高速公路有限公司公文處理辦法（試行）

1、高速公路股份有限公司公文處理辦法(試行)第一章總則第一條為規(guī)范x高速公路有限公司(以下簡稱“公司”)公文處理流程，提高公司工作效率，參照國家行政機關公文處理辦法、國家行政機關公文格式和xx投資集團有限公司(以下簡稱“集團公司”)相關規(guī)定，結合公司實際，制定本辦法。第二條文件處理是指文件的處理、管理、整理(歸檔)和歸檔等一系列相互關聯(lián)、有序的工作。公文處理應當堅持實事求是、精簡高效的原則，做到及時、準確、安全；必須執(zhí)行有關國家秘密的法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密的安全。第三條公司綜合部負責文件處理，負責指導公司各部門、項目總監(jiān)辦公室和項目管理部做好文件處理工作。公司各部門、項目各總監(jiān)辦公

2、室、各項目經理部設一人負責文件處理。第二章公文類型第四條公司和總部常用的公文種類如下：(a)決定適用于重大事項或重大行動的安排、相關單位和人員的獎懲、下屬單位不適當決策的變更或撤銷等。(2)通知適用于發(fā)布規(guī)章制度，轉發(fā)上級和非下級單位的文件，傳達需要下級單位處理和需要有關單位了解或執(zhí)行的事項，任用和聘用干部。(3)通知它適用于表揚先進，批評錯誤和傳達重要信息或情況。(4)報告適用于向上級單位匯報工作，反映情況，回答上級單位的詢問。(5)請求指示適用于請求上級單位的指示和批準。(6)答復適用于回復下屬單位的請求。(7)意見適用于對重要問題提出意見和處理方法，回答對方對某項工作的意見要求。(8)信

3、函適用于非直屬單位之間的談判工作、答疑、報批和審批事項的答復。(9)分鐘適用于記錄和傳達會議信息和約定事項。第三章公文格式第五條公司(總部)公文一般由發(fā)文單位、發(fā)文字號、發(fā)文人、標題、主要發(fā)文單位、正文、發(fā)文日期、印章、附件、抄送單位、發(fā)文單位和發(fā)文日期組成。(一)發(fā)證單位應當使用單位全稱或者規(guī)范化簡稱。(二)文件編號。文件編號是指正式文件的序號，便于存檔和備查。文件編號一般由擬定文件部門的代字、年號和序號組成。年份和序號用阿拉伯數(shù)字標記，年份的全名用數(shù)字標記。序列號不是虛構的，序列號前不加“否”字。帖號位于紅頭文件紅色反線上方，為宋所仿。所有以公司(總部)名義的職位由綜合部秘書編號，各部門不

4、得自行編號。文件的統(tǒng)一格式是：1.以公司名義出具文件：“桂東”部門年份序號。2.由梧州至柳州高速公路指揮部發(fā)布：“五六”部門年份序號。(3)各部門文件編號設置規(guī)定(以公司為例)1.綜合部：桂東綜合【年】xx號(為公司綜合調度)桂東綜合報告(函)年第xx號(僅供上級機關或其他單位聯(lián)系)2.財務部：桂年二十3.合同計劃部：廣西東河年 xx4.工程管理部：桂東紅年第xx號5.協(xié)調部：廣西東方協(xié)會年 xx在總部名稱中，根據(jù)上述格式，將“桂東”改為“五六”。(4)公文標題應準確扼要地概括公文的主要內容(6)書面日期以公司領導簽發(fā)的日期為準；會議通過的文件以通過日期為準，會議名稱和通過日期應在標題下和正文

5、前注明。(七)抄送單位是指除主送單位外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或規(guī)范簡稱或集體名稱。第六條公文用紙應為國際標準a4紙，并在左側裝訂。發(fā)文公文的紙張尺寸應根據(jù)實際需要確定。第四章寫作規(guī)則第七，寫作應該是必要的，要注意有效性。第八條關系根據(jù)隸屬關系和權限范圍確定：(1)根據(jù)公司的實際情況，公司的寫作規(guī)則如下：1.以“x高速公路有限公司”名義書寫的范圍：(1)公司向自治區(qū)黨委、政府各部門、各局、自治區(qū)運輸廳、投資集團有限公司和高速公路投資有限公司報告.(2)公司與所管理項目的董事辦公室、項目管理部門和材料供應商的法人實體聯(lián)系。(3)公司與集團直屬單位有工作和業(yè)務往來。(4)公司向

6、項目設計單位、董事辦公室、項目管理部門和材料供應商提供項目寫作。(5)對公司進行內部管理。(6)其他必須以公司名義書寫。2.以“梧州至柳州高速公路建設指揮部”名義書寫的范圍：(1)向項目沿線各級黨委、政府匯報梧州至柳州高速公路建設管理情況。(2)與縣指揮部合作。(3)其他必須以總部名義書寫。3.公司各部門不得獨立撰寫外國文章。(二)向上級機關報送的文件，應抄送上級機關；如果您需要其他相關上級部門閱讀，您可以發(fā)送一份。不要越級向上級機關提問，尤其不要越級提問；因特殊情況必須越級行文的，還應抄送越級上級機關。各種文件，如聲明、總結材料、情況描述、特殊信函等。必須經總經理審批后才能提交給上級部門或上

