郵電大學世紀學院公文處理辦法

1、郵電大學世紀學院公文處理辦法（試行）第一章總則第一條 為了做好學院黨政公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化， 根據(jù)中共中央中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例、國務院國家行政 機關公文處理辦法及國家質量技術監(jiān)督局國家行政機關公文格式 （國家標準），結合我院實際情況，制定本辦法。第二條 學院公文是傳達貫徹黨和國家的方針政策、 部署學院工 作、發(fā)布規(guī)章、請示和答復問題、指導和協(xié)調工作、報告情況、交流 經(jīng)驗的重要工具。全院各單位必須認真做好公文處理工作， 發(fā)揮其應 有的重要作用。第三條 公文處理工作按統(tǒng)一領導、分級管理的原則進行。各單 位應有主要領導同志負責公文處理工作。綜合辦公室負責全院黨政公 文的管理工作。第

2、四條 公文處理工作必須認真負責，做到準確、及時、安全。 各單位須配備文秘人員負責公文處理工作。第五條 公文處理工作必須嚴格執(zhí)行有關保密規(guī)定，確保國家秘 密。第二章公文主要種類第六條學院公文的主要種類有：一、決定。用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位 及人員，變更或撤消下級單位不適當?shù)臎Q定事項。二、決議。用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項。三、意見。用于對重要問題提出見解和處理辦法。四、通告。用于公布應當遵守或周知的事項。五、通知。用于發(fā)布規(guī)章制度，轉發(fā)上級機關公文，批轉下級單 位的公文，要求下級單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項， 任免人 員。六、通報。用于表彰先進，批評錯誤，傳

3、達重要情況。七、報告。用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、答 復上級機關的詢問。八、請示。用于向上級機關請求指示、批準。九、批復。用于答復請示事項。十、函。用于相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復 審批事項等。十一、規(guī)定。用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的 行為規(guī)范。十二、會議紀要。用于記載、傳達會議情況和議定事項。第三章 公文格式第七條 正式公文（或稱文件）包括三個部分：文頭部分、行文 部分、文尾部分。每個部分又包括若干項內容。一、文頭部分一般由份號、發(fā)文機關名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、 界欄線等組成，有些文件還在文頭中標注秘密等級和緊急程度。 份號。是指一份文件在總印

4、數(shù)中的順序號，標在文頭的左上 角。一般情況下，可以不使用份號。 發(fā)文機關名稱。由發(fā)文機關的全稱或規(guī)范化簡稱組成，位于 文頭的正中央，一般為套紅印刷大字。以學院黨委名義發(fā)文使用“中 共北京郵電大學世紀學院委員會”文頭紙；以學院名義發(fā)文使用“北 京郵電大學世紀學院”文頭紙。 發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、發(fā)文年號及該年度的發(fā)文順序 號組成。發(fā)文年度一律用公元紀年全稱，括于六角括號“ ,? ”內， 臵發(fā)文機關代字之后，發(fā)文順序號之前。發(fā)文序號不編虛號（即 1 不 編 001 號），不加“第”字。發(fā)文字號標注位臵一般應在發(fā)文機關名 稱正下方，如標注簽發(fā)人， 發(fā)文字號可居左與簽發(fā)人位臵對應。無文 件版頭時，

5、發(fā)文字號應放在標題下右側。幾個單位聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦單位發(fā)文字號。學院各單位簡稱 和對內對外發(fā)文字號按 北京郵電大學世紀學院各單位簡稱、 對內對 外發(fā)文代字規(guī)定執(zhí)行。 界欄線。指文頭與正文之間的分隔線，黨的文件紅線中間斷 開臵一五角星，行政文件用一條紅線。 簽發(fā)人。學院上報公文應在發(fā)文字號右側標注簽發(fā)人姓名。（六）秘級。秘密公文應標明秘密等級，秘密等級分絕密、機密、 秘密三種，標注在文件首頁左上角?！敖^密”、“機密”公文應當標 明份號。（七）緊急程度。緊急公文應標明緊急程度，分特急、急兩種，標 注位臵在文件首頁右上角。二、行文部分，是指公文的內容與結構。這一部分包括標題、主 送機關、正文、附

6、件、發(fā)文機關、成文日期、印章等。 標題。標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文 種類，一般應標明發(fā)文機關。公文標題除發(fā)布規(guī)章性文件等特殊需要 可加書名號外，一般不用標點符號。轉發(fā)文件，如被轉發(fā)文件標題文字過長，可以適當?shù)貕嚎s文字、 概括內容，但不能以被轉發(fā)文件的發(fā)文字號代替文件標題。 主送機關。指承辦或處理公文的單位。主送機關應使用全稱 或規(guī)范化簡稱。主送機關應寫在標題之下，正文之上，居左頂格。 正文。正文是公文的主體，用來表述公文的具體內容。正文 位于標題或主送機關下方。 附件。指為正文作補充說明或印證參考的材料。公文如有附 件，一般應與主件裝訂在一起，并在正文之后、印章位臵之前注明

