企業(yè)供應商管理辦法

企業(yè)供應商管理辦法?一、總則1.目的本辦法旨在規(guī)范公司供應商管理工作，確保所采購的物資和服務符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，同時促進供應商不斷提升供應質(zhì)量和服務水平，實現(xiàn)與供應商的互利共贏。2.適用范圍本辦法適用于公司所有生產(chǎn)經(jīng)營活動中涉及的物資采購、服務外包等相關供應商的管理。3.基本原則（1）公平、公正、公開原則：在供應商選擇、評價、考核等環(huán)節(jié)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的機會。（2）優(yōu)質(zhì)優(yōu)價原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價格合理、服務良好的供應商，以實現(xiàn)公司采購成本的合理控制和采購效益的最大化。（3）合作共贏原則：與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，共同應對市場變化，實現(xiàn)互利共贏、共同發(fā)展。二、供應商管理職責分工1.采購部門（1）負責供應商的開發(fā)、選擇、評估、日常管理及采購合同的簽訂與執(zhí)行。（2）收集、整理供應商信息，建立和維護供應商數(shù)據(jù)庫。（3）定期對供應商進行考核評價，根據(jù)考核結(jié)果提出供應商調(diào)整建議。（4）協(xié)調(diào)與供應商的關系，處理采購過程中的供應商問題和糾紛。2.質(zhì)量部門（1）參與供應商的評估工作，對供應商提供的物資和服務進行質(zhì)量檢驗和監(jiān)督。（2）負責對供應商產(chǎn)品質(zhì)量問題進行調(diào)查、分析和處理，提出質(zhì)量改進要求和建議。（3）協(xié)助采購部門對供應商的質(zhì)量保證能力進行評估和審核。3.技術部門（1）提供物資和服務的技術標準和要求，參與供應商的技術評估。（2）協(xié)助采購部門和質(zhì)量部門解決供應商產(chǎn)品在技術方面的問題，提供技術支持。4.財務部門（1）參與供應商的評估工作，對供應商的財務狀況進行審查。（2）負責審核采購合同中的付款條款，監(jiān)督采購款項的支付情況。5.使用部門（1）提供物資和服務的使用需求和反饋意見，參與供應商的評估工作。（2）協(xié)助采購部門、質(zhì)量部門對供應商進行日常管理和考核評價。三、供應商開發(fā)1.開發(fā)需求分析采購部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、物資需求預測及現(xiàn)有供應商供應情況，定期分析物資和服務的采購需求，確定需要開發(fā)新供應商的物資和服務類別。2.供應商信息收集（1）通過多種渠道收集供應商信息，包括但不限于網(wǎng)絡搜索、行業(yè)展會、供應商推薦、同行交流、專業(yè)媒體報道等。（2）收集的信息應包括供應商的基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、服務能力、信譽狀況等方面。3.供應商初步篩選（1）采購部門對收集到的供應商信息進行整理和初步篩選，剔除明顯不符合公司要求的供應商。（2）對于初步篩選合格的供應商，要求其填寫《供應商基本情況調(diào)查表》，提供相關資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認證證書等。4.實地考察（1）對于重要物資和服務的供應商，采購部門組織質(zhì)量部門、技術部門、使用部門等相關人員對供應商進行實地考察。（2）實地考察內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設備、檢測設備、人員配備等方面，評估其是否具備穩(wěn)定生產(chǎn)符合公司要求產(chǎn)品和提供優(yōu)質(zhì)服務的能力。5.樣品測試與試用（1）要求供應商提供樣品進行測試，質(zhì)量部門按照公司相關標準和要求對樣品進行檢驗和測試，評估樣品質(zhì)量是否符合要求。（2）對于部分物資和服務，可安排在公司內(nèi)部或?qū)嶋H使用場景中進行試用，收集使用部門的反饋意見，進一步驗證供應商的產(chǎn)品和服務是否滿足公司需求。6.供應商選擇決策（1）采購部門根據(jù)供應商初步篩選、實地考察、樣品測試與試用等情況，編制《供應商評估報告》，提出供應商選擇建議。（2）組織采購決策小組對供應商選擇建議進行審議，采購決策小組由采購部門負責人、質(zhì)量部門負責人、技術部門負責人、財務部門負責人、使用部門代表等組成。