1W2H當(dāng)我們明確流程中的決策點(diǎn)時(shí)，如何提高決策的效率和科學(xué)性就成為優(yōu)化的關(guān)注點(diǎn)。關(guān)于決策流程優(yōu)化有以下幾種方法：WHEN：明確決策時(shí)機(jī)，實(shí)現(xiàn)管理前置舉個(gè)例子，在新供應(yīng)商引入流程中，其主要步驟分為確定入選條件——供應(yīng)商初選——現(xiàn)場(chǎng)考察確定最終入選者。如果只在最后一個(gè)步驟設(shè)置決策點(diǎn)，會(huì)發(fā)現(xiàn)實(shí)際業(yè)務(wù)操作會(huì)增加不必要的投入和返工。根據(jù)分析，我們對(duì)流程設(shè)置三個(gè)決策評(píng)審點(diǎn)，第一個(gè)決策點(diǎn)，在招標(biāo)遴選之前先由決策者對(duì)入選條件進(jìn)行審批；第二個(gè)決策點(diǎn)，在初選名單之后由決策者進(jìn)行審批；第三個(gè)決策點(diǎn)，在通過現(xiàn)場(chǎng)考察等進(jìn)一步的評(píng)價(jià)之后由決策者進(jìn)行審批。雖然流程圖看起來復(fù)雜了，但是通過管理前置，使實(shí)際業(yè)務(wù)執(zhí)行效率得到了提高。因此我們說，“流程簡(jiǎn)化W流程圖簡(jiǎn)化”，而應(yīng)該是管理規(guī)范化和精細(xì)化。另一個(gè)典型的例子是項(xiàng)目管理流程，分為年度項(xiàng)目規(guī)劃及預(yù)算決策、單個(gè)項(xiàng)目立項(xiàng)審批決策兩個(gè)重要管控環(huán)節(jié)。項(xiàng)目執(zhí)行單位會(huì)質(zhì)疑項(xiàng)目年度規(guī)劃預(yù)算中都已經(jīng)對(duì)項(xiàng)目審批過了，為什么單個(gè)項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)還要再審批？而高層決策者卻認(rèn)為，年度規(guī)劃預(yù)算太粗了，項(xiàng)目目標(biāo)及預(yù)算都不明確，評(píng)審也不充分，因此必須在執(zhí)行立項(xiàng)時(shí)進(jìn)行控制。最終我們提出以下流程優(yōu)化方案，首先加強(qiáng)對(duì)年度項(xiàng)目規(guī)劃及預(yù)算的決策過程，明確項(xiàng)目規(guī)劃和預(yù)算的輸出要求和評(píng)審決策程序，這樣既達(dá)成高層風(fēng)險(xiǎn)控制的目的，同時(shí)也能夠督促項(xiàng)目執(zhí)行單位提高項(xiàng)目規(guī)劃和計(jì)劃管理能力；前端控制好了，單個(gè)項(xiàng)目立項(xiàng)審批則只需關(guān)注計(jì)劃預(yù)算外的項(xiàng)目，從而使執(zhí)行層和決策層獲得雙贏。HOW：明確決策方式，提高決策科學(xué)性決策的過程如果都是靠主觀判斷，那么不管增加多少審批環(huán)節(jié)都無法從根本上解決問題。因此對(duì)于流程中的每一個(gè)決策點(diǎn)，都要明確決策依據(jù)和決策方式是什么。比如廣告宣傳片的評(píng)審就是一個(gè)見仁見智的決策過程。這類評(píng)審應(yīng)該是以消費(fèi)者測(cè)試或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)評(píng)審意見為決策依據(jù)，發(fā)揮群體智慧的科學(xué)決策。HOWMUCH：分析流程頻率，管控和成本的平衡在流程中增加審批管控節(jié)點(diǎn)，在加強(qiáng)了管理和風(fēng)險(xiǎn)控制的同時(shí)會(huì)帶來效率的損失和成本的增加，那么如何才能避免的管理過度的情況？那么哪些該管控，根據(jù)8/2原則和流程分類的思想，按照重要度的相關(guān)屬性對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行分類，從而分析不同類型業(yè)務(wù)的流程運(yùn)行頻率，以及每種類型流程可容許的審批效率，從而設(shè)置不同的決策機(jī)制。如對(duì)20%的重點(diǎn)分類進(jìn)行事前審批控制；對(duì)于80%的進(jìn)行抽樣檢查和監(jiān)督；在以往企業(yè)也有一些類似的做法，如1000萬以上總經(jīng)理審批