危險貨物運輸安全生產(chǎn)檔案管理制度

危險貨物運輸安全生產(chǎn)檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強危險貨物運輸安全生產(chǎn)管理，規(guī)范安全生產(chǎn)檔案管理工作，有效記錄和保存危險貨物運輸企業(yè)安全生產(chǎn)相關(guān)信息，為安全生產(chǎn)決策提供依據(jù)，防范和遏制危險貨物運輸事故，特制定本制度。

（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)危險貨物運輸安全生產(chǎn)檔案的管理，包括文件、資料、記錄等的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。

（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映危險貨物運輸安全生產(chǎn)實際情況。2.完整性原則：涵蓋危險貨物運輸安全生產(chǎn)全過程的各類文件、資料和記錄，確保檔案體系完整。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行檔案管理，保證檔案格式、內(nèi)容等的一致性。4.保密性原則：對涉及企業(yè)機密和敏感信息的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。

二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善危險貨物運輸安全生產(chǎn)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理企業(yè)危險貨物運輸安全生產(chǎn)檔案，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門和崗位的檔案收集、整理和歸檔工作。4.負(fù)責(zé)檔案的分類、編號、編目、裝訂等整理工作，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案查閱。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.按照規(guī)定向上級主管部門和相關(guān)部門報送有關(guān)安全生產(chǎn)檔案資料。

（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門危險貨物運輸安全生產(chǎn)文件、資料和記錄的收集、整理，并定期移交檔案管理部門歸檔。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確收集和整理。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，如實提供相關(guān)信息。

（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握危險貨物運輸安全生產(chǎn)相關(guān)知識，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度進行檔案的收集、整理、保管和查閱等操作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，保障檔案安全。4.定期對檔案進行盤點、清查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。

三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類：收集國家和地方有關(guān)危險貨物運輸安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等文件。2.安全管理制度類：企業(yè)制定的危險貨物運輸安全生產(chǎn)各項管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。3.人員管理類：從業(yè)人員檔案，包括招聘、培訓(xùn)、考核、資格證書、健康證明等資料。4.車輛設(shè)備管理類：車輛和運輸設(shè)備檔案，涵蓋購置、登記、維護保養(yǎng)、檢測檢驗、報廢等記錄。5.運輸業(yè)務(wù)管理類：危險貨物托運、承運、裝卸、運輸過程記錄，包括運單、行車路單、貨物清單等。6.安全檢查與隱患排查類：安全檢查計劃、記錄、隱患排查治理報告等。7.事故管理類：危險貨物運輸事故報告、調(diào)查處理資料、事故統(tǒng)計分析等。8.應(yīng)急管理類：應(yīng)急救援預(yù)案演練記錄、應(yīng)急物資儲備清單等。9.其他類：不屬于上述分類的其他與危險貨物運輸安全生產(chǎn)相關(guān)的文件、資料和記錄。

（二）編號規(guī)則采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進行編號，便于檔案的標(biāo)識和管理。編號共[X]位，具體規(guī)則如下：1.首位：表示檔案分類代碼，按照上述分類順序分別用不同字母表示，如"F"代表法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類，"M"代表安全管理制度類等。2.第24位：表示年份，如"2023"代表2023年形成的檔案。3.第57位：表示順序號，按照檔案形成的先后順序依次編號。4.末位：為校驗位，用于檢驗編號的準(zhǔn)確性，采用特定算法生成。

例如："F2023001A"表示2023年形成的法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類的第1份檔案。

四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期收集本部門產(chǎn)生的與危險貨物運輸安全生產(chǎn)相關(guān)的文件、資料和記錄。2.檔案收集應(yīng)做到及時、完整，不得遺漏重要信息。對于外來文件，如上級部門的通知、函件等，應(yīng)及時簽收并移交檔案管理部門。3.涉及危險貨物運輸安全生產(chǎn)的電子文件應(yīng)同時進行收集，并確保其格式的可讀性和完整性。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上。

