學(xué)生公寓消防電維修檔案管理

第一節(jié)檔案工作流程 1一、立卷歸檔 1二、借閱 1三、收集、交接、整理、統(tǒng)計工作 2四、鑒定銷毀 3第二節(jié)檔案管理人員職責(zé) 3第三節(jié)檔案管理制度 4一、檔案工作人員設(shè)置 4二、檔案歸檔 5三、檔案保管 5四、檔案保密 6五、檔案借閱 7第四節(jié)檔案保密制度 7第一節(jié)檔案工作流程一、立卷歸檔檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。二、借閱1.本單位人員借閱檔案由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。2.外單位人員查閱檔案查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。三、收集、交接、整理、統(tǒng)計工作1.立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整。2.兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點，按規(guī)定的案卷類目歸卷。3.次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進(jìn)行整理（初步立卷）。4.三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。5.兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷。6.兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案。7.檔案室對案卷進(jìn)行分類、整理。8.編制檔號。9.編制案卷目錄等各種檢索工具。10.入庫。11.做好檔案的統(tǒng)計、保安。12.開展檔案的利用。13.進(jìn)行文件匯編，對檔案信息進(jìn)行二次、三次加工四、鑒定銷毀檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。第二節(jié)檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》以及黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策及法規(guī)，認(rèn)真履行自己的職責(zé)。2.熱愛檔案事業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，不斷提高專業(yè)化水平。3.熟悉業(yè)務(wù)，了解本單位歷史和現(xiàn)狀，積極開發(fā)檔案信息資源，認(rèn)真編制檢索工具，做好提供利用工作。4.做好檔案庫房管理工作，定期對檔案庫房、設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，妥善處理，搞好衛(wèi)生，保持檔案的清潔，整齊。5.忠于職守，認(rèn)真履行檔案業(yè)務(wù)中的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)，做好單位內(nèi)各立卷部門檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對應(yīng)該歸檔的文件材料及時驗收、歸檔。6.熱情接待查檔人員，迅速準(zhǔn)確的提供檔案，為查檔者提供服務(wù)。7.做好檔案利用效果的信息反饋工作及有關(guān)情況的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳。8.認(rèn)真做好檔案管理日常工作，嚴(yán)格各項管理制度，切實做好檔案保密，防止泄密事件發(fā)生，確保檔案資料的完整、安全。第三節(jié)檔案管理制度為了規(guī)范醫(yī)院的檔案管理，提高檔案質(zhì)量，保證檔案完整安全，拓展檔案的開發(fā)利用。結(jié)合本院實際情況，特規(guī)定如下。一、檔案工作人員設(shè)置（一）檔案室歸院辦管理，設(shè)專職檔案員2-3名，負(fù)責(zé)指導(dǎo)各科檔案員工作，以及醫(yī)院全部檔案的整理歸檔、保管及向檔案局移交等工作。（二）各職能科室設(shè)立兼職檔案員1名，負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和歸檔工作。二、檔案歸檔（一）凡反映醫(yī)院各項工作活動，具有查找利用價值的文件資料，均應(yīng)按要求歸檔。（二）立卷歸檔時，要遵循檔案形成的規(guī)律和特點，區(qū)別不同的保管期限，做到分類清楚，組卷合理。卷內(nèi)文件的排列要有秩序，使案卷能夠正確地反映醫(yī)院活動的全貌，便于保管和利用。（三）歸檔案卷題名、卷內(nèi)文件目錄及立卷人、立卷時間均應(yīng)填寫清楚，案卷標(biāo)題要簡明確切，保管期限準(zhǔn)確，裝訂要齊整、牢固。（四）科技、科研檔案要填寫案卷全引目錄和備考表。（五）各科室檔案員于每年4月底前根據(jù)《XX區(qū)XX醫(yī)院保管期限表》的內(nèi)容，將本科室上一年度的檔案進(jìn)行整理立卷并移交檔案室，實物檔案要隨時歸檔，特殊情況按要求時間歸檔。（六）根據(jù)醫(yī)院院志續(xù)編工作的要求，各科室檔案員于每年的4月底前將本科室上年度的科志上報到綜合檔案室。

三、檔案保管（一）檔案庫房內(nèi)的檔案材料，要按門類和載體進(jìn)行科學(xué)的分類、排列、編號，柜架要排列有序。（二）調(diào)閱搬運(yùn)檔案資料要輕拿輕放，嚴(yán)防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料，盡量減少檔案的機(jī)械磨損。（三）建立和完善全宗卷，并做好檔案的收進(jìn)、移出、利用等日常登記統(tǒng)計工作。（四）定期檢查檔案保管情況，對破損或字跡褪色的檔案要及時修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。經(jīng)常檢查庫房內(nèi)的溫濕度，及時采取各種措施把溫濕度控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)。（五）檔案庫房要保持清潔，庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得存放與檔案管理工作無關(guān)的物品。（六）按照標(biāo)準(zhǔn)配有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防高溫等設(shè)施。（七）檔案保管不善，造成毀壞和丟失，要追究有關(guān)人員責(zé)任并予以相應(yīng)處罰。

四、檔案保密（一）檔案保管員必須有嚴(yán)格的保密觀念，認(rèn)真執(zhí)行《保密法》和《保密守則》，不得泄漏檔案機(jī)密。（二）及時按照上級有關(guān)規(guī)定調(diào)整劃分檔案密級。利用未開放的檔案，必須履行借閱利用的批準(zhǔn)手續(xù)，要正確處理利用和保密的關(guān)系。（三）嚴(yán)格遵守檔案的銷毀審批制度，銷毀檔案時要有專人負(fù)責(zé)，并在指定地點銷毀。（四）檔案庫房門窗要堅固，保管設(shè)備要符合保密要求。

五、檔案借閱（一）借閱者查閱檔案，要在閱覽室進(jìn)行，一般不外借。需要借出或查閱涉秘檔案，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)。（二）借出的檔案要限期歸還。外單位借閱檔案，需持單位介紹信，并經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）借閱者要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)在檔案資料上加注、勾劃、涂改、折疊，不得抽拆文件。（四）借閱者未經(jīng)檔案保管員允許，對查閱的檔案資料不得擅自摘錄、拍照、復(fù)制等。凡經(jīng)允許摘錄、復(fù)制的，必須經(jīng)檔案保管員審查核對。（五）歸還檔案時，檔案保管員要認(rèn)真檢查檔案是否完好，及時做好歸還登記，并形成檔案利用效果。第四節(jié)檔案保密制度1.為明確各類文檔傳達(dá)范圍，使用權(quán)限，保守醫(yī)院秘密，維護(hù)醫(yī)院利益等。特制訂本制度。2.全體員工都有保守醫(yī)院秘密的義務(wù)。在對外交往和合作中，須特別注意不泄露醫(yī)院秘密，更不準(zhǔn)出賣醫(yī)院秘密。3.醫(yī)院秘密是指在一定時間內(nèi)只限一定范圍人員知悉的事項。4.保密守則：不該問的秘密不問；不該看的秘密不看；不該記錄的秘密不記錄；不該復(fù)制的秘密不復(fù)制。5.醫(yī)院秘密分普通、重要、機(jī)密三級。6.普通級：規(guī)章制度、管理辦法、工資資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、設(shè)備資料等涉及醫(yī)院常規(guī)管理運(yùn)行的資信。7.重要級：項目資料、人事資料、申報材料、發(fā)票憑證、拍攝素材