行-政-工-作-內(nèi)-容2講解

1、行 政 工 作 內(nèi) 容行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務。但是,這些 事務只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。 概括起來說, 行政管理在企 業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務三大功能;其中管理是主干,協(xié)調(diào)是核心,服務是 根本。 究而言之, 行政管理的實質(zhì)就是服務。 行政部門還必須在 “ 管理 “ 、 “ 協(xié)調(diào) “ 和 “ 服務 “ 三方面再上一個檔次,才算是一個合格的現(xiàn)代企業(yè)的行政管理者。從 “ 管理 “ 方面來說,行政部門不能滿足于在日常事務的層次上做好領導的 “ 參謀和助手 “ ,還必須在公司的經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、

2、用 人政策等重大問題上有自己的思考,并且高屋建瓴地在實際工作中加以貫徹落 實,成為領導不可缺少的 “ 高參和臂膀 “ 。這就要求行政部門的領導者不能滿足于 做一個事務主義者, 而是要做一個有思想、 敢創(chuàng)新、 有沖力的領導者; 換句話說, 他不能僅僅滿足于做好一個戰(zhàn)術家, 還要努力做好一個戰(zhàn)略家。 很顯然, 也只有 一個有思想、懂戰(zhàn)略、敢創(chuàng)新、有沖力的人,才能把行政工作做得更好,做得再 上一個檔次。從 “ 協(xié)調(diào) “ 方面來說,行政管理者不能簡單地以傳達領導的命令、完成領導 交辦的任務為滿足; 也不能憑借自己在企業(yè)的獨特地位對各個部門頤指氣使, 以 權壓人。行政部門應主動做好上及下、左及右、里及外

3、的溝通,在充分溝通的基 礎上做好協(xié)調(diào)。沒有充分溝通的協(xié)調(diào)不成為真正的協(xié)調(diào)。從 “ 服務 “ 上說, 行政部門要甘當幕后英雄的角色。 因為行政服務干得再出色, 畢竟是服務于企業(yè)的最終目的的。 行政部門的工作, 特別是后勤服務工作, 永遠 不要奢望成為企業(yè)關注的 “ 中心 “ 。不但不可能,而且不應該。因為如果一個企業(yè) 的關注點不幸竟在于行政部門,那只能說明一點,即行政工作做得實在太糟糕, 影響了企業(yè)各方面的工作, 影響了企業(yè)最終目的的實現(xiàn), 以致于引起大家的關注。行政管理的理想境界應該是 “ 潤物細無聲 “ 。 行政部門最忌諱處處顯示自己的 存在, 及其它部門搶鏡頭, 爭榮譽。 行政部門應該象一

4、部自動化程度很高的機器, 這頭原料 (任務 進去,那頭成品 (結果 出來;其中的許許多多曲曲折折,都消化 在行政體系之內(nèi),切忌為自己評功擺好,四處張揚,浪費別人的時間、精力和感 情。 要反對利用自己對公司資源的支配權只顧為自己謀取私利或便利的行為, 特 別要反對把行政部門變成 “ 門難進,臉難看,事難辦 “ 的官府衙門。管理是要執(zhí)行 制度的;但執(zhí)行制度也是一門藝術,并不一定要搞得劍拔弩張,刀光劍影。特別 是在高素質(zhì)人才集中的地方,更要注意對人的尊重。行政工作要做得有人情味。各企業(yè)行政部定位不同,工作內(nèi)容也不相同例如:一家外企集團中國區(qū)行政部, 下屬有二十多家子公司, 工作內(nèi)容主要包括 以下:1

5、. 中國區(qū)總部辦公室管理2. 中國區(qū)總部及集團總部信息溝通3. 辦公文具 設備的采購和管理4. 車輛的管理5. 電話的管理6. 指導和督促子公司安全生產(chǎn)管理7. 對子公司行政部門進行考核8. 企業(yè)文化管理 (公司月刊 9. 各子公司行政費用監(jiān)控 (宿舍 食堂 文具 水電費等行政報表 10. 統(tǒng)籌各子公司財產(chǎn)保險和意外傷害保險等商業(yè)保險辦理11. 固定資產(chǎn)的管理12. 公文管理 (公司及行政發(fā)文的擬稿和發(fā)行工作 13. 各子公司印章及證照使用的監(jiān)督 (每季度報表 14. 預訂機票 酒店的管理15. 新成立注冊公司 (注銷 的辦理16. 名片的管理17. 保安的管理18. 公司大型會議及活動的籌劃

