公司報銷制度及流程

公司報銷制度及流程?1.目的為了加強公司財務(wù)管理，規(guī)范費用報銷流程，合理控制費用支出，確保公司各項經(jīng)濟活動的真實性、合法性和合理性，特制定本報銷制度及流程。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.原則真實性原則：報銷費用必須真實發(fā)生，所提供的票據(jù)必須合法、有效，嚴禁虛假報銷。合理性原則：費用報銷應(yīng)符合公司的相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)實際需要，杜絕不合理的開支。審批原則：所有費用報銷必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，未經(jīng)審批不得報銷。及時性原則：員工應(yīng)及時報銷費用，避免逾期報銷。二、費用報銷的種類及標準1.差旅費定義：指員工因公務(wù)需要到常駐地以外的地區(qū)出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。報銷標準交通工具：根據(jù)職級和出差地區(qū)的不同，乘坐相應(yīng)等級的交通工具，具體標準如下：|職級|飛機|火車|高鐵/動車|輪船|其他交通工具|||||||||高層管理人員|經(jīng)濟艙|軟臥|一等座|二等艙|實報實銷||中層管理人員|經(jīng)濟艙|硬臥|二等座|三等艙|實報實銷||普通員工|經(jīng)濟艙|硬座/硬臥|二等座|四等艙|實報實銷|住宿費：根據(jù)出差地區(qū)的不同，設(shè)定相應(yīng)的住宿標準，具體如下：|地區(qū)|標準（元/天）|||||一線城市|500||二線城市|400||三線及以下城市|300|餐飲補貼：根據(jù)出差自然天數(shù)，按照一定標準給予補貼，具體標準如下：|地區(qū)|補貼標準（元/天）|||||一線城市|100||二線城市|80||三線及以下城市|60|2.業(yè)務(wù)招待費定義：指公司為業(yè)務(wù)經(jīng)營的合理需要而支付的招待費用，包括餐飲、住宿、娛樂、禮品等費用。報銷標準：業(yè)務(wù)招待費應(yīng)嚴格控制，原則上不得超過當年營業(yè)收入的一定比例。具體報銷時，應(yīng)注明招待對象、事由等信息。單次招待費用超過一定金額的，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導批準。3.辦公用品費定義：指公司因辦公需要購買的文具、紙張、電腦耗材、辦公設(shè)備等費用。報銷標準：辦公用品應(yīng)通過公司指定的采購渠道購買，并取得正規(guī)發(fā)票。報銷時應(yīng)提供詳細的物品清單。4.通訊費定義：指員工因工作需要發(fā)生的手機通訊費用。報銷標準：根據(jù)員工職級設(shè)定不同的報銷標準，具體如下：|職級|標準（元/月）|||||高層管理人員|300||中層管理人員|200||普通員工|100|員工需提供通訊費發(fā)票，發(fā)票抬頭應(yīng)為公司名稱。5.車輛費用定義：指公司車輛因公務(wù)發(fā)生的加油費、過路費、停車費、保養(yǎng)費、維修等費用。報銷標準：車輛費用應(yīng)憑正規(guī)發(fā)票報銷，報銷時應(yīng)注明費用發(fā)生的時間、事由等信息。公司車輛應(yīng)嚴格按照規(guī)定用途使用，嚴禁公車私用。三、報銷流程1.費用申請員工因公務(wù)需要發(fā)生費用支出前，應(yīng)填寫相應(yīng)的費用申請單，詳細注明費用的用途、金額、預計發(fā)生時間等信息。費用申請單需經(jīng)部門負責人審核簽字，確認費用的合理性和必要性。2.費用發(fā)生員工按照費用申請單的內(nèi)容進行費用支出，并取得合法、有效的票據(jù)。票據(jù)應(yīng)清晰、完整，注明開票日期、購買方名稱、服務(wù)內(nèi)容、金額等信息。對于需要預先借款的費用，員工應(yīng)填寫借款單，注明借款金額、用途等信息，經(jīng)部門負責人和財務(wù)負責人審核后，到財務(wù)部門辦理借款手續(xù)。3.報銷審批員工將整理好的報銷憑證（包括費用申請單、發(fā)票、清單等）提交給部門負責人進行初審。部門負責人應(yīng)審核費用的真實性、合理性和合規(guī)性，簽字確認后提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門對報銷憑證進行復審，重點審核票據(jù)的合法性、報銷金額的準確性、報銷流程的完整性等。如發(fā)現(xiàn)問題，財務(wù)部門應(yīng)及時與報銷人溝通并要求補充或更正相關(guān)資料。復審通過后，報銷憑證提交給公司領(lǐng)導進行最終審批。公司領(lǐng)導根據(jù)公司的財務(wù)政策和實際情況進行審批，簽字確認是否同意報銷。4.報銷支付經(jīng)審批同意報銷的費用，財務(wù)部門將按照公司的財務(wù)規(guī)定和支付流程進行支付。對于報銷金額較小的情況，財務(wù)部門可能會采用現(xiàn)金支付的方式；對于報銷金額較大的情況，一般會通過銀行轉(zhuǎn)賬的方式支付到報銷人的銀行賬戶。財務(wù)部門在完成報銷支付后，應(yīng)及時登記相關(guān)賬目，并將報銷憑證進行歸檔保存。四、報銷憑證要求1.發(fā)票要求報銷必須提供正規(guī)發(fā)票，發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，包括購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息。發(fā)票應(yīng)清晰、完整，不得有涂改、刮擦等痕跡。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。2.其他憑證要求除發(fā)票外，如因業(yè)務(wù)需要還需提供其他憑證的，如行程單、收據(jù)、合同等，應(yīng)確保憑證真實、有效，并與報銷內(nèi)容相關(guān)聯(lián)。憑證應(yīng)按照報銷內(nèi)容的順序進行整理，整齊粘貼在報銷單后面，便于審核和查閱。五、特殊情況報銷處理1.多人共同出差多人共同出差的費用，如住宿、交通工具等費用，應(yīng)根據(jù)實際情況分別填寫報銷單進行報銷。如有特殊情況需要合并報銷的，應(yīng)注明原因，并經(jīng)相關(guān)人員簽字確認。2.逾期報銷員工應(yīng)在費用發(fā)生后的規(guī)定時間內(nèi)進行報銷，逾期報銷的，需說明逾期原因，并經(jīng)部門負責人和財務(wù)負責人審批同意后方可報銷。逾期報銷可能會影響報銷的及時性和準確性，公司將視情況對逾期報銷的行為進行適當處罰。3.跨年度費用報銷對于跨年度發(fā)生的費用，應(yīng)在費用發(fā)生年度內(nèi)進行報銷。如因特殊原因未能及時報銷的，需在次年的第一個月內(nèi)提出報銷申請，并說明原因，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審批后可在次年報銷。但跨年度費用報銷應(yīng)嚴格控制，避免出現(xiàn)費用核算混亂的情況。六、監(jiān)督與檢查1.公司財務(wù)部門應(yīng)定期對費用報銷情況進行檢查，重點檢查報銷憑證的真實性、合法性、合理性以及報銷流程的執(zhí)行情況。2.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)報銷行為，財務(wù)部門應(yīng)及時進行糾正，并根據(jù)公司規(guī)定對相關(guān)責任人進行處罰。處罰方式包括但不限于警告、罰款、扣減績效獎金等。3.公司鼓勵員工對違規(guī)報銷行為進行監(jiān)督舉報，對于經(jīng)查實的舉報行為，公司將給予舉報