婁底市婁星區(qū)想也咖啡采購(gòu)業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)化

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1婁底市婁星區(qū)想也咖啡店簡(jiǎn)介...............................................................................1

1.1業(yè)務(wù)范圍........................................................................................................1

1.2采購(gòu)內(nèi)容........................................................................................................1

1.3采購(gòu)流程........................................................................................................1

2想也咖啡采購(gòu)業(yè)務(wù)賬務(wù)存在的問(wèn)題及原因...........................................................2

2.1存在問(wèn)題分析................................................................................................2

2.1.1原材料成本增加.................................................................................2

2.1.2原材料損失增加.................................................................................3

2.1.3經(jīng)常出現(xiàn)賬實(shí)不符.............................................................................3

2.2原因分析........................................................................................................3

2.2.1采購(gòu)計(jì)劃不合理.................................................................................3

2.2.2驗(yàn)收儲(chǔ)存不規(guī)范.................................................................................4

2.2.3財(cái)務(wù)處理不及時(shí).................................................................................4

3想也咖啡采購(gòu)業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)化...............................................................4

3.1采購(gòu)計(jì)劃制定流程優(yōu)化................................................................................4

3.1.1采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表.................................................................................4

3.1.2采購(gòu)計(jì)劃規(guī)定流程.............................................................................5

3.2驗(yàn)收規(guī)范........................................................................................................5

3.2.1規(guī)范存放地點(diǎn).....................................................................................5

3.2.2規(guī)范材料標(biāo)簽.....................................................................................6

3.2.3規(guī)范驗(yàn)收流程.....................................................................................7

3.3財(cái)務(wù)處理流程規(guī)范........................................................................................7

3.3.1單據(jù)傳遞流程規(guī)范.............................................................................7

3.3.2付款審批流程及制度規(guī)范.................................................................8

4總結(jié)...........................................................................................................................9

參考資料.....................................................................................................................10

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婁底市婁星區(qū)想也咖啡采購(gòu)業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)

化

1婁底市婁星區(qū)想也咖啡店簡(jiǎn)介

1.1業(yè)務(wù)范圍

婁底市婁星區(qū)想也咖啡店成立于2021年，是一家新開(kāi)的咖啡店，旗下零售

產(chǎn)品包括30多款手工制作的濃縮咖啡和多款咖啡冷熱飲料、新鮮美味的各式各

樣的糕點(diǎn)以及咖啡杯等商品。想也咖啡目前有20家門(mén)店，其中婁星區(qū)想也咖啡

是其中的一家門(mén)店，位于婁底市婁星區(qū)長(zhǎng)清路233號(hào)。

1.2采購(gòu)內(nèi)容

想也咖啡銷售的咖啡類型主要有濃縮咖啡、美式咖啡以及摩卡咖啡等，其

主要采購(gòu)的原料有：咖啡豆，水果，咖啡粉等一些物資材料。2022年想也咖啡

其主要采購(gòu)清單包括：咖啡原料、外帶包裝物等。采購(gòu)清單表如下表1-1所示：

表1-12022年想也咖啡采購(gòu)清單表

采購(gòu)類型采購(gòu)內(nèi)容

咖啡豆：阿拉比卡豆、波旁豆、羅布斯塔豆、卡杜拉豆

水果：西瓜、牛油果、芒果、檸檬

咖啡原料咖啡糖：咖啡白糖、咖啡黃糖

咖啡粉：抹茶粉、肉桂粉、巧克力粉、可可粉、草莓粉

其他：薄荷葉、稀奶油、蜂蜜、巧克力醬、牛奶

外帶包裝外帶手提袋、咖啡杯、吸管、積分卡

1.3采購(gòu)流程

想也咖啡目前的主要采購(gòu)方式目前有兩種，即線下采購(gòu)、線上采購(gòu)兩種。

線下采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是能夠快速的將物質(zhì)運(yùn)回門(mén)店，節(jié)省了時(shí)間成本，則線上采購(gòu)

則更實(shí)惠，價(jià)格更透明，有效降低了采購(gòu)成本。想也咖啡店的采購(gòu)流程如下：

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采購(gòu)中心供應(yīng)商倉(cāng)管中心財(cái)務(wù)中心

采購(gòu)需求

采購(gòu)計(jì)劃確定供應(yīng)商

合同簽訂

驗(yàn)收合

線上下單交貨財(cái)務(wù)付款

格入倉(cāng)

圖1-1想也咖啡線下采購(gòu)流程圖

采購(gòu)中心供應(yīng)商倉(cāng)管中心財(cái)務(wù)中心

采購(gòu)需求尋找供應(yīng)商

確定供應(yīng)商

簽訂合同驗(yàn)收合

交貨入庫(kù)

格入倉(cāng)

