公司檔案管理制度

公司檔案管理制度?1.目的為了加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責1.綜合管理部負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查。負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、鑒定、銷毀等工作。負責檔案信息的開發(fā)利用，為公司各項工作提供檔案資料支持。2.各部門負責本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，并定期向綜合管理部移交。明確一名檔案兼職管理人員，負責本部門檔案管理的具體工作。嚴格執(zhí)行公司檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準確和安全。三、檔案的收集1.收集范圍公司設立、變更、注銷過程中形成的文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。公司各項經(jīng)營活動中形成的文件材料，包括合同協(xié)議、招投標文件、業(yè)務報表等。公司行政管理活動中形成的文件材料，如會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。公司財務管理活動中形成的文件材料，如會計憑證、賬簿、報表等。公司人力資源管理活動中形成的文件材料，如員工檔案、培訓記錄、績效考核資料等。公司技術(shù)研發(fā)活動中形成的文件材料，如科研項目資料、技術(shù)圖紙、專利文件等。公司生產(chǎn)管理活動中形成的文件材料，如生產(chǎn)計劃、質(zhì)量檢驗報告、設備維護記錄等。公司市場營銷活動中形成的文件材料，如市場調(diào)研報告、客戶資料、廣告宣傳資料等。公司對外交往活動中形成的文件材料，如接待記錄、合作協(xié)議、往來信函等。其他具有保存價值的文件材料。2.收集要求各部門應在文件材料形成后及時收集，確保檔案的完整性和及時性。收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽署完備。對于電子文件，應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保其可讀性和可移植性。四、檔案的整理1.分類原則檔案分類應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.分類方法采用年度機構(gòu)保管期限分類法。年度：按照文件材料形成的年度進行分類。機構(gòu)：按照公司內(nèi)部的部門或機構(gòu)進行分類。保管期限：根據(jù)文件材料的重要程度和保存價值，分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種保管期限。3.整理步驟裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整和裝訂，使其整齊美觀。分類：按照分類原則和方法，對文件材料進行分類。編號：為每份文件材料編制唯一的檔案編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性。編目：填寫檔案目錄，包括檔案編號、文件題名、日期、保管期限、密級等項目。裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在盒脊上標明檔案編號、年度、機構(gòu)、保管期限等信息。五、檔案的保管1.保管場所綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.保管要求檔案應按照分類順序排列存放，便于查找和利用。定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。對電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案信息泄露。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準確判定檔案的保存價值。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人、各部門檔案兼職管理人員及相關(guān)業(yè)務人員組成。3.鑒定方法對檔案進行逐卷、逐件審查，分析其內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定其保存價值。根據(jù)檔案的保管期限表，結(jié)合實際情況，對檔案進行鑒定。4.銷毀程序經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽字確認。檔案銷毀清冊報公司分管領導審批后，由綜合管理部負責組織銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。七、檔案的查閱與借閱1.查閱范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.查閱程序查閱人應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容。《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交綜合管理部審批。綜合管理部根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應的檔案資料，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、檔案名稱等信息。查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。3.借閱范圍因工作需要，確需將檔案借出使用的，應經(jīng)公司分管領導批準。4.借閱程序借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等內(nèi)容?！稒n案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報公司分管領導審批。綜合管理部根據(jù)審批意見，將檔案借給借閱人，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱時間、借閱人、檔案名稱、歸還時間等信息。借閱人應嚴格按照借閱期限歸還檔案，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并承擔相應責任。八、檔案的統(tǒng)計與移交1.檔案統(tǒng)計綜合管理部應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。檔案統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，上報公司領導和上級主管部門。2.檔案移交各部門應按照公司檔案管理制度的規(guī)定，定期向綜合管理部移交本部門的檔案。移交檔案時，應編制檔案移交清單，注明檔案的