第二單元時間管理

第二單元時間管理第1頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月第二單元時間管理第五章提高效率第六章規(guī)劃時間第七章克服障礙第2頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月第五章提高效率5.1活動跟蹤表（了解自己的工作習慣）5.2工作方式的影響★改進工作方式的幾種方法5.3尋求平衡掌握保持各種平衡關系的方法第3頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月活動跟蹤表（參見案例無效的工作P61）

活動

時間有效/無效側重點（任務/團隊/個人）優(yōu)先級別（A，B，C或D）找出細節(jié)問題，分析時間利用效率。第4頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月案例小王與小李的工作效率差異在哪里？第5頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月在工作實踐中，這樣的情況很普遍：有的員工工作十分投入，十分認真，但是工作效率不高1998年時，我們南京金和已經成為南京規(guī)模較大的一家IT企業(yè)。當時有十幾個業(yè)務人員，業(yè)務人員的素質相差不大，但業(yè)績差異十分巨大。其中最明顯的兩個人，員工小王與員工小李，他們一個月的績效有5倍之差。但在對全部員工的調查問卷中，大家一致認為小李比小王更吃苦，更認真。于是我對兩個人作了一周5個工作日的跟蹤。當時我們南京公司規(guī)定是上午8：30上班，下午17：30下班，中午休息1小時。一周跟蹤下來的情況如下：小王平均是8：21到公司，小李是8：05到公司。第6頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月小王一天的工作情況

到公司后花5分鐘時間做衛(wèi)生工作，然后開始電話聯(lián)系新客戶。平均到9：40分電話聯(lián)系結束，這期間平均打電話為21個，找到對方負責人的電話為15個。

9：40～11：00，處理前一天老客戶的成交單據(jù)，同時預約下午的老客戶拜訪。

上午11：00～11：40以及下午13：30～14：30，平均又有大約18個開拓新客戶的電話，找到單位負責人的電話為12個。

14：30～17：00，外出進行客戶的約定拜訪，平均走訪4家客戶，成功拜訪（指能見到分管業(yè)務的負責人）平均為3.6家。

17：00～17：30，回公司處理一些雜務，下班離開公司的平均時間是17：43分。第7頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月小李一天的工作情況到公司后平均花15分鐘時間做衛(wèi)生工作（其中還會幫其他同事做一些事）。

8：20開始處理前一天老客戶的業(yè)務事務，平均處理1小時，到9：20結束。

9：20～11：50，電話聯(lián)系開拓新客戶的工作。其間，平均打34個電話，成功找到單位負責人的電話為9個。

13：20～17：10，走訪老客戶，平均走訪5家，平均成功訪問為1.2家。

17：10～18：30，回公司處理一些雜務，平均下班時間為18：35分。第8頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月專業(yè)知識綜合測試比較對小王、小李的專業(yè)業(yè)務掌握進行了綜合測試，小李得91分，小王得84分。對小王、小李的溝通技巧進行了面試，5個評委，小李得81分，小王得89分。第9頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月小李效率低的原因分析我對小李電話訪問成功率低的原因進行了分析，發(fā)現(xiàn)小李電話開拓新客戶的時間，正好是多數(shù)客戶的負責人外出辦事的時間，而小王打電話時間多數(shù)客戶的負責人還在公司。小李走訪客戶沒有事先預約，所以成功率低，多數(shù)客戶的負責人不在，僅有的一點成功率也多是在下午17：00左右的最后一兩個拜訪中出現(xiàn)的，而小王的走訪多是事先預約的。我認為以上兩點是小王、小李業(yè)績差異的主要問題。!第10頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月結果運用根據(jù)這一結論，我讓小李先調整工作時間的分配，采用小王的工作時間分配形式。調整后，經過一周的磨合，到第二周，發(fā)現(xiàn)小李的成功率有了大幅度的上升，工作量反而有了一些下降。電話開拓新客戶的數(shù)量為每天36個，成功數(shù)上升到22個，客戶走訪量仍是5家，成功率上升到4家。兩個月后，小李的業(yè)績已經達到小王的90%。

第11頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月討論通過這個案例你能獲得什么啟示？第12頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月改進工作方式的幾種方法解決時間觀念差的方法防止壓力過度的方法克服拖延的方法避免虎頭蛇尾的方法提高靈活性的方法克服過于忙碌的方法第13頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月

