公司費用管理制度

公司費用管理制度?一、總則1.目的為加強公司費用管理，規(guī)范費用支出行為，提高資金使用效益，保障公司各項業(yè)務(wù)活動的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及因業(yè)務(wù)需要與公司發(fā)生費用往來的外部單位和個人。3.基本原則預(yù)算控制原則：各項費用支出應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算額度控制支出。真實性原則：費用報銷必須提供真實、合法、有效的原始憑證，如實反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實際情況。審批合規(guī)原則：費用報銷需按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，未經(jīng)審批或?qū)徟蝗馁M用不予報銷。效益優(yōu)先原則：費用支出應(yīng)注重效益，合理安排資金，優(yōu)先保障公司核心業(yè)務(wù)和重點項目的資金需求。

二、費用預(yù)算管理1.預(yù)算編制各部門應(yīng)于每年末根據(jù)公司年度經(jīng)營目標(biāo)和本部門業(yè)務(wù)計劃，編制下一年度的費用預(yù)算。費用預(yù)算應(yīng)詳細(xì)分類列出各項費用的名稱、金額、預(yù)計發(fā)生時間等。預(yù)算編制應(yīng)遵循"自上而下、自下而上、上下結(jié)合"的原則，先由公司管理層提出總體預(yù)算目標(biāo)和要求，各部門根據(jù)公司目標(biāo)結(jié)合自身業(yè)務(wù)實際進(jìn)行初步編制，再由財務(wù)部門匯總審核，報公司管理層審批后確定。2.預(yù)算執(zhí)行各部門必須嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的費用預(yù)算執(zhí)行，不得擅自突破預(yù)算額度。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前向財務(wù)部門提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及對其他預(yù)算項目的影響，經(jīng)財務(wù)部門審核、公司管理層批準(zhǔn)后方可調(diào)整。財務(wù)部門應(yīng)定期對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。對于預(yù)算執(zhí)行偏差較大的部門，應(yīng)要求其說明原因并提出改進(jìn)措施。3.預(yù)算考核公司建立預(yù)算考核機制，對各部門預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核評價?？己酥笜?biāo)主要包括預(yù)算執(zhí)行率、費用控制率等。預(yù)算執(zhí)行率=實際發(fā)生費用/預(yù)算費用×100%費用控制率=（實際發(fā)生費用預(yù)算費用）/預(yù)算費用×100%根據(jù)考核結(jié)果，對預(yù)算執(zhí)行情況良好的部門給予獎勵，對預(yù)算執(zhí)行不力的部門進(jìn)行相應(yīng)處罰。處罰措施可包括扣減部門績效獎金、限制費用報銷額度等。

三、費用報銷流程1.費用申請員工因業(yè)務(wù)需要發(fā)生費用支出前，應(yīng)填寫《費用申請表》，詳細(xì)注明費用項目、金額、用途、預(yù)計發(fā)生時間等，并按照審批權(quán)限提交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。對于涉及采購、出差等需要預(yù)先借款的業(yè)務(wù)，員工應(yīng)在申請費用時同時提交《借款申請表》，注明借款金額、借款用途、還款計劃等，經(jīng)審批后到財務(wù)部門辦理借款手續(xù)。2.審批流程一般費用審批：金額在[X]元以下的費用報銷，由部門負(fù)責(zé)人審批；金額在[X]元至[X]元之間的費用報銷，由部門負(fù)責(zé)人審核后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額在[X]元以上的費用報銷，由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報公司總經(jīng)理審批。重大費用審批：對于重大項目投資、大額資產(chǎn)購置等費用支出，需經(jīng)公司董事會或股東會審議通過后執(zhí)行。借款審批：借款審批流程與費用報銷審批流程相同，借款金額較大的需經(jīng)公司總經(jīng)理特別批準(zhǔn)。3.費用報銷員工在費用發(fā)生后，應(yīng)及時整理相關(guān)原始憑證，并按照公司財務(wù)規(guī)定粘貼整齊，在《費用申請表》上簽字確認(rèn)后，提交給財務(wù)部門審核。財務(wù)部門收到報銷憑證后，應(yīng)按照本制度的規(guī)定對憑證的真實性、合法性、完整性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括：發(fā)票是否真實有效、發(fā)票內(nèi)容與費用申請是否一致、審批手續(xù)是否齊全等。對于不符合要求的報銷憑證，財務(wù)部門應(yīng)退回給報銷人，并說明原因。經(jīng)財務(wù)部門審核無誤的報銷憑證，按照審批流程進(jìn)行最終審批。審批通過后，財務(wù)部門根據(jù)公司資金情況安排付款。對于報銷金額較大的，可采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付；對于金額較小的，可采用現(xiàn)金支付。4.報銷期限員工應(yīng)在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)提交報銷申請，特殊情況需提前向財務(wù)部門說明原因并得到批準(zhǔn)。對于已借款的業(yè)務(wù)，員工應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)辦理報銷沖賬手續(xù)，多退少補。逾期未辦理的，財務(wù)部門將從員工工資中扣除借款本金及相應(yīng)利息。

