中小企業(yè)辦公室標(biāo)準(zhǔn)規(guī)章核心制度

辦公室規(guī)章管理制度河南世豪園林工程綜合辦公室4月辦公室規(guī)章管理制度第一章

總則一、為了加強辦公室管理，明確企業(yè)內(nèi)部管理職責(zé)，使辦公室管理工作愈加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實際情況，特制訂本制度。二、本制度適適用于企業(yè)辦公室全部組員并嚴(yán)格遵守各項要求。三、切合企業(yè)實際，依據(jù)不一樣制度內(nèi)容編寫對應(yīng)規(guī)范化要求，努力爭取使辦公室各項工作全部有章可循、有法可依，確保企業(yè)辦公事務(wù)有效開展。四、辦公室人員應(yīng)明確各項工作職責(zé)，簡化辦理步驟，做到每七天有計劃、每個月有總結(jié)工作目標(biāo)。第二章

職責(zé)范圍一、辦公室管理人員直接收企業(yè)總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)，在直屬主管領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室各項工作。二、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度起草編寫、通常性文書整理匯編、資料信息搜集編撰等文字工作。三、負(fù)責(zé)企業(yè)文書管理、辦公用具管理、會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，確保各項事務(wù)有序開展。四、協(xié)調(diào)各部門之間行政關(guān)系，為各部門工作開展提供對應(yīng)服務(wù)。五、負(fù)責(zé)企業(yè)對內(nèi)、對外公共關(guān)系維護和改善，做好來客接待和企業(yè)各項文化宣傳等工作。六、搜集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達多種指令，立即做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。七、幫助其它部門工作，完成上級交代其它工作，如：名片印制、收發(fā)傳真等。第三章

工作規(guī)范一、辦公室工作規(guī)范包含儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)要求根據(jù)職員守則細(xì)則實施。二、辦公室管理人員嚴(yán)格根據(jù)本制度中要求規(guī)范開展工作。第四章

