天津經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)歸檔文件整理操作細則

1、天津經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)歸檔文件整理操作細則第一條 為規(guī)范歸檔文件整理工作，確保歸檔文件質(zhì)量，維護機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)和其它社會組織歷史的真實面貌，充分發(fā)揮檔案的作用，有效地為社會各項工作服務和為國家積累史料，根據(jù)中華人民共和國檔案法、歸檔文件整理規(guī)則（da/t22-2000）和機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定等有關(guān)行業(yè)標準，結(jié)合天津開發(fā)區(qū)文書檔案管理實際，制定本細則。 第二條 本細則適用于本區(qū)各級機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)和其它社會組織。第三條 本細則所稱歸檔文件，是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。本細則所稱歸檔文件整理，是將歸檔文件以件為單位進行

2、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。本細則所稱件，是指因某一事由而直接形成的單份文件的計量單位，它的形成是自然的、它的形式是單個獨立成冊的，它的效用是獨立可用的。它是文件歸檔時的基本保管單位。歸檔時，每份文件為一件：（一）請示與批復、來文和復文原則上各為一件；（二）會議記錄和會議紀要原則上各為一件；（三）文件的正文與歷次修改稿各為一件；（四）一次會議形成的會議通知、與會名單、會議議程、領導講話、新聞報道稿等文件各為一件；（五）歸檔前已自然成本（冊）的會議記錄本、各種簿冊（名冊、圖冊等），按其固有的裝訂方式，每本（冊）各為一件。以下情況為一件：（一）正文與定稿、原件與復制件，由

3、于內(nèi)容一致，歸檔時為一件；（二）正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，是一份文件不可分割的組成部分，必須為一件；（三）式樣相同、內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的未裝訂成冊的各種表、單（如每周安排、統(tǒng)計表、介紹信等），可以裝訂在一起作為一件。第四條 整理原則遵循文件自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。第五條 質(zhì)量要求（一）歸檔文件收集應齊全完整。本單位形成的文件是歸檔重點。（二）各單位要按照國家檔案局機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定及開發(fā)區(qū)檔案館的要求，制定出本單位的檔案類目編號方案，并上報開發(fā)區(qū)檔案館審批。各單位檔案類目編號方案主要內(nèi)容包括：歸檔文件類目、歸檔文件主要內(nèi)容和文書檔

4、案保管期限。開發(fā)區(qū)文書檔案類目編號方案具體格式參見附件1。（三）整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料、裝具等應符合檔案保護及進館檔案裝具具體要求。（四）按照開發(fā)區(qū)檔案館要求，各立檔單位要求安裝并使用開發(fā)區(qū)檔案館檔案信息系統(tǒng)管理軟件，以實行統(tǒng)一規(guī)范管理。第六條 整理方法（一）裝訂 1.裝訂原則：裝訂符合檔案保管要求，便于利用。2.裝訂方法： （1）裝訂之前，應去除易銹蝕的金屬物，超大紙張應予折疊。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件、熱敏傳真紙文件應予復制，復制件附于原件后一并歸檔。（2）裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在

5、后；來文與復文為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單的，應放在文件的前面。文件的前后排列順序是：閱辦單、承辦單、正文、發(fā)文稿紙、文件底稿。（3）裝訂前應將“件”內(nèi)的各頁按一定的方式對齊，便于將來翻閱利用。件內(nèi)頁數(shù)較少的推薦采用左上角用塑料曲別針夾住；件內(nèi)頁數(shù)較多的推薦采用左側(cè)“兩孔一線”裝訂法，使用塑料文件扣裝訂。已成冊不易拆封且未使用易銹蝕的金屬物裝訂的，無須另行裝訂。不宜裝訂的歷史文獻、珍貴檔案、圖表等，則直接裝入卷盒內(nèi)。（二）分類 開發(fā)區(qū)文書檔案分類采用統(tǒng)一的方法：年度問題保管期限復式分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下再按問題分類，最后按保管期限分類。全宗內(nèi)的分類方案應保持

6、相對穩(wěn)定。1.按年度分類。以每年1月1日至12月31日為一個自然年度。（1）文件有多個時間特征一份文件可有成文日期、簽發(fā)日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等。歸檔文件形成年度的確定方法：以文件簽發(fā)日期（即落款日期）判斷文件的所屬年度。計劃、總結(jié)、預決算、統(tǒng)計報表、表彰先進等材料內(nèi)容所指年度與文件形成年度不一致，統(tǒng)一按其形成年度歸檔。如：2000年形成的20012005年工作規(guī)劃，應歸入2000年度；2004年制定，2005年生效的法律法規(guī)，應歸入2004年。（2）跨年度形成的文件對請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、會議、案件等跨年度形成的文件，統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔。如：下級單位2

7、005年12月寫的請示，上級單位2006年1月收到，如將“請示與批復為一件”，則該請示應連同辦理過程中形成的其他文件一起歸入2006年。2.按問題分類。即按照文件內(nèi)容所說明的問題對歸檔文件分類。一般參照本單位的職能設置類別。如：將本單位黨支部、工會、團支部職能活動形成的歸檔文件劃為“黨群類”，各業(yè)務部門形成的歸檔文件劃為“某某業(yè)務類”，行政后勤部門形成的歸檔文件劃為“行政類”等等。3.按保管期限分類。即按照國家檔案局機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定內(nèi)容，對歸檔文件按劃定的保管期限進行分類。開發(fā)區(qū)文書檔案保管期限2007年以前采用永久、長期、短期。2007年以后（含2007年檔案）采用