圖1-2想也咖啡線上采購(gòu)流程圖

2想也咖啡采購(gòu)業(yè)務(wù)賬務(wù)存在的問(wèn)題及原因

2.1存在問(wèn)題分析

2.1.1原材料成本增加

2-1想也咖啡2022材料成本與利潤(rùn)統(tǒng)計(jì)表

日期一季度二季度三季度四季度合計(jì)

材料成本1200元1500元1800元2000元6500元

利潤(rùn)3300元3200元3100元3000元12600元

占比9.52%11.90%14.29%15.87%-

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想也咖啡在2022年每季度材料成本分別為：1200元、1500元、1800元、2000

元，利潤(rùn)總額為12600元。每季度材料成本占利潤(rùn)總額的比重分別為：9.52%、

11.90%、14.29%、15.87%，材料成本占比成不斷向上趨勢(shì)。材料成本的不斷增

加，會(huì)導(dǎo)致利潤(rùn)降低。2022年成本與利潤(rùn)統(tǒng)計(jì)表如下表2-1所示：

2.1.2原材料損失增加

2022年第一季度，想也咖啡原材料損失金額增加1400元，第四季度原材料

損失高達(dá)2100元左右，平均每個(gè)季度原材料損失在1700元，全年原材料損失

6800元。原材料損失的不斷增加，導(dǎo)致門(mén)店缺料，延誤了門(mén)店產(chǎn)品的制作，加

重了門(mén)店的制作成本。想也咖啡在想也咖啡2022年季度原材料損失統(tǒng)計(jì)表如2-2

所示：

表2-2想也咖啡2022年原材料季度損失統(tǒng)計(jì)表

日期一季度二季度三季度四季度

2022年1400元1700元1600元2100元

2.1.3經(jīng)常出現(xiàn)賬實(shí)不符

根據(jù)每月盤(pán)點(diǎn)情況發(fā)現(xiàn)，材料賬實(shí)不符情況較為嚴(yán)重，導(dǎo)致企業(yè)的盈利和

虧損無(wú)法準(zhǔn)確核算也導(dǎo)致采購(gòu)員無(wú)法準(zhǔn)確的根據(jù)店內(nèi)需求進(jìn)行采購(gòu)。比如：第

一季度賬簿登記本應(yīng)還有450kg咖啡豆，實(shí)際倉(cāng)庫(kù)咖啡豆只有400kg，導(dǎo)致差生

差額50kg。想也咖啡2022年季度咖啡豆登記表如2-3所示

表2-3想也咖啡2022年咖啡豆登記

日期賬面庫(kù)存(kg)實(shí)際庫(kù)存(kg)差額(kg)

一季度40040050

二季度30029010

三季度32030020

四季度15012030

2.2原因分析

2.2.1采購(gòu)計(jì)劃不合理

因?yàn)椴少?gòu)計(jì)劃安排不合理，對(duì)采購(gòu)原材料的需求量不準(zhǔn)確，常常導(dǎo)致咖啡

店增加不必要的成本。目前的采購(gòu)計(jì)劃的制定首先是由門(mén)店的提供的需求量后，

采購(gòu)人員根據(jù)需求量進(jìn)行采購(gòu)，并沒(méi)有對(duì)市場(chǎng)銷量進(jìn)行準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)，常常囤積

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大量的材料在倉(cāng)庫(kù)，不僅導(dǎo)致資金沒(méi)有得到很好的運(yùn)轉(zhuǎn)，也增加了儲(chǔ)存成本。

有時(shí)也會(huì)因采購(gòu)量過(guò)少，從而產(chǎn)生緊急采購(gòu)，增加了采購(gòu)成本。故為了保證采

購(gòu)需求量的正確，后期應(yīng)在進(jìn)行采購(gòu)之前市場(chǎng)預(yù)測(cè)人員對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行預(yù)測(cè)，確定

好合理的需求量，制定好合理的采購(gòu)計(jì)劃，加強(qiáng)跟蹤，及時(shí)變更采購(gòu)計(jì)劃。

2.2.2驗(yàn)收儲(chǔ)存不規(guī)范

想也咖啡目前的驗(yàn)收儲(chǔ)存也存在不規(guī)范。倉(cāng)管人員沒(méi)有根據(jù)原料的屬性進(jìn)

行妥善的保管，從而導(dǎo)致大量咖啡豆潮濕，霉變。且在財(cái)務(wù)處理上沒(méi)有做好先

進(jìn)先出的處理原則，導(dǎo)致一些早購(gòu)買(mǎi)的咖啡豆還儲(chǔ)存在倉(cāng)庫(kù)里，后購(gòu)買(mǎi)的咖啡

豆已經(jīng)被運(yùn)到門(mén)店進(jìn)行制作，從而造成原材料過(guò)期，不能使用的情況。后續(xù)倉(cāng)

