物業(yè)管理師考前-物業(yè)管理實(shí)務(wù)精講班第30講講義

物業(yè)管理實(shí)務(wù)精講班第30講講義物業(yè)管理檔案的檢索利用與保存第三節(jié)

物業(yè)管理檔案的檢索利用與保存物業(yè)管理檔案通常有紙介質(zhì)和電子媒體形式兩大類，檢索利用與安全保管也應(yīng)根據(jù)檔案的介質(zhì)、不同特點(diǎn)，采取針對(duì)性措施分別使用處理。一、物業(yè)管理檔案的檢索（熟悉）(一)紙介質(zhì)檔案檢索紙介質(zhì)檔案的檢索工具種類很多，物業(yè)管理檔案管理常用的檢索工具有：目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。(1)分類卡片目錄分類卡片目錄是根據(jù)檔案分類的邏輯關(guān)系建立的目錄體系。這類目錄的優(yōu)點(diǎn)是系統(tǒng)性、靈活性高，但難度較大，需要一定的時(shí)間。(2)專題卡片目錄專題卡片目錄是按某一特定的題目，將同一主題內(nèi)容或?qū)傩缘母黝愇墨I(xiàn)組合，以卡片形式提供檔案室某一專題檔案內(nèi)容。(3)主題卡片目錄主題卡片目錄是指以規(guī)范關(guān)鍵字、詞組織檔案相關(guān)內(nèi)容的索引系統(tǒng)。(4)名稱索引名稱索引是指以字母或其他文字排序方法的順序?qū)⑷趦?nèi)檔案文件所涉及的單位按名稱制作索引，以提供使用的索引編制方法。

2．檔案提供利用的方式

(1)檔案檢索的步驟和方式

檔案檢索的一般步驟和方法是：分析應(yīng)用需求，明確檢索范圍或根據(jù)索引的指引，查找到需要的檔案文件。(2)檔案提供利用的方式

檔案提供利用的一般方式有：檔案室閱讀，外借，制作副本，向查閱者提供檔案及檔案檢索專業(yè)知識(shí)與方法等。（二）電子媒體檔案檢索電子媒體檔案一般分為兩類：一類是保存于電腦硬盤(pán)的文字和圖形圖像資料，這類資料一般是以數(shù)字形式存貯的；另一類是閉路視頻監(jiān)控設(shè)備產(chǎn)生的錄像資料，一般以模擬形式存貯于錄像磁帶中。盡管新的監(jiān)控設(shè)備已將二者合一為硬盤(pán)數(shù)位形式存貯，但是目前仍有相當(dāng)多的企業(yè)還在使用磁帶方式存貯的視頻監(jiān)控系統(tǒng)，這類形式存貯的錄像磁帶與紙介質(zhì)檔案的存放方式相似。各類軟件的檢索查詢?cè)O(shè)計(jì)，目前無(wú)統(tǒng)一的檢索查詢形式。二、物業(yè)管理檔案的保存與安全(一)檔案保存1．檔案的保存價(jià)值和保存期限某個(gè)單份檔案文件的價(jià)值是不能孤立鑒定的，應(yīng)當(dāng)從相互關(guān)聯(lián)的一組檔案文件來(lái)綜合考慮檔案的保存價(jià)值和保存期限。例如，某物業(yè)在施工過(guò)程中有一份混凝土試塊檢測(cè)報(bào)告，單個(gè)來(lái)看也許并不顯得有多重要，但從施工過(guò)程中產(chǎn)生的一系列文件來(lái)考慮的話，這一組文件完整地反映了施工過(guò)程中的基本情況，即使是在該物業(yè)投入使用多年之后，仍然可以透過(guò)這一組文件獲得該物業(yè)在施工過(guò)程中的完整信息，因此，有必要將這份文件列入長(zhǎng)期保存的檔案中。各物業(yè)管理企業(yè)可結(jié)合自身實(shí)際情況和管理要求綜合確定有關(guān)檔案保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)。為便于把握，表12—2列出了某物業(yè)管理企業(yè)檔案的保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)。（注意區(qū)分三類：永久、長(zhǎng)期、短期即可）2．檔案保存注意事項(xiàng)