8、永久、定期（30年、10年）。 （三）排列歸檔文件應在分類的最低一級類目內(nèi)進行排列。1.不同保管期限的文件，需分別排列。2.不同問題的文件，按分類方案設置的問題序列排列。3.同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。4.因故未及時歸檔的零散文件，在整理時可以排在文件形成年度的相應保管期限最后，并在備考表中說明。在實際工作中應盡量避免這種情況。（四）編號歸檔文件應依據(jù)分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁的右上端空白處加蓋統(tǒng)一刻制的歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容，歸檔章中各項內(nèi)容的位置不得打亂。填寫歸檔章項目的書寫材料應使用符合檔案保護要求的字跡材料如碳素墨水等。歸檔章的項目為：全宗號、類目號、保管期限、

9、年度、件號。1.蓋章要求： （1）歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在歸檔文件首頁右上端的空白處；（2）歸檔章不要遮蓋領導批示、收文章或文件內(nèi)容；（3）若歸檔文件前有文件處理單（辦文單），歸檔章可加蓋在文件處理單（辦文單）上。 2.歸檔章具體欄目的填寫：（1）全宗號：是檔案館給各個立檔單位編制的代號。（2）類目號：根據(jù)各單位的檔案分類編號方案上的類目號填寫。（3）保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡稱，即：永久、長期、短期或永久、30年、10年，不可用“1、2、3”等代碼表示。（4）年度：填寫文件歸檔年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2007”，不必加“年”，也不能簡化為“07”。（5）件號：即文

10、件的排列順序號。用阿拉伯數(shù)字從個位數(shù)填寫。歸檔章格式內(nèi)容見附件2。（五）編目各單位要將每份文件根據(jù)開發(fā)區(qū)檔案館檔案信息管理系統(tǒng)軟件中的要求進行著錄。歸檔文件著錄內(nèi)容包括全宗號、題名、分類號、主題詞、責任者、文件編號、保管期限、密級、時間、年度、頁數(shù)等項目。歸檔文件目錄是由檔案信息管理系統(tǒng)軟件自動生成并打印完成的，它是檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的基本條件。歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準4型（長為297mm，寬為210mm）。歸檔文件目錄一般打印三份，一份作為盒內(nèi)目錄放置于每個檔案盒內(nèi)最前面。另兩份歸檔文件目錄應裝訂成冊，并制定目錄封面（設置全宗名稱、年度、保管期限等項目），一份

11、自己留存，一份交與檔案館。歸檔文件目錄格式見附件3。（六）裝盒裝盒主要是根據(jù)歸檔文件目錄，查找相應文件，并填寫件號，并按件號順序裝入檔案盒，填寫檔案盒脊背、加蓋立檔單位印章。1.裝盒的具體要求：（1）不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒?？缒甓仁掠尚纬傻奈募?，在某一年度整理歸檔的，就一起放入歸檔的年度中。（2）不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒。2.檔案盒格式（1）檔案規(guī)格：采用由泰達圖書館檔案館統(tǒng)一要求的（長310、寬220、厚度40）規(guī)范化的檔案卷盒、檔案目錄（a4紙）等裝具材料。（2）檔案盒封面一般要在檔案盒封面上加蓋立檔單位印章的全稱。（3）檔案盒脊背在檔案盒脊背上填寫全宗號

12、、保管期限、年度、起止件號、盒號。全宗號按檔案館給各全宗單位下發(fā)的全宗號填寫；保管期限按永久、長期、短期或永久、30年、10年填寫；年度按本盒內(nèi)所裝文件的年度，用4位阿拉伯數(shù)字填寫；起止件號用阿拉伯數(shù)字，從個位數(shù)開始豎向填寫，中間用“|”連接，盒號就是本盒在同一年度、同一保管期限中的順序號，從個位數(shù)開始，用阿拉伯數(shù)字填寫。檔案盒脊背填寫格式見附件4。3.備考表備考表上設置的項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。（1）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。（2）整理人欄由負責整理該盒歸檔文件人員簽名填寫。（3）檢查人欄由歸檔文件整理質(zhì)量檢查人簽名填寫。（4）日期欄應填寫歸檔文件整理完畢的日期。備考表格式見附件5。 附件1 *單位文書檔案分類編號方案樣式一級類二級類三級類文件材料主要內(nèi)容保管期限永久長期或30年短期或10年a黨群工作1黨務綜合2組織3宣傳4紀檢5會工6委團附件2檔號章樣式及舉例全宗號類目號保管期限年度件號b1c12永久199828附件3 檔案目錄封面樣式歸檔文件目錄（仿宋二號加粗）* 全 宗 名 稱 開發(fā)區(qū)文教衛(wèi)生局 （仿宋小二加粗） （仿宋三號）* 全 宗 代 碼 b13 （仿宋小二加粗）