機電工程分包合同準備的注意事項

機電工程分包合同準備的注意事項“工程合同管理”貫穿整個項目管理的全過程，也是項目管理的核心。無論是項目的進度管理、質量管理以及成本管理都離不開合同。在我國建筑市場日漸規(guī)范、與國際市場日益接軌的當下，一份合規(guī)完備的合同是項目管理成功的先決條件。在合同履行過程中，無論是合約管理人員埋怨現場管理不得力，或是現場管理人員埋怨合同約定不詳盡，歸根結底是合同準備中所埋下問題的體現。工程合同按照合同關系可分為兩方面：總包與業(yè)主之間的主合同;總包與分包之間的合同或總包與供應商之間的分包合同。而對于總包商來說，這兩者之間應當是風險轉移的關系。本文略談機電工程分包合同準備過程中的一些主要問題。在此，把機電工程分包合同的準備分為三個方面：一是分包方案的策劃；二是分包商的招投標；三是分包合同的簽訂。其實上述每個部分又可以分為多個步驟，在此不做細分。一、分包方案的策劃所謂的分包方案策劃，主要包括分包內容、分包方式及分包對象三個方面。具體采用何種分包形式應根據項目的具體情況（如項目大小、項目內容、復雜程度及項目成本）而定。（一）分包方式從目前的市場情況來看，機電工程一般均采用切塊分包的方式，很少有一個項目進行整體分包，即僅用一個分包商，就目前法律下也是不允許的。切塊分包應有如下一些優(yōu)點：1、 集中優(yōu)勢、取長補斷。根據目前的分包商情況，非常全面的分包商很少，每個分包商都有其特長。比如：有的分包商主要對電氣工程比較專業(yè)，有的分包商對空調工程比較專業(yè)，而有的分包商是一些專業(yè)性很強的公司。在進行分包方式的確定時，就應當從實際情況出發(fā)，發(fā)揮分包商各自的特長，形成一個最佳組合。2、 相互競爭、及時替位。兩家以上的不同分包商同在一個項目，無形中會給分包商之間造成一種競爭，這種競爭無論從進度上或質量上都可以得以體現。另外一個方面，一旦某個分包商在合同執(zhí)行工程中出現一些意想不到的問題，而總包想終止合同或合同中的一部分時，就可以隨時將此部分工作轉交給此項目上的另外一個分包商代為實施，當然這是在不得已的情況下才會出現，從而避免重新選擇分包商，給工程進度帶來不利影響。3、 價格組合、減少成本。當然在進行分包商的選擇時，不能以價格作為絕對的選擇標準。價格組合應以分包商的綜合實力比較為前提，在兩者實力相當的情況下進行切塊分包，以達到最大的經濟效益。此種組合，在很多情況下無法在分包商報價之前做出決定，必須等分包商投完標后才能進行，并進行分包方式的調整。具體采用怎樣的切塊方式，應根據該項目的具體內容及市場情況而定，不能隨意進行切割，特別是機電工程。一般主要是按照專業(yè)進行切分，最好不要將一個專業(yè)或系統分成兩塊。盲目的切分可能造成一些不利因素：（1） 因為機電工程各專業(yè)之間關系密切，交叉過多。容易給合同分工造成困難，造成某些工作分工不明；（2） 不利于協調、管理，引起總包在管理過程中投入過大的管理成本。（3） 在合同約定出現不明確時容易造成相互扯皮的情況。（4） 過多的分包商也容易造成總包對分包商開辦費用支出的增加。另外，分包方案的決策內容就是物資供應。目前，市場上機電產品的品牌繁多，同種產品的價格差異較大，并且機電產品的更新換代快。因此在盡可能的情況下，機電物資（特別是機電設備）應由總包自行采購。此種舉措有如下優(yōu)點：（1） 同樣性能的同種設備可以取得較優(yōu)的供貨價格；（2） 提高總包方對機電設備的各種性能的了解能力；（3） 提高總包方對市場情況的熟悉了解，為投標報價及成本分析提供有力的信息資料。（二）分包內容的劃分一旦分包方式確定后，就需進行每個分包內容的具體劃分，其實這也是組成合同條款的一個重要組成部分。