公文處理的有關(guān)規(guī)定

有關(guān)明明農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)有限企業(yè)公文處理的有關(guān)規(guī)定為迅速規(guī)范企業(yè)公文處理工作，提高公文處理的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)公文處理的科學(xué)化、制度化、原則化，根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理措施》以及中央企業(yè)有關(guān)公文處理規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際需要，現(xiàn)就公文處理的有關(guān)問(wèn)題作如下規(guī)定：一、公文處理總體規(guī)定（一）明明企業(yè)的公文，是企業(yè)處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書(shū)，是傳達(dá)企業(yè)和決策層、經(jīng)營(yíng)層的工作目的、工作任務(wù)，指導(dǎo)、布置和洽談工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，匯報(bào)和交流狀況的工具。企業(yè)各級(jí)管理者須高度重視，認(rèn)真處理。（二）公文處理必須遵守國(guó)家的法律法規(guī)，符合企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理規(guī)定，實(shí)事求是，按照公文處理規(guī)定和事項(xiàng)處理規(guī)定的原則，做到及時(shí)、精確、安全、保密、高效。公文要做到開(kāi)門(mén)見(jiàn)山、觀點(diǎn)明確；條理清晰、內(nèi)容充實(shí)；文字精練、表述精確；構(gòu)造嚴(yán)謹(jǐn)，文風(fēng)端正。（四）行文應(yīng)當(dāng)確有需要，重視實(shí)效，堅(jiān)持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長(zhǎng)可短的公文要短。杜絕形式主義和繁瑣哲學(xué)。二、有關(guān)公文種類(lèi)的規(guī)定結(jié)合企業(yè)需要，明明企業(yè)集團(tuán)一般使用如下文種：（一）告知用于集團(tuán)總部或下屬單位內(nèi)部傳達(dá)規(guī)定各下屬單位和員工辦理和需要周知以及遵照?qǐng)?zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)集團(tuán)總部或者不相從屬單位（內(nèi)外部）的公文。（二）通報(bào)用于集團(tuán)總部或下屬單位向內(nèi)部告知有關(guān)狀況，表?yè)P(yáng)先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)企業(yè)重要工作精神和工作狀況，提出規(guī)定。（三）批復(fù)用于集團(tuán)總部或下屬單位內(nèi)部上級(jí)單位答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。（四）請(qǐng)示用于集團(tuán)總部或下屬單位內(nèi)部下級(jí)單位向上級(jí)單位，或者各下屬單位、總部管理部門(mén)向企業(yè)就有關(guān)事項(xiàng)祈求指示、同意。上級(jí)對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示，應(yīng)及時(shí)予以答復(fù)或批復(fù)；下級(jí)單位在向上級(jí)單位請(qǐng)示時(shí)，必須是一文一事，不能一文多事。（五）匯報(bào)用于下級(jí)單位向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反應(yīng)狀況，答復(fù)上級(jí)單位的問(wèn)詢(xún)。（六）決定用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出的安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更和撤銷(xiāo)下級(jí)單位不合適的決定事項(xiàng)。（七）意見(jiàn)用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理措施。（八）函用于對(duì)外或不相從屬單位、部門(mén)之間商談工作，問(wèn)詢(xún)和答復(fù)問(wèn)題，祈求同意和答復(fù)審批事項(xiàng)。（九）會(huì)議紀(jì)要用于記載、傳達(dá)會(huì)議狀況和一定的事項(xiàng)。（十）文種與公文形式選擇公文按行文關(guān)系分為上行文、下行文和平行文，也即上級(jí)單位向下級(jí)單位行文行使領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的職權(quán)，使用下行文，下級(jí)單位向上級(jí)單位匯報(bào)狀況、提出祈求，應(yīng)報(bào)送上行文，沒(méi)有從屬關(guān)系的單位之間，使用知照性、聯(lián)絡(luò)性的平行文。不一樣行文目的和不一樣性質(zhì)文種所使用的行文關(guān)系如下表：行文方向文種上行文匯報(bào)、請(qǐng)示平行文函下行文告知、通報(bào)、批復(fù)、決定、意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要三、有關(guān)公文格式的規(guī)定（一）公文用紙及幅面尺寸所有公文用紙一律為A4復(fù)印紙（210mm×297mm）。（二）公文頁(yè)邊與版心尺寸公文用紙上邊距為37mm，下邊距為35mm，左右邊距均為28mm，即版心尺寸為154mm×255mm。（三）公文打印及裝訂公文應(yīng)盡量雙面打印印刷，左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)，規(guī)定版面潔凈無(wú)底灰，字跡清晰無(wú)斷劃，尺寸原則，版心不斜。（四）公文的構(gòu)成及格式公文一般由如下部分構(gòu)成：秘密等級(jí)、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件闡明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等。