6分包商檔案管理辦法

6分包商檔案管理辦法?一、總則（一）目的為加強(qiáng)對分包商的有效管理，規(guī)范分包商檔案的建立、整理、保管和使用，全面、準(zhǔn)確地掌握分包商信息，保障公司項目順利實施，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于與公司簽訂分包合同的所有分包商檔案管理工作。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確反映分包商實際情況。2.完整性原則：涵蓋分包商從準(zhǔn)入到退出全過程的各類信息。3.保密性原則：對涉及分包商的敏感信息嚴(yán)格保密。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)分包商實際表現(xiàn)及時更新檔案內(nèi)容。二、職責(zé)分工（一）公司主管部門1.負(fù)責(zé)制定和完善分包商檔案管理辦法。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各項目對分包商檔案的管理工作。3.定期檢查分包商檔案的完整性和規(guī)范性。（二）項目管理部門1.負(fù)責(zé)本項目分包商檔案的收集、整理、審核和保管。2.建立項目分包商檔案臺賬，記錄檔案的流轉(zhuǎn)情況。3.根據(jù)項目進(jìn)展及時更新分包商檔案信息。（三）相關(guān)業(yè)務(wù)部門1.配合項目管理部門提供分包商相關(guān)業(yè)務(wù)信息，如技術(shù)能力、質(zhì)量表現(xiàn)等。2.參與對分包商的評價工作，為檔案管理提供參考依據(jù)。三、分包商檔案內(nèi)容（一）基本信息1.企業(yè)營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本復(fù)印件（或三證合一營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件）。2.法定代表人身份證明書及身份證復(fù)印件。3.企業(yè)資質(zhì)證書復(fù)印件，包括但不限于施工資質(zhì)、專業(yè)承包資質(zhì)、勞務(wù)資質(zhì)等，且證書需在有效期內(nèi)。4.安全生產(chǎn)許可證復(fù)印件，確保在有效期內(nèi)。5.企業(yè)簡介，包括成立時間、經(jīng)營范圍、人員規(guī)模、業(yè)績情況等。（二）分包合同及協(xié)議1.與公司簽訂的分包合同原件及復(fù)印件，合同應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)、工作內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、工期要求等條款。2.如有補(bǔ)充協(xié)議或變更協(xié)議，一并歸檔。（三）人員信息1.項目負(fù)責(zé)人簡歷，包括姓名、性別、年齡、專業(yè)、工作經(jīng)驗、業(yè)績等。2.主要技術(shù)人員名單及相關(guān)證書復(fù)印件，如建造師證書、工程師證書、特殊工種操作證等。3.勞務(wù)分包商的勞務(wù)人員花名冊，包括姓名、身份證號、工種、進(jìn)場時間等信息，并附人員勞動合同復(fù)印件。（四）業(yè)績證明材料1.近[X]年類似項目業(yè)績清單，包括項目名稱、建設(shè)單位、項目規(guī)模、合同金額、完成時間等。2.提供[X]個以上類似項目的業(yè)績證明材料，如合同復(fù)印件、驗收報告、業(yè)主評價等。（五）財務(wù)狀況1.近[X]年度財務(wù)審計報告復(fù)印件，反映分包商的資產(chǎn)負(fù)債、經(jīng)營成果等情況。2.銀行資信證明，體現(xiàn)其信用狀況和資金實力。（六）施工設(shè)備清單1.主要施工設(shè)備清單，包括設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、購置時間、技術(shù)狀況等。2.設(shè)備購置發(fā)票或租賃合同復(fù)印件。（七）質(zhì)量與安全管理資料1.質(zhì)量管理體系文件，如質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等。2.安全管理體系文件，包括安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。3.質(zhì)量與安全檢查記錄，如定期檢查、專項檢查、隱患排查等記錄。4.質(zhì)量事故和安全事故處理記錄，包括事故原因分析、處理措施、整改情況等。（八）評價與考核資料1.項目月度、季度、年度評價表，對分包商的工作質(zhì)量、進(jìn)度、安全、文明施工等方面進(jìn)行評價。2.業(yè)主、監(jiān)理對分包商的評價意見。3.公司組織的對分包商的考核結(jié)果及相關(guān)文件。（九）其他資料1.獲獎證書復(fù)印件，如優(yōu)質(zhì)工程獎、安全文明工地獎等。2.其他與分包商相關(guān)的重要資料，如訴訟情況、行政處罰記錄等。四、檔案建立與整理（一）檔案建立1.項目管理部門在與分包商簽訂合同后，應(yīng)及時收集分包商的基本信息及相關(guān)資料，建立分包商檔案。2.對于新成立或資質(zhì)發(fā)生變更的分包商，需在其取得有效資質(zhì)證書后[X]個工作日內(nèi)完成檔案更新。（二）資料整理1.對收集到的資料進(jìn)行分類整理，按照檔案內(nèi)容的順序依次排列。2.