(1)物業(yè)承接查驗(yàn)期和人住期收集整理的檔案資料屬于物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎(chǔ)性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。(2)房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測(cè)、檢修與運(yùn)行記錄檔案，在分析房屋主體安全、設(shè)備運(yùn)行狀況和事故分析中有時(shí)起著十分關(guān)鍵性的作用，因此多糞戶案的真實(shí)性和保存期限應(yīng)有明確規(guī)定，一般不能低于設(shè)備的使用年限的2倍。

(3)各類小型設(shè)備的運(yùn)行和維護(hù)記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數(shù)量較大，這部分檔案的保存期限較短。這類檔案應(yīng)有一個(gè)銷(xiāo)毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案室空間被無(wú)謂占用。，(二)安全管理1．檔案安全管理檔案毀損有人為的原因剎自然的因素。人為原因的毀損，如遺失、損壞、被盜、不當(dāng)使用和故意毀損等；自然的因素一方面是文件的介質(zhì)和記錄方式隨時(shí)間的推移而產(chǎn)生自然失效，如文件的紙張自然老化和墨跡的自然消失等，另一方面是環(huán)境的影響，如火、水、潮濕、蟲(chóng)鼠啃咬、紫外線以及機(jī)械磨損等因素都會(huì)造成檔案壽命縮短或毀損。檔案保管應(yīng)注意室內(nèi)空氣流通，經(jīng)常采取防霉、防潮、防蟲(chóng)、防水防火、防盜等安全措施。同時(shí)，要制訂一套切實(shí)可行的檔案管理制度并加以嚴(yán)格執(zhí)行，如改善檔案保存的條件，采取有效的檔案修復(fù)技術(shù)，最大限度延長(zhǎng)檔案的壽命，保障檔案的安全。2．檔案信息安全檔案的安全包括：檔案本身不受到損壞與丟失；檔案信息不被非法復(fù)制、查閱和傳播。由于檔案載體的不同，保障檔案信息安全的方式也有不同。但均應(yīng)制訂文件的密級(jí)體制，嚴(yán)格借閱、復(fù)制制度。紙介質(zhì)檔案的信息安全主要是從檔案的查閱、外借、復(fù)制和銷(xiāo)毀等方面制訂詳細(xì)的制度，設(shè)定權(quán)限。對(duì)無(wú)權(quán)查閱、外借和復(fù)制的人員，管理人員不得私自給予查閱、外借或復(fù)制。有權(quán)限的人員在查閱、外借時(shí)必須承擔(dān)保管責(zé)任。復(fù)制必須由檔案管理人員進(jìn)行，并須獲得相應(yīng)授權(quán)方可實(shí)行。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)，并在主管領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)主管的監(jiān)督下采用適當(dāng)?shù)姆绞戒N(xiāo)毀。電子媒體檔案主要是通過(guò)設(shè)立嚴(yán)格的多級(jí)權(quán)限機(jī)制和密碼保管制度，嚴(yán)格進(jìn)入檢索系統(tǒng)、復(fù)制和下載的管理；對(duì)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)安裝防火墻和殺毒軟件，經(jīng)常更新，防止黑客人侵和非法人員進(jìn)入，保障電子檔案的信息安全。物業(yè)管理企業(yè)信用檔案1-3第四節(jié)

