水稻病蟲害統(tǒng)防治項目服務(wù)保障及承諾

水稻病蟲害統(tǒng)防治項目服務(wù)保障及承諾目錄TOC\h\z\u第一、質(zhì)量管理的方針及目的 1一、質(zhì)量方針 1二、質(zhì)量目標(biāo) 1三、質(zhì)量承諾 2四、質(zhì)量管理的目的和內(nèi)容 3第二、服務(wù)承諾 4一、服務(wù)期服務(wù)承諾 4二、技術(shù)支持承諾 5三、服務(wù)及時性的承諾 7四、安全防護(hù)承諾 7五、施藥作業(yè)服務(wù)承諾 9六、飛防操作服務(wù)承諾 10第三、飛防作業(yè)服務(wù)保障措施 11一、確定防治任務(wù) 11二、確定飛防隊伍 12三、環(huán)境天氣勘測及相關(guān)物資準(zhǔn)備 13四、開始飛防作業(yè) 14第十二節(jié)檔案管理人員及職責(zé) 16一、人員配備 16二、崗位職責(zé) 16三、檔案資料管理的要點 19第十三節(jié)檔案管理流程 20一、檔案資料的收集 21二、檔案管理細(xì)則 22三、檔案管理制度 26第十四節(jié)病蟲害防治相關(guān)記錄 38一、病蟲害防治施藥記錄表 38二、病蟲害防治記錄 39三、病蟲害防治作業(yè)記錄 40第一、質(zhì)量管理的方針及目的一、質(zhì)量方針我們的質(zhì)量方針是：優(yōu)秀的產(chǎn)品，一流的服務(wù)。二、質(zhì)量目標(biāo)我們的質(zhì)量目標(biāo)是：確保各階段工作的有效性，把符合用戶實際需求的服務(wù)提供給客戶。（一）有效性階段成果經(jīng)過嚴(yán)格的確認(rèn)，確實成為下一步工作的依據(jù)。（二）適時指按規(guī)定的進(jìn)度或按與用戶協(xié)商的時間。三、質(zhì)量承諾我們的質(zhì)量承諾是：我們在工作中嚴(yán)格執(zhí)行ISO9000質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。四、質(zhì)量管理的目的和內(nèi)容（一）目的滿足用戶要求，規(guī)范自身行為，達(dá)到供需雙方共同獲益的效果；（二）內(nèi)容1質(zhì)量策劃——目的、范圍、做什么、何時做、誰來做、如何做；2質(zhì)量控制——監(jiān)視過程，發(fā)現(xiàn)、排除不合格；3質(zhì)量保證——滿足質(zhì)量要求，取得需方信任；4質(zhì)量改進(jìn)——完善、改進(jìn)質(zhì)量體系。第二、服務(wù)承諾一、服務(wù)期服務(wù)承諾我方已仔細(xì)研究了全部內(nèi)容，并提供以下質(zhì)保期服務(wù)承諾：1.如我公司有幸能為貴單位服務(wù)，我公司將嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，履行自己的責(zé)任。2.所提供服務(wù)的服務(wù)期為XX年。3.對服務(wù)期內(nèi)所提供的服務(wù)質(zhì)量實行監(jiān)督考核。4.進(jìn)行不定期進(jìn)行電話巡訪。特此承諾。二、技術(shù)支持承諾我方已仔細(xì)研究了水稻病蟲害防治項目招標(biāo)文件的全部內(nèi)容，并提供以下技術(shù)承諾：1.人員支持：我公司派遣X人（含）以上技術(shù)熟練、稱職的技術(shù)人員到甲方場地為招標(biāo)人提供技術(shù)服務(wù)。我公司的技術(shù)服務(wù)符合甲方要求。2.文檔支持除了項目交接文檔外，還及時提供維保文檔。3.電話支持工作時間提供隨時電話支持。4.郵件支持通過郵件交流，指導(dǎo)采購單位處理問題。5.現(xiàn)場支持根據(jù)需要派工程師趕赴現(xiàn)場提供面對面的服務(wù)。6.公司制度支持我公司推行全面質(zhì)量管理，相關(guān)的作業(yè)方法，檢驗標(biāo)準(zhǔn)全部程序化、制度化。病蟲害防治服務(wù)從查驗、規(guī)劃、作業(yè)到維護(hù)將嚴(yán)格按照ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任，由各項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，從病蟲害預(yù)防，治理，直后期服務(wù)，實行項目經(jīng)理負(fù)責(zé)制。7.藥物設(shè)備支持我公司采用一系列高精度的設(shè)備和高品質(zhì)的藥物，形成配套的病蟲害防治體系，聘請從事相關(guān)產(chǎn)品多年的工程師和主機(jī)手操作設(shè)備；結(jié)合行業(yè)前沿的技術(shù)核心和理念，精益求精，更好地為本項目服務(wù)。三、服務(wù)及時性的承諾1.我公司承諾為貴單位提供7*24小時技術(shù)支持服務(wù)（服務(wù)電話：XXXXXX），負(fù)責(zé)解答采購單位遇到的問題，并及時提出解決問題的建議和操作方法。2.在服務(wù)期內(nèi)，我公司提供7*24小時現(xiàn)場服務(wù)和技術(shù)支持服務(wù)，提供XX小時故障響應(yīng)，提供第二個工作日上門服務(wù)（24小時內(nèi)上門響應(yīng)）。如項目實施及服務(wù)期間我公司未按以上響應(yīng)時間響應(yīng)招標(biāo)單位通知的，招標(biāo)單位有權(quán)對我公司進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。特此承諾。四、安全防護(hù)承諾1.施藥人員的個人防護(hù)（1）施藥操作時，飛手與植保機(jī)保證一定的安全距離，嚴(yán)禁無關(guān)人員靠近；（2）有風(fēng)時要站在上風(fēng)口方向施藥；（3）穿好飛防專用防護(hù)服并佩戴口罩；（4）完成作業(yè)要及時更換服裝，清洗身體。2.植保器械須知（1）當(dāng)天工作結(jié)束后，要及時對植保機(jī)的噴藥系統(tǒng)進(jìn)行清洗處理；（2）清洗器械的污水應(yīng)選在安全地點妥善處理，防止污染附近飲用水源或魚塘；（3）若遙控植保機(jī)內(nèi)還剩有藥液，應(yīng)將這些藥液妥善處理，嚴(yán)禁隨地潑灑，以減少藥劑對周圍環(huán)境所帶來的負(fù)面影響。3.人員中毒的自救如飛手不慎將農(nóng)藥濺入眼睛或皮膚上，應(yīng)及時用大量清水反復(fù)沖洗；如出現(xiàn)頭痛、頭昏、惡心、嘔吐等農(nóng)藥中毒癥狀，應(yīng)立即停止作業(yè)，離開施藥現(xiàn)場，脫掉污染衣服并攜帶農(nóng)藥標(biāo)簽前往醫(yī)院就診。五、施藥作業(yè)服務(wù)承諾1.為保證噴灑均勻，盡量保證恒高恒速，避免重噴漏噴；2.在進(jìn)行施藥前，應(yīng)仔細(xì)檢查器械的開關(guān)、接頭、噴頭等處螺絲是否擰緊，藥桶有無滲漏，噴頭是否可以合理霧化等情況；3.作業(yè)前要先了解的情，防止植保機(jī)在飛行過程中觸碰障礙物或受到干擾，減少不必要的損失；4.噴施藥劑的適宜溫度一般在20--30℃之間，盡量避免在中午高溫氣候條件下施藥；5.雨前及雨天不宜施藥，防止雨水沖刷藥劑，影響防治效果；6.風(fēng)力大于3級不宜施藥，微風(fēng)作業(yè)時，飛手要盡量站在上風(fēng)口，把握好風(fēng)力風(fēng)向，確保作物受藥均勻，避免因風(fēng)力風(fēng)向造成對施藥人員傷害和藥物流失以及作物藥害。六、飛防操作服務(wù)承諾1.