（二）整理要求1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)及時進行整理。整理工作包括對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。目錄應(yīng)打印或電子存儲，便于查閱。3.對于破損、褪色的檔案應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.電子檔案應(yīng)按照分類進行存儲，并建立相應(yīng)的索引，以便快速檢索。同時，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

五、檔案歸檔（一）歸檔范圍1.本制度第二條規(guī)定的各類危險貨物運輸安全生產(chǎn)檔案資料。2.與危險貨物運輸安全生產(chǎn)相關(guān)的會議紀(jì)要、工作匯報、總結(jié)等文件。3.上級主管部門對企業(yè)危險貨物運輸安全生產(chǎn)工作的批示、檢查記錄等。

（二）歸檔時間1.各部門形成的檔案應(yīng)在次年第一季度內(nèi)移交檔案管理部門歸檔。2.重大事件、事故等形成的檔案應(yīng)在事件處理完畢后[X]個工作日內(nèi)歸檔。

（三）歸檔流程1.各部門檔案收集責(zé)任人將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案后，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進行檢查，符合要求的予以簽收，并按照編號規(guī)則進行編號和編目。3.將歸檔的檔案裝入檔案盒或檔案袋，并在封面和脊背上標(biāo)注檔案編號、題名、保管期限等信息。4.按照檔案類別和年度順序?qū)n案存放在檔案庫房的指定位置。

六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案架等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。

（二）保管期限1.法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類：長期保管。2.安全管理制度類：長期保管。3.人員管理類：從業(yè)人員檔案自員工離職后保存[X]年；其他人員相關(guān)檔案根據(jù)實際情況確定保管期限，但不少于[X]年。4.車輛設(shè)備管理類：車輛和運輸設(shè)備檔案自車輛報廢或設(shè)備停用后保存[X]年。5.運輸業(yè)務(wù)管理類：運單、行車路單等運輸記錄保存[X]年。6.安全檢查與隱患排查類：長期保管。7.事故管理類：事故檔案長期保管。8.應(yīng)急管理類：應(yīng)急救援預(yù)案演練記錄等保存[X]年；應(yīng)急物資儲備清單根據(jù)實際情況確定保管期限，但不少于[X]年。9.其他類：根據(jù)檔案內(nèi)容的重要性和實際需要確定保管期限。

（三）保管措施1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。2.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。3.對到期需要銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，防止檔案信息泄露。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自出借、涂改、偽造檔案。如因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。

七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及企業(yè)機密和敏感信息的檔案，查閱人還需經(jīng)企業(yè)分管安全負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.上級主管部門、政府有關(guān)部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)出具正式文件或介紹信，經(jīng)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理部門方可提供查閱服務(wù)。

（二）查閱要求1.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人不得擅自涂改、抽取、污損檔案。2.查閱人如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定登記復(fù)印內(nèi)容和份數(shù)。3.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

（三）借閱權(quán)限1.企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱和編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及企業(yè)機密和敏感信息的檔案，借閱人還需經(jīng)企業(yè)分管安全負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制借閱范圍和期限。

（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或拆卷。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況并辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、安全管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定。

（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，對檔案進行鑒定。鑒定時應(yīng)考慮以下因素：1.檔案內(nèi)容是否涉及企業(yè)核心業(yè)務(wù)和重要信息。2.檔案是否具有歷史查考價值和憑證作用。3.檔案是否已失去現(xiàn)行使用價值。

（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行逐一鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有兩人以上在場監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。

九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立危險貨物運輸安全生產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、借閱等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。

（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行維護，更新檔案信息，刪除已過期或無效的檔案記錄。3.做好信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份工作，定期將數(shù)據(jù)備份到移動存儲設(shè)備或云端存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。

（三）系統(tǒng)安全管理1.加強信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限和密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.安裝殺毒軟件和防火墻，定期對系統(tǒng)進行病毒查殺和安全檢測，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。3.制定信息化管理系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行恢復(fù)和處理。

十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.企業(yè)安全管理部門定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.檔案管理部門應(yīng)定期對自身檔案管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)