股份制企業(yè)文書管理手冊

股份制企業(yè)文書管理手冊一、總則1.1文書管理的范圍股份制企業(yè)的文書管理范圍涵蓋了企業(yè)內(nèi)部各種類型的文件，包括但不限于規(guī)章制度、通知公告、報告請示、合同協(xié)議等。這些文書不僅是企業(yè)日常運(yùn)營的重要依據(jù)，也是企業(yè)與外部溝通交流的重要載體。從企業(yè)的高層決策到基層員工的日常工作，都離不開文書的支持。例如，高層制定的戰(zhàn)略規(guī)劃文件，會指導(dǎo)企業(yè)的發(fā)展方向；基層員工提交的工作匯報，能讓上級了解工作進(jìn)展情況。文書管理的范圍廣泛，涉及企業(yè)的各個方面。1.2文書管理的原則股份制企業(yè)文書管理遵循嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、及時、保密的原則。嚴(yán)謹(jǐn)意味著文書的內(nèi)容要經(jīng)過仔細(xì)審核，保證無錯別字、邏輯清晰；準(zhǔn)確要求文書所表達(dá)的信息真實(shí)可靠，符合企業(yè)的實(shí)際情況；及時則強(qiáng)調(diào)文書的收發(fā)、處理要迅速，不能拖延，以保證工作的順利進(jìn)行；保密是指對于涉及企業(yè)商業(yè)秘密和員工個人隱私的文書，要采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。這些原則相互關(guān)聯(lián)，共同構(gòu)成了股份制企業(yè)文書管理的基礎(chǔ)。1.3文書管理的部門及職責(zé)在股份制企業(yè)中，通常由行政部門負(fù)責(zé)文書管理工作。行政部門的職責(zé)包括制定文書管理制度、組織文書的起草與審核、負(fù)責(zé)文書的收發(fā)與登記、安排文書的傳閱與催辦、指導(dǎo)文書的歸檔與保管等。同時各部門也有相應(yīng)的文書管理職責(zé)，如部門負(fù)責(zé)人要對本部門的文書工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，部門文員要負(fù)責(zé)本部門日常文書的起草和處理。通過明確各部門的職責(zé)，能夠保證文書管理工作的順利開展。1.4文書管理的信息化建設(shè)信息技術(shù)的發(fā)展，股份制企業(yè)的文書管理也逐漸向信息化方向發(fā)展。通過引入辦公自動化系統(tǒng)，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)文書的在線起草、審核、收發(fā)、登記、傳閱、催辦、歸檔等流程，提高文書管理的效率和準(zhǔn)確性。同時信息化建設(shè)還可以加強(qiáng)文書的安全管理，防止文書的丟失和泄露。例如，通過設(shè)置權(quán)限管理，不同級別的人員只能訪問相應(yīng)級別的文書，保障了文書的保密性。二、文書的種類與格式2.1常用文書種類股份制企業(yè)常用的文書種類包括決定、通知、報告、請示、批復(fù)、意見、函等。決定用于對重要事項作出決策和安排；通知用于傳達(dá)上級指示、布置工作任務(wù)等；報告用于向上級匯報工作情況、反映問題等；請示用于向上級請求批準(zhǔn)、指示等；批復(fù)用于答復(fù)下級的請示；意見用于對重要問題提出見解和處理辦法；函用于與外部單位進(jìn)行聯(lián)系和溝通。這些文書種類在企業(yè)的日常運(yùn)營中都有著重要的作用。2.2文書格式規(guī)范股份制企業(yè)的文書格式規(guī)范包括標(biāo)題、文號、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、落款等部分。標(biāo)題要簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映文書的內(nèi)容；文號由年份、部門代碼、序號等組成，用于標(biāo)識文書的唯一性；主送機(jī)關(guān)要明確，保證文書能夠送達(dá)相關(guān)單位或人員；正文要條理清晰，語言簡潔明了，符合公文的寫作要求；附件要注明名稱和數(shù)量；落款要包括發(fā)文單位和發(fā)文日期。不同種類的文書在格式上還有一些特殊要求，如通知的格式通常包括標(biāo)題、文號、主送機(jī)關(guān)、正文、落款等部分，而報告的格式則通常包括標(biāo)題、文號、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、落款等部分。三、文書的起草與審核3.1文書起草的要求文書起草要符合企業(yè)的實(shí)際情況，內(nèi)容要真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。起草人員要對所起草的文書內(nèi)容有深入的了解，能夠準(zhǔn)確表達(dá)企業(yè)的意圖和要求。同時文書的語言要簡潔明了，避免使用過于復(fù)雜的詞匯和句子，以便于閱讀和理解。文書的格式要規(guī)范，符合企業(yè)的文書格式要求。