航空植保屬于精準(zhǔn)施藥，由于每次施藥的作物對象生長階段的不同，作物的高低不同，作物藥感度不同，所以在防治的要求上也會有所不同。2.再者，受飛手熟練程度的影響，施藥前應(yīng)先用水做噴霧試飛行，以確定施藥流量、噴幅、飛行高度、速度。然后依次計算用藥量，以符合植保要求。3.最后用藥驗證后，再大面積施藥作業(yè)，以確保施藥安全。第三、飛防作業(yè)服務(wù)保障措施一、確定防治任務(wù)展開飛防服務(wù)作業(yè)之前，我公司首先確定防治類型、作業(yè)面積、地形、病蟲害情況、防治周期、使用藥劑類型以及是否有其他特殊要飛防組織如何確保飛防效果和效率求。勘察地形是否適合飛防、測量作業(yè)面積、確定不適宜作業(yè)區(qū)域（障礙物過多可能會有炸機(jī)隱患）以及確定防治任務(wù)是采用飛防隊攜帶藥劑還是采購方藥劑。需要注意的是，采購方藥劑一般自主采購或者由地方植保站等機(jī)構(gòu)提供，藥劑種類較雜且有大量的粉劑類農(nóng)藥。由于粉劑類農(nóng)藥需要大量的水去稀釋，要比人工節(jié)省90%的水量，所以不能夠完全稀釋的粉劑，容易造成植保無人機(jī)噴灑系統(tǒng)堵塞，影響作業(yè)效率及防治效果。因此，需要和采購方提前溝通，讓其購買非粉劑農(nóng)藥，比如水劑、懸浮劑、乳油等。另外，根據(jù)地形植保無人機(jī)作業(yè)效率在200600畝/天之間，所以需要提前配比充足藥量，或者由飛防服務(wù)團(tuán)隊自行準(zhǔn)備飛防專用藥劑，進(jìn)而節(jié)省配藥時間，提高作業(yè)效率。二、確定飛防隊伍確定防治任務(wù)后，就需要根據(jù)林木類型、面積、地形、病蟲害情況、防治周期和單臺植保無人機(jī)的作業(yè)效率，來確定飛防人員、植保無人機(jī)數(shù)量以及運(yùn)輸車輛。一般農(nóng)作物都有一定的防治周期，在這個周期內(nèi)如果沒有及時將任務(wù)完成將達(dá)不到預(yù)期的防治效果。對于飛防服務(wù)隊伍而言，首先應(yīng)該做到的是保證防治效果，其次才是如何提升效率?？紤]到病電害的時效性及無人機(jī)在相對惡劣的環(huán)境下可能會遇到突發(fā)問題等因素，飛防作業(yè)一般可采取2飛1備的原則，以保障防治效率。三、環(huán)境天氣勘測及相關(guān)物資準(zhǔn)備首先，進(jìn)行植保飛防作業(yè)時，應(yīng)提前查知作業(yè)地方近幾日的天氣情況（溫度及是否有伴隨大風(fēng)或者雨水）。惡劣天氣會對作業(yè)造成困擾，提前確定這些數(shù)據(jù)，更方便確定飛防作業(yè)時間及其他安排。其次是物資準(zhǔn)備。電動多旋翼需要動力電池（一般在5210組之間）、相關(guān)的充電器，以及當(dāng)?shù)刈鳂I(yè)地點不方便充電時可能要隨車攜帶發(fā)電設(shè)備。單旋翼油動直升機(jī)則要考慮汽油的問引題，因為國家對散裝汽油的管控，所以要提前加好所需汽油或者掌握作業(yè)的加油條件（一般采用97#），到當(dāng)?shù)嘏沙鏊暾垈浒福ú煌赜蛴兴顒e，管控松緊不一，一般靠近農(nóng)村鄉(xiāng)鎮(zhèn)不會有這種問題）再后是相關(guān)配套設(shè)施，如農(nóng)藥配比和運(yùn)輸需要的藥壺或水桶、飛飛手和助手協(xié)調(diào)溝通的對講機(jī)，以及相關(guān)作業(yè)防護(hù)用品（眼鏡、口置、工作服、遮陽帽等）。如果防治任務(wù)是包工包藥的方式，就需要飛防團(tuán)隊核對藥劑類型與需要防治的作物病蟲害是否符合，數(shù)量是否正確。一切準(zhǔn)備就緒，天氣適中，近期無雨水以及大風(fēng)（-－般超過3級風(fēng)將會使農(nóng)藥產(chǎn)生大的漂移），即可出發(fā)前往目的地開始飛防任務(wù)。四、開始飛防作業(yè)飛防團(tuán)隊?wèi)?yīng)提前到達(dá)作業(yè)地塊，熟悉地形、檢查飛行航線路徑有無障礙物、確定飛機(jī)起降點及作業(yè)航線基本規(guī)劃。隨后進(jìn)行農(nóng)藥配置，一般需根據(jù)植保無人機(jī)作業(yè)量提前配半天到一天所需藥量。最后，植保無人機(jī)起飛前檢查，相關(guān)設(shè)施測試確定（如對講機(jī)頻率、噴灑流量等），然后報點員就位，飛手操控植保無人機(jī)進(jìn)行噴灑服務(wù)。在保證作業(yè)效果效率（例如航線直線度、橫移寬度、飛行高度、是否漏噴重噴）的同時，飛機(jī)與人或障礙物的安全距離也非常重要。任何飛行器突發(fā)事故時對人危險性較高，作業(yè)過程必須時刻遠(yuǎn)離人群，助手及相關(guān)人員要及時疏散作業(yè)區(qū)域人群，保證飛防作業(yè)安全。用藥時請使用高效低毒檢測無殘留的生物農(nóng)藥，以避免在噴灑過程中對周圍的動植物產(chǎn)生不良影響，導(dǎo)致糾紛和經(jīng)濟(jì)賠償。氣溫高于35C時，應(yīng)停止施藥高溫對藥效有一定影響。一天作業(yè)任務(wù)完畢，應(yīng)記錄作業(yè)結(jié)束點，方便第二天繼續(xù)前一天作業(yè)位置進(jìn)行噴灑。然后清洗保養(yǎng)飛機(jī)，對植保無人機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢查，檢查各項物資消耗（農(nóng)藥、汽油、電池等），記錄當(dāng)天作業(yè)畝數(shù)和飛行架次、當(dāng)日用藥量與總作業(yè)畝數(shù)是否吻合等，從而為第二天作業(yè)做好準(zhǔn)備。第十二節(jié)檔案管理人員及職責(zé)一、人員配備主要人員配備表職務(wù)姓名持何種資格證件已承擔(dān)項目情況證書名稱級別共計人數(shù)二、崗位職責(zé)（一）工作人員分工分管領(lǐng)導(dǎo)：辦公室主任：檔案管理員：兼職檔案員：（二）各成員職責(zé)1.分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)（1）領(lǐng)導(dǎo)本公司的檔案管理工作。（2）審定本公司案管理各項制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。（3）解決檔案工作中的實際問題。2.主管檔案工作辦公室主任（1）組織制定檔案管理制度，并認(rèn)真執(zhí)行。（2）抓好本公司檔案建設(shè)與管理工作。（3）定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。3.檔案管理員崗位（1）對公司各個項目組形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（2）負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本公司各種門類和載體的檔案以及有關(guān)資料。（3）為黨和國家積累檔案財富，按規(guī)定將具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案向縣檔案館移交。（4）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)及各項方針政策，建立健全檔案室的各項規(guī)章制度。（5）對檔案實行科學(xué)管理，熟悉所藏檔案情況，積極提供利用，為全鄉(xiāng)各項工作服務(wù)。（6）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。