aik%elk第二十二章公司會議管理制度

aik%elk第二十二章公司會議管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，使公司各項工作能夠高效、有序地開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于董事會、股東大會、經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議等。3.會議原則精簡高效原則：會議應注重實效，精簡議程，提高效率，避免冗長和不必要的討論。充分準備原則：會前應明確會議主題、目的、議程，準備充分的資料，確保參會人員能夠有針對性地參與會議。民主集中原則：會議討論中應充分發(fā)揚民主，鼓勵各抒己見，同時應在充分討論的基礎上，形成集中統(tǒng)一的決策。責任落實原則：會議決議應明確責任部門、責任人及完成時間，確保決議能夠得到有效執(zhí)行。二、會議分類及組織1.董事會會議定義：董事會會議是公司董事會為履行其職責而召開的會議。召集與主持：董事會會議由董事長召集和主持；董事長不能履行職務或者不履行職務的，由副董事長召集和主持；副董事長不能履行職務或者不履行職務的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事召集和主持。參會人員：董事會成員，根據(jù)會議需要，可邀請高級管理人員、法律顧問等列席。會議頻率：董事會會議每年至少召開[X]次，每次會議應當于會議召開[X]日前通知全體董事和監(jiān)事。代表十分之一以上表決權(quán)的股東、三分之一以上董事或者監(jiān)事會，可以提議召開董事會臨時會議。董事長應當自接到提議后[X]日內(nèi)，召集和主持董事會會議。董事會召開臨時會議，可以另定召集董事會的通知方式和通知時限。會議議程：上次會議決議執(zhí)行情況匯報。公司經(jīng)營情況匯報。重大事項討論與決策，如公司戰(zhàn)略規(guī)劃、投資項目、財務預算、利潤分配等。其他需要董事會決策的事項。會議記錄：董事會會議應當有記錄，出席會議的董事應當在會議記錄上簽名。會議記錄作為公司重要檔案妥善保存，保存期限為[X]年。2.股東大會定義：股東大會是公司的最高權(quán)力機構(gòu)，由全體股東組成。召集與主持：股東大會會議由董事會召集，董事長主持；董事長不能履行職務或者不履行職務的，由副董事長主持；副董事長不能履行職務或者不履行職務的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事主持。董事會不能履行或者不履行召集股東大會會議職責的，監(jiān)事會應當及時召集和主持；監(jiān)事會不召集和主持的，連續(xù)九十日以上單獨或者合計持有公司百分之十以上股份的股東可以自行召集和主持。參會人員：全體股東，股東可以委托代理人出席股東大會并行使表決權(quán)。會議頻率：股東大會分為年度股東大會和臨時股東大會。年度股東大會每年召開一次，應當于上一會計年度結(jié)束后的六個月內(nèi)舉行。臨時股東大會不定期召開，有下列情形之一的，應當在兩個月內(nèi)召開臨時股東大會：董事人數(shù)不足本法規(guī)定人數(shù)或者公司章程所定人數(shù)的三分之二時；公司未彌補的虧損達實收股本總額三分之一時；單獨或者合計持有公司百分之十以上股份的股東請求時；董事會認為必要時；監(jiān)事會提議召開時；公司章程規(guī)定的其他情形。會議議程：審議董事會、監(jiān)事會工作報告。審議年度財務預算方案、決算方案、利潤分配方案和彌補虧損方案。審議公司增加或者減少注冊資本、發(fā)行債券及其他證券及上市方案。審議公司重大資產(chǎn)重組、收購本公司股份、合并、分立、解散及變更公司形式等事項。選舉和更換董事、監(jiān)事，審議董事、監(jiān)事的報酬事項。審議股權(quán)激勵計劃。對公司聘用、解聘會計師事務所作出決議。審議法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章或公司章程規(guī)定應當由股東大會決定的其他事項。