7、附 件名稱和順序號，附件首頁左上角注明附件的順序號。 如附件與公文 正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識公文的發(fā)文字號 并在其后標識附件。 發(fā)文機關。應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱，幾個單位聯(lián)合發(fā)文， 應將主辦單位排列在前 成文日期。領導簽發(fā)的文件，以領導簽發(fā)日期為準；會議通 過的文件，以通過日期為準。發(fā)文時間一般標注在發(fā)文機關的右下方。 會議通過的文件，應在標題之下、正文之前注明會議名稱和通過日期。 如遇公文正文恰好滿頁，發(fā)文機關和發(fā)文時間須另起一頁， 應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一頁， 不得采取注識“（此頁無正文）”的方法解決。 印章。除會議紀要外，公文一律加

8、蓋印章。聯(lián)合上報的公文， 由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應加蓋印章。印 章蓋在發(fā)文機關名稱的位臵，應注意上不壓正文，下壓成文日期。 附注。公文如有附注，應居左空二字加圓括號標識在成文日 期下一行。其中，“請示”必須在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。三、文尾部分包括主題詞、抄送機關、印制版記等。 主題詞。主題詞由反映公文主要內容的規(guī)范化名詞或名詞性 詞組組成，標注在抄送范圍上方。主題詞不能隨意標注，院內發(fā)文一 般不標注主題詞，上報公文的主題詞應按要求標注。 抄送機關。公文的抄送機關指除主送機關以外的需要執(zhí)行或 知曉公文內容的其他機關。抄送機關應使用機關的全稱或規(guī)范化簡 稱，標注位臵

9、在主題詞之下抄送欄內。 印制版記。印制版記包括文件制發(fā)單位名稱、制發(fā)日期和印 刷份數(shù)。臵于文件末頁的最下端。第八條 公文的用紙、印裝遵行下列格式。一、公文的文字應橫排，并從左至右書寫。二、一般情況下，公文使用的字體應統(tǒng)一。標題一般用小二號小 標宋字體， 正文一般用小三號仿宋字體， 標題與正文之間要拉開一定 距離。三、公文用紙一般使用國際標準 A4型（長297毫米，寬210毫 米）紙張。一般每頁排 22行（即“單倍行距”），每行排 28個字（即 上、下頁邊距為 2.54 厘米，左右邊距為 3.17 厘米），左側裝訂。第四章 行文規(guī)則第九條 學院各單位的行文關系， 應根據(jù)各自隸屬關系和職權范 圍確

10、定。學院可以對內對外行文。除綜合辦公室外，其他各單位一般 不對外正式行文。 學院各單位對外行文， 只限業(yè)務對口單位的工作聯(lián) 系及開具相關證明等；對內按職權范圍，可直接向院內各單位行文， 也可互相行文 , 且只限于通知、報告、請示、函等文種。第十條 學院機關以外的其他單位一般不直接對外行文，應按業(yè) 務范圍，由學院機關相關單位按有關規(guī)定履行對外行文手續(xù)。第十一條 學院機關各單位可以聯(lián)合行文。 學院機關各單位之間 對有關問題未協(xié)商一致，一律不得各自行文。第十二條 不得越級請示。因特殊情況，必須越級行文時，應抄 送越過的機關。第十三條 請示的公文，一般應一文一事，不能一文數(shù)事，更不 能直接把請示的問題

11、夾雜在報告、紀要、簡報中。除院領導直接交辦 的事項外， 請示、報告等應直接報送有關單位， 而不要送院領導個人， 更不應同時送幾位院領導。請示未獲批復前，不能抄送其他單位。第五章 發(fā)文辦理第十四條 發(fā)文辦理包括草擬、 審核、簽發(fā)、復核、用印、登記、 分發(fā)等程序。第十五條 草擬公文應注意下列事項：一、要符合國家的法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策及其 他有關規(guī)定。如提出新的規(guī)定，應切實可行并加以說明。二、情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直 述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。三、人名、地名、數(shù)字、引文要準確。引用公文應當先引標題， 后引發(fā)文字號。引用外文應當標明中文含義。