在起草過程中，起草人員要認(rèn)真核對相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，保證文書的準(zhǔn)確性。3.2文書審核的流程文書審核的流程包括初審、復(fù)審、終審三個環(huán)節(jié)。初審由起草人員所在部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行，主要審核文書的內(nèi)容是否符合企業(yè)的實(shí)際情況、語言是否簡潔明了、格式是否規(guī)范等；復(fù)審由行政部門的相關(guān)人員進(jìn)行，主要審核文書的合法性、合規(guī)性、保密性等；終審由企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行，主要審核文書的重要性、決策性等。通過層層審核，能夠保證文書的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。四、文書的收發(fā)與登記4.1文書收發(fā)的程序文書收發(fā)的程序包括接收、登記、分發(fā)、傳閱等環(huán)節(jié)。接收時要核對文書的文號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)等信息，保證文書的真實(shí)性和完整性；登記要將文書的基本信息記錄在文書登記冊上，便于查詢和管理；分發(fā)要根據(jù)文書的主送機(jī)關(guān)和內(nèi)容，將文書及時分發(fā)給相關(guān)單位或人員；傳閱要按照規(guī)定的傳閱范圍和程序，將文書傳閱給相關(guān)人員，并要求傳閱人員在傳閱單上簽字確認(rèn)。4.2文書登記的內(nèi)容文書登記的內(nèi)容包括文號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、密級、發(fā)文日期、收文日期、簽收人、處理情況等。這些信息能夠全面反映文書的收發(fā)情況，便于對文書進(jìn)行管理和查詢。五、文書的傳閱與催辦5.1文書傳閱的方式文書傳閱的方式包括紙質(zhì)傳閱和電子傳閱兩種。紙質(zhì)傳閱是指將文書打印出來，按照規(guī)定的傳閱范圍和程序進(jìn)行傳閱；電子傳閱是指將文書以電子文件的形式發(fā)送給相關(guān)人員，通過郵件、辦公自動化系統(tǒng)等方式進(jìn)行傳閱。兩種傳閱方式各有優(yōu)缺點(diǎn)，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的傳閱方式。5.2文書催辦的辦法文書催辦的辦法包括電話催辦、短信催辦、郵件催辦等。電話催辦是指通過電話聯(lián)系傳閱人員，了解文書的傳閱情況并催促其盡快處理；短信催辦是指通過短信向傳閱人員發(fā)送催辦信息；郵件催辦是指通過郵件向傳閱人員發(fā)送催辦郵件。企業(yè)可以根據(jù)文書的緊急程度和傳閱人員的情況，選擇合適的催辦辦法，以保證文書的及時處理。六、文書的歸檔與保管6.1文書歸檔的范圍文書歸檔的范圍包括企業(yè)內(nèi)部各種類型的文書，如規(guī)章制度、通知公告、報告請示、合同協(xié)議等。這些文書在企業(yè)的日常運(yùn)營中具有重要的價值，需要進(jìn)行歸檔保存。6.2文書保管的期限文書保管的期限根據(jù)文書的重要性和價值來確定，一般分為永久、長期、短期三種。永久保管的文書是指具有重要?dú)v史價值和參考價值的文書，如企業(yè)的章程、重要合同等；長期保管的文書是指具有一定歷史價值和參考價值的文書，如企業(yè)的年度報告、重要會議紀(jì)要等；短期保管的文書是指在一定時期內(nèi)具有參考價值的文書，如日常工作通知、報表等。企業(yè)要根據(jù)文書的保管期限，對文書進(jìn)行分類整理，并妥善保管。七、文書的利用與銷毀7.1文書利用的途徑文書利用的途徑包括查閱、借閱、復(fù)印等。查閱是指在檔案室或辦公自動化系統(tǒng)中查閱所需的文書；借閱是指將文書借出檔案室進(jìn)行查閱或使用；復(fù)印是指將文書復(fù)印一份供使用。企業(yè)要建立健全文書利用制度，規(guī)范文書利用的流程，保證文書的安全和合理利用。7.2文書銷毀的程序文書銷毀的程序包括申請、審批、銷毀等環(huán)節(jié)。申請是指需要銷毀的文書的部門或人員向行政部門提出銷毀申請，并說明銷毀的原因和數(shù)量；審批是指行政部門對銷毀申請進(jìn)行審核，確認(rèn)符合銷毀條件后，報企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批；銷毀是指在審批通過后，由行政部門組織人員對文書進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。文書銷毀要嚴(yán)格按照程序進(jìn)行，保證文書的安全和保密。八、附則8.1相關(guān)制度與規(guī)定股份制企業(yè)要制定完善的文書管理制度和相關(guān)規(guī)定，如文書起草制