（3）采購決策小組根據(jù)審議結(jié)果確定最終入選的供應商，并與供應商簽訂合作協(xié)議或采購合同。四、供應商評估1.評估周期對供應商進行定期評估，每年至少進行一次全面評估；對于新開發(fā)的供應商，在合作初期應增加評估頻次，如每季度進行一次評估。2.評估指標設定（1）質(zhì)量指標：包括產(chǎn)品合格率、批次合格率、退貨率、質(zhì)量問題投訴率等。（2）供應指標：包括交貨準時率、交貨數(shù)量準確率、訂單響應時間、緊急訂單處理能力等。（3）價格指標：包括采購價格合理性、價格波動情況、成本控制能力等。（4）服務指標：包括售后服務質(zhì)量、技術支持能力、培訓服務水平、響應速度等。（5）管理指標：包括質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、職業(yè)健康安全管理體系認證情況，企業(yè)信譽、經(jīng)營業(yè)績、財務狀況等。3.評估方法（1）問卷調(diào)查法：向供應商發(fā)放《供應商評估調(diào)查問卷》，收集供應商在質(zhì)量、供應、價格、服務、管理等方面的自評信息。（2）數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析法：收集采購部門、質(zhì)量部門、使用部門等相關部門與供應商合作過程中的數(shù)據(jù)，如采購數(shù)量、交貨時間、質(zhì)量檢驗數(shù)據(jù)、退貨記錄、投訴處理記錄等，進行統(tǒng)計分析。（3）現(xiàn)場評審法：對供應商進行現(xiàn)場評審，檢查其質(zhì)量管理體系運行情況、生產(chǎn)現(xiàn)場管理情況、設備維護情況等。（4）綜合評分法：根據(jù)設定的評估指標及權(quán)重，對供應商各項指標進行評分，計算綜合得分，評估供應商的整體表現(xiàn)。評估指標權(quán)重可根據(jù)公司實際情況進行調(diào)整，示例權(quán)重如下：|評估指標|權(quán)重|||||質(zhì)量指標|40%||供應指標|30%||價格指標|15%||服務指標|10%||管理指標|5%|4.評估流程（1）采購部門制定《供應商評估計劃》，明確評估的范圍、時間、方法、參與人員等，提前通知供應商準備相關資料。（2）供應商按照要求提交自評報告及相關資料，采購部門收集各相關部門的數(shù)據(jù)和意見。（3）采購部門組織質(zhì)量部門、技術部門、使用部門等相關人員對供應商進行現(xiàn)場評審（如有需要），并對收集到的數(shù)據(jù)和資料進行分析整理。（4）采購部門根據(jù)評估結(jié)果編制《供應商評估報告》，詳細描述供應商在各評估指標方面的表現(xiàn)，提出評估結(jié)論和改進建議。（5）將《供應商評估報告》提交采購決策小組審議，采購決策小組根據(jù)審議結(jié)果確定供應商的評估等級。五、供應商等級劃分與管理1.等級劃分標準根據(jù)供應商評估得分，將供應商劃分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、一般供應商和不合格供應商四個等級。具體劃分標準如下：|評估等級|評估得分范圍|||||優(yōu)秀供應商|90分及以上||合格供應商|7089分||一般供應商|6069分||不合格供應商|60分以下|2.不同等級供應商管理措施（1）優(yōu)秀供應商給予一定的政策優(yōu)惠，如優(yōu)先采購、增加采購份額、延長付款期限等。建立長期穩(wěn)定的戰(zhàn)略合作伙伴關系，共同開展技術研發(fā)、質(zhì)量改進、成本控制等方面的合作。定期對優(yōu)秀供應商進行表彰和獎勵，樹立標桿，推廣優(yōu)秀經(jīng)驗。（2）合格供應商保持正常的采購合作關系，根據(jù)公司采購需求進行采購。加強與供應商的溝通與合作，定期對其進行監(jiān)督和評估，督促其不斷改進和提高。（3）一般供應商減少采購份額，逐步淘汰或?qū)ふ姨娲?。要求供應商制定改進計劃，限期整改，如在規(guī)定時間內(nèi)無明顯改進，終止合作關系。（4）不合格供應商立即停止采購合作，清理出供應商數(shù)據(jù)庫。對已采購的不合格物資和服務，按照合同約定進行處理，如退貨、換貨、索賠等。分析不合格原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓，防止類似問題再次發(fā)生。六、供應商日常管理1.