辦公室事務(wù)管理1.文書管理制度文件是文書關(guān)鍵組成部分，文件是各部門依據(jù)自己職責(zé)范圍所制發(fā)含有實施效力并設(shè)有特定版頭文書。本制度中，文件特指企業(yè)內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書特指內(nèi)部通常性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成，檔案是文書延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對文書管理制度做以下要求。1.1文件管理制度1.1.1管理關(guān)鍵點1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提升辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充足發(fā)揮文件在各項工作中指導(dǎo)作用。2、文件管理范圍包含：上級下發(fā)文件、企業(yè)各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類協(xié)議文件等。3、制度類文件根據(jù)企業(yè)文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一寫明企業(yè)全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表示無歧義。4、依據(jù)文件屬性、類別，對全部文件進行編號，依據(jù)編號定時歸檔，做好對應(yīng)文字統(tǒng)計，以備查閱。1.1.2制度規(guī)范1、文件起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)實施。具體到各部門，辦公室行政口負(fù)責(zé)企業(yè)日常文件歸檔；2、企業(yè)上報下發(fā)正式文件權(quán)利關(guān)鍵集中在綜合辦公室，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3、企業(yè)對內(nèi)公開文件由綜合辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文文件由各部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)審核無誤后綜合辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。4、凡寄至企業(yè)文件、傳真等，由辦公室簽收并做好對應(yīng)統(tǒng)計。5、機密文件由綜合辦公室保管，辦公室人員對通常性文件進行分類管理。6、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱統(tǒng)計并限期清退。1.1.3文件管理步驟設(shè)計1、內(nèi)部文件管理步驟：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔2、外部文件管理步驟：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀3、借閱步驟：提出申請，辦理手續(xù)→同意→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀1.2文書管理制度1.2.1管理關(guān)鍵點1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進行，確保企業(yè)內(nèi)部資料安全性、完整性，促進和提升組織管理工作效率，充足發(fā)揮文書在各項工作中指導(dǎo)作用。2、文書管理范圍包含：通常性文書（通知、公告、提案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編）、行政人事部發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應(yīng)存檔圖表、其它相關(guān)企業(yè)重大事項文書資料。3、除通知外，通常性文書沒有固定格式，但必需標(biāo)有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可依據(jù)文書具體內(nèi)容進行調(diào)整。4、依據(jù)文書性質(zhì)進行編號整理，定時對文書進行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔和電子文檔同時更新。1.2.2制度規(guī)范1、依據(jù)企業(yè)實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公告學(xué)習(xí)。2、根據(jù)文書管理范圍，綜合辦公室發(fā)文依據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》，全部文書原稿均由綜合辦公室分類存檔備查。3、按時間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔和年底究檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。4、依據(jù)文書時效性和保留價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。5、辦公室責(zé)任人為第一責(zé)任人，若發(fā)覺文書丟失，辦公室人員必需查明原因，如實向主管部門匯報，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)負(fù)擔(dān)。7、違反以上要求者按攝影關(guān)要求給予懲處。1.2.3步驟設(shè)計起草文書→填寫《發(fā)文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔和電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀1.3檔案管理制度1.3.1管理關(guān)鍵點1、為了維護檔案真實性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，立即分類、整理、編輯、傳輸文書資料，提升級案管理質(zhì)量和效率。2、檔案管理范圍：企業(yè)各類證照及各類文件、文書資料、其它應(yīng)存檔信息資料。3、依據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應(yīng)資料進行對應(yīng)歸檔、整理、備注，并存入專門檔案文件柜保管。1.3.2制度規(guī)范1、應(yīng)歸檔文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)搜集，份數(shù)齊全，包含附件、批復(fù)、定稿等。2、全部歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，依據(jù)時間前后次序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。