系(院)檔案資料分類指導(dǎo)辦法

PAGEPAGE4淮陰工學(xué)院院（系）檔案資料分類指導(dǎo)辦法【供各系（院）參考】二○○五年九月二十日

一、黨群（DQ）類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥Q11黨務(wù)綜合組織機(jī)構(gòu)，(①總支、行政機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任職文件；②總支委員、系領(lǐng)導(dǎo)班子、支部委員名冊；③黨員名冊、教職工名冊；④系科介紹。)⑤黨總支換屆選舉的材料、總支委員名單及分工。短期組織部√重復(fù)件或轉(zhuǎn)交表院黨委文件及職能部門發(fā)來的工作材料。長期√崗位職責(zé)及各種規(guī)章制度（黨政聯(lián)度會議、中心組學(xué)習(xí)、聯(lián)系支部、班級、廉政建設(shè)、經(jīng)費(fèi)管理等）長期√會議記錄、紀(jì)要（黨員大會、總支委員會、黨政聯(lián)席會、民主生活會、總支擴(kuò)大會、支部書記會等）決議及會議討論的文件。短期檔案室√留轉(zhuǎn)交表領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)（①理論學(xué)習(xí)中心組名單；②學(xué)習(xí)計劃、學(xué)習(xí)資料；③學(xué)習(xí)記錄；④學(xué)習(xí)筆記；⑤學(xué)習(xí)成果。）短期宣傳部√報中心組名單及學(xué)習(xí)計劃重復(fù)件黨總支工作規(guī)劃；年度、學(xué)期工作計劃、總結(jié)；目標(biāo)管理及有關(guān)材料。短期檔案室√報規(guī)劃、計劃、總結(jié)重復(fù)件隊(duì)伍建設(shè)（①干部隊(duì)伍建設(shè)、后備隊(duì)伍建設(shè)材料；②學(xué)工隊(duì)伍建設(shè)材料；③作風(fēng)建設(shè)材料）短期組織部√報領(lǐng)導(dǎo)干部隊(duì)伍建設(shè)材料，留轉(zhuǎn)交表成果材料（各項(xiàng)成果、圖片資料）短期檔案室√重大成果留復(fù)印件長期√保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥捍妗虝捍妗潭唐凇潭唐凇潭唐凇潭唐凇潭唐凇潭唐诮M織部√重復(fù)件短期√短期√暫存√短期√短期組織部√重復(fù)件短期組織部√重復(fù)件短期√暫存√暫存√短期√保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥⒍唐诮M織部√報統(tǒng)計表長期√短期組織部√重復(fù)件短期√暫存√長期√短期院工會√重復(fù)件短期院工會√重復(fù)件或轉(zhuǎn)交表暫存√保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥㈤L期√短期√短期院團(tuán)委√報計短期√系團(tuán)委機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員名單，團(tuán)員花名冊；批準(zhǔn)入團(tuán)、離團(tuán)材料及名單短期院團(tuán)委√重復(fù)件團(tuán)委組織的重大活動的有關(guān)材料暫存√類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥⑾祵W(xué)生會組織的重要活動的有關(guān)材料暫存√各種社團(tuán)組成人員名冊短期院團(tuán)委√重復(fù)件各種社團(tuán)組織的重點(diǎn)活動的有關(guān)材料暫存√學(xué)生暑期、寒假三下鄉(xiāng)社會實(shí)踐統(tǒng)計、總結(jié)、評比等材料，留校學(xué)生情況調(diào)查暫存√開展多共專題講座一覽表（名稱、時期、人數(shù)、效果等）暫存√表彰和獎勵先進(jìn)團(tuán)支部、優(yōu)秀團(tuán)員的材料處分團(tuán)員以復(fù)查材料短期院團(tuán)委√報統(tǒng)計表

二、行政工作（XZ）類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥Z11行政綜合院行政下發(fā)的有關(guān)行政管理的文件長期√院行政工作規(guī)章制度長期√系行政工作規(guī)章制度長期√系事業(yè)規(guī)劃、實(shí)施計劃、總結(jié)、上級批復(fù)長期檔案室√重復(fù)件系年度、學(xué)期工作計劃、總結(jié)、報告、系向?qū)W院的請示及批復(fù)短期檔案室√重復(fù)件系主任辦公會議及擴(kuò)大會議的記錄、記要短期檔案室√留轉(zhuǎn)交表系開展的各項(xiàng)專題活動（學(xué)術(shù)活動、外交活動、國內(nèi)協(xié)作活動等）的材料短期檔案室√留轉(zhuǎn)交表系行政工作簡報短期√各科、室、辦工作計劃總結(jié)、報告、會議記錄短期√系行政收發(fā)文登記表、印章使用登記表暫存√XZ12人事工作人事工作規(guī)章制度長期√系機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部崗位、人員劃分表及變動材料短期人事處√重復(fù)件系師資工作規(guī)劃、年度計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料、會議記錄等材料短期人事處√報計劃總結(jié)重復(fù)件引進(jìn)人才的請示及批復(fù)、年終引進(jìn)人才名冊短期人事處√重復(fù)件新教師面試、試講、崗前培訓(xùn)及批準(zhǔn)上課的材料暫存√類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥⒖妥淌?