秘書(shū)部門的職能

秘書(shū)部門的職能 秘書(shū)部門的職能 秘書(shū)工作的基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，這種服務(wù)可以分為兩大類； 1、事務(wù)服務(wù)，主要是后勤保障。 2、政務(wù)服務(wù)，主要指辦文、辦會(huì)和辦事。辦文，包括起草、打印、收發(fā)、存檔文件。辦會(huì)，會(huì)前的準(zhǔn)備，會(huì)中、會(huì)后服務(wù)。辦事，包括調(diào)查研究、綜合協(xié)調(diào)、采報(bào)信息、督促檢查、信訪接待、值班等。 秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)有個(gè)范圍，在這個(gè)范圍內(nèi)，盡量服務(wù)好一些，周到一些。秘書(shū)的服務(wù)一定要對(duì)準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)角色，圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作進(jìn)行服務(wù)，而不是不分主次什么都干。領(lǐng)導(dǎo)干部除了領(lǐng)導(dǎo)的角色外，在家庭還有丈夫、父親、兒子 的角色，在外還有戰(zhàn)友、朋友的角色。對(duì)于這些角色秘書(shū)不好服務(wù)。有的秘書(shū)拋開(kāi)自己主要工作，去為領(lǐng)導(dǎo)帶孩子，搞家務(wù)，甚至介入家庭糾紛，把自己降低到保姆的水平，這是不務(wù)正業(yè)。 （一）辦公室的文書(shū)職能 辦公室的工作離不開(kāi)文字，這是辦公室重要工作。就是起草各類文書(shū)，如通知、通告、公告、請(qǐng)示、報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃、總結(jié)、講話稿、協(xié)議書(shū)等，文書(shū)印出來(lái)，還要發(fā)出去，外邊來(lái)了文件要登記、分送、承辦、批復(fù)以及清理、立卷、歸檔等。 公文寫(xiě)作是這次培訓(xùn)班學(xué)習(xí)的重點(diǎn)，如何寫(xiě)好公文，各位教授分專題講。我這里再?gòu)?qiáng)調(diào)幾 點(diǎn)，一寫(xiě)好公文是個(gè)長(zhǎng)期積累和磨練的過(guò)程，不能幻想一個(gè)早晨就可以成為熟練的公文寫(xiě)作的能手。有人問(wèn)公文寫(xiě)作有什么秘決，秘決就是多學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)公文寫(xiě)作知識(shí)，學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)；多實(shí)踐，實(shí)踐出真知，熟能生巧，妙筆生花，看人家吃飯自己不飽，要親自動(dòng)手，勤動(dòng)手，多動(dòng)手，懶人寫(xiě)不出好公文；多總結(jié)，要打一仗進(jìn)一步，就要多總結(jié)，這樣才能進(jìn)步，人家的經(jīng)驗(yàn)固然重要，但最管用的還是自己的經(jīng)驗(yàn)。兩個(gè)水平差不多的秘書(shū)，一個(gè)善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，一個(gè)不善于總結(jié)，幾年后寫(xiě)作水平會(huì)有較大差距。 在公文寫(xiě)作中，對(duì)于年輕人來(lái)說(shuō)，失敗和教訓(xùn)是難免的，教訓(xùn)和 經(jīng)驗(yàn)同樣可貴，失敗是成功之母，不要怕反復(fù)，不要怕領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)，有的人碰了釘子就灰心，就要打退堂鼓，這是不行的。 公文寫(xiě)作水平，是理論水平，政策水平，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，文字水平的綜合反映，不要認(rèn)為通過(guò)一次培訓(xùn)班學(xué)習(xí)了一些公文寫(xiě)作的知識(shí)和規(guī)則就可以寫(xiě)好公文了。我在這里強(qiáng)調(diào)吃透兩頭的問(wèn)題，一是吃透上頭，就是要學(xué)習(xí)中央領(lǐng)導(dǎo)的講話和中央文件，學(xué)習(xí)黨的政策和國(guó)家的法律，特別是新出臺(tái)的政策和法律，這樣，所寫(xiě)的公文才能符合上頭的精神。第二是吃透下頭，就是熟悉實(shí)際情況，寫(xiě)公文為了指導(dǎo)工作，解決問(wèn)題，熟悉下邊的情況才能做到有的放矢。 寫(xiě)公文要符合黨的政策和國(guó)家的法律，但不能照搬照抄，那樣不能有效的貫徹黨的政策和國(guó)家的法律，是一種懶漢的做法。而要根據(jù)當(dāng)?shù)爻霈F(xiàn)的新情況和新問(wèn)題，寫(xiě)出黨委、政府采取的新措施和新招法，總結(jié)出新經(jīng)驗(yàn)。 （二）辦公室的信息職能 人類已進(jìn)入信息社會(huì)，信息的作用越來(lái)越大，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，它是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的依據(jù)，沒(méi)有信息就會(huì)變成瞎子和聾子，就無(wú)法實(shí)行正確的領(lǐng)導(dǎo)。秘書(shū)部門是領(lǐng)導(dǎo)的耳目，準(zhǔn)確迅速提供大量有用的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策服務(wù)，是秘書(shū)部門的重要職責(zé)。領(lǐng)導(dǎo)獲取信息的渠道很多，秘書(shū)部門是重要渠道。做好信息工作 要注意以下幾點(diǎn)： 一要精選信息，每天都發(fā)生大量的信息，這些信息有有用的，也有沒(méi)用的，你不能不加選擇，通通送到領(lǐng)導(dǎo)那里去，領(lǐng)導(dǎo)工作忙，沒(méi)有時(shí)間去看這么多的信息，而且會(huì)把有用信息淹沒(méi)在無(wú)用信息之中，不能發(fā)揮信息的作用，作為秘書(shū)要起過(guò)濾器的作用。選準(zhǔn)信息，要使該選的保證選上，不該選的，不要入選，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鑒別力，不能把稻草當(dāng)金條，也不能把金條當(dāng)?shù)静荨?第二要準(zhǔn)確迅速。準(zhǔn)確就是真實(shí)可靠，不夸大也不縮小。有的人愛(ài)傳小道消息，道聽(tīng)途說(shuō)，毫無(wú)根據(jù)的東西也往上報(bào)，給領(lǐng)導(dǎo)造成誤導(dǎo)甚至造 成決策失誤，這是非常有害的。對(duì)一些突發(fā)性的事件，需要領(lǐng)導(dǎo)盡快知道，但要完全把事件搞清楚，需要較長(zhǎng)時(shí)間，可以先報(bào)告發(fā)生了什么事情，詳細(xì)情況以后再續(xù)報(bào)?，F(xiàn)在的問(wèn)題對(duì)重要信息的遲報(bào)漏報(bào)比較普遍，如規(guī)定發(fā)現(xiàn) ×；×；×；人員有外逃、聚集滋事或散發(fā)傳單，以及其他違法活動(dòng)，必須在四個(gè)小時(shí)內(nèi)上報(bào)，有的單位過(guò)了幾天都不上報(bào)，有的干脆不報(bào)。有些信息時(shí)間性強(qiáng)，時(shí)間就是金錢，時(shí)間就是勝利，如果早一個(gè)小時(shí)知道，就可以避免造成重大損失，馬后炮，時(shí)過(guò)境遷，信息就失去了作用。我這里特別強(qiáng)調(diào)在維護(hù)穩(wěn)定方面要多報(bào) 預(yù)警性和內(nèi)幕性信息，這樣的信息，價(jià)值更大，可以把一些違法犯罪活動(dòng)消滅在預(yù)謀階段和萌芽狀態(tài)。 第三要解決報(bào)喜不報(bào)憂的問(wèn)題。報(bào)喜不報(bào)憂的問(wèn)題比較普遍，為此江澤民同志提出了批評(píng)。這種報(bào)喜不報(bào)憂，如不認(rèn)真解決，對(duì)黨的事業(yè)危害極大。它使中央和各級(jí)黨委、政府掌握不到真實(shí)情況，了解不到事情的過(guò)程，它使工作中產(chǎn)生的問(wèn)題被掩蓋起來(lái)，得不到及時(shí)解決，延誤了時(shí)機(jī)，推遲了進(jìn)程，導(dǎo)致矛盾激化，增加了解決問(wèn)題的難度，也助長(zhǎng)了說(shuō)假話的不良風(fēng)氣，敗壞黨風(fēng) ，帶壞干部。造成報(bào)喜不報(bào)憂的原因，有秘書(shū)作風(fēng)不深入的問(wèn)題，主要是領(lǐng)導(dǎo)思想作風(fēng)不端正造成的，怕家丑外揚(yáng)，怕往自己臉上抹黑，造成不良影響，以至影響自己的升遷和提拔。 （三）辦公室的督查職能 黨和政府的決策出臺(tái)了，文件下發(fā)了，這只能說(shuō)任務(wù)完成了一半，還有另一半，而且是更重要的一半，就是抓好落實(shí)。決策不落實(shí)，再好的決策也沒(méi)有用。抓好督查是推動(dòng)決策落實(shí)必不可少的重要環(huán)節(jié)和有效方法。辦公室既要為黨政決策提供有效服務(wù)，又要為決策的落實(shí)搞好服務(wù)。督促檢查工作做得怎么樣，是衡量辦公室工作層次和水平的重要方面。 督查工作要圍繞黨和政府的中心工作，抓住難點(diǎn)和熱點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行督查。黨委和政府的工作千頭萬(wàn)緒，一定要圍繞中心工作來(lái)督查，這樣才能抓到點(diǎn)子上，達(dá)到事半功倍的效果。當(dāng)然中心工作很大，你不能樣樣都去抓，什么都想抓，什么也抓不住。要選好突破口，突破口應(yīng)選在難點(diǎn)和熱點(diǎn)問(wèn)題上。