四、費用報銷標(biāo)準(zhǔn)1.差旅費交通費用飛機票：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要和實際情況，員工可乘坐經(jīng)濟艙出行。特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，需提前經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?；疖嚻保簡T工應(yīng)根據(jù)工作需要選擇合適的車次和座位類型，原則上應(yīng)選擇硬座或硬臥。如需乘坐軟臥或高鐵一等座及以上等級座位的，需提前經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。長途汽車票：根據(jù)實際情況選擇乘坐長途汽車，票價應(yīng)合理。市內(nèi)交通費：員工在出差地市內(nèi)因工作需要乘坐出租車、公交車等交通工具發(fā)生的費用，按照以下標(biāo)準(zhǔn)報銷：[具體標(biāo)準(zhǔn)，如市內(nèi)出差每人每天不超過[X]元]。憑有效票據(jù)實報實銷。住宿費用員工出差應(yīng)根據(jù)職級和實際工作需要選擇合適的住宿酒店。住宿標(biāo)準(zhǔn)如下：公司高層管理人員：[具體標(biāo)準(zhǔn)，如每晚不超過[X]元]部門經(jīng)理：[具體標(biāo)準(zhǔn)，如每晚不超過[X]元]普通員工：[具體標(biāo)準(zhǔn)，如每晚不超過[X]元]兩人及以上同行出差，原則上應(yīng)合住標(biāo)準(zhǔn)間。如有特殊情況需要單獨住宿的，需提前經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。餐飲補貼員工出差期間的餐飲補貼按照以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：[具體標(biāo)準(zhǔn)，如每天[X]元]，不再報銷出差期間的其他餐飲費用。餐飲補貼包含早餐、午餐和晚餐，如有特殊情況發(fā)生的額外餐飲費用，需單獨說明原因并經(jīng)批準(zhǔn)后實報實銷。2.業(yè)務(wù)招待費業(yè)務(wù)招待費應(yīng)嚴(yán)格按照必要性、合理性原則支出，用于公司與客戶、合作伙伴等進(jìn)行商務(wù)洽談、業(yè)務(wù)交流等活動。業(yè)務(wù)招待費報銷時應(yīng)注明招待對象、招待事由、招待時間等信息，并附上相應(yīng)的招待清單（包括菜品、酒水、飲料等明細(xì)）。業(yè)務(wù)招待費的報銷標(biāo)準(zhǔn)如下：招待一般客戶或合作伙伴，單次招待費用不超過[X]元；全年累計招待費用不超過[X]元。招待重要客戶或合作伙伴，單次招待費用不超過[X]元；全年累計招待費用不超過[X]元。特殊情況需要超出上述標(biāo)準(zhǔn)的，需提前經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.辦公費辦公費主要包括辦公用品、辦公設(shè)備、印刷品、郵寄費等費用。辦公用品應(yīng)按照公司規(guī)定的采購流程進(jìn)行采購，原則上應(yīng)選擇性價比高、質(zhì)量可靠的產(chǎn)品。辦公用品采購應(yīng)建立臺賬，記錄采購日期、名稱、數(shù)量、金額等信息。辦公設(shè)備的購置應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要進(jìn)行審批，納入公司固定資產(chǎn)管理。辦公設(shè)備的維修、保養(yǎng)費用應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。印刷品的印刷應(yīng)選擇正規(guī)的印刷廠家，確保印刷質(zhì)量和成本控制。印刷品的費用報銷應(yīng)提供印刷清單，注明印刷內(nèi)容、數(shù)量、單價等信息。郵寄費應(yīng)根據(jù)實際發(fā)生金額憑有效票據(jù)報銷，郵寄物品應(yīng)與業(yè)務(wù)相關(guān)，并注明郵寄內(nèi)容和收件人信息。4.通訊費員工的通訊費用報銷標(biāo)準(zhǔn)按照職級分為以下幾類：公司高層管理人員：[具體標(biāo)準(zhǔn)，如每月不超過[X]元]部門經(jīng)理：[具體標(biāo)準(zhǔn)，如每月不超過[X]元]普通員工：[具體標(biāo)準(zhǔn)，如每月不超過[X]元]員工應(yīng)選擇符合公司規(guī)定的通訊運營商，并按照公司要求辦理相關(guān)通訊業(yè)務(wù)。通訊費用報銷應(yīng)提供正規(guī)的發(fā)票，發(fā)票上的姓名、號碼應(yīng)與員工本人一致。對于采用公司統(tǒng)一通訊套餐的員工，按照公司規(guī)定的套餐費用標(biāo)準(zhǔn)報銷，不再另行報銷其他通訊費用。5.差旅費員工因工作需要出差，應(yīng)提前填寫《出差申請表》，注明出差地點、出差時間、出差事由等信息，按照審批流程批準(zhǔn)后執(zhí)行。出差期間的交通、住宿、餐飲等費用按照上述差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。出差途中因工作需要發(fā)生的其他費用，如會議費、培訓(xùn)費、資料費等，應(yīng)單獨注明原因并按照相關(guān)規(guī)定報銷。6.其他費用其他費用包括水電費、物業(yè)費、車輛使用費、差旅費等費用，應(yīng)根據(jù)實際發(fā)生金額憑有效票據(jù)報銷。水電費、物業(yè)費應(yīng)按照公司與相關(guān)單位簽訂的合同或協(xié)議執(zhí)行，由公司統(tǒng)一支付的部分，按照分?jǐn)傇瓌t在各部門之間進(jìn)行核算。車輛使用費包括車輛購置、維修、保養(yǎng)、加油、保險等費用，應(yīng)按照公司車輛管理制度執(zhí)行。車輛費用應(yīng)建立臺賬，記錄每輛車的使用情況和費用支出。差旅費應(yīng)按照公司差旅費管理制度執(zhí)行，嚴(yán)格控制出差次數(shù)和天數(shù)，確保差旅費支出合理合規(guī)。

