公司企業(yè)辦公室管理制度

公司企業(yè)辦公室管理制度?1.目的為加強(qiáng)公司辦公室管理，確保各項(xiàng)工作高效、有序運(yùn)行，營造良好的工作環(huán)境，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門辦公室的日常管理。3.管理原則遵循高效、規(guī)范、協(xié)作、節(jié)約的原則，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)定，確保辦公室工作的順利開展。二、辦公環(huán)境管理1.辦公室布局辦公室布局應(yīng)根據(jù)工作流程和業(yè)務(wù)需求進(jìn)行合理規(guī)劃，確保各部門之間溝通順暢，工作便捷。辦公區(qū)域應(yīng)劃分出辦公區(qū)、會議室、休息區(qū)等不同功能區(qū)域，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。2.環(huán)境衛(wèi)生各部門應(yīng)保持辦公室環(huán)境整潔，每日下班前進(jìn)行清掃，包括地面、桌面、門窗等，確保無垃圾、無灰塵。定期對辦公室進(jìn)行全面清潔，包括辦公家具、電器設(shè)備等的擦拭，保持辦公環(huán)境的干凈衛(wèi)生。禁止在辦公區(qū)域內(nèi)隨地吐痰、亂扔垃圾，嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、吃零食。3.物品擺放辦公桌上的物品應(yīng)擺放整齊，文件、資料、辦公用品等應(yīng)分類放置，不得隨意堆放。個(gè)人電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備應(yīng)擺放有序，保持桌面整潔。辦公區(qū)域內(nèi)的綠植應(yīng)定期澆水、修剪，保持美觀。三、辦公用品管理1.采購辦公用品由公司行政部門統(tǒng)一采購，各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫辦公用品申購單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。行政部門根據(jù)申購單進(jìn)行采購，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，確保辦公用品的正常供應(yīng)。2.發(fā)放行政部門負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放工作，根據(jù)各部門的實(shí)際需求進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。辦公用品發(fā)放時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放，不得超量發(fā)放。3.使用與保管員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，不得浪費(fèi)。辦公用品應(yīng)妥善保管，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并說明原因。員工離職時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品交回行政部門，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。四、文件資料管理1.文件起草與審核各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范，符合公司的政策和要求。文件起草后，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，確保文件質(zhì)量。2.文件編號與分類公司文件實(shí)行統(tǒng)一編號管理，行政部門負(fù)責(zé)文件編號的分配和管理。文件應(yīng)根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類，如行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件等，并建立相應(yīng)的文件夾進(jìn)行存放。3.文件傳閱與存檔文件起草完成后，應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱，確保相關(guān)人員及時(shí)了解文件內(nèi)容。文件傳閱后，應(yīng)及時(shí)交回行政部門進(jìn)行存檔，存檔文件應(yīng)妥善保管，便于查閱。4.文件銷毀對于已失去保存價(jià)值的文件，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理和銷毀。文件銷毀時(shí)，應(yīng)填寫文件銷毀清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，由專人負(fù)責(zé)銷毀，并做好銷毀記錄。五、會議管理1.會議安排公司定期召開各類會議，如周會、月會、季度會等，會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員等應(yīng)提前確定，并通知相關(guān)人員。各部門如需召開部門會議，應(yīng)提前向行政部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后安排會議時(shí)間和地點(diǎn)。2.會議組織會議組織者應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，包括會議資料的準(zhǔn)備、會議設(shè)備的調(diào)試等，確保會議順利進(jìn)行。會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時(shí)出席會議，不得遲到、早退、缺席。會議期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場。3.會議記錄會議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)間等。會議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，會后及時(shí)整理，并交行政部門存檔。4.會議決議執(zhí)行會議決議形成后，相關(guān)責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照決議要求認(rèn)真執(zhí)行，確保決議事項(xiàng)得到落實(shí)。行政部門負(fù)責(zé)對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)執(zhí)行情況。六、印章管理1.印章種類與保管公司印章分為公章、合同章、財(cái)務(wù)章等，各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意將印章交與他人使用。印章存放應(yīng)安全可靠，防止被盜用或丟失。2.印章使用審批使用公司印章應(yīng)填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章。重要文件或合同使用印章時(shí)，應(yīng)經(jīng)公司法定代表人審批。3.印章使用登記印章保管人員應(yīng)建立印章使用登記臺賬，記錄印章使用的時(shí)間、事由、使用人等信息，確保印章使用情況可追溯。印章使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將印章歸還保管人員，并在登記臺賬上簽字確認(rèn)。七、車輛管理1.車輛調(diào)度公司車輛由行政部門統(tǒng)一調(diào)度管理，各部門如需使用車輛，應(yīng)提前填寫用車申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。行政部門根據(jù)車輛使用情況和工作需求進(jìn)行車輛調(diào)度，優(yōu)先保障重要工作和緊急任務(wù)的用車需求。2.車輛使用車輛使用人應(yīng)遵守交通規(guī)則，安全駕駛，不得酒后駕車、超速行駛等違規(guī)行為。車輛使用人應(yīng)愛護(hù)車輛，定期對車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，保持車輛整潔。車輛使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將車輛歸還公司，并將車輛停放在指定地點(diǎn)。3.車輛維修與保養(yǎng)車輛出現(xiàn)故障或需要維修保養(yǎng)時(shí)，車輛使用人應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后到指定的維修廠進(jìn)行維修保養(yǎng)。行政部門負(fù)責(zé)對車輛維修保養(yǎng)情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保維修保養(yǎng)質(zhì)量和費(fèi)用合理。4.車輛費(fèi)用管理車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等，由行政部門統(tǒng)一核算和報(bào)銷。車輛使用人應(yīng)按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)使用車輛，不得超支費(fèi)用。如因特殊情況需要超支費(fèi)用，應(yīng)提前向行政部門說明原因，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可報(bào)銷。八、安全管理1.消防安全公司應(yīng)建立健全消防安全管理制度，配備必要的消防器材和設(shè)施，如滅火器、消火栓等。定期組織員工進(jìn)行消防安全培訓(xùn)和演練，提高員工的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。辦公區(qū)域內(nèi)嚴(yán)禁私拉亂接電線、違規(guī)使用電器設(shè)備等，確保消防安全。2.信息安全公司應(yīng)加強(qiáng)信息安全管理，保護(hù)公司的商業(yè)秘密和員工的個(gè)人信息安全。員工應(yīng)妥善保管個(gè)人賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。禁止在公司電腦上安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件和插件，不得隨意訪問不安全的網(wǎng)站。3.人員安全加強(qiáng)對員工的安全教育，提高員工的安全意識，防止發(fā)生安全事故。辦公區(qū)域內(nèi)應(yīng)保持通道暢通，不得堆放雜物，確保人員通行安全。如發(fā)生安全事故，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取有效措施進(jìn)行處理，減少損失。九、考勤管理1.考勤制度公司實(shí)行每日考勤制度，員工應(yīng)按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。員工上下班應(yīng)在考勤機(jī)上打卡記錄考勤情況，如有特殊情況無法打卡，應(yīng)提前向行政部門說明原因，并填寫請假申請單。2.請假管理員工請假應(yīng)提前填寫請假申請單，注明請假事由、請假時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部門。請假1天以內(nèi)（含1天）由部門負(fù)責(zé)人審批，請假1天以上由部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，請假3天以上由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)公司總經(jīng)理審批。員工請假期間應(yīng)將工作交接給他人，確保工作的正常進(jìn)行。3.曠工處理未經(jīng)批準(zhǔn)擅自缺勤或請假未獲批準(zhǔn)而缺勤的，按曠工處理。曠工1天，扣除當(dāng)日工