測試一下你的時間效率如何？

1、解決時間觀念差的方法

2、防止壓力過度的方法亞健康、職業(yè)病每天鍛煉半小時以上不要事必躬親

3、克服拖延的方法不要想，拿到事情后，按照輕重緩急，抓緊一件件做。第14頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月4、避免虎頭蛇尾的方法5、提高靈活性的方法止于至善6、克服過于忙碌的方法

懂得合理授權舉例：第15頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月《誰背上了猴子？》（作者：WillamOnckenJr.和DonaldL.Wass）其中有這樣的經典描述：

“任何時候當我?guī)椭憬鉀Q這樣或那樣的問題時，你的問題都不應成為我的問題。你的問題一旦成為我的問題，那你就不再有問題了。我不會幫助一個沒有問題的人?！?/p>

“這次面談結束后，問題應該由你帶出去---正如由你帶進來一樣。你可以在任何約定的時間向我求助，然后我們可以共同決定下一步誰應采取什么行動?！?/p>

“在偶爾需要我采取行動的情況下，我們倆要共同決定，我不會單獨采取任何行動?！?/p>

第16頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月原濰坊市教育局局長李希貴對喜歡敲他辦公室門的下屬有如下應對策略：當下屬一進辦公室門時，你必須保持警覺地注視著他身上的那只“猴子”。以下是簡單對白：

下屬：“局長您看這個問題應當怎樣解決？”

李希貴：“你說呢？”

下屬：“還沒想好?！?/p>

李希貴：“回去想好了再來。”

第二天，下屬懷揣著解決方案又來敲局長辦公室的門。

下屬：“局長您看這個方案行不行？”

李希貴：“還有沒有更好的方案？”

下屬：“還沒想好?！?/p>

李希貴：“回去想好了再來?！?/p>

如此反復，使最知情的下屬找到了解決問題的最好辦法，那只“猴子”始終在下屬的背上跳來跳去，局長根本沒有碰那只“猴子”。久而久之，下屬懂得了怎么做事，怎樣把事情辦得最好，局長辦公室的門是不用經常去敲啦，反而“清閑”的局長會敲下屬的門，問：“事情辦得怎樣？”，這叫監(jiān)督！第17頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月“最成功的人是那些不斷努力減少自己工作量的人”（英國領導力培訓專家：布賴恩·克萊格、保羅·伯奇）。第18頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月保持各種平衡關系的方法思考與行動之間—先有思考工作效率和工作效果之間—效果更重要行動與保持行動能力之間—培訓與充電過小壓力和過度壓力之間—適度工作與生活之間—調整任務、團隊和個人之間的平衡—三環(huán)領導力模型第19頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月三環(huán)領導力模型完成任務發(fā)展個人建設團隊三方面的內容參見表5-6P74第20頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月第六章規(guī)劃時間6.1做好計劃掌握制訂工作計劃需要考慮的兩個方面6.2檢查你的目標6.3時間管理矩陣★確定任務優(yōu)先級第21頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月錄象（1）亂了頭緒的經理人----毀滅請觀察：理查德的問題（24分鐘錄像）第22頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月小組討論1、你覺得在改進時間管理方面，里查德最應該優(yōu)先改善的是什么？2、你會向他提出哪些建議以改進他的時間管理呢？第23頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月錄象（2）亂了頭緒的經理人----重生（自我管理）請觀察：您認為在自我管理方面應注意哪些要點？錄像播放時間14分鐘第24頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月列出工作任務單主動性任務幫你實現(xiàn)工作目標應對性任務不太重要卻不可缺少第25頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月