上文曾經提到過機電項目的特性，由于機電各專業(yè)、各系統之間相輔相成，內容交叉及工序搭接較多，并且機電工程與土建之間也存在諸多交叉，稍不注意便會造成真空或重復。所以在劃分合同范圍的時候切忌籠統，要做到盡可能的細。對于一些慣例或理所當然的東西也應寫入合同中。合同劃分不細，合同執(zhí)行時會產生推諉扯皮。另外，合同范圍劃分的原則就是合理性，應考慮到技術、工序搭接等方面的因素。因此在進行合同范圍的劃分時，專業(yè)技術人員的參與是必不可少的，甚至可以由經營人員進行大的框架的區(qū)分，而具體的劃分由專業(yè)技術人員來負責。下面，簡要羅列在合同管理過程中容易被忽視而造成責任不明的一些地方：1、機電分包與土建專業(yè)（總包）之間的責任界限：1.1工程臨水臨電：一般來說工程的臨水臨電主要由總包進行統一管理，但總包不可能給每個分包商配置到工作地點。只能提供“總源”，此“總源”的概念就必須從合同上給予明確的定義。而分包商就應當自行從總包所提供的總源位置接引到自己的具體工作地點。1.2現場臨時設施：一般由分包商自行負責，但由于總包需對現場進行整體的管理控制，因此一般會約定分包商只能在總包指定的區(qū)域搭建臨時設施。而此有可能引發(fā)其他的問題，如總包起初約定分包方在工地內的某區(qū)域搭設臨建，后因此區(qū)域需要進行施工，總包方需另行指定分包方的臨建轉移至其他區(qū)域，如合同中沒有詳細的條款約定分包方在此種情況下不應向總包方索要費用，則分包方便會向總包方額外索要合理費用。因此在編制合同時應對此進行有效的預防。1.3現場安保：總包方一般對現場提供保安人員，但需注意與合同中所約定的分包方應負責的成品保護責任分開來，并進行必要的約定，否則分包方就會以總包方的安保不力而推卸責任。1.4混凝土工程中的洞口預留及當機電工程完成后對這些洞口的修復：對于結構階段的預留洞口，一般由土建負責。而對于這些洞口的修復由誰來負責，目前還有一些爭議。但無論由誰承擔，應當在合同范圍中進行清楚的約定。對于此類機電專業(yè)與土建之間的責任劃分，機電合同管理人員與土建合同管理人員應進行密切的溝通。2、 電氣（主要指強電）與設備專業(yè)（含通風空調、給排水、消防水系統）之間的責任界限：2.1各種設備（如泵、風機、冷水機組等）的啟動柜/控制柜及變屏柜的供應及安裝；2.2各種設備的電源供應以及與設備的電纜接駁；2.3電動閥門的電源電纜及接駁；2.4對于一些設備需做的接地等。3、 空調與其他專業(yè)之間的責任界限：3.1空調與給排水一般由一家分包商完成，但如果由兩家不同的分包商負責，則應對兩者之間的接口部分進行詳細的劃分，其相關的部分主要有：膨脹水箱和冷水機組的供水、水處理設備和空調設備的排水等這些交叉部位，應明確約定給排水專業(yè)分包商負責到什么地方，閥門的安裝、最后的接駁等由哪方負責都應進行具體的約定。3.2空調與樓宇自控專業(yè)的接口主要表現在電控閥門、執(zhí)行機構、傳感器等方面的劃分；3.3空調與消防報警之間的接口主要表現在防火、防煙閥及其執(zhí)行機構方面的劃分；3.4空調與土建方面的也存在接口問題，如外墻上的百葉、入風百葉以及在建筑結構上的一些檢修門、暖氣罩（需與裝修一致）等的劃分。上面所列的內容只是眾多的接口中的一部分，而具體怎樣劃分應根據各項目各專業(yè)所包含的具體內容的來進行。在分包商的合同范圍劃分上還有一個值得注意的是：對總包方提供設備或一家分包商提供設備/材料而另一個分包商負責安裝的情況下，零配件的供應問題。例如：總包商負責提供閥門，分包商負責安裝，一般都會忽視一個問題，那就是法蘭、墊片及螺栓的供應。如果沒有詳細的約定，就容易出現爭端。