系(院)檔案資料分類指導辦法

PAGEPAGE4淮陰工學院院（系）檔案資料分類指導辦法【供各系（院）參考】二○○五年九月二十日

一、黨群（DQ）類目名稱保管期限轉交自存?zhèn)渥Q11黨務綜合組織機構，(①總支、行政機構設置、人員任職文件；②總支委員、系領導班子、支部委員名冊；③黨員名冊、教職工名冊；④系科介紹。)⑤黨總支換屆選舉的材料、總支委員名單及分工。短期組織部√重復件或轉交表院黨委文件及職能部門發(fā)來的工作材料。長期√崗位職責及各種規(guī)章制度（黨政聯度會議、中心組學習、聯系支部、班級、廉政建設、經費管理等）長期√會議記錄、紀要（黨員大會、總支委員會、黨政聯席會、民主生活會、總支擴大會、支部書記會等）決議及會議討論的文件。短期檔案室√留轉交表領導班子建設（①理論學習中心組名單；②學習計劃、學習資料；③學習記錄；④學習筆記；⑤學習成果。）短期宣傳部√報中心組名單及學習計劃重復件黨總支工作規(guī)劃；年度、學期工作計劃、總結；目標管理及有關材料。短期檔案室√報規(guī)劃、計劃、總結重復件隊伍建設（①干部隊伍建設、后備隊伍建設材料；②學工隊伍建設材料；③作風建設材料）短期組織部√報領導干部隊伍建設材料，留轉交表成果材料（各項成果、圖片資料）短期檔案室√重大成果留復印件長期√保管期限轉交自存?zhèn)渥捍妗虝捍妗潭唐凇潭唐凇潭唐凇潭唐凇潭唐凇潭唐诮M織部√重復件短期√短期√暫存√短期√短期組織部√重復件短期組織部√重復件短期√暫存√暫存√短期√保管期限轉交自存?zhèn)渥⒍唐诮M織部√報統計表長期√短期組織部√重復件短期√暫存√長期√短期院工會√重復件短期院工會√重復件或轉交表暫存√保管期限轉交自存?zhèn)渥㈤L期√短期√短期院團委√報計短期√系團委機構設置及人員名單，團員花名冊；批準入團、離團材料及名單短期院團委√重復件團委組織的重大活動的有關材料暫存√類目名稱保管期限轉交自存?zhèn)渥⑾祵W生會組織的重要活動的有關材料暫存√各種社團組成人員名冊短期院團委√重復件各種社團組織的重點活動的有關材料暫存√學生暑期、寒假三下鄉(xiāng)社會實踐統計、總結、評比等材料，留校學生情況調查暫存√開展多共專題講座一覽表（名稱、時期、人數、效果等）暫存√表彰和獎勵先進團支部、優(yōu)秀團員的材料處分團員以復查材料短期院團委√報統計表

二、行政工作（XZ）類目名稱保管期限轉交自存?zhèn)渥Z11行政綜合院行政下發(fā)的有關行政管理的文件長期√院行政工作規(guī)章制度長期√系行政工作規(guī)章制度長期√系事業(yè)規(guī)劃、實施計劃、總結、上級批復長期檔案室√重復件系年度、學期工作計劃、總結、報告、系向學院的請示及批復短期檔案室√重復件系主任辦公會議及擴大會議的記錄、記要短期檔案室√留轉交表系開展的各項專題活動（學術活動、外交活動、國內協作活動等）的材料短期檔案室√留轉交表系行政工作簡報短期√各科、室、辦工作計劃總結、報告、會議記錄短期√系行政收發(fā)文登記表、印章使用登記表暫存√XZ12人事工作人事工作規(guī)章制度長期√系機構設置、干部崗位、人員劃分表及變動材料短期人事處√重復件系師資工作規(guī)劃、年度計劃、報告、總結、調查材料、會議記錄等材料短期人事處√報計劃總結重復件引進人才的請示及批復、年終引進人才名冊短期人事處√重復件新教師面試、試講、崗前培訓及批準上課的材料暫存√類目名稱保管期限轉交自存?zhèn)渥⒖妥淌?、兼職教授、實習基地兼職教師聘用材料短期人事處√報統計表全體教職工年度考核材料短期檔案室√自留考核結果全體教職工聘任、考核、續(xù)職、緩聘、復聘、辭退材料短期人事處√留轉交表本系受表彰的材料，本系表彰和獎勵先進集體的材料、教職工受獎勵和處分的材料短期√臨時用工材料暫存√XZ13審計工作上級有關審計工作的材料和工作制度長期√系接受審計的材料暫存√XZ14安全保衛(wèi)工作保衛(wèi)部（處）發(fā)來的安全工作的材料及系安全工作規(guī)章制度暫存√本系與學院簽定的安全責任狀短期√系保衛(wèi)工作網絡，崗位責任人及安全職責一覽表暫存√安全事故的調查、處理材料短期保衛(wèi)處√關于安全工作的請示報告及學校的批復短期√XZ15總務學校有關總務基建工作的材料及工作制度短期√系對總務方面的請示報告及回復短期總務處√重復件XZ16檔案、圖書、文博類目名稱保管期限轉交自存?zhèn)渥⑾蒂Y料管理制度、開放、利用情況材料短期√系圖書、重要教學、科研資料的登記冊長期圖書館√