、兼職教授、?shí)習(xí)基地兼職教師聘用材料短期人事處√報統(tǒng)計表全體教職工年度考核材料短期檔案室√自留考核結(jié)果全體教職工聘任、考核、續(xù)職、緩聘、復(fù)聘、辭退材料短期人事處√留轉(zhuǎn)交表本系受表彰的材料，本系表彰和獎勵先進(jìn)集體的材料、教職工受獎勵和處分的材料短期√臨時用工材料暫存√XZ13審計工作上級有關(guān)審計工作的材料和工作制度長期√系接受審計的材料暫存√XZ14安全保衛(wèi)工作保衛(wèi)部（處）發(fā)來的安全工作的材料及系安全工作規(guī)章制度暫存√本系與學(xué)院簽定的安全責(zé)任狀短期√系保衛(wèi)工作網(wǎng)絡(luò)，崗位責(zé)任人及安全職責(zé)一覽表暫存√安全事故的調(diào)查、處理材料短期保衛(wèi)處√關(guān)于安全工作的請示報告及學(xué)校的批復(fù)短期√XZ15總務(wù)學(xué)校有關(guān)總務(wù)基建工作的材料及工作制度短期√系對總務(wù)方面的請示報告及回復(fù)短期總務(wù)處√重復(fù)件XZ16檔案、圖書、文博類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥⑾蒂Y料管理制度、開放、利用情況材料短期√系圖書、重要教學(xué)、科研資料的登記冊長期圖書館√

三、教學(xué)工作（JX）類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥X11教學(xué)綜合學(xué)院和教學(xué)管理部門頒發(fā)的教學(xué)管理文件和規(guī)章制度長期√本系制定的教學(xué)管理文件和規(guī)章制度長期√系教學(xué)工作（管理、改革、發(fā)展等）計劃、總結(jié)、報告、校歷表短期教務(wù)處√重復(fù)件系研究教學(xué)工作的會議記錄、紀(jì)要、簡報、請示及回復(fù)短期√教研活動計劃、活動記錄、總結(jié)、匯報短期√上級對本系教學(xué)評估的材料短期教務(wù)處√重復(fù)件學(xué)院對本系教學(xué)工作檢查考核的材料短期√系教學(xué)自查考核材料暫存√省優(yōu)秀課程材料短期檔案室√自存轉(zhuǎn)交表省教學(xué)成果獎材料短期檔案室√自存轉(zhuǎn)交表系教學(xué)競賽及獲獎材料、系教學(xué)競賽及評獎材料短期√社會調(diào)查、專業(yè)調(diào)查、畢業(yè)生調(diào)查材料短期客座教授、兼職教授學(xué)術(shù)報告、任課及指導(dǎo)科研的材料短期校外實(shí)習(xí)基地一覽表及合作辦學(xué)協(xié)議、聘任教師名冊，工作安排表短期教師工作量核算材料暫存教務(wù)處√重復(fù)件外聘教師課酬結(jié)算材料暫存人事處√重復(fù)件系領(lǐng)導(dǎo)、教師、管理人員聽課記錄及匯總統(tǒng)計表和反饋材料暫存√類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥⒃骸⑾到虒W(xué)督導(dǎo)組督導(dǎo)工作材料暫存√JX12學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)上級關(guān)于學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的材料及規(guī)章制度長期√本系制定的有關(guān)學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件及規(guī)章制度長期√新增專業(yè)的論證、申報、審批材料短期教務(wù)處√重復(fù)件省、院品牌專業(yè)、特色專業(yè)、重點(diǎn)專業(yè)、主干專業(yè)建設(shè)的申報、審批、實(shí)施、檢查材料短期教務(wù)處√重復(fù)件新建實(shí)驗(yàn)室申報、計劃、論證、審批材料短期設(shè)備處√重復(fù)件省、院重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)建設(shè)申報、論證、計劃、總結(jié)、審批材料短期科產(chǎn)處√重復(fù)件實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)教學(xué)大綱