某公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法

某公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法?一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理，保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理。3.定義財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。二、管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部職責(zé)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、裝訂、保管和移交等工作。按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本辦法的要求，定期對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝盒，并編制檔案目錄。負(fù)責(zé)建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案安全。配合公司檔案管理部門對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀等工作。2.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度，并監(jiān)督其執(zhí)行情況。指導(dǎo)財(cái)務(wù)部做好財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的整理、分類、編號(hào)等工作，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理工作進(jìn)行定期檢查和考核。負(fù)責(zé)接收財(cái)務(wù)部移交的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，并按照規(guī)定進(jìn)行保管和利用。會(huì)同財(cái)務(wù)部對(duì)超過(guò)保管期限的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，并按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。三、檔案的分類與編號(hào)1.分類會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明等。其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。2.編號(hào)會(huì)計(jì)憑證類：按照年份和月份順序編號(hào)，如"20XX年X月001號(hào)00X號(hào)"。會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬等分別按照年份和賬簿名稱編號(hào)，如"總賬20XX年""明細(xì)賬20XX年科目名稱""日記賬20XX年現(xiàn)金/銀行存款"。固定資產(chǎn)卡片按照資產(chǎn)編號(hào)單獨(dú)編號(hào)。財(cái)務(wù)報(bào)告類：按照年份和報(bào)告類別編號(hào)，如"20XX年年度財(cái)務(wù)報(bào)告""20XX年X季度財(cái)務(wù)報(bào)告"。其他類：按照形成時(shí)間順序編號(hào)，如"銀行存款余額調(diào)節(jié)表20XX年X月""銀行對(duì)賬單20XX年X月X月"等。四、檔案的收集與整理1.收集財(cái)務(wù)部各崗位人員應(yīng)按照職責(zé)范圍，及時(shí)將本崗位產(chǎn)生的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料收集齊全，不得遺漏。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在每月終了后15日內(nèi)收集整理完畢，會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后30日內(nèi)整理完畢，財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在規(guī)定的報(bào)送期限結(jié)束后10日內(nèi)收集整理完畢，其他類檔案應(yīng)在相關(guān)業(yè)務(wù)結(jié)束后及時(shí)收集。2.整理會(huì)計(jì)憑證整理：將原始憑證按順序粘貼在記賬憑證后面，記賬憑證應(yīng)連續(xù)編號(hào)，附件齊全。對(duì)于同類業(yè)務(wù)較多的記賬憑證，可以定期裝訂成一冊(cè)。會(huì)計(jì)賬簿整理：將總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿按順序排列，去除空白頁(yè)，編寫頁(yè)碼。對(duì)于活頁(yè)式賬簿，應(yīng)將賬頁(yè)裝訂成冊(cè)，并加裝封面和封底。財(cái)務(wù)報(bào)告整理：將月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告按順序排列，編寫頁(yè)碼，加裝封面和封底。封面應(yīng)注明公司名稱、報(bào)告期間、報(bào)告類別等信息。其他類檔案整理：對(duì)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等資料，應(yīng)按時(shí)間順序整理，加裝封面和封底，封面注明資料名稱、所屬期間等信息。五、檔案的裝訂與保管1.裝訂會(huì)計(jì)憑證應(yīng)使用統(tǒng)一的憑證裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓字、掉頁(yè)等現(xiàn)象。會(huì)計(jì)賬簿裝訂應(yīng)使用線繩或裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固，賬頁(yè)不得有松動(dòng)、脫落等情況。財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類檔案裝訂應(yīng)使用膠水或訂書機(jī)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、美觀。2.保管財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)置專門的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保管柜，按照檔案類別和編號(hào)順序存放檔案，確保檔案存放有序，便于查找。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，防止受潮、蟲蛀、鼠咬等損壞。對(duì)于磁性介質(zhì)存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并異地存放。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。六、檔案的借閱與歸還1.借閱申請(qǐng)公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批。2.借閱審批財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)的內(nèi)容，對(duì)借閱目的的合理性、借閱期限的適當(dāng)性等進(jìn)行審核，審核通過(guò)后簽署審批意見(jiàn)。3.借閱登記經(jīng)審批同意借閱的，財(cái)務(wù)部檔案管理人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿》上登記借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息，并將檔案交借閱人。4.借閱期限財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的借閱期限一般不得超過(guò)15個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人應(yīng)在到期前向財(cái)務(wù)部提出申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。5.歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后在《財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿》上登記歸還日期，并將檔案放回原處。七、檔案的移交與銷毀1.移交財(cái)務(wù)部應(yīng)在每年終了后3個(gè)月內(nèi)，將上年度形成的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案移交公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。移交時(shí)，財(cái)務(wù)部應(yīng)編制《財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、起止時(shí)間等內(nèi)容，并由雙方經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)。2.銷毀保管期滿的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，由檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見(jiàn)，編制《財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、起止時(shí)間、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容，并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀后，監(jiān)銷人員和經(jīng)辦人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上注明"已銷毀"字樣，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。八、電子會(huì)計(jì)檔案管理1.電子會(huì)計(jì)檔案的形成與收集公司應(yīng)使用符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，并按照規(guī)定的格式和要求生成電子會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等資料。財(cái)務(wù)部應(yīng)定期將電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子會(huì)計(jì)檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的收集同步進(jìn)行，確保電子會(huì)計(jì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.電子會(huì)計(jì)檔案的整理與存儲(chǔ)電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照檔案類別和編號(hào)進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄，便于查找和利用。電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性和穩(wěn)定性。3.電子會(huì)計(jì)檔案的利用與保管公司內(nèi)部人員需要查閱電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)通過(guò)公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢，并按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作。查閱時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。電子會(huì)計(jì)檔案的保管期限與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案相同。保管期間，應(yīng)定期對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。對(duì)于超過(guò)保管期限的電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)采用技術(shù)手段確保數(shù)據(jù)徹底刪除，無(wú)法恢復(fù)。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)本部門財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案的收集、整理、保管、借閱等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理的內(nèi)部控制制度是否健全有效，檔案的真實(shí)性、完整性、安全性是否得到保障，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。2.外部檢查公司應(yīng)積極配合國(guó)家有關(guān)部門和監(jiān)管機(jī)構(gòu)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息