因此對于總包方負責提供的一些設備/材料、分包商負責安裝，合同中應至少明確兩點：（1） 總包提供設備/物資的地點，保管、儲藏、場內運輸由哪方負責；（2） 總包所提供的設備/物資的零配件由哪方提供，并盡量將相關的配件/輔材列出清單。二、分包商的招投標分包商的招投標主要包括招標文件的編制、投標商的確定、評標等內容。在此，對具體的招投標過程及分包商的確定不做贅述，只是對招標文件的編制及分包商的投標文件的評定應當注意的幾點：1、分包商報價的完整性由于在進行招投標時，一般都是由各分包商自行列項及算量，很少采用總包方提出的量單由分包商進行單價填充的形式。因此對于一些內容較復雜的工程，由于各分包商的列項不一致，所以很難從分包商的投標報價清單中看出其報價是否完整。因此在招標文件中應有相應的合同條款予以支持。如在合同中約定：投標商應確認在其投標中已考慮到如下問題并確已查明：（1） 除分包商在投標過程中明確提出并經總承包商同意后的不包括項外，分包商的合同總價中已包含招標文件既招標圖紙中所顯示的所有工程內容。（2） 影響合同估價的一切條件和情況；（3） 完成合同中所描述的工程的可能性；（4） 工地總的情況（包括土建工程現有的進度及施工方案）；（5） 有關全部工程的文件、圖紙等；（6） 招標圖紙深度不夠的情況已充分考慮在合同估價內。根據上述招標條件，可直接從分包商所列的不包括項中明確查明沒有包括的內容，除此之外均應視為包含在分包合同總價中。而此條款也是總包方在與分包商的合同執(zhí)行過程中確定范圍差異用的比較多的一條。2、分包商單價的審核在進行包干合同的評標過程中，往往只注意投標商的投標總價，而忽視了其單價或開辦費的合理性。有的投標商在總價不變的情況下，降低工程量而提高單價，給其后期的二次經營（主要是設計變更）創(chuàng)造條件。眾所周知，合同中一般約定，洽商變更的單價如原工程量清單中有單價的，應套用合同中工程量清單中的單價。因此在此種條件下，會給總包方的二次經營造成不利。另外分包商的技術方案及其施工組織設計的有效評定也是必不可少的一個環(huán)節(jié)。三、分包合同的簽訂一般所采用的合同文本有：國家制定的標準合同版本、國際通用的合同版本以及企業(yè)自行制定的合同文本，此處不再贅述合同文本的組成及其相關條款。通過實際的合同管理工作，在此對其中的某些問題提出某些看法：1、 分包范圍的劃分及其分包商報價的充足性必須在合同中予以明確約定。詳見前述。2、 分包商或供應商的工期在合同中，一般會約定分包商必須按照合同工期進行施工，如果因為分包商的原因而造成自身工期延誤或其他相關工程的延誤，則分包商應承擔相應的違約賠償。而很少在合同中約定如果因為總包商或設計/業(yè)主方的原因而造成分包商的工期延誤，或總包因工序協調需要而進行工期調整，造成部分工程需暫時窩工時應當如何處理。如果沒有明確約定，分包商有理由向總包商進行索賠。如果面對國際分包，業(yè)主是國內業(yè)主，該問題就更難處理。因為根據目前的情況，總包商向業(yè)主方索賠工期及費用是較難實現的，而國際分包商都是嚴格按照合同辦事。因此如有可能，在合同關于工期的條款中加入這樣的條款：“總包商認為在必要時，可以適當調整工程進度或延長工期，分包商應嚴格服從總包的此類進度調整或工期延長，并不應有任何費用的增加。”當然此類條款看似有些不公平，但在某些情況下進行適當的保護也是必要的。對供應商來說，其已按合同約定時間到貨的情況下，總包方因現場條件不滿足而推遲到貨，造成供應商相應倉儲費用的增加。此類問題也可以用合同條款進行約定。3、分包商現場管理人員的管理對分包商現場管理人員的數量及素質的要求，也是總包方對分包方有效管理的一種手段，因此合同中也應有相應的約定。一般約定總包方可以隨時將不