物業(yè)管理企業(yè)信用檔案（掌握）一、物業(yè)管理企業(yè)信用檔案物業(yè)管理企業(yè)信用檔案，是指利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息手段，將物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)（從）業(yè)人員的基本情況，經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，經(jīng)營(yíng)中違規(guī)、違法劣跡及受到的處罰等情況按規(guī)定格式進(jìn)行記錄，并向社會(huì)公示，接受社會(huì)監(jiān)督。物業(yè)管理企業(yè)信用檔案工作的指導(dǎo)思想是：通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，建立客觀公正的物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)，為各級(jí)政府部門(mén)和社會(huì)公眾監(jiān)督物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員市場(chǎng)行為提供依據(jù)，為社會(huì)公眾查詢企業(yè)和個(gè)人信用信息提供服務(wù)，為社會(huì)公眾對(duì)物業(yè)管理領(lǐng)域違法違規(guī)行為的投訴提供途徑。目的是為了整頓和規(guī)范物業(yè)管理市場(chǎng)秩序，規(guī)范物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員市場(chǎng)行為，增強(qiáng)物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員的信用意識(shí)，提高行業(yè)誠(chéng)信度和服務(wù)水平。二、物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的建立范圍（這一部分是重點(diǎn)）根據(jù)國(guó)家建設(shè)部《關(guān)于建立房地產(chǎn)企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的通知》(津住房函[2002]193f號(hào))及其他有關(guān)規(guī)定，物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的建立范圍是所有物業(yè)管理企業(yè)和物業(yè)管理師等執(zhí)(從)業(yè)人員。全國(guó)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案建設(shè)按照“統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)建設(shè)、分步實(shí)施、信息共享”的原則，由國(guó)家建設(shè)部統(tǒng)一部署。各級(jí)物業(yè)管理行政主管部門(mén)負(fù)責(zé)組織所轄區(qū)域內(nèi)所有物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的建設(shè)與管理工作，具體職責(zé)分工是：(1)建設(shè)部負(fù)責(zé)全國(guó)一級(jí)資質(zhì)物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的建立和監(jiān)督管理。中國(guó)物業(yè)管理協(xié)會(huì)受建設(shè)部委托承擔(dān)系統(tǒng)管理部門(mén)的工作，負(fù)責(zé)一級(jí)資質(zhì)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案信息的采集、整理、更新及日常管理工作。(2)地方物業(yè)管理行政主管部門(mén)負(fù)責(zé)二級(jí)資質(zhì)以下物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)人員信用檔案系統(tǒng)的建立和監(jiān)督管理。(3)建設(shè)部信息中心負(fù)責(zé)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)支持和系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)管理工作，并為各級(jí)物業(yè)管理行政主管部門(mén)和物業(yè)管理企業(yè)提供由建設(shè)部統(tǒng)一開(kāi)發(fā)的物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)專用軟件。三、物業(yè)管理企業(yè)信用檔案工作的目標(biāo)和要求物業(yè)管理企業(yè)信用檔案工作的目標(biāo)是：以物業(yè)管理電子政務(wù)系統(tǒng)、物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)自律管理系統(tǒng)和企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，形成覆蓋物業(yè)管理行業(yè)所有企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員的信用檔案系統(tǒng)，并通過(guò)中國(guó)住宅與房地產(chǎn)信息網(wǎng)實(shí)現(xiàn)各級(jí)物業(yè)管理行政主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)網(wǎng)站的互聯(lián)互通。國(guó)家建設(shè)部對(duì)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)建設(shè)的要求是：(1)各級(jí)物業(yè)管理主管部門(mén)要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，積極組織、指導(dǎo)和推動(dòng)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)的建設(shè)工作。(2)擴(kuò)大物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的覆蓋面。凡是從事物業(yè)管理的企業(yè)和執(zhí)(從)業(yè)人員都應(yīng)當(dāng)納入物業(yè)管理企業(yè)信用系統(tǒng)。凡是具有資質(zhì)等級(jí)(包括臨時(shí)資質(zhì))的物業(yè)管理企業(yè)都要全部上網(wǎng)。(3)保證物業(yè)管理信用檔案系統(tǒng)信息的全面、準(zhǔn)確。應(yīng)當(dāng)有效利用政府掌握的信息資源，把物業(yè)管理企業(yè)和執(zhí)(從)業(yè)人員在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的違規(guī)、違法劣跡以及受到的處罰等情況按規(guī)定記人信用檔案。要將信用檔案建設(shè)與企業(yè)資質(zhì)管理結(jié)合起來(lái)，把是否如實(shí)、及時(shí)提供信用信息作為企業(yè)資質(zhì)年檢、晉級(jí)審批和執(zhí)(從)業(yè)注冊(cè)資格的條件。(4)及時(shí)做好信用檔案記錄信息的更新工作。物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄信息每季度至少更新一次。物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員應(yīng)在每季度后28日內(nèi)提交更新數(shù)據(jù)。各級(jí)物業(yè)管理行政主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)應(yīng)及時(shí)將企業(yè)(項(xiàng)目)情況變動(dòng)、良好行為記錄、不良行為記錄及公眾投訴等情況記人物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)。(5)統(tǒng)一系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)，保證信息傳遞暢通、資源共享。要按照“統(tǒng)一性、標(biāo)準(zhǔn)化”的要求，對(duì)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)和完善，并與全國(guó)物業(yè)管理信用檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)聯(lián)通。(6)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄信息的報(bào)送、傳遞及有關(guān)事宜的聯(lián)系，主要采用電子郵件方式。物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)設(shè)立信用檔案專用電子郵箱，具備條件的要建立企業(yè)網(wǎng)站，或在中國(guó)住宅與房地產(chǎn)信息網(wǎng)、中國(guó)物業(yè)管理協(xié)會(huì)網(wǎng)以及地方主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)網(wǎng)站上建立網(wǎng)頁(yè)。物業(yè)管理企業(yè)信用檔案4-6四、物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的記錄內(nèi)容（掌握）物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的記錄內(nèi)容主要包括企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員的基本情況、業(yè)績(jī)及良好行為記錄、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的違法違規(guī)行為、服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題及其他不良行為記錄和公眾投訴及處理情況等。具體記錄內(nèi)容詳見(jiàn)表12—3～表12—9。