1、波及企業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)，即“Ⅰ”、“Ⅱ”、“Ⅲ”級(jí)，其中“Ⅰ”級(jí)使用電子郵件發(fā)送到指定范圍，“Ⅱ”級(jí)以文獻(xiàn)形式粘貼到辦公區(qū)域，“Ⅲ”級(jí)分發(fā)至全集團(tuán)企業(yè)范圍內(nèi)。對(duì)于密級(jí)，用3號(hào)黑體，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行。2、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)后加“文獻(xiàn)”構(gòu)成；應(yīng)以醒目美觀為原則，用套紅大字居中印在公文首頁(yè)。3、發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)構(gòu)成，位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，紅線之上，用3號(hào)仿宋體，居中排列；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，應(yīng)用“[]”擴(kuò)入；序號(hào)不編虛位，不加“第”字。4、上報(bào)的公文應(yīng)標(biāo)識(shí)“簽發(fā)人：”及姓名。平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)距版心左空1格，“簽發(fā)人：”及姓名距版心右空1格，用3號(hào)仿宋體字。5、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)精確簡(jiǎn)要地概括公文的重要內(nèi)容，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、重要內(nèi)容和文種三部分構(gòu)成，用小2號(hào)宋體字，加粗。6、主送機(jī)關(guān)指公文的重要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，位于標(biāo)題下空1行，版心左側(cè)頂格，用3號(hào)或小3號(hào)仿宋體字。最終一種主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)冒號(hào)。7、公文正文每個(gè)自然段左空2字，用3號(hào)或小3號(hào)仿宋體字，文中小標(biāo)題可用3號(hào)或小3號(hào)宋體字（加粗）或黑體字（加粗）；正文的構(gòu)造層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。8、附件闡明，在正文下空1行，左距版心空2字，用小3號(hào)宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)冒號(hào)和附件名稱(chēng)，如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，例如：附件：1.×××××。9、成文日期，即公文的簽發(fā)日期，用中文將年、月、日標(biāo)全，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)成文日期，“零”應(yīng)寫(xiě)成“0”10、印章的使用，公文在落款處不署發(fā)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，加蓋的印章應(yīng)上距正文1行左右，以印章的下弧壓在成文日期上。11、主題詞：即從公文標(biāo)題或公文正文中摘錄的揭示公文重要內(nèi)容的規(guī)范化的關(guān)鍵性詞語(yǔ)?！爸黝}詞”三字用3號(hào)黑體字，距左版心頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)冒號(hào)，詞目用小3號(hào)宋體字，詞目之間空1字。12、抄送機(jī)關(guān)、抄送人，公文如有抄送機(jī)關(guān)、抄送人，要在主題詞下橫線之下，左右距版心各空1行，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)、抄送人間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與上一行冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，在最終一種抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。13、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期，位于抄送機(jī)關(guān)下橫線之下占1行位置，用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左距版心空1字，印發(fā)日期右距版心空1字，印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。印發(fā)機(jī)關(guān)和日期下應(yīng)標(biāo)識(shí)橫線。（五）函件的格式函件的對(duì)象一般是不相從屬或平行關(guān)系的機(jī)關(guān)或部門(mén)。函件的公文版頭為發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，不加“文獻(xiàn)”二字。函件的發(fā)文字號(hào)標(biāo)識(shí)在公文版頭下橫線下右頂格版心的位置。函件的其他方面同上述公文格式。四、有關(guān)公文版頭的規(guī)定公文版頭文獻(xiàn)的公文版頭應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)后加“文獻(xiàn)”構(gòu)成。明明企業(yè)及其下屬單位的公文版頭規(guī)定為：明明農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)有限企業(yè)文獻(xiàn)明明農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)有限企業(yè)辦公室文獻(xiàn)五、有關(guān)文獻(xiàn)辦理程序的規(guī)定（一）明明企業(yè)文獻(xiàn)辦理程序規(guī)定如下：1、主辦部門(mén)起草公文，須使用企業(yè)制發(fā)的發(fā)文稿紙作為首頁(yè)，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人初核把關(guān)；2、如公文內(nèi)容與其他部門(mén)業(yè)務(wù)有關(guān)，需送有關(guān)部門(mén)會(huì)簽；3、主辦部門(mén)將打印好的公文交總裁辦核稿，對(duì)在內(nèi)容、文字、格式上存在較多問(wèn)題的公文，總裁辦應(yīng)商有關(guān)部門(mén)修改，要堅(jiān)持先核后簽的公文辦理原則；4、總裁簽發(fā)企業(yè)文獻(xiàn)；5、總裁辦進(jìn)行發(fā)文登記并編排發(fā)文字號(hào)；6、總裁辦進(jìn)行最終文字校對(duì)并打印；7、總裁辦加蓋企業(yè)印章；審核和修改原件、打印件由總裁辦存檔。