4.兼職檔案員責(zé)任制（1）協(xié)助檔案管理員做好本機(jī)關(guān)各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。（2）負(fù)責(zé)檔案信息微機(jī)錄入及信息化管理工作。（3）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。（三）檔案室工作職責(zé)1.貫徹執(zhí)行上級關(guān)于檔案工作的方針、政策，自覺遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，制定本單位檔案工作的相應(yīng)制度，并組織實施。2.貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于保守黨和國家機(jī)密的規(guī)定，認(rèn)真做好檔案的安全、保密和保護(hù)工作。3.制定檔案室工作計劃，做好檔案目標(biāo)管理工作。4.按不同類別的歸檔范圍，做好各類檔案文件材料的收集、整理、鑒定工作，并按各自要求及時歸檔。5.對新接收的檔案進(jìn)行分類入庫，積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作；熟悉掌握檔案室各類檔案儲藏情況，做到準(zhǔn)確迅速地提供利用。6.準(zhǔn)確及時地搞好各類檔案的傳遞、銷毀和統(tǒng)計工作。7.嚴(yán)格執(zhí)行檔案室有關(guān)查（借）閱制度，做好檔案的查閱、借閱工作，為有關(guān)部門提供檔案的有關(guān)情況。8.負(fù)責(zé)檔案室?guī)旆康娜粘９芾砉ぷ?，?yán)格按照八防的要求，保證檔案庫房的安全和衛(wèi)生。9.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷總結(jié)經(jīng)驗，提高服務(wù)質(zhì)量，完成政府領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)—一主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。三、檔案資料管理的要點1.重要的檔案資料的交接必須經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或其指定責(zé)任人驗收，完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。2.檔案保管由專人負(fù)責(zé)，以達(dá)到文件管理要求，做到檔案標(biāo)識清晰，分類明確，易查找；檔案出室由具備資格的人員經(jīng)過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關(guān)責(zé)任；檔案入室時經(jīng)過檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重需追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件。3.檔案資料實行嚴(yán)格的借閱登記制度，歸還入檔時，必須經(jīng)過審核檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重的須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員須定時檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽導(dǎo)致文件流失。4.檔案資料管理實行嚴(yán)格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由項目經(jīng)理或其指定的責(zé)任人負(fù)責(zé)，對檔案是否有效、作廢以及保存數(shù)量等作出決定。當(dāng)文件狀況有所變動時，應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時找到有效文件。5.檔案資料的管理必須做到“七防”即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防變質(zhì)、防高溫。必須配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等防潮物，檔案管理人員須定期檢查和清理，保證檔案資料環(huán)境條件符合要求。6.采用各種形式的文檔儲存方式，如電腦磁盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等，并采用相適應(yīng)的保管、儲存方法。7.盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存，便于查找和利用。8.電腦文件由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理，并定期清除過期失效文件。9.原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類，并編制相應(yīng)的文件目錄。當(dāng)文件狀況有所變動時，應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時找到有效的文件。10.檔案的鑒定由管理處經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé)，對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等作出決定，其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定，11.檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存，為工作方便可設(shè)置部門開架檔案。第十三節(jié)檔案管理流程加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。一、檔案資料的收集1.各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。2.各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。（1）歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月25日前。（2）檔案資料的標(biāo)識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。（3）檔案資料的日常管理電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件/檔案柜中。（4）檔案借閱借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；（5）檔案銷毀對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。二、檔案管理細(xì)則1.