三、教學工作（JX）類目名稱保管期限轉交自存?zhèn)渥X11教學綜合學院和教學管理部門頒發(fā)的教學管理文件和規(guī)章制度長期√本系制定的教學管理文件和規(guī)章制度長期√系教學工作（管理、改革、發(fā)展等）計劃、總結、報告、校歷表短期教務處√重復件系研究教學工作的會議記錄、紀要、簡報、請示及回復短期√教研活動計劃、活動記錄、總結、匯報短期√上級對本系教學評估的材料短期教務處√重復件學院對本系教學工作檢查考核的材料短期√系教學自查考核材料暫存√省優(yōu)秀課程材料短期檔案室√自存轉交表省教學成果獎材料短期檔案室√自存轉交表系教學競賽及獲獎材料、系教學競賽及評獎材料短期√社會調查、專業(yè)調查、畢業(yè)生調查材料短期客座教授、兼職教授學術報告、任課及指導科研的材料短期校外實習基地一覽表及合作辦學協議、聘任教師名冊，工作安排表短期教師工作量核算材料暫存教務處√重復件外聘教師課酬結算材料暫存人事處√重復件系領導、教師、管理人員聽課記錄及匯總統計表和反饋材料暫存√類目名稱保管期限轉交自存?zhèn)渥⒃?、系教學督導組督導工作材料暫存√JX12學科與實驗室建設上級關于學科、專業(yè)、實驗室建設的材料及規(guī)章制度長期√本系制定的有關學科、專業(yè)、實驗室建設的文件及規(guī)章制度長期√新增專業(yè)的論證、申報、審批材料短期教務處√重復件省、院品牌專業(yè)、特色專業(yè)、重點專業(yè)、主干專業(yè)建設的申報、審批、實施、檢查材料短期教務處√重復件新建實驗室申報、計劃、論證、審批材料短期設備處√重復件省、院重點實驗建設申報、論證、計劃、總結、審批材料短期科產處√重復件實驗、實習教學大綱，實習工作規(guī)程及手冊短期教務處√重復件實驗、實習教學任務書、指導書、計劃日程表暫存√實驗、實習教學考勤、考核表暫存√實驗、實習項目表短期√實驗、實習成績冊短期教務處√重復件綜合性、設計性實驗開展統計表、學生反映材料，實驗、實習教學改革、創(chuàng)新材料短期√學生職業(yè)技能鑒定通過名冊及材料短期教務處√重復件實驗室開放登記表、學生反映材料短期√JX13招生工作長期√招生宣傳、招生計劃、錄取、報到總結材料短期√研究生招生宣傳、招生計劃、錄取及報到總結材料短期√類目名稱保管期限轉交自存?zhèn)渥⑴c外單位聯合辦班的材料短期教務處√重復件JX14學籍管理本系在籍學生名冊短期√學生成績匯總冊，學生平時成績表、單科成績表短期教務處√學生補考統計表，補考通知底根、補考成績表、學生申請緩考表、補考成績冊暫存√學生重修統計表、重修通知底根、重修成績表暫存√學生學年學分統計表暫存√學生重新編班統計表、重新編班通知底根暫存教務處√重復件學生學籍變更（休學、復學、轉學、轉班、退學、開除等）材料、通知底根短期教務處√重復件學生考試違紀處理材料短期學生處√報結果材料學生通過CET-4.6級或專業(yè)4.8級名冊暫存√學生通過國家或省計算機等級考試名冊暫存√JX15課堂教學與教學實踐各專業(yè)教學計劃及調研論證材料長期教務處√重復件各專業(yè)理論課程教學大綱長期教務處√重復件院優(yōu)秀課程、重點課程立項、建設、評審材料短期教務處√重復及復印件課程改革（教學內容、方法、考核等）材料短期√外購、自制CAI課件及一覽表，多媒體上課統計表短期教務處√報一覽表雙語教學方案、師資、實施情況、學生評價、總結等材料暫存√教師（含實踐教師）學期教學任務一覽表及各課程教學進程表暫存教務處√重復件類目名稱保管期限轉交自存?zhèn)渥W期總教學進程表、總課程表、班級課程表、期中、期末考試安排表暫存√公開課、優(yōu)秀課程教案樣本，重要備課筆記及教學觀摩材料短期√課程優(yōu)秀作業(yè)樣本（本數10本以上）暫存教研室√學生課程設計項目、成績一覽表及報告、圖紙樣本短期教研室√系存成績表JX16學位工作學校學位委員會頒發(fā)有關文件及制度長期√本系學位委員會的工作文件及規(guī)章制度長期√本系學位分委員會會議記錄、決定暫存√本系學位分委員會對學生授學位的上報名單短期院委√重復件研究生學位論文及評審材料短期院委√報統計表JX17畢業(yè)生上級關于畢業(yè)生工作的文件、計劃、制度長期√系畢業(yè)生工作計劃、總結短期√畢業(yè)生名冊短期教務處√重復件畢業(yè)證書驗印名冊短期教務處√重復件畢業(yè)設計（論文）(成果報告、圖紙、軟盤、光盤、實物等)短期教研室√畢業(yè)答辨評分標準、答辨記錄暫存√畢業(yè)實習成績冊及實習報告暫存√優(yōu)秀畢業(yè)論文（設計）匯編短期√往屆畢業(yè)生返校座談報告會材料暫存√JX18教材類目名稱保管期限轉交自存?zhèn)渥⑾底跃?、主編教材、講義、專著、教學指導書、實驗、實習指導書和習題集樣本及統計表短期√其他有保存價值的自編參考資料短期√