（二）明明企業(yè)總裁辦文獻(xiàn)，是綜合有關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)內(nèi)容或者平常一般常規(guī)性事務(wù)性工作而下發(fā)的文獻(xiàn)，其辦理程序規(guī)定如下：1、總裁辦或主辦部門(mén)起草公文；2、有關(guān)部門(mén)會(huì)簽；3、總裁辦核稿；4、企業(yè)總裁簽發(fā)；5、總裁辦進(jìn)行發(fā)文登記并編排發(fā)文字號(hào)；6、總裁辦進(jìn)行最終文字校對(duì)并打印；7、總裁辦加蓋企業(yè)總裁辦印章；審核和修改原件、打印件由總裁辦存檔。（三）明明企業(yè)函文獻(xiàn)，是有關(guān)職能管理部門(mén)對(duì)內(nèi)或者對(duì)外公布信息、協(xié)商溝通、征詢(xún)答復(fù)有關(guān)狀況的文獻(xiàn)，其辦理程序規(guī)定如下：1、發(fā)函部門(mén)起草函件；2、部門(mén)負(fù)責(zé)人核稿簽字；3、部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)審核；4、首席運(yùn)行官簽發(fā)；5、對(duì)于波及財(cái)務(wù)、人事、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)以及其他重要、敏感信息的，還必須事先報(bào)企業(yè)總裁同意方可。（四）各單位、部室在選擇公文文種時(shí)應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、自身職權(quán)和行文關(guān)系來(lái)確定合適的文種。（五）各單位、部門(mén)在草擬公文時(shí)，其內(nèi)容要符合國(guó)家的法律、法規(guī)及企業(yè)有關(guān)規(guī)定；，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引起文字號(hào)；要用字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)對(duì)的，條理清晰，篇幅力爭(zhēng)簡(jiǎn)短；文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。使用英文縮寫(xiě)形式時(shí)，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明精確的中文譯名。（六）各單位、部門(mén)擬制公文時(shí)，對(duì)波及其他單位、部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)積極與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，獲得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，經(jīng)協(xié)商后仍不能到達(dá)一致時(shí)，主辦部門(mén)應(yīng)列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門(mén)或者企業(yè)協(xié)調(diào)和裁定。（七）“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一種主送單位，需要同步送其他單位或部門(mén)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式?！皡R報(bào)”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。除企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以單位或部門(mén)的名義向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)單位負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“匯報(bào)”。六、收文辦理和傳閱（一）收文辦理是指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承接、催辦等程序。（二）各單位、部門(mén)確定的公文需要簽發(fā)前，需由公文主辦部門(mén)送交總裁辦審核?？偛棉k審核的重點(diǎn)是：1、與否需要行文；2、行文方式與否妥當(dāng)；3、與否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)規(guī)定；4、公文格式與否符合本規(guī)定；5、波及其他單位、部門(mén)職權(quán)或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的事項(xiàng)與否通過(guò)協(xié)調(diào)并獲得一致意見(jiàn)；6、公文報(bào)批程序與否符合規(guī)定。對(duì)于不符合上述規(guī)定的，總裁辦有權(quán)將公文退回主辦部門(mén)并規(guī)定予以重新修改，待符合規(guī)定后再上報(bào)審批。（三）登記總裁辦對(duì)于收到的所有上報(bào)公文或者下發(fā)的文獻(xiàn)、指示，要填寫(xiě)《收發(fā)文登記表》，進(jìn)行書(shū)面登記記載。登記應(yīng)當(dāng)將公文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、來(lái)文機(jī)關(guān)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、主送部門(mén)、份數(shù)、收發(fā)文日期、收發(fā)文人員簽字等逐項(xiàng)填寫(xiě)清晰。