12、 日期要寫具體的年、 月、 日。四、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞 組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用 漢字外，應使用阿拉伯數(shù)字。五、章節(jié)序數(shù)的寫法要分明。 一般排列順序為： 第一層為“一、”，第二層為“”，第三層為“ 1. ”，第四層為“”。六、應使用國家法定計量單位。七、文內使用非規(guī)范化簡稱， 應當先用全稱并注明簡稱。 使用國 際組織外文名稱或其縮寫形式， 應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文 譯名。第十六條 各單位對內行文應經(jīng)各單位負責人審核， 由主管院領 導簽發(fā)；對外行文應經(jīng)綜合辦公室核閱，由主管院領導簽發(fā)；綜合辦 公室負責以學院黨委和學院名

13、義對內對外行文； 學院規(guī)范性文件， 須 由院長發(fā)布。第十七條 對于送達的文件， 綜合辦公室核閱、 院領導簽發(fā)須在 一個工作日內完成； 各主辦單位應按文件要求或領導批示， 在規(guī)定的 時限內辦結。第十八條 主管院領導、 各單位負責人審批公文應認真負責， 文 件主批人要簽署自己的意見、姓名和時間。第十九條 各單位起草的公文， 內容涉及其他單位的， 主辦單位 應與有關單位協(xié)商，并會簽。意見不一致時，主辦單位要如實向主管 院領導反映各方意見。第二十條 將公文送院領導簽發(fā)之前， 各單位負責人要認真做好 審核工作，審核的重點是：是否需要行文，公文內容、文字表述、文 種使用、格式等是否符合本辦法的有關規(guī)定，并

14、認真填寫發(fā)文稿紙。 在公文印制之前，各單位文秘人員要負責認真校對。第六章 收文辦理第二十一條 收文辦理一般包括簽收、 登記、審核、擬辦、批辦、 承辦、催辦等程序。第二十二條 收文要逐件查對、簽收。除領導親收外，所有公文 均由文秘人員拆圭寸，其他人員不得拆看。收到上級機關下發(fā)或交辦的公文，文秘人員要在收文當天送辦公 室負責人提出擬辦意見，然后送院領導批示后辦理。收到各單位上報學院的需要辦理的公文，辦公室文秘人員應進行 審核。經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，當天送辦公室負責人提出 擬辦意見、送院領導批示或者交有關部門辦理， 需要兩個以上單位辦 理的應當明確主辦單位。對不符合要求的公文，經(jīng)辦公室負責

15、人批準 后，當天退回呈報單位并說明理由。第二十三條文秘人員應按辦公室負責人簽注的意見，及時、準 確分發(fā)，做到隨時處理。領導親收的文件，要及時送給領導本人，不 拖不誤。對已確定分發(fā)范圍的一般文件、資料、簡報等，文秘人員可 直接分發(fā)。第二十四條 院領導和各單位的領導參加上級機關會議帶回的 文件、上級機關直接郵寄給各單位的涉及全院性的重要文件，會后馬上送交綜合辦公室登記后，按收文程序辦理。第二十五條 凡需領導傳閱的文件，應附上傳閱卡。如需二位以 上領導傳閱的文件，辦公室負責人簽注傳閱意見后，由文秘人員組織 傳閱。文件傳閱時，嚴禁個人、單位橫傳及擴大閱讀范圍。領導同志 應抓緊時間閱讀文件和簽批處理意見

16、，閱后退還文秘人員。第二十六條領導對貫徹上級文件和下級請示、報告的批示，要 及時轉給承辦單位或承辦人員。對涉及兩個以上單位的事項，應由主 辦單位會同有關單位協(xié)商處理和答復。第二十七條承辦單位收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延 誤、推諉。緊急公文應按時限要求辦理，確有困難的，應當及時向發(fā) 文單位或綜合辦公室說明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單 位辦理的，應及時退回綜合辦公室并說明理由。第二十八條已送領導批示或交有關業(yè)務單位辦理的公文，文秘 人員要負責檢查催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦， 一般公文定期催辦，防止漏辦和延誤。第二十九條 文秘人員應在收件當天簽收登記文件； 對于文

17、秘人 員送達的文件，綜合辦公室簽注意見、院領導指示須在一個工作日內 完成；各主辦單位應按文件要求或領導批示，在規(guī)定的時限內辦結。第七章公文歸檔第三十條 公文辦完后，應根據(jù)公文立卷、歸檔的有關規(guī)定，及 時將公文的定稿、正本和有關材料整理立卷。第三一條公文立卷應根據(jù)其特征、相互聯(lián)系和保存價值分類 整理，保證齊全、完整，要便于保管、查找和利用。第三十二條 立好的案卷，應按照有關規(guī)定定期存放到檔案室。 個人不得保存應存檔的公文。第八章 公文管理第三十三條 各單位應指定專人負責公文的統(tǒng)一收發(fā)、審核、 用印、歸檔和銷毀。第三十四條 傳遞秘密公文時必須米取相應的保密措施， 確保文 件安全。第三十五條 翻印上