四、科學研究（KY）類目名稱保管期限轉交自存?zhèn)渥Y11科研綜合上級有關科研工作的材料及規(guī)章制度長期√教職工自然科學、社會科學、教育教學科研項目分類統計表短期科研處√重復件教職工發(fā)表論文統計表短期科研處√重復件學生發(fā)表論文（文章）統計表短期學生處√重復件參加學術會議的材料（學術資料歸入圖書資料類）暫存√學會工作材料暫存√KY12科研項目（以項目立卷、結題后移交相關職能部門）科研準備階段材料（包括前期論證、開題報告、任務書、合同、研究計劃、執(zhí)行情況、經費預算等）短期√研究實驗階段材料（到自然科研可?。┒唐凇炭偨Y鑒定階段材料（包括研究報告、論文專著、鑒定會材料、鑒定證書、推廣意見、課題總結等）短期√申報獎勵階段材料（包括成果登記表、申報及審批材料、獎狀、獎杯、證書、專利申請材料等）短期√推廣應用階段材料（非自然科研可?。┒唐凇?/p>

五、儀器設備管理類目名稱保管期限轉交自存?zhèn)渥B11綜合上級關于儀器設備管理的文件及規(guī)章制度長期√本系制定的儀器設備管理規(guī)章制度長期√設備工作計劃、購置計劃、報告、總結及批復短期設備處√重復及復印件教學設備固定資產明細帳、卡(以實驗室設分冊)長期√教學設備低質品明細帳長期√一般設備固定資產明細帳、卡長期√一般設備低質品明細帳長期√普通儀器設備（單價低于5萬元）招標文件、投標文件、評標記錄及結論、定購合同、驗收報告等材料短期設備處重復及復印件合作項目儀器設備使用合同、經費結算等材料短期設備處財務處√復印件儀器設備對外服務的審批、使用經費收入等材料短期設備處財務處√復印件儀器設備年終清點或其他檢查的有關記錄、材料短期設備處√重復及復印件儀器設備報廢申請、論證、審核、估價、處理結果等材料短期設備處財務處√重復及復印件儀器設備調出、調入的申請、批準、估價等材料短期設備處財務處√重復及復印件儀器設備修理、改造的申請、審批、結論等材料短期設備處財務處√重復及復印件儀器設備綜合統計等材料短期設備處√重復件類目名稱保管期限轉交自存?zhèn)渥⒈鞠底灾平虒W儀器設備統計表及有關材料短期設備處√報統計表上級檢查評估儀器設備工作的記錄、結論等材料短期設備處√重復件SB12儀器設備項目（單價≥10萬元設備資料交檔案室）申購報告、論證報告（論證會材料、記錄）短期設備處√重復件學院或上級主管部門的批復及準購批示短期設備處√復印件招標文件、投標文件、評標記錄及結論、定購合同短期設備處進口設備過程中有關技術商務文件短期設備處開箱記錄及裝箱清單短期設備處√復印件安裝調試記錄和雙方管簽字移交的文件、保修單短期設備處√復印件驗收報告及文件材料短期設備處√復印件索賠函件及結果報告短期設備處√復印件設備說明書及隨機文件材料短期設