（四）擬辦對(duì)于下級(jí)單位上報(bào)的公文或企業(yè)外部發(fā)送的文獻(xiàn)，一般性公文或者沒(méi)有明確標(biāo)明處理時(shí)限或“緊急”、“機(jī)密、絕密”字樣的，總裁辦應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文性質(zhì)、內(nèi)容和規(guī)定擬出公文處理意見(jiàn)，并交有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、單位或部門(mén)提出意見(jiàn)或提議，然后匯總后交企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指示。對(duì)于重要公文、緊急公文、機(jī)密絕密公文，總裁辦要在規(guī)定期間或最短時(shí)間內(nèi)直接報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不在企業(yè)，應(yīng)及時(shí)以電話告之，并將重要內(nèi)容摘抄后以電子郵件的形式當(dāng)日發(fā)送給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。（五）傳閱總裁辦應(yīng)根據(jù)文獻(xiàn)指示和領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，按照一定的程序，填寫(xiě)《文獻(xiàn)傳閱單》，將公文送達(dá)有關(guān)人員閱知、指示或提出辦理意見(jiàn)。總裁辦應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文獻(xiàn)傳閱，隨時(shí)掌握文獻(xiàn)去向，在有多種人員或單位間傳閱時(shí)，總裁辦人員應(yīng)按照有關(guān)內(nèi)容、規(guī)定和主次次序傳遞，做到當(dāng)時(shí)一人傳閱，閱后積極及時(shí)取回，再傳送到下一人員或單位，防止漏傳、誤傳和延誤。對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指示需要有關(guān)單位、部門(mén)或人員提出意見(jiàn)、提議和承接任務(wù)的，在傳閱完后，總裁辦還須及時(shí)將有關(guān)意見(jiàn)、提議或承接成果反饋給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。假如采用電子郵件方式傳閱，除非有內(nèi)容規(guī)定或者主次次序規(guī)定外，可以采用同步多人傳閱，但須做好有關(guān)意見(jiàn)、提議或承接成果的匯總反饋工作，并根據(jù)需要就有關(guān)成果或意見(jiàn)進(jìn)行二次傳閱。對(duì)傳閱的文獻(xiàn)，閱辦人因公出差或因事請(qǐng)假，要將傳閱的文獻(xiàn)及時(shí)交總裁辦，防止文獻(xiàn)積壓，影響他人傳閱。（六）承接主管單位對(duì)需要處理的公文進(jìn)行辦理。凡屬承接單位職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項(xiàng)，承接單位應(yīng)當(dāng)直接答復(fù)總裁辦或者呈文部門(mén)；凡波及其他部門(mén)業(yè)務(wù)范圍的事項(xiàng)，承接單位應(yīng)當(dāng)積極與有關(guān)部門(mén)協(xié)商辦理；凡須報(bào)請(qǐng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批的事項(xiàng)，承接部門(mén)應(yīng)當(dāng)提出處理意見(jiàn)并代擬文稿，一并交由總裁辦送請(qǐng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批。（七）催辦總裁辦對(duì)公文承接狀況進(jìn)行督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)送企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指示或者交有關(guān)單位辦理的公文，總裁辦要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦，并隨時(shí)或定期將有關(guān)催辦狀況向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)予以反饋。（八）核發(fā)總裁辦在公文正式印發(fā)前，對(duì)公文的審批手續(xù)、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核，確定發(fā)文字號(hào)、分送單位和印制份數(shù)。（九）公文處理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)使用符合存檔規(guī)定的書(shū)寫(xiě)材料。需要送請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人閱批的傳真件，應(yīng)當(dāng)復(fù)制后辦理。（十）有關(guān)各個(gè)環(huán)節(jié)的處理時(shí)限確實(shí)定1、總裁辦總裁辦在登記、審核、擬辦這三個(gè)環(huán)節(jié)中，要按照“文獻(xiàn)不過(guò)夜”原則，所有的公文要在1個(gè)工作日內(nèi)將上述三個(gè)環(huán)節(jié)執(zhí)行完畢，并傳送到下一種環(huán)節(jié)，保證所有公文和文獻(xiàn)不在總裁辦積壓?？偛棉k在傳閱有關(guān)公文時(shí)，假如采用書(shū)面?zhèn)鏖?，則一般狀況下須將傳閱時(shí)間控制在2個(gè)工作日之內(nèi)；假如采用電子郵件傳閱，則須于1個(gè)工作日之內(nèi)所有傳閱完畢?？偛棉k在催辦公文時(shí)，除按照企業(yè)有關(guān)催辦督辦規(guī)定進(jìn)行催辦外，一般公文的催辦時(shí)限不超過(guò)2個(gè)工作日，重要緊急公文要當(dāng)時(shí)催辦。2、各單位各單位在承接環(huán)節(jié)中，對(duì)于屬于本部門(mén)一般平常性事務(wù)的，應(yīng)當(dāng)在1個(gè)工作日內(nèi)做出書(shū)面承接答復(fù)；對(duì)于綜合性強(qiáng)、十分復(fù)雜、需要進(jìn)行多種工作流程的工作，承接單位也應(yīng)當(dāng)提出明確的承接擬用時(shí)間，并在擬用時(shí)間截止日書(shū)面答復(fù)承接成果；對(duì)于波及跨部門(mén)、跨地區(qū)的承接事項(xiàng)，主承接單位也應(yīng)當(dāng)在和有關(guān)部門(mén)