管人員應(yīng)對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行分類，按照原料的屬性特征進(jìn)行分類保管，并且可以利用

標(biāo)簽條按季度區(qū)分購(gòu)進(jìn)的原料，做到先購(gòu)進(jìn)先用的領(lǐng)用處理原則。

2.2.3財(cái)務(wù)處理不及時(shí)

想也咖啡目前的財(cái)務(wù)處理是不及時(shí)的，原材料賬簿登記不規(guī)范，比如門(mén)店

生產(chǎn)咖啡領(lǐng)用原料咖啡豆，財(cái)務(wù)人員沒(méi)有及時(shí)的對(duì)原材料賬簿中進(jìn)行領(lǐng)用登記，

而是隔一段時(shí)間后再統(tǒng)一將領(lǐng)用的原料總額登記在賬簿，這種處理方式容易漏

登和錯(cuò)登。同時(shí)也會(huì)傳送錯(cuò)誤的信息給采購(gòu)人員，影響他們的進(jìn)行下一批采購(gòu)，

情況嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致店內(nèi)不能進(jìn)行正常的運(yùn)營(yíng)。后續(xù)財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)

登記，派人定期審核賬簿，倉(cāng)管人員也已定期對(duì)材料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，做到賬實(shí)相符。

3想也咖啡采購(gòu)業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)化

3.1采購(gòu)計(jì)劃制定流程優(yōu)化

3.1.1采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表

年月日表3-1采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表編號(hào)：

申請(qǐng)部門(mén)：申請(qǐng)人：采購(gòu)人：

品名數(shù)量單價(jià)金額到貨時(shí)間備注

合計(jì)：

財(cái)務(wù)人員簽字：

店長(zhǎng)審批：

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在制定好采購(gòu)計(jì)劃后，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表，按需

填寫(xiě)好、品名、數(shù)量、單價(jià)、金額、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間之后，經(jīng)各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字后

再經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字，董事長(zhǎng)審批后方可交給采購(gòu)部門(mén)來(lái)進(jìn)行采購(gòu)執(zhí)行與運(yùn)作。

相比之前表述不清的采購(gòu)計(jì)劃表，現(xiàn)在的采購(gòu)計(jì)劃能夠更清晰明了。如表3.1

所示。

3.1.2采購(gòu)計(jì)劃規(guī)定流程

為避免采購(gòu)需求與實(shí)際需求不符，增加不必要的成本，市場(chǎng)預(yù)測(cè)部門(mén)根據(jù)

歷年的銷售量先對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行預(yù)測(cè)后，制定市場(chǎng)預(yù)算需求，加強(qiáng)跟蹤，然后交由

采購(gòu)中心的領(lǐng)導(dǎo)審批后，結(jié)合門(mén)店情況制定實(shí)際需求量，經(jīng)倉(cāng)管中心確認(rèn)可容

納量后，采購(gòu)人員方可按照實(shí)際需求量進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃，財(cái)務(wù)部及時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)處

理。如圖3-1想也咖啡的采購(gòu)計(jì)劃制定流程：

市場(chǎng)預(yù)測(cè)部門(mén)采購(gòu)中心倉(cāng)管中心財(cái)務(wù)中心

根據(jù)往年銷售

進(jìn)行市場(chǎng)預(yù)測(cè)

結(jié)合門(mén)店情

制定預(yù)算需求

況

制定實(shí)際需確認(rèn)采購(gòu)

審核

求量

圖3-1想也咖啡的采購(gòu)計(jì)劃流程圖

3.2驗(yàn)收規(guī)范

3.2.1規(guī)范存放地點(diǎn)

表3-2倉(cāng)庫(kù)特點(diǎn)總結(jié)

編號(hào)區(qū)域名字特點(diǎn)

1區(qū)A干燥區(qū)干燥

B冷藏區(qū)冷藏

2區(qū)

C冷凍區(qū)冷凍溫度低

3區(qū)D靠窗區(qū)通風(fēng)透氣

為解決存放不規(guī)劃問(wèn)題，我們將存放原料的倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行編號(hào)，分類存放，便

于查找和及能更好的儲(chǔ)存。1區(qū)是干燥區(qū)，適合儲(chǔ)存咖啡豆這些遇潮易變質(zhì)的材

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料；2區(qū)分為冷藏區(qū)和冷凍區(qū)，適合儲(chǔ)存需要保鮮冷凍的原料；3區(qū)為靠窗區(qū)，

適合儲(chǔ)存需要通風(fēng)透氣的原料。對(duì)倉(cāng)庫(kù)的區(qū)域劃分以及特點(diǎn)如表3-2所示，物

料存放表如表3-3所示。

表3-3想也咖啡物料存放表

品種存放地點(diǎn)原因存放量(KG)