任務的決定標準1、完成哪些任務可使我更接近自己的主要目標？2、我能否在完成單個任務的同時解決許多其他問題？3、完成哪些任務有助于我為實現(xiàn)組織、部門、工作小組的整體目標做出最大貢獻？4、完成哪些任務能使我獲得（短期或長期的）最大實惠，得到上司的表揚和其他人的認可？5、哪些任務一旦完不成，會產生負面作用：如生氣、責備、干擾等等？第26頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月重要性=影響深遠緊急性=需要立刻處理第27頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月時間優(yōu)先ABCD緊急不緊急重要不重要第28頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月重要不重要緊急不緊急BACD危機急迫的問題已到期的項目會議不預期的打擾某些電話/會議你喜歡做的事情受歡迎的活動準備事項/預防措施關系建立/計劃日常維護、改善發(fā)掘新機會繁瑣的工作某些電話/信件浪費時間之事有趣的活動20-25%65-80%15%<1%第29頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月優(yōu)秀的領導者：將通過預先的安排來減輕危機的程度，也就將A變?yōu)锽。按照管理學上的“二八定律”，大家80%的精力，用于完成20%的重要工作，另外80%的工作僅靠20%的精力去做完。第30頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月哪件事情先做？一、邀總經理共進午餐 (1-1.5hrs)二、擬訂下一年度媒體廣告預算 (2-3days)三、處理積壓過多的公文 (1-1.5hrs)四、與物流經理討論工作銜接問題 （4hrs)五、處理急待回復的若干信件 (1hrs)六、瀏覽桌上堆積如山的專業(yè)雜志 (0.5hr)七、為下個月的業(yè)務會議準備口頭報告 (2hrs)八、據(jù)傳某產品最近一批貨的質量有問題(1hr)九、回復政策主管官員來電，討論此事 (0.5hr)十、參加下午2點召開的主管會議，但議題不明 (1hr)第31頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月確定處理工作任務的先后順序工作的重要程度（重要的工作需要安排足夠的時間處理）工作的緊急程度（緊急的工作需要馬上著手處理）根據(jù)：第32頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月如何對付影響工作的打擾者先打斷他的話：站起來：把握好時間：把握好談話內容：態(tài)度要友善要做到：對待他人，時間上要苛刻，態(tài)度上要和氣第33頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月錄象（3）亂了頭緒的經理人----重生（2）管理別人請觀察：合理授權的要點錄像播放時間：14分鐘第34頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月什么是授權主管希望擁有什么樣的員工？員工有什么樣的追求？第35頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月什么是授權授權的本質，就在于釋放員工本身所有但又嚴重未加利用的知識、經驗和動力。當員工在工作上被給予更大的主動權和賦予更多責任的時候，公司的銷售利潤（10.3%)比那些沒有員工參與的公司(6.3%)要高。 美國南加州大學愛德勞勒第36頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月管理者要學會如何授權，必須先要克服兩個障礙要舍得把自己喜歡的工作，分派給別人去做克服恐懼心理，不要害怕工作局面失控第37頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月

要做事項清單緊急事項(馬上辦)事項 時間保證 授權重要事項(在今日某個時間里辦)事項 時間保證 授權第38頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月如何授權哪項任務？由誰負責？如果派他，他能勝任嗎？需要多長時間培訓，他才能勝任工作？制定培訓計劃第39頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月授權時提供必要的支援關鍵處把關，監(jiān)督工作進展第40頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月第七章克服障礙7.1自信果斷掌握自信、好斗、自卑的舉止特點

7.2建立自信的方法★第41頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月珍妮是個總愛低著頭的小女孩，她一直覺得自己長得不夠漂亮。有一天，她到飾物店去買了只綠色蝴蝶結，店主不斷贊美她戴上蝴蝶結挺漂亮，珍妮雖不信，但是挺高興，不由昂起了頭，急于讓大家看看，出門與人撞了一下都沒在意。

珍妮走進教室，迎面碰上了她的老師，“珍妮，你昂起頭來真美！”老師愛撫地拍拍她的肩說。

那一天，她得到了許多人的贊美。她想一定是蝴蝶結的功勞，可往鏡前一照，頭上根本就沒有蝴蝶結，一定是出飾物店時與人一碰弄丟了。

自信原本就是一種美麗，而很多人卻因為太在意外表而失去很多快樂。第42頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月無論是貧窮還是富有，無論是貌若天仙，還是相貌平平，只要你昂起頭來，快樂會使你變得可愛——人人都喜歡的那種可愛。別看它是一條黑母牛，牛奶一樣是白的!第43頁，課件共47頁，創(chuàng)作于2023年2月自信、好斗、自卑的舉止特點自信果斷的人好斗的