所謂難點(diǎn)就是決策在落實(shí)過(guò)程中出現(xiàn)的中梗阻問(wèn)題。抓住了這個(gè)問(wèn)題就抓住了要害，抓住了關(guān)鍵，其他問(wèn)題就可以迎刃而解。對(duì)于難點(diǎn)問(wèn)題既要敢于抓，又要善于抓。要不怕碰釘子，不怕得罪人，要抓住不放，一查到底。 所謂熱點(diǎn)問(wèn)題是指決策落實(shí)中出現(xiàn)的苗頭性傾向 性的問(wèn)題，這些問(wèn)題大多與人民群眾的切身利益有直接關(guān)系，解決好了，可以密切黨和人民群眾的聯(lián)系，對(duì)這樣的問(wèn)題也要抓住不放。 在督查工作中，要采用抓兩頭帶中間的工作方法，督查工作面廣量大，我們不能每個(gè)單位、每個(gè)地區(qū)都跑到，重點(diǎn)抓好兩頭，一頭抓好的，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。先進(jìn)單位工作走在前頭，工作力度大，在貫徹上級(jí)指示過(guò)程中，能結(jié)合自己的實(shí)際進(jìn)行創(chuàng)新，總結(jié)推廣他們的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)推動(dòng)面上的工作意義重大。再一頭是問(wèn)題比較多的單位，要幫助他們分析問(wèn)題的主客觀原因，找出解決問(wèn)題的辦法。毛主席說(shuō)過(guò)凡是有人群的地方，都可以分為先進(jìn)的 ，中間狀態(tài)的和落后的三個(gè)部分，抓住兩頭，就可以把中間部分帶動(dòng)起來(lái)。 搞督查工作要有求真務(wù)實(shí)，講求實(shí)效的工作作風(fēng)。要防止主觀主義，官僚主義和形式主義，制止弄虛作假和做表面文章。要力戒不從實(shí)際出發(fā)，不深入基層，坐在家里想點(diǎn)子，跑到下面找例子，靠打電話，報(bào)材料，聽(tīng)匯報(bào)進(jìn)行督查的飄浮作風(fēng)。必須深入實(shí)際，深入群眾，扎實(shí)工作，舍得花氣力，下功夫做艱苦細(xì)致的工作。要力戒大呼隆、走過(guò)場(chǎng)，圖形式，搞花架子應(yīng)付上級(jí)的虛浮作風(fēng)，必須講真話，使真勁，報(bào)實(shí)情，撲下身子抓，沉到下面干，追求落實(shí)的效果。 （四）辦公室的協(xié)調(diào)職 能 辦公室是綜合協(xié)調(diào)部門，是協(xié)調(diào)各方面的橋梁和紐帶，具有溝通上下，協(xié)調(diào)左右，聯(lián)系內(nèi)外的功能。在改革開(kāi)放的新形勢(shì)下，新情況、新矛盾、新問(wèn)題不斷出現(xiàn)，有大量的協(xié)調(diào)工作要做。如黨委、政府發(fā)文件，涉及到政策、法律問(wèn)題要協(xié)調(diào)；開(kāi)會(huì)，會(huì)前，會(huì)中、會(huì)后的一系列事項(xiàng)要協(xié)調(diào)；在制定決策和落實(shí)決策過(guò)程中涉及到一些部門、單位的利益調(diào)整要協(xié)調(diào)；對(duì)那些職能交叉，分工不明確的事情，更需要協(xié)調(diào)。通過(guò)協(xié)調(diào)理順關(guān)系，調(diào)動(dòng)大家的積極性，共同把工作做好。 作為秘書(shū)，特別是辦公室主任，要注意培養(yǎng)自己的協(xié)調(diào)能力。要站在全局的角度考慮和處 理問(wèn)題，要注重調(diào)查研究，傾聽(tīng)多方意見(jiàn)，先把情況搞清楚，再處理問(wèn)題，切勿主觀武斷。辦事要公道正派，既要堅(jiān)持原則，又要有靈活性，要考慮各方利益，不要偏聽(tīng)偏信。 （五）辦公室的辦事職能 辦公室直接為黨委、政府和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的許多具體事務(wù)。除以上各項(xiàng)任務(wù)外，還有會(huì)務(wù)接待、檔案保密、來(lái)信來(lái)訪、安全保衛(wèi)、值班一直到吃喝拉撒睡，樣樣都管，成為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的不管部。 我這里著重講講信訪工作。信訪工作是黨和政府了解社會(huì)的窗口，信訪部門是黨和政府聯(lián)系人民群眾的橋梁，做好信訪工作是實(shí)踐三個(gè)代表重要思想 的實(shí)際行動(dòng)，一定要做好。要把人民群眾上訪看作送上門的群眾思想工作，是群眾對(duì)政府信任的表現(xiàn)。所以一定要耐心接待。凡應(yīng)該解決，又有條件解決的就要果斷解決，不留尾巴，有些事情應(yīng)該解決但由于受條件限制，一時(shí)解決不了，要說(shuō)明情況，積極創(chuàng)造條件解決。群眾提的問(wèn)題，如 5.7 家屬工享受退休待遇的問(wèn)題，不符合政策，解決了會(huì)帶來(lái)連鎖反應(yīng)，就要講明政策，使其心服口服，不要推出了事。 信訪工作政策性強(qiáng)，信訪