會議記錄：股東大會應當對所議事項的決定作成會議記錄，主持人、出席會議的董事應當在會議記錄上簽名。會議記錄應當與現(xiàn)場出席股東的簽名冊及代理出席的委托書一并保存，保存期限為[X]年。3.經(jīng)理辦公會定義：經(jīng)理辦公會是公司經(jīng)理層為研究和決策公司日常經(jīng)營管理事項而召開的會議。召集與主持：經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理召集和主持，總經(jīng)理不能出席時，可委托副總經(jīng)理召集和主持。參會人員：公司經(jīng)理層成員，根據(jù)會議需要，可邀請相關部門負責人列席。會議頻率：經(jīng)理辦公會原則上每周召開[X]次，如有需要可臨時召開。會議議程：各部門上周工作進展情況匯報。本周工作計劃安排。公司重大經(jīng)營事項討論與決策，如市場開拓、生產(chǎn)計劃、銷售策略、財務管理等。協(xié)調(diào)解決各部門工作中存在的問題。其他需要經(jīng)理層決策的事項。會議記錄：經(jīng)理辦公會應當有記錄，參會人員應當在會議記錄上簽字確認。會議記錄由行政部門負責整理歸檔，保存期限為[X]年。4.部門例會定義：部門例會是各部門為總結(jié)工作、安排任務、溝通協(xié)調(diào)而召開的定期會議。召集與主持：部門例會由各部門負責人召集和主持。參會人員：部門全體員工。會議頻率：部門例會原則上每周召開[X]次，具體時間由各部門自行確定。會議議程：員工上周工作完成情況匯報。本周工作計劃安排。部門內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)事項。傳達公司相關會議精神和工作要求。其他需要部門內(nèi)部討論的事項。會議記錄：部門例會應當有記錄，參會人員應當在會議記錄上簽字確認。會議記錄由各部門指定專人負責整理歸檔，保存期限為[X]年。5.專題會議定義：專題會議是公司為研究解決特定問題或推進某項工作而召開的專門會議。召集與主持：專題會議由相關部門或負責人根據(jù)工作需要發(fā)起，經(jīng)公司領導批準后召開，會議由發(fā)起部門或負責人主持。參會人員：與會議主題相關的部門負責人、工作人員及其他相關人員。會議頻率：根據(jù)工作需要適時召開。會議議程：明確會議主題和目的。相關人員匯報情況或提出解決方案。參會人員進行討論和交流。形成會議決議，明確責任人和完成時間。會議記錄：專題會議應當有記錄，參會人員應當在會議記錄上簽字確認。會議記錄由發(fā)起部門負責整理歸檔，保存期限為[X]年。三、會議準備1.確定會議主題和議程會議發(fā)起部門或負責人應提前明確會議主題和目的，根據(jù)主題擬定詳細的會議議程。會議議程應包括會議的各項議題、討論順序、時間安排等，確保會議能夠有序進行。2.準備會議資料根據(jù)會議主題和議程，準備相關的會議資料，如報告、文件、數(shù)據(jù)、圖表等。會議資料應確保準確、完整、清晰，能夠為參會人員提供充分的信息支持。3.通知參會人員會議發(fā)起部門或負責人應提前將會議通知發(fā)送給參會人員，通知應包括會議的時間、地點、主題、議程、所需準備的資料等。重要會議應提前[X]天通知參會人員，一般性會議可提前[X]天通知。如參會人員因特殊原因不能參加會議，應提前向會議發(fā)起部門或負責人請假，并安排合適的人員代為參會。4.布置會議場地根據(jù)會議規(guī)模和類型，選擇合適的會議場地，并進行布置。會議場地應確保光線充足、通風良好、溫度適宜，桌椅擺放整齊，音響、投影儀等設備正常運行。在會議桌上擺放好會議資料、文具等物品，為參會人員提供便利。四、會議組織與實施1.會議簽到參會人員應提前到達會議場地，在會議簽到表上簽到。會議組織者應安排專人負責簽到工作，統(tǒng)計參會人員人數(shù)，確保會議能夠按時召開。2.會議開場會議主持人應準時宣布會議開始，介紹參會人員，說明會議主題和議程。主持人應簡要回顧上次會議的主要內(nèi)容和決議執(zhí)行情況，強調(diào)本次會議的重點和注意事項。