3、堅持平時歸檔和年底究檔、定時歸檔和不定時歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。4、各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核經(jīng)過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。5、檔案管理人員必需遵守保密要求，推行保密手續(xù)，尤其是職員個人信息、企業(yè)圖片等關(guān)鍵資料保管，確保檔案安全和完整。6、檔案接收、移交，必需依據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好統(tǒng)計。1.3.3步驟設(shè)計依據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退2.辦公用具管理制度2.1管理關(guān)鍵點1、為了加強辦公用具管理，規(guī)范辦公用具管理各項程序，節(jié)省辦公經(jīng)費，提升利用效率。2、辦公用具管理人員負(fù)責(zé)辦公用具處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無私自挪用現(xiàn)象。3、辦公用具保管實施“日清月結(jié)，出入庫等量、年底查存統(tǒng)計”標(biāo)準(zhǔn)。4、辦公用具采購，應(yīng)進行多方比較，確保性價比和質(zhì)量，擇優(yōu)選擇，合理開支。2.2制度規(guī)范1、企業(yè)辦公用具采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備入庫登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。2、辦公用具購置應(yīng)遵照以下程序：各部門將所需辦公用具報至辦公室，辦公室依據(jù)各部門需求計劃和月末辦公用具清算單中物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)部門主管同意后方可采購。對急用具采購，可依據(jù)具體實際進行靈活處理，但必需經(jīng)部門主管同意。3、依據(jù)物品所屬類別，對辦公用具進行立即出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。4、各部門申領(lǐng)辦公用具需立即發(fā)放，并做好填表統(tǒng)計；因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須立即補填。5、任何人未經(jīng)許可不得進入辦公用具管理室，不得私自挪用辦公用具。6、辦公用具管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員辦公用具。7、辦公室建立企業(yè)固定資產(chǎn)總賬，每十二個月進行一次匯總普查。8、管理員定時對辦公用具進行盤查，核實庫存，確保出入庫等量。3.會議管理制度3.1管理關(guān)鍵點1、為了提升會議質(zhì)量，促進有效溝通，提升行動能力，進而規(guī)范會議管理。2、建立例會制度，定時匯報工作完成情況。3、依據(jù)企業(yè)實際及具體情況，確定會議召開必需性。4、清楚會議召開目標(biāo)，合理安排時間，做到少而精，講究高效標(biāo)準(zhǔn)。5、根據(jù)制度要求，嚴(yán)格會議管理，參會人員按時參與會議，并遵守會議紀(jì)律。6、會議組織者審時度勢，明確會議關(guān)鍵點，做好一切準(zhǔn)備工作。3.2制度規(guī)范1、例會制度建立是每個月工作計劃準(zhǔn)期完成基礎(chǔ)和保障。每個月月底（具體時間為每個月最終一個周五下午3點）召開例會，匯報上個月工作完成情況，并依據(jù)具體情況對下個月工作計劃做出調(diào)整。2、其它主體性會議，依據(jù)選定議題搜集會上所需資料，確定會議時間、地點等做好會議通知工作。2、會議主持人負(fù)責(zé)會議召開并負(fù)責(zé)現(xiàn)場秩序維護，行政專員負(fù)責(zé)做好對應(yīng)會議統(tǒng)計。3、綜合辦公室依據(jù)參會人員講話情況及相關(guān)事項，立即整理好會議記要或會議決議，打印并張貼。4、根據(jù)時間排列，將全部會議統(tǒng)計文字資料和電子資料同時整理并歸檔。5、會議統(tǒng)計為企業(yè)機要檔案，保管人員不得私自外泄。如需查閱應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)文書管理制度要求實施。3.3管理步驟設(shè)計會前：確定議題、會上所需資料準(zhǔn)備、通知→會中：主動參與，做好會議統(tǒng)計→會后：整理會議統(tǒng)計→張貼→歸檔整理4.清潔衛(wèi)生管理制度4.1管理關(guān)鍵點1、為了營造一個良好工作環(huán)境，樹立企業(yè)形象，確保清潔衛(wèi)生管理工作順利進行。2、根據(jù)要求，清潔人員完成全部要求項目，并達成對應(yīng)潔凈標(biāo)準(zhǔn)。3、辦公室管理人員為第一責(zé)任人，管理全部清潔項目并不定時對衛(wèi)生進行保持和維護。4.2制度規(guī)范1、清潔區(qū)域包含：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、陽臺及其它納入在內(nèi)區(qū)域。2、值日生依據(jù)《清潔衛(wèi)生值日表》在要求時間內(nèi)做好全部清潔項目。5.工作時間管理制度5.1管理關(guān)鍵點1、為了確保企業(yè)正常運行，為整個企業(yè)營造一個良好工作環(huán)境制訂本條制度。2、該制度意在經(jīng)過企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展需要和當(dāng)?shù)卣ㄒ?guī)要求來制訂企業(yè)工作時間制度。3、辦公室管理人員為第一責(zé)任人，定時依據(jù)實際情況對工作時間進行調(diào)整。4、本制度適用范圍為企業(yè)辦公室辦公相關(guān)人員，工地工作人員根據(jù)工地需求自行安排時間。5、企業(yè)嚴(yán)格根據(jù)本制度進行實施，有特殊情況需董事長同意后方可進行調(diào)整。5.2制度規(guī)范5.2.1工作日企業(yè)作息時間以下：時節(jié)5月1日——10月1日（夏季辦公時間）9月30日——明年4月30日（冬季辦公時間）工作日星期一至星期五（如有變動另行通知）星期一至星期五（如有變動另行通知）早晨8:00-12:008:00-12:00下午14:00-17:3014:30-18:005.2.2遲到早退企業(yè)將根據(jù)職員遲到/早退時間作以下扣款：遲到/早退時間扣款大于30分鐘，但小于或等于4小時半天工資大于4小時一天工資5.2.3工作時間外出辦事職員因公務(wù)原因需要在上班時間外出辦事人，在得到直接主管同意后在職員外出辦事表上簽注，方可外出辦事。5.2.4請假制度第一、請銷假審批及手續(xù)