供應商溝通與協(xié)調(diào)（1）采購部門定期與供應商進行溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、供應能力變化等信息，及時協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。（2）建立供應商溝通機制，通過電話、郵件、會議等方式保持與供應商的密切聯(lián)系，確保信息傳遞及時、準確。（3）對于重要供應商，采購部門負責人應定期與其高層進行溝通，加強戰(zhàn)略合作關系。2.供應商績效監(jiān)控（1）采購部門建立供應商績效監(jiān)控臺賬，記錄供應商在質(zhì)量、供應、價格、服務等方面的績效數(shù)據(jù)。（2）定期對供應商績效數(shù)據(jù)進行分析，及時發(fā)現(xiàn)供應商存在的問題和潛在風險，采取相應的措施進行處理。（3）對于績效表現(xiàn)不佳的供應商，及時發(fā)出書面通知，要求其限期整改，并跟蹤整改情況。3.供應商培訓與輔導（1）根據(jù)供應商需求和公司要求，組織供應商參加相關培訓，如質(zhì)量管理培訓、生產(chǎn)工藝培訓、安全管理培訓等，提升供應商的管理水平和業(yè)務能力。（2）對新開發(fā)的供應商，安排專人進行輔導，幫助其熟悉公司的采購要求、質(zhì)量標準、交貨流程等，確保其能夠順利開展合作。（3）定期組織供應商交流活動，分享行業(yè)經(jīng)驗和最佳實踐案例，促進供應商之間的相互學習和共同提高。4.供應商變更管理（1）供應商發(fā)生重大變更，如公司名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)地址、生產(chǎn)工藝、關鍵設備等變更時，應提前書面通知公司采購部門。（2）采購部門收到供應商變更通知后，組織相關部門對變更事項進行評估，判斷是否會對公司采購物資和服務的質(zhì)量、供應、價格等方面產(chǎn)生影響。（3）如變更可能對公司造成不利影響，采購部門應要求供應商采取相應的措施進行整改或提供替代方案，確保公司利益不受損害。在供應商整改完成并經(jīng)評估合格后，方可繼續(xù)合作。七、供應商激勵與約束1.激勵措施（1）價格激勵：對于在價格方面表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予一定的價格優(yōu)惠或價格補貼，如年度降價、批量折扣等。（2）訂單激勵：增加優(yōu)秀供應商的采購訂單份額，優(yōu)先向其下達訂單，以鼓勵供應商提高供應質(zhì)量和服務水平。（3）商譽激勵：在公司內(nèi)部宣傳優(yōu)秀供應商的良好表現(xiàn)，提高其在公司內(nèi)部的知名度和美譽度；對于長期合作且表現(xiàn)突出的供應商，可在公司網(wǎng)站、宣傳資料等渠道進行公開宣傳，給予商譽激勵。（4）培訓與技術支持激勵：為優(yōu)秀供應商提供更多的培訓機會和技術支持，幫助其提升產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)技術水平，共同促進企業(yè)發(fā)展。2.約束措施（1）合同約束：在采購合同中明確雙方的權(quán)利和義務，以及違約責任，對供應商的行為進行規(guī)范和約束。（2）考核約束：嚴格按照供應商評估辦法對供應商進行考核評價，將考核結(jié)果與供應商等級劃分、采購份額調(diào)整、合作關系延續(xù)等掛鉤，對表現(xiàn)不佳的供應商進行相應的處罰。（3）法律約束：對于違反法律法規(guī)、合同約定或損害公司利益的供應商，依法追究其法律責任。八、供應商風險管理1.風險識別與評估（1）采購部門會同相關部門定期對供應商進行風險識別和評估，分析可能影響供應商供應能力和產(chǎn)品質(zhì)量的風險因素，如市場波動、原材料價格變化、生產(chǎn)設備故障、人員變動、法律法規(guī)調(diào)整等。（2）根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。2.風險應對措施（1）對于高風險供應商，采取重點監(jiān)控、增加備用供應商、簽訂風險應對協(xié)議等措施，降低風險發(fā)生時對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響。（2）對于中風險供應商，加強與供應商的溝通與協(xié)調(diào)，要求其制定風險應對預案，定期對其進行監(jiān)督檢查，確保風險可控。（3）對于低風險供應商，保持正常的管理和監(jiān)控，關注風險因素的變化情況，及時調(diào)整應對措施。3.風險預警與應急處理（1）建立供應商風險預警機制，設定關鍵風險指標和預警閾值，當風險指標接近或達到預警閾值