3.會議討論按照會議議程，依次進行各項議題的討論。參會人員應積極發(fā)言，充分表達自己的觀點和意見，尊重他人的發(fā)言，避免打斷和爭吵。主持人應引導會議討論，確保討論圍繞主題進行，避免偏離方向或出現(xiàn)混亂局面。對于重要議題或爭議較大的問題，應進行充分的討論和辯論，必要時可組織相關人員進行調(diào)研和分析，提供更多的數(shù)據(jù)和信息支持。4.會議決策在充分討論的基礎上，主持人應根據(jù)會議討論情況，及時總結(jié)歸納，形成會議決議。會議決議應明確、具體、可行，包括決策事項、責任部門、責任人、完成時間等內(nèi)容。對于重大決策事項，應進行表決，表決方式可采用舉手、投票等方式，確保決策的公正性和民主性。5.會議記錄會議組織者應安排專人負責會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論情況、決議結(jié)果等。會議記錄應客觀、準確、完整，使用規(guī)范的語言和格式，確保能夠真實反映會議的全貌。會議記錄人員應及時整理會議記錄，經(jīng)主持人審核后，作為公司重要檔案保存。6.會議結(jié)束主持人應在會議結(jié)束時，對會議進行總結(jié)，強調(diào)會議決議的重要性和執(zhí)行要求。宣布會議結(jié)束，參會人員有序離開會議場地。五、會議決議執(zhí)行與跟蹤1.會議決議傳達會議結(jié)束后，會議組織者應及時將會議決議傳達給相關責任部門和責任人，確保決議內(nèi)容得到準確理解。傳達方式可采用書面通知、電子郵件、會議傳達等方式，確保傳達的及時性和有效性。2.責任落實責任部門和責任人應根據(jù)會議決議，制定具體的工作計劃和措施，明確工作目標和時間節(jié)點，確保決議能夠得到有效執(zhí)行。責任部門和責任人應定期向會議組織者匯報決議執(zhí)行情況，及時反饋執(zhí)行過程中遇到的問題和困難。3.跟蹤檢查會議組織者應定期對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，了解決議執(zhí)行的進展情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。跟蹤檢查可采用現(xiàn)場檢查、書面匯報、數(shù)據(jù)分析等方式，確保跟蹤檢查的全面性和準確性。4.結(jié)果反饋責任部門和責任人應在規(guī)定的時間內(nèi)完成會議決議的執(zhí)行任務，并將執(zhí)行結(jié)果及時反饋給會議組織者。會議組織者應對執(zhí)行結(jié)果進行審核和評估，如執(zhí)行結(jié)果符合要求，應給予肯定和表揚；如執(zhí)行結(jié)果未達到要求，應責令責任部門和責任人進行整改，并追究相關責任。六、會議紀律與要求1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或缺席如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織者請假，并安排合適的人員代為參會。遲到、早退或缺席會議的人員，應向會議組織者說明原因，并接受相應的批評和處理。2.參會人員應認真準備會議資料，積極參與會議討論，不得隨意打斷他人發(fā)言參會人員應在會議前認真閱讀會議資料，了解會議主題和議程，為會議討論做好充分準備。在會議討論過程中，應尊重他人的發(fā)言，認真傾聽他人的觀點和意見，不得隨意打斷或干擾他人發(fā)言。3.參會人員應嚴格遵守會議紀律，不得在會議期間交頭接耳、玩手機、做與會議無關的事情會議期間，參會人員應將手機調(diào)至靜音或關機狀態(tài)，不得在會議室內(nèi)接聽電話或玩手機游戲。不得在會議期間交頭接耳、聊天、打瞌睡或做其他與會議無關的事情，保持會議的嚴肅性和紀律性。4.會議組織者應認真組織會議，確保會議順利進行會議組織者應提前做好會議準備工作，包括確定會議主題和議程、準備會議資料、通知參會人員、布置會議場地等。在會議過程中，應認真組織會議討論，引導參會人員圍繞主題進行發(fā)言，確保