臨時(shí)調(diào)貨制度流程

采購部臨時(shí)調(diào)貨制度流程為了及時(shí)補(bǔ)充公司缺貨，滿足業(yè)務(wù)員的藥品需求，解決業(yè)務(wù)員的調(diào)貨及手續(xù)問題，特成立臨時(shí)調(diào)貨組，采購部、質(zhì)檢部、財(cái)務(wù)部、倉儲(chǔ)部、客服部緊密配合，建立臨時(shí)調(diào)貨快速通道。一、 組織及職能1、 人員組成：臨時(shí)調(diào)貨員2人、內(nèi)勤1人，配面包車1輛。2、 上級(jí)主管：采購經(jīng)理3、 工作職能：負(fù)責(zé)公司和業(yè)務(wù)員臨時(shí)緊缺貨物的信息收集、信息反饋、采購調(diào)貨、入庫、付款、退貨等工作。4、 工作范圍：保定為主（外區(qū)為輔助）外出購貨。（悅康、保北、神州行、匯達(dá)）？5、 工作要求：快速反應(yīng)、及時(shí)準(zhǔn)確、溝通順暢、控制風(fēng)險(xiǎn)。二、 工作流程1、 缺貨信息收集、匯總。方式一：業(yè)務(wù)員填寫《臨時(shí)緊缺貨物快速調(diào)貨申請表》交給調(diào)貨組內(nèi)勤。方式二：業(yè)務(wù)員將缺貨品種信息，短信發(fā)送或電話通知或微信通知給調(diào)貨組內(nèi)勤。方式三：調(diào)貨組內(nèi)勤收集公司缺貨品種信息（不能及時(shí)到貨品種或基藥品種）填寫《臨時(shí)緊缺貨物快速調(diào)貨申請表》（以下簡稱《申請表》）。內(nèi)勤將上述信息匯總，于上午9點(diǎn)前將匯總后的紙質(zhì)《申請表》交由采購經(jīng)理篩選初審，確定最終品種、數(shù)量，之后轉(zhuǎn)交調(diào)貨員，電子信息隨收隨發(fā)及時(shí)傳達(dá)給調(diào)貨員。2、 支取備用金。調(diào)貨員經(jīng)運(yùn)營總監(jiān)審批后，可到財(cái)務(wù)支取備用金3萬元，出具欠條，外出購貨。3、 外出調(diào)貨。購貨后須及時(shí)索要對(duì)方公司的資質(zhì)、首營品種資質(zhì)、藥檢報(bào)告、稅票、現(xiàn)金收據(jù)等手續(xù)。每個(gè)工作日上午、下午各調(diào)貨1次，上午調(diào)貨，按照10點(diǎn)前收到的缺貨品種信息，進(jìn)行采購，12點(diǎn)前返回公司。下午調(diào)貨，按照下午3點(diǎn)前收到的缺貨品種信息進(jìn)行采購，下午4:30前返回公司，調(diào)貨員拿到對(duì)方公司隨貨同行單后當(dāng)即拍照片發(fā)回給調(diào)貨內(nèi)勤。4、 調(diào)貨期間信息的收集匯總與溝通。調(diào)貨內(nèi)勤在調(diào)貨員外出采購期間，持續(xù)關(guān)注業(yè)務(wù)員提供的缺貨信息，及時(shí)匯總傳達(dá)給調(diào)貨員；調(diào)貨員要及時(shí)將未能按時(shí)采購的藥品名單告知調(diào)貨內(nèi)勤；內(nèi)勤收到調(diào)貨員發(fā)來的已采購貨物隨貨同行單后，馬上制作采購訂單，訂單完成后通知相關(guān)業(yè)務(wù)員，明確告知已采購到的藥品和未采購的藥品。5、 驗(yàn)收、入庫、核價(jià)。調(diào)貨員采購貨物回公司后，質(zhì)檢部、倉儲(chǔ)部優(yōu)先安排驗(yàn)收入庫，入庫后內(nèi)勤立即做價(jià)格調(diào)整，完成后通知采購經(jīng)理進(jìn)行核價(jià)，要求上述驗(yàn)收、入庫、核價(jià)過程，1小時(shí)內(nèi)完成。調(diào)貨員及時(shí)要求內(nèi)勤做付款單，（提供稅票），沖抵欠條。6、 入庫完成后調(diào)貨內(nèi)勤通知業(yè)務(wù)員開票提貨。三、 績效考核為落實(shí)快速反應(yīng)、及時(shí)準(zhǔn)確、溝通順暢的工作要求，體現(xiàn)臨時(shí)調(diào)貨組的工作意義，績效考核將綜合考慮工作量、銷售提成、利潤提成等多項(xiàng)指標(biāo)。具體：？？？？？四、 風(fēng)險(xiǎn)控制1、 財(cái)務(wù)管理。臨時(shí)調(diào)貨組每天備用金暫定3萬元，憑運(yùn)營總監(jiān)簽字后領(lǐng)取，并出具欠條；每三天清賬一次，按采購付款流程進(jìn)行，沖抵欠條。2、 采購?fù)素?。貨物到公司后，如出現(xiàn)20天內(nèi)不銷售或業(yè)務(wù)員不要的，由臨時(shí)調(diào)貨組負(fù)責(zé)將貨物退回對(duì)方公司并沖賬，退貨時(shí)需要到出納處出具欠條方能提取貨物退回；按業(yè)務(wù)員需求臨時(shí)調(diào)貨的藥品，如連續(xù)出現(xiàn)兩次反悔

不要的，將對(duì)該業(yè)務(wù)員處罰500元。附：臨時(shí)緊缺貨物快速調(diào)貨申請表日期： 部門： 申請人： 審批人:備注：1、請?jiān)诖吮硖顚憳I(yè)務(wù)員有需求而本公司暫時(shí)缺貨的產(chǎn)品明細(xì)，并將此表格交給調(diào)貨內(nèi)勤，聯(lián)系電話：*******，也可將缺貨信息用短信、電話或微信方式告知調(diào)貨內(nèi)勤。2、 本公司將按業(yè)務(wù)員需求調(diào)貨，并保證價(jià)格合理，時(shí)間及時(shí)。上午10點(diǎn)前上報(bào)調(diào)貨申請，下午3點(diǎn)后可開