，實(shí)習(xí)工作規(guī)程及手冊短期教務(wù)處√重復(fù)件實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)教學(xué)任務(wù)書、指導(dǎo)書、計劃日程表暫存√實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)教學(xué)考勤、考核表暫存√實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)項(xiàng)目表短期√實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)成績冊短期教務(wù)處√重復(fù)件綜合性、設(shè)計性實(shí)驗(yàn)開展統(tǒng)計表、學(xué)生反映材料，實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)教學(xué)改革、創(chuàng)新材料短期√學(xué)生職業(yè)技能鑒定通過名冊及材料短期教務(wù)處√重復(fù)件實(shí)驗(yàn)室開放登記表、學(xué)生反映材料短期√JX13招生工作長期√招生宣傳、招生計劃、錄取、報到總結(jié)材料短期√研究生招生宣傳、招生計劃、錄取及報到總結(jié)材料短期√類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥⑴c外單位聯(lián)合辦班的材料短期教務(wù)處√重復(fù)件JX14學(xué)籍管理本系在籍學(xué)生名冊短期√學(xué)生成績匯總冊，學(xué)生平時成績表、單科成績表短期教務(wù)處√學(xué)生補(bǔ)考統(tǒng)計表，補(bǔ)考通知底根、補(bǔ)考成績表、學(xué)生申請緩考表、補(bǔ)考成績冊暫存√學(xué)生重修統(tǒng)計表、重修通知底根、重修成績表暫存√學(xué)生學(xué)年學(xué)分統(tǒng)計表暫存√學(xué)生重新編班統(tǒng)計表、重新編班通知底根暫存教務(wù)處√重復(fù)件學(xué)生學(xué)籍變更（休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)班、退學(xué)、開除等）材料、通知底根短期教務(wù)處√重復(fù)件學(xué)生考試違紀(jì)處理材料短期學(xué)生處√報結(jié)果材料學(xué)生通過CET-4.6級或?qū)I(yè)4.8級名冊暫存√學(xué)生通過國家或省計算機(jī)等級考試名冊暫存√JX15課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐各專業(yè)教學(xué)計劃及調(diào)研論證材料長期教務(wù)處√重復(fù)件各專業(yè)理論課程教學(xué)大綱長期教務(wù)處√重復(fù)件院優(yōu)秀課程、重點(diǎn)課程立項(xiàng)、建設(shè)、評審材料短期教務(wù)處√重復(fù)及復(fù)印件課程改革（教學(xué)內(nèi)容、方法、考核等）材料短期√外購、自制CAI課件及一覽表，多媒體上課統(tǒng)計表短期教務(wù)處√報一覽表雙語教學(xué)方案、師資、實(shí)施情況、學(xué)生評價、總結(jié)等材料暫存√教師（含實(shí)踐教師）學(xué)期教學(xué)任務(wù)一覽表及各課程教學(xué)進(jìn)程表暫存教務(wù)處√重復(fù)件類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥W(xué)期總教學(xué)進(jìn)程表、總課程表、班級課程表、期中、期末考試安排表暫存√公開課、優(yōu)秀課程教案樣本，重要備課筆記及教學(xué)觀摩材料短期√課程優(yōu)秀作業(yè)樣本（本數(shù)10本以上）暫存教研室√學(xué)生課程設(shè)計項(xiàng)目、成績一覽表及報告、圖紙樣本短期教研室√系存成績表JX16學(xué)位工作學(xué)校學(xué)位委員會頒發(fā)有關(guān)文件及制度長期√本系學(xué)位委員會的工作文件及規(guī)章制度長期√本系學(xué)位分委員會會議記錄、決定暫存√本系學(xué)位分委員會對學(xué)生授學(xué)位的上報名單短期院委√重復(fù)件研究生學(xué)位論文及評審材料短期院委√報統(tǒng)計表JX17畢業(yè)生上級關(guān)于畢業(yè)生工作的文件、計劃、制度長期√系畢業(yè)生工作計劃、總結(jié)短期√畢業(yè)生名冊短期教務(wù)處√重復(fù)件畢業(yè)證書驗(yàn)印名冊短期教務(wù)處√重復(fù)件畢業(yè)設(shè)計（論文）(成果報告、圖紙、軟盤、光盤、實(shí)物等)短期教研室√畢業(yè)答辨評分標(biāo)準(zhǔn)、答辨記錄暫存√畢業(yè)實(shí)習(xí)成績冊及實(shí)習(xí)報告暫存√優(yōu)秀畢業(yè)論文（設(shè)計）匯編短期√往屆畢業(yè)生返校座談報告會材料暫存√JX18教材類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥⑾底跃?、主編教材、講義、專著、教學(xué)指導(dǎo)書、實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書和習(xí)題集樣本及統(tǒng)計表短期√其他有保存價值的自編參考資料短期√