7、級領導。(三)向上級機關請示時，應一物一物，不得在非請示性文件中附有說明。當請求涉及其他部門的業(yè)務范圍時，應經協(xié)商一致后上報。第五章公文處理程序第九條公司的一切通信由綜合部部長處理。所有通信應在同一天收到，在同一天登記，并提交給領導審查。領導批準的文件應在當天送到承辦部門處理，不得延誤或積壓。緊急文件應立即送到。具體程序如下：(一)綜合部秘書拆封公文并做好登記，精簡公文的主要內容，根據(jù)公文的緊急程度和密級提出處理意見，并打印公文處理單。(2)綜合部秘書將“文件處理單”和文件發(fā)送給綜合部負責人審核并提出意見。(3)綜合部秘書根據(jù)綜合部負責人的意見直接發(fā)放文件，或將“文件處理說明”和文件送公司領導

8、審批。文件送公司領導審批的順序是：公司主管領導和主要領導。(4)綜合部秘書根據(jù)公司領導的指示，將其交給承辦部門和承辦人員，并負責催辦。(5)總監(jiān)辦和項目管理部上報的各部門需承擔的事項，如相關工程變更、專項技術、材料管理、合同管理、項目進度報告材料等。應由相關部門按程序簽字、登記和辦理(二)一般通信在1個工作日內閱讀，最長不超過2個工作日。(三)傳閱文件在2個工作日內閱讀完畢，最長不超過3個工作日。(4)公司領導不能按時閱批公文時，綜合部秘書應通過電話或短信提醒相關領導。第十一條公文處理是指以本單位名義簽發(fā)公文的過程。具體程序如下：(1)部門草案。各部門需要指定人員負責本部門的公文起草工作，起草

9、人員應掌握一定的公文寫作基礎。(二)部門負責人應對送審稿進行核實，對不符合要求的送審稿退回起草人進行修改或重新操作。對于屬于其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應事先與相關部門簽署意見，并達成一致后方可書面提出。會簽時間不得超過2個工作日，會簽時間應在稿紙上注明。(3)起草部門將文稿先送公文，再送領導簽發(fā)，先送綜合部審核，再送分管領導按審批權限簽字或簽發(fā)；領導簽發(fā)公開文稿時，一般公開文稿應在2個工作日內簽發(fā)；緊急公文最遲應在一個工作日內發(fā)出。領導出差時，通過電話、辦公自動化、傳真等方式發(fā)給領導簽發(fā)。(4)起草部通過辦公自動化將領導簽發(fā)的文稿傳送至綜合部秘書處。(5)綜合部秘書根據(jù)份數(shù)打印文件，打

10、印后發(fā)出。第十二條起草文件應：(一)符合國家法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，符合實際工作情況。(二)情況真實，觀點清晰，表述準確，結構嚴謹，組織清晰，用詞規(guī)范，標點正確，篇幅短小。(三)公文中的語言應根據(jù)寫作目的、發(fā)文機關的權限以及寫作與發(fā)文單位的關系確定。(四)編制應急文件，應當反映應急原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。(五)名稱、地點、數(shù)字和引文是否準確。引用官方文件，標題應該首先被引用，然后是文本編號和括號。引用外國語言應該表明漢語的意思。日期應規(guī)定具體的年、月和日。(6)結構層的序數(shù)在第一層為“1”，在第二層為“1”在第三層和第四層中的“(1)”。(七)應使用國家法定計量單位。(八)使用非規(guī)

11、范縮略語的文本，應首先使用全稱并注明縮略語。當使用國際組織的外國名稱或其縮寫時，應在首次出現(xiàn)時注明準確的中文翻譯。(九)公文中的數(shù)字，除漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字作為結構層次的一部分，序數(shù)和數(shù)字作為詞、短語、成語、縮略語等修辭句子的語素。第十三條發(fā)行(一)自治區(qū)政府有關部門，如自治區(qū)sasac、自治區(qū)交通運輸廳、林業(yè)、農業(yè)、國土資源、審計等部門；向集團公司和高投資公司請示和匯報；向當?shù)厥形?、市政府、縣委、縣政府報送的信件和向其他有關單位發(fā)送的重要文件；將由董事長和總經理簽發(fā)的文件發(fā)送給項目總監(jiān)辦公室和項目管理部門下屬的法人實體。(2)如果公司內部管理總體上是可操作性的或涉及到具體的事項，應向各

12、項目總監(jiān)辦公室和各項目經理部發(fā)出文件，并按授權和分工送至副總經理簽發(fā)。如果崗位內容涉及其他副總經理分管的業(yè)務，應發(fā)送(3)嚴格校對和打印文件。重要的手稿必須校對幾次。防止打字錯誤和語法錯誤。印刷文件只有清晰整潔才能蓋章。第十六條文件送達要求：打印文件應在最短時間內送達各相關單位和部門，報送上級單位的文件可通過派人、郵寄或傳真方式送達。發(fā)送給公司各部門的文件應在1天內送達。發(fā)送給總監(jiān)辦公室和項目管理部門的文件可以通過以下方式交付，并且必須完成交付和接收程序。(a)一般文件可由各部門施工現(xiàn)場人員交付，交付單由交付人員簽字，交付人員將文件分別交付給總監(jiān)辦公室和項目管理部。(二)總監(jiān)辦、項目經理部委托或派人員到綜合部領取文件。(3)緊急重要文件由綜合部或相關部門通過電話接收或立即通過傳真發(fā)送至相關單位，并直接發(fā)送。第17條文件提醒承辦部門應當及時辦理交辦的公文，不得拖延或推諉。緊急文件應限期辦理。秘書人員應負責提醒，以便跟蹤和催促緊急文件，催促重要文件，并定期催促一般文件。第十八條文件的歸檔和保管完成的文件由綜合部統(tǒng)一歸檔保存。具體要求如下：(一)平時歸檔。各部門應對當月完成的文件進行初步分類、整理和歸檔，并妥善保管。(二)年終統(tǒng)一歸檔。每年2