每份資料應(yīng)注明名稱、日期、來源等信息，并確保資料清晰、完整。3.對于復(fù)印件，需加蓋提供單位公章，并注明"與原件一致"字樣。（三）檔案編號1.采用統(tǒng)一的編號規(guī)則對分包商檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性。2.編號格式為：公司名稱首字母縮寫+年份+項目名稱縮寫+分包商序號，例如：ABC2023XM001FBS01，其中ABC為公司名稱首字母縮寫，2023為年份，XM001為項目名稱縮寫，F(xiàn)BS為分包商英文縮寫，01為分包商序號。（四）裝訂成冊1.將整理好的資料按照編號順序依次裝訂成冊，厚度不宜過厚，便于查閱和保管。2.在檔案封面注明分包商名稱、檔案編號、檔案內(nèi)容、建立日期等信息。五、檔案保管（一）保管地點1.設(shè)立專門的分包商檔案保管室，確保檔案存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)。2.檔案保管室應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（二）保管期限1.分包商檔案保管期限為自分包合同終止后[X]年。2.對于涉及重要項目或有特殊要求的分包商檔案，保管期限可適當(dāng)延長。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱分包商檔案的，需填寫《分包商檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字、項目管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案保管室借閱檔案。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理申請手續(xù)。4.檔案保管人員應(yīng)對借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。（四）檔案歸還1.借閱人歸還檔案時，檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案完整無損。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并及時采取補(bǔ)救措施。（五）檔案銷毀1.對于保管期限已滿且無需繼續(xù)保存的分包商檔案，由項目管理部門提出銷毀申請。2.申請應(yīng)注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息，并附需銷毀檔案清單。3.銷毀申請經(jīng)公司主管部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由項目管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱和數(shù)量、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。六、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.項目管理部門應(yīng)定期對分包商檔案進(jìn)行更新，原則上每季度更新一次。2.更新內(nèi)容包括分包商的人員變動、業(yè)績變化、評價考核結(jié)果等信息。（二）動態(tài)維護(hù)1.根據(jù)項目實施過程中分包商的實際表現(xiàn)，及時對檔案中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充。2.如分包商出現(xiàn)質(zhì)量問題、安全事故、違約行為等，應(yīng)在事件發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)將相關(guān)情況記錄在檔案中，并附上處理結(jié)果。（三）信息共享1.建立分包商檔案信息共享平臺，項目管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等可根據(jù)權(quán)限查詢和使用檔案信息。2.各部門應(yīng)及時將與分包商有關(guān)的信息反饋至項目管理部門，以便更新檔案內(nèi)容。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司主管部門定期對各項目的分包商檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、規(guī)范性、更新情況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，下達(dá)整改通知書，要求項目管理部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）外部監(jiān)督1.接受業(yè)主、監(jiān)理等相關(guān)方對分包商檔案管理工作的監(jiān)督和檢查。2.對于提出的意見和建議，及時進(jìn)行整改，不斷完善分包商檔案管理工作。八、罰則（一）對項目管理部門的處罰1.如發(fā)現(xiàn)項目管理部門未按照本辦法要求建立、整理、保管分包商檔案，或檔案內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確的，責(zé)令限期整改，并視情節(jié)輕重給予部門負(fù)責(zé)人警告至記過處分。2.因檔案管理不善導(dǎo)致公司利益受損的，追