請假應(yīng)該依據(jù)請假手續(xù)及核準(zhǔn)權(quán)限進行申請：

①請假不超出一天，本人事先填寫《請假條》，由本部門責(zé)任人審批。

②請假一天以上三天以內(nèi)，本人事先填寫《請假條》，經(jīng)本部門責(zé)任人審查后，報總經(jīng)理審批。③請假三天以上，本人事先填寫《請假單》，經(jīng)本部門責(zé)任人審查和總經(jīng)理審核后，報董事長審批。④經(jīng)審批《請假單》應(yīng)該交綜合辦公室立案。⑤特殊情況另行要求。⑥職員休假結(jié)束后應(yīng)立即到綜合辦公室銷假，每逾期銷假一天處以一百元罰款。⑦全部請假事由必需真實，如發(fā)覺以虛假事由請假，一經(jīng)查實，即作曠工處理。第二、法定節(jié)假日休假依據(jù)《勞動法》要求，企業(yè)在下列法定節(jié)日，安排職員休假：

①元旦、春節(jié)、清明節(jié)、國際勞動節(jié)、端午節(jié)、中秋節(jié)、國慶節(jié)，企業(yè)依據(jù)國家法定節(jié)假日要求進行放假。②特殊情況另行要求。

③依據(jù)國家政策，對法定節(jié)假日前后周末能夠?qū)嵤┱{(diào)休。

④法定節(jié)假日休假期間，職員薪酬、福利待遇不受影響。

第三、帶薪假

事假

①職員因私事必需本人處理可申請事假，每人每個月可請帶薪事假不超出三天。

②請事假應(yīng)從嚴(yán)掌握，并根據(jù)請假審批權(quán)限報批。超出三天部分，不享受企業(yè)任何薪資、福利待遇。

病假

①職員本人因病、傷診查，住院診療和病休不能上班而請假為病假，每人每個月可請帶薪病假不超出三天（包含事假在內(nèi)累計每個月度不超出3天），公傷診療休息除外。

②請病假審批及手續(xù)：

請病假需填寫《請假單》，并根據(jù)請假同意權(quán)限報批，事后向綜合辦公室提交鎮(zhèn)以上醫(yī)院診療書、病休提議書、住院手續(xù)等證實方有效。

職員因患急病，需在醫(yī)院急診診療，事后需憑診療書、住院手續(xù)等憑證補填《請假單》報批，經(jīng)同意方為有效。

婚假

①職員本人婚事，可請婚假三天，符合晚婚條件婚假為十天?；榧俦匦杼崆笆焱ㄖ块T責(zé)任人和綜合辦公室。

②婚假期間薪酬福利待遇不變。

產(chǎn)假、護理假和哺乳假

①女職員產(chǎn)假為九十天，其中產(chǎn)前休息假為十五天。難產(chǎn)增加假期三十天。多胞胎生育，每多生育一個嬰兒增加假期十五天。產(chǎn)假必需提前三十天通知部門責(zé)任人和人力資源部。

②男職員在妻子生育期間可享受護理假7天，在外地可合適給在途時間。

③女職員產(chǎn)假期滿身體經(jīng)醫(yī)院診療仍未恢復(fù)健康，可請哺乳假至嬰兒一周歲止，哺乳假期不計發(fā)薪資。

④產(chǎn)假和護理假期間薪資福利待遇不變。

喪假

①父母、配偶喪亡可給假五天。祖父母、弟兄姊妹及兒女、岳父母喪亡可給假三天。其它直系親屬喪亡可請假二天。在外地可合適給在途時間。

②喪假期間薪酬福利待遇不變。

第四、其她

①本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)實施、解釋。

②本要求自公布之日起試行。5.2.5紀(jì)律處分職員有責(zé)任在要求工作時間內(nèi)按時到崗。假如職員不能在要求工作時間來企業(yè)上班，其有責(zé)任在上班時間后半小時之內(nèi)通知其主管（經(jīng)理級及以上）并說明不能來上班理由。符合下列情形職員可被認(rèn)為是在沒有通知情況下主動辭職，而且在她們最終工作日解除和企業(yè)勞動用工關(guān)系，具體以下：（1）未經(jīng)授權(quán)或事先通知連續(xù)三天或一個考勤周期內(nèi)累計五天工作日缺勤。（2）超出4小時（含）以上遲到或早退抵達連續(xù)三次或一個考勤周期內(nèi)累計達五次。6、日常事務(wù)管理 6.1接待管理第一條

來客接待是綜合辦公室關(guān)鍵組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護企業(yè)良好形象，對接待工作做具體要求。第二條

以主動、熱情、禮貌為標(biāo)準(zhǔn)，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待。根據(jù)接待要求，嚴(yán)格自己要求，做到言行、禮儀規(guī)范。第三條

接待人員問清來者意圖，引領(lǐng)其見所需見人員，并奉上茶水，做好一系列后續(xù)工作。第四條

步驟設(shè)計：接待來訪人員→問詢來意，需要找人→通知被訪者→引領(lǐng)會見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔（二）

報刊收發(fā)整理第一條

辦公室管理人員根據(jù)企業(yè)實際需要，訂閱報刊，做出計劃預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理訂閱相關(guān)手續(xù)。第二條

辦公室管理人員負(fù)責(zé)每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內(nèi)部刊物可