檔案資料的歸檔范圍（1）公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；（2）公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；（3）本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；（4）公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；（5）重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；（6）反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；（7）公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；（8）本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；（9）本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；（10）本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；（11）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；（12）外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；（13）財務(wù)檔案資料；（14）各種實物檔案；（15）其他具有利用和保存價值的文件資料。2.檔案資料的歸檔要求（1）歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。（2）一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。（3）聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。（4）子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。（5）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。3.檔案資料的歸檔時間（1）即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔；公司規(guī)定的密級文件；重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；合同、協(xié)議書等正本及過程資料；公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。（2）定期歸檔部門應(yīng)在每月25日前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；（3）電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。4.歸檔文件的等級劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：文件等級文件類型保管期限一級秘密文件公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)、經(jīng)營計劃、管理決策，單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，公司內(nèi)部人員任免、獎勵、處分等文件材料，財務(wù)報表、賬冊、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等永久二級重要文件會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程的文件等五年以上三級普通文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管、檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修三年5.檔案交接（1）部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。（2）檔案移交公司的流程經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；6.檔案保管（1）檔案編號檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)之用。檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。三、檔案管理制度（一）檔案人員崗位責(zé)任制1.努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。2.認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《中華人民共和國檔案法實施辦法》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本行業(yè)有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，并根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。3.熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。4.切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。5.同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。6.保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。7.編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。8.積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務(wù)工作的需要。9.積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認(rèn)真接收上述活動形成的應(yīng)該歸檔的文件材料，并整理歸檔。10.做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺賬，及時、準(zhǔn)確地向檔案管理部門填報機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查統(tǒng)計表。11.在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時，還要對單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。（二）檔案保管制度1.收進(jìn)、移出檔案和資料，必須認(rèn)真清點，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。2.保管檔案和資料，必須使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。3.檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。4.隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時進(jìn)行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。5.檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。6.庫房專管人員進(jìn)出庫房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管人員，不得隨意進(jìn)入庫房。7.必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€、褪變、破損或賬務(wù)不符時，必須及時追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。8.檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。（三）檔案復(fù)制制度1.要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復(fù)制。2.復(fù)制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。3.破損的檔案，檔案員要及時修改和復(fù)制。4.對利用較多的檔案，可復(fù)制數(shù)份，以利用使用，并保護(hù)原檔案，減少檔案的磨損。（四）檔案查借閱制度1.本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。2.本公司有關(guān)部門因工作需要需借閱檔案，原則上只能在閱文室內(nèi)查閱，確實要借出的檔案，必須經(jīng)分管部長簽批，方可辦理借閱手續(xù)，借閱時間一般不超過一周。3.外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)本處領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有關(guān)部門派人陪同，方可查閱。4.借閱者不準(zhǔn)在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準(zhǔn)涂改撕毀，不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。5.查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。6.借閱者歸還檔案時，應(yīng)填寫利用效果信息反饋，認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責(zé)任。（五）檔案庫房管理制度為了加強(qiáng)檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。1.保持庫房內(nèi)保潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅持不定期查庫，并認(rèn)真做好記載。2.注意庫房安全。庫內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物。進(jìn)出庫房隨時關(guān)門上鎖，不允許非庫房管理人員進(jìn)入庫內(nèi)。3.定時測量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)的定時開關(guān)工作。4.搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。5.遇有特殊情況，及時向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報告，保護(hù)現(xiàn)場不受破壞。（六）檔案立卷歸檔制度1.歸檔范圍凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、賬簿、聲像、照片、實物以及上級印發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實的各項規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。2.歸檔時間（1）各項管理工作形成的文件材料，各部門應(yīng)在工作完成后及時向綜合檔案室移交。（2）化工產(chǎn)品項目在立項之初及供貨完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。（3）財務(wù)會計檔案，由財務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。3.歸檔要求（1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項目檔案一式一份，項目檔案按上級要求制定份數(shù)。（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護(hù)要求。（3）歸檔的文件材料必須整齊、保潔、字跡清楚，便于利用。（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。（5）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地反映各職能部門在各項活動中真實內(nèi)容的歷史過程。4.歸檔手續(xù)移交檔案時要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負(fù)責(zé)。（七）文書材料歸檔制度1.本單位形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本機(jī)關(guān)綜合檔案室歸檔。（1）文書檔案，應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。（2）會計檔案，應(yīng)于形成年度為單位，于決算批準(zhǔn)后，繼續(xù)在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。（3）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級檔案部門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時歸檔。2.凡屬本處職能工作所應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行及憑借指導(dǎo)本機(jī)關(guān)職能工作的，凡記述本處實際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、賬簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。3.歸檔工作，務(wù)須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。4.凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。5.歸檔文件材料中的文件與電報應(yīng)逐一分類立卷。證件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。6.