五、費用報銷憑證要求1.發(fā)票要求費用報銷必須提供真實、合法、有效的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)填寫完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務(wù)內(nèi)容、金額等信息。對于增值稅專用發(fā)票，報銷時應(yīng)提供發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，并確保發(fā)票信息與報銷內(nèi)容一致。發(fā)票上的納稅人識別號應(yīng)與公司稅務(wù)登記號一致，否則不予報銷。發(fā)票如有涂改、挖補、字跡不清等情況，應(yīng)退回開票單位重新開具，不得作為報銷憑證。2.其他憑證要求除發(fā)票外，費用報銷還可能需要提供其他相關(guān)憑證，如收據(jù)、合同、協(xié)議、審批單等。這些憑證應(yīng)真實、合法、有效，與費用報銷內(nèi)容相關(guān)。收據(jù)應(yīng)加蓋收款單位財務(wù)專用章或發(fā)票專用章，收據(jù)內(nèi)容應(yīng)填寫完整，包括收款日期、收款金額、收款事由、收款單位名稱等信息。合同、協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、費用標(biāo)準(zhǔn)、支付方式等內(nèi)容，并由雙方簽字蓋章確認(rèn)。合同、協(xié)議的復(fù)印件應(yīng)與原件核對一致，并注明"與原件核對一致"字樣，由核對人簽字確認(rèn)。審批單應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，注明費用項目、金額、用途、審批意見等信息，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。

六、費用監(jiān)督與檢查1.財務(wù)監(jiān)督財務(wù)部門應(yīng)加強對費用報銷的審核監(jiān)督，嚴(yán)格按照本制度的規(guī)定審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性。對于不符合規(guī)定的報銷憑證，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。財務(wù)部門應(yīng)定期對公司費用支出情況進(jìn)行分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決費用管理中存在的問題。如發(fā)現(xiàn)費用支出異常或存在違規(guī)行為，應(yīng)及時向公司管理層報告，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對公司費用管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查費用報銷是否符合規(guī)定的審批流程和報銷標(biāo)準(zhǔn)，費用支出是否真實、合理、有效。內(nèi)部審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況。對于違反公司費用管理制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定的費用報銷行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括：退回違規(guī)報銷的