公司合同管理工作流程

公司合同管理工作流程?一、目的本流程旨在規(guī)范公司合同管理工作，確保合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和有效性，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益。

二、適用范圍本流程適用于公司各類合同的管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。

三、職責(zé)分工1.合同主辦部門負(fù)責(zé)合同的發(fā)起、起草、談判、履行等工作。對(duì)合同的合法性、真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。配合合同管理部門進(jìn)行合同審核、備案等工作。2.合同管理部門負(fù)責(zé)合同管理制度的制定、修訂和解釋。對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、分類、歸檔管理。組織合同評(píng)審，對(duì)合同條款進(jìn)行法律審查。監(jiān)督合同的履行情況，協(xié)調(diào)合同糾紛的處理。3.法務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行法律審核，提出法律意見和風(fēng)險(xiǎn)防范建議。參與重大合同的談判和簽訂，提供法律支持。協(xié)助處理合同糾紛，提供法律訴訟服務(wù)。4.財(cái)務(wù)部門參與合同評(píng)審，對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，監(jiān)督合同執(zhí)行情況。提供財(cái)務(wù)分析和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。5.其他相關(guān)部門根據(jù)合同內(nèi)容和職責(zé)分工，配合做好相關(guān)工作。

四、合同簽訂流程1.合同發(fā)起合同主辦部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，發(fā)起合同申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容包括合同名稱、對(duì)方當(dāng)事人信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、履行期限、付款方式等。2.合同起草合同主辦部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)和公司管理制度的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。涉及重大事項(xiàng)或復(fù)雜業(yè)務(wù)的合同，可委托專業(yè)律師或法律顧問起草。3.合同審核合同主辦部門將起草好的合同文本提交至合同管理部門進(jìn)行初審。合同管理部門審核合同的格式、編號(hào)、條款完整性等。將初審?fù)ㄟ^的合同文本分送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及其他相關(guān)部門進(jìn)行專業(yè)審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部門審查合同的財(cái)務(wù)條款，確保財(cái)務(wù)收支的合理性和安全性；其他相關(guān)部門根據(jù)職責(zé)審查合同涉及的專業(yè)內(nèi)容。各審核部門在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并提出書面審核意見。4.合同談判根據(jù)審核意見，合同主辦部門與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行談判。談判過程中應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，爭取有利的合同條款。重要合同的談判，應(yīng)邀請(qǐng)法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員參加。5.合同審批合同主辦部門根據(jù)談判結(jié)果，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。將修改后的合同文本提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程按照公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，一般合同由部門負(fù)責(zé)人審批，重大合同需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。6.合同簽訂經(jīng)審批通過的合同，由合同主辦部門與對(duì)方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行蓋章。合同簽訂后，合同主辦部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。

五、合同履行流程1.合同交底合同簽訂后，合同主辦部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底。交底內(nèi)容包括合同的主要條款、雙方的權(quán)利和義務(wù)、履行要求、注意事項(xiàng)等。確保相關(guān)人員熟悉合同內(nèi)容，明確各自的職責(zé)。2.履行跟蹤合同主辦部門負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行情況。定期檢查合同的執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人有違約行為或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時(shí)采取措施，并向合同管理部門報(bào)告。3.款項(xiàng)收付財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定和業(yè)務(wù)部門的付款申請(qǐng)，審核付款條件和金額。按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理款項(xiàng)收付手續(xù)。及時(shí)記錄合同款項(xiàng)的收付情況，定期與合同主辦部門核對(duì)賬目。4.變更管理合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，合同主辦部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核、審批和備案。5.驗(yàn)收管理合同履行完畢后，合同主辦部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)合同標(biāo)的進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并由雙方簽字確認(rèn)。將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告送合同管理部門備案。

六、合同終止流程1.合同到期終止合同履行期限屆滿，合同自動(dòng)終止。合同主辦部門應(yīng)在合同到期前[X]天通知對(duì)方當(dāng)事人，并辦理相關(guān)終止手續(xù)。清理合同履行過程中的債權(quán)債務(wù)，確保雙方權(quán)利義務(wù)結(jié)清。2.提前終止經(jīng)雙方協(xié)商一致或出現(xiàn)法定情形，合同可提前終止。合同主辦部門應(yīng)起草提前終止合同協(xié)議，明確終止原因、雙方權(quán)利義務(wù)、善后事宜等。提前終止合同協(xié)議按照合同簽訂流程進(jìn)行審核、審批和備案。3.終止備案合同終止后，合同主辦部門應(yīng)將終止合同的相關(guān)資料送合同管理部門備案。合同管理部門對(duì)終止合同進(jìn)行歸檔管理，以備查閱。

七、合同糾紛處理流程1.糾紛發(fā)現(xiàn)在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)合同糾紛，合同主辦部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告合同管理部門。合同管理部門會(huì)同法務(wù)部門等相關(guān)人員對(duì)糾紛情況進(jìn)行調(diào)查了解。2.糾紛協(xié)商組織雙方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，尋求解決方案。協(xié)商過程中應(yīng)保持冷靜、理性，尊重事實(shí)和法律。如協(xié)商達(dá)成一致意見，簽訂書面和解協(xié)議，并按照協(xié)議履行。3.糾紛調(diào)解協(xié)商不成的，可以申請(qǐng)第三方進(jìn)行調(diào)解。選擇合適的調(diào)解機(jī)構(gòu)或組織，如行業(yè)協(xié)會(huì)、仲裁機(jī)構(gòu)等。配合調(diào)解機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解工作，提供相關(guān)證據(jù)和資料。4.糾紛仲裁或訴訟調(diào)解不成的，可以根據(jù)合同約定或法律規(guī)定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。委托專業(yè)律師或法律顧問處理仲裁或訴訟事宜。積極配合仲裁機(jī)構(gòu)或法院的工作，提供證據(jù)和資料，維護(hù)公司合法權(quán)益。

八、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，合同主辦部門應(yīng)及時(shí)將合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、審批文件、往來信函等相關(guān)資料收集齊全。整理后交合同管理部門進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。2.檔案整理合同管理部門按照合同類別、編號(hào)、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類整理。編制合同檔案目錄，便于查閱和管理。3.檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的場所。建立電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的管理方式，確保檔案的完整性和可追溯性。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后到合同管理部門查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案。查閱完畢后，及時(shí)歸還檔案。

九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查合同管理部門定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，檔案管理情況等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.考核評(píng)價(jià)建立合同管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)合同主辦部門和相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核指標(biāo)包括合同簽