按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復(fù)一并歸入復(fù)文件，沒有復(fù)文的請示歸入請示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結(jié)案年。7.卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責(zé)任者——問題——時間排列，使同一文件的證件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴訟案件卷，結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。8.卷內(nèi)文件，應(yīng)安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號；不裝訂的卷，應(yīng)在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內(nèi)填上順序件號；圖表和聲像材料，應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。9.凡歸檔案卷，不論永久、長期和短期保存價值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。（1）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標(biāo)題）；（2）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質(zhì)內(nèi)容的文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制；（3）對沒有責(zé)任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補(bǔ)齊后填入有關(guān)項內(nèi)；（4）會議記錄、應(yīng)填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容；（5）填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；（6）填寫卷內(nèi)文件的情況說明，應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。無需說明的卷，亦應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上；（7）卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。10.聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務(wù)）及其活動時間、地點、中心內(nèi)容和攝錄者。11.凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴(kuò)散褪變者，應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。12.凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預(yù)先后排列的順序理齊，做到右、下側(cè)齊整；采直徑1-1.5毫米粗細(xì)的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應(yīng)用細(xì)線和縫紉機(jī)裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。13.歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄等，必須符合檔案部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。14.歸檔案卷的標(biāo)題要簡明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)由卷內(nèi)文件的負(fù)責(zé)者（即作者）、內(nèi)容和名稱等部門組成，對責(zé)任者簡稱地使用，要通俗易懂，保持一致。（八）檔案移交制度1.國家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規(guī)定時間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應(yīng)在檢索工具上注明。2.檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。3.對檔案收進(jìn)、移出、利用銷毀的情況要認(rèn)真登記，為統(tǒng)計和移交工作做好準(zhǔn)備。4.移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細(xì)的明細(xì)表，要做到帳物相符、賬表相符。（九）檔案保密制度1.檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全的完整。2保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。3.檔案庫房設(shè)施應(yīng)符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對庫房的安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。5.不準(zhǔn)私自或在無保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷毀于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。6.不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。7.不準(zhǔn)攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準(zhǔn)，同時指定專人保管。8.不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰颐孛堋?.定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。10.不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。（十）檔案鑒定銷毀制度1.成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。2.鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時組織對到期檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報送有關(guān)檔案部門備案，然后方可銷毀。4.對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應(yīng)重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。5.經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單