咖啡豆1A咖啡豆遇潮濕易變質(zhì)。3000

水果牛奶2B保鮮口味更佳100

冰塊2C冷凍溫度低500

咖啡糖3D通風(fēng)透氣1000

3.2.2規(guī)范材料標(biāo)簽

規(guī)劃材料標(biāo)簽?zāi)軌蚋玫淖屛覀兪煜げ牧?，首先能夠讓我們快速的區(qū)分產(chǎn)

品，我們能夠從標(biāo)簽上直接了解到材料的生產(chǎn)廠家，產(chǎn)品成分，安全生產(chǎn)特征

以及生產(chǎn)日期等重要信息，從而減少因?yàn)楫a(chǎn)品變質(zhì)而產(chǎn)生的成本浪費(fèi)。具體標(biāo)

簽如3-2下圖所示：

圖3-2物料標(biāo)簽

同時(shí)我們?cè)陬I(lǐng)用材料的時(shí)候要按先進(jìn)先出發(fā)領(lǐng)用材料，對(duì)于第一季度購(gòu)進(jìn)

來(lái)的商品我們可以用綠色標(biāo)簽表示，第二季度用紫色標(biāo)簽表示，第三季度用藍(lán)

色標(biāo)簽表示，第四季度用黃色標(biāo)簽表示，這樣在領(lǐng)用材料的時(shí)候我們就能很好

的區(qū)分并且按先進(jìn)先出法領(lǐng)用。標(biāo)簽如下圖3-3所示。

圖3-3標(biāo)簽

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3.2.3規(guī)范驗(yàn)收流程

交貨驗(yàn)收是采購(gòu)作業(yè)中最為重要的一環(huán)，原料到貨后，倉(cāng)管人員核對(duì)相應(yīng)

的采購(gòu)記錄，等待質(zhì)檢部門(mén)清點(diǎn)數(shù)量確認(rèn)質(zhì)量后，做好檢驗(yàn)記錄進(jìn)行入庫(kù)后，

再將入庫(kù)單及時(shí)傳遞到財(cái)務(wù)中心進(jìn)行財(cái)務(wù)處理，財(cái)務(wù)中心的應(yīng)根據(jù)傳遞過(guò)來(lái)的

入庫(kù)單生成記賬憑證，再根據(jù)記賬憑證登記相關(guān)賬簿，最后由財(cái)務(wù)主管進(jìn)行審

核。想也咖啡的驗(yàn)收流程如下圖3-4所示：

倉(cāng)庫(kù)質(zhì)檢部采購(gòu)部財(cái)務(wù)部

傳遞原始憑證

到貨

根據(jù)原始

單生成憑

證

核對(duì)采購(gòu)記檢查數(shù)量、質(zhì)不合格

通知供方退貨

錄量、到期日

合格根據(jù)憑證登

記賬簿

物資標(biāo)簽上蓋合

格章，做好檢驗(yàn)記

錄

財(cái)務(wù)主管審

核憑證賬簿

圖3-4想也咖啡驗(yàn)收流程圖

3.3財(cái)務(wù)處理流程規(guī)范

3.3.1單據(jù)傳遞流程規(guī)范

外購(gòu)貨物到貨由質(zhì)量部驗(yàn)收合格后進(jìn)行簽字處理應(yīng)在1日內(nèi)轉(zhuǎn)交倉(cāng)管部，

倉(cāng)管部根據(jù)到貨數(shù)量填寫(xiě)入庫(kù)單，經(jīng)簽字確認(rèn)后轉(zhuǎn)交采購(gòu)人員，采購(gòu)員當(dāng)場(chǎng)簽

字并填寫(xiě)貨物單價(jià)后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)人員在接到這些單據(jù)后進(jìn)行付款處理，并

及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。從到貨質(zhì)檢到財(cái)務(wù)付款不得超過(guò)5天。如圖3-5所示。

已經(jīng)辦理入庫(kù)的材料，門(mén)店用必須拿有領(lǐng)料人簽字的領(lǐng)料單，到倉(cāng)庫(kù)轉(zhuǎn)交

倉(cāng)庫(kù)保管員，保管員才能予以拿貨，發(fā)貨后由倉(cāng)庫(kù)保管員在單據(jù)上填好發(fā)貨數(shù)

量并確認(rèn)簽字。沒(méi)有領(lǐng)料單或者領(lǐng)料單上書(shū)寫(xiě)不規(guī)范的單據(jù)有權(quán)拒絕拿貨。

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質(zhì)檢部部倉(cāng)管部采購(gòu)中心財(cái)務(wù)中心

到貨核對(duì)數(shù)量

進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收填寫(xiě)入庫(kù)單數(shù)

量