注意：把表分類，并對(duì)主要內(nèi)容加以記憶，主要是分清表12—3～表12—9各自的內(nèi)容與作用。

五、信用檔案記錄內(nèi)容的采集物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)記錄的內(nèi)容，主要通過(guò)政府部門(mén)、協(xié)會(huì)、物業(yè)管理企業(yè)、執(zhí)(從)業(yè)人員墩他中介機(jī)構(gòu)及社會(huì)公眾等多種途徑依法采集。核準(zhǔn)資質(zhì)等級(jí)或通過(guò)年檢的物業(yè)管理企業(yè)以及獲準(zhǔn)注冊(cè)的物業(yè)管理師等執(zhí)(從)業(yè)人員的信用檔案記錄內(nèi)容及更新信息，可從其資質(zhì)申報(bào)、年檢、執(zhí)業(yè)資格注冊(cè)資料中采集。除此以外的信用檔案記錄內(nèi)容及更新信息，由行政主管部門(mén)和行業(yè)協(xié)會(huì)組織物業(yè)管理企業(yè)和執(zhí)(從)業(yè)人員按時(shí)報(bào)送。六、物業(yè)管理企業(yè)信用檔案投訴處理各級(jí)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案，應(yīng)當(dāng)接受社會(huì)公眾按照統(tǒng)一格式提交的有關(guān)物業(yè)管理服務(wù)方面的網(wǎng)上投訴。信用檔案管理部門(mén)對(duì)收到的投訴信息進(jìn)行登記、整理和分類，并根據(jù)投訴對(duì)象和投訴內(nèi)容，分別提交有關(guān)部門(mén)進(jìn)行核查，或轉(zhuǎn)給被投訴企業(yè)處理。信用檔案管理部門(mén)根據(jù)核查結(jié)果和企業(yè)反饋情況，確定該宗投訴及其處理結(jié)果是