四、科學(xué)研究（KY）類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥Y11科研綜合上級有關(guān)科研工作的材料及規(guī)章制度長期√教職工自然科學(xué)、社會科學(xué)、教育教學(xué)科研項(xiàng)目分類統(tǒng)計表短期科研處√重復(fù)件教職工發(fā)表論文統(tǒng)計表短期科研處√重復(fù)件學(xué)生發(fā)表論文（文章）統(tǒng)計表短期學(xué)生處√重復(fù)件參加學(xué)術(shù)會議的材料（學(xué)術(shù)資料歸入圖書資料類）暫存√學(xué)會工作材料暫存√KY12科研項(xiàng)目（以項(xiàng)目立卷、結(jié)題后移交相關(guān)職能部門）科研準(zhǔn)備階段材料（包括前期論證、開題報告、任務(wù)書、合同、研究計劃、執(zhí)行情況、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等）短期√研究實(shí)驗(yàn)階段材料（到自然科研可?。┒唐凇炭偨Y(jié)鑒定階段材料（包括研究報告、論文專著、鑒定會材料、鑒定證書、推廣意見、課題總結(jié)等）短期√申報獎勵階段材料（包括成果登記表、申報及審批材料、獎狀、獎杯、證書、專利申請材料等）短期√推廣應(yīng)用階段材料（非自然科研可省）短期√

五、儀器設(shè)備管理類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥B11綜合上級關(guān)于儀器設(shè)備管理的文件及規(guī)章制度長期√本系制定的儀器設(shè)備管理規(guī)章制度長期√設(shè)備工作計劃、購置計劃、報告、總結(jié)及批復(fù)短期設(shè)備處√重復(fù)及復(fù)印件教學(xué)設(shè)備固定資產(chǎn)明細(xì)帳、卡(以實(shí)驗(yàn)室設(shè)分冊)長期√教學(xué)設(shè)備低質(zhì)品明細(xì)帳長期√一般設(shè)備固定資產(chǎn)明細(xì)帳、卡長期√一般設(shè)備低質(zhì)品明細(xì)帳長期√普通儀器設(shè)備（單價低于5萬元）招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)記錄及結(jié)論、定購合同、驗(yàn)收報告等材料短期設(shè)備處重復(fù)及復(fù)印件合作項(xiàng)目儀器設(shè)備使用合同、經(jīng)費(fèi)結(jié)算等材料短期設(shè)備處財務(wù)處√復(fù)印件儀器設(shè)備對外服務(wù)的審批、使用經(jīng)費(fèi)收入等材料短期設(shè)備處財務(wù)處√復(fù)印件儀器設(shè)備年終清點(diǎn)或其他檢查的有關(guān)記錄、材料短期設(shè)備處√重復(fù)及復(fù)印件儀器設(shè)備報廢申請、論證、審核、估價、處理結(jié)果等材料短期設(shè)備處財務(wù)處√重復(fù)及復(fù)印件儀器設(shè)備調(diào)出、調(diào)入的申請、批準(zhǔn)、估價等材料短期設(shè)備處財務(wù)處√重復(fù)及復(fù)印件儀器設(shè)備修理、改造的申請、審批、結(jié)論等材料短期設(shè)備處財務(wù)處√重復(fù)及復(fù)印件儀器設(shè)備綜合統(tǒng)計等材料短期設(shè)備處√重復(fù)件類目名稱保管期限轉(zhuǎn)交自存?zhèn)渥⒈鞠底灾平虒W(xué)儀器設(shè)備統(tǒng)計表及有關(guān)材料短期設(shè)備處√報統(tǒng)計表上級檢查評估儀器設(shè)備工作的記錄、結(jié)論等材料短期設(shè)備處√重復(fù)件SB12儀器設(shè)備項(xiàng)目（單價≥10萬元設(shè)備資料交檔案室）申購報告、論證報告（論證會材料、記錄）短期設(shè)備處√重復(fù)件學(xué)院或上級主管部門的批復(fù)及準(zhǔn)購批示短期設(shè)備處√復(fù)印件招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)記錄及結(jié)論、定購合同短期設(shè)備處進(jìn)口設(shè)備過程中有關(guān)技術(shù)商務(wù)文件短期設(shè)備處開箱記錄及裝箱清單短期設(shè)備處√復(fù)印件安裝調(diào)試記錄和雙方管簽字移交的文件、保修單短期設(shè)備處√復(fù)印件驗(yàn)收報告及文件材料短期設(shè)備處√復(fù)印件索賠函件及結(jié)果報告短期設(shè)備處√復(fù)印件設(shè)備說明書及隨機(jī)文件材料短期設(shè)