6、19. 到各子公司進行督導和檢查工作20. 負責對子公司行政經(jīng)理 (主管 進行培訓及工作指導21. 及時解決各職能部門或子公司的行政問題22. 各子公司工作匯報的收集和整理23. 對外相關單位的公關和關系維護24. 寫字樓租金 水電費 管理費 宿舍的管理再來談行政助理又是做些什么呢行政助理主要是協(xié)助行政經(jīng)理開展工作。 行政助理的工作內(nèi)容以公司運營保 障為主,工作內(nèi)容較多元化,但較基礎。1、協(xié)助行政部經(jīng)理完成公司行政事務工作及部門內(nèi)部日常事務工作2、協(xié)助審核、修訂公司各項管理規(guī)章制度,進行日常行政工作的組織及管理3、各項規(guī)章制度監(jiān)督及執(zhí)行4、參及公司績效管理、考勤等工作5、獎懲辦法的執(zhí)行6、協(xié)助

7、行政部經(jīng)理進行內(nèi)務、安全管理,為其他部門提供及時有效的行政服務7、會務安排:做好會前準備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作8、負責公司快件及傳真的收發(fā)及傳遞9、參及公司行政、采購事務管理10、負責公司各部門辦公用品的領用和分發(fā)工作11、做好材料收集、檔案管理、文書起草、公文制定、文件收發(fā)等工作12、 對外相關部門聯(lián)絡接待,對內(nèi)接待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳遞信息 工作13、 協(xié)助辦理面試接待、會議、培訓、公司集體活動組織及安排,節(jié)假日慰問 等14、 協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作公司行政部工作流程2009/4/2/08:17 來源:搜一百范文網(wǎng)(二、具體流程 :1.各部門根據(jù)各自工作的

8、實際情況和預算計劃,提出切實可 行的申請要求 (內(nèi)容具體翔實、 理由充分 , 經(jīng)部門經(jīng)理和分管副總簽字同意后, 抄送給行政部。 2.行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設備資產(chǎn)情況對申請進行核實,并 對各部門要求從真正的客觀需求出發(fā), 遵循設備申請原則, 提出解決建議和意見 (調(diào)撥或購買。 3.如果采取“調(diào)撥”程序,行政部將調(diào)撥計劃上報行政部主管副總簽字確認后實施; 4.如果采取“購買”程序,行政部將參照“江蘇×大 ×××軟件股份有限公司財務審批流程暫行規(guī)定”(蘇股財字 02第 003號 有關規(guī)定具體執(zhí)行。 5.采購由行政部統(tǒng)一申請費用、組織購買、費用攤銷,過 程遵循

9、“價廉物美”的原則, 在滿足各部門需求的基礎上, 注意設備的性能價格 比, 多壓價比價、 厲行節(jié)約。 設備采購結束后統(tǒng)一由行政部和市場部組織驗收核 查;固定資產(chǎn)登記后,由各部門登記領用,責任到人。 6.所有資產(chǎn)在使用者離 開公司或調(diào)離本部門時應收歸行政部倉庫,并在部門設備管理員處登記。八、午餐飯票 1. 員工到職,由本部門內(nèi)勤根據(jù)其到職日期向行政部領取飯 票。 2. 每月 30-31日, 各部門內(nèi)勤根據(jù)本部門正式員工實際人數(shù)領取下月飯票。 3. 每月 1-2日,由各部門內(nèi)勤統(tǒng)計本部門上月飯票退票情況并向行政部提供詳 細名單。如遇周末,順延兩天。行政部不接受個人零星領取及退票。 4. 如出現(xiàn)帳

10、款不齊或錯漏, 由各部門內(nèi)勤負責。 客飯餐券的領用需填寫客飯領用申請單, 并 由部門經(jīng)理簽字確認。 5. 非正式員工(實習生等領用飯票由本人全額付款,研 究生按正式員工標準領用飯票。九、 訂餐、 訂票、 訂房申請流程為方便公司全體員工, 體現(xiàn)行政部的服務性。 現(xiàn)將有關訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總如下:1、各部門根據(jù)各部門的實際 需要,提出訂餐、訂票、訂房申請,并填寫相應的申請表(內(nèi)容具體詳實,部 門經(jīng)理簽字確認。 2、各部門在訂餐、訂票、訂房之前,先行申請好費用,交予 行政部代辦,在行政部辦好后立即將現(xiàn)金或支票交及行政部結款。 3、各部門承 擔在訂餐、訂票、訂房時過程中由于自身失誤帶來的風險

11、,例如承擔退票費、退 房費等。 4、 費用超過 500元以上, 申請需要其部門主管副總簽字確認。 5、 訂餐、 訂票、訂房工作需一定的提前量(訂票一般提前 23天知會行政部,訂餐、訂 房一般提前 12天。 6、各部門申請不得提高出實際需要的要求。十、 禮品 1、禮品由行政部負責根據(jù)不同檔次選擇訂購,選擇原則為高雅、 大方、實用 , 能體現(xiàn)公司形象。 2、各部門根據(jù)禮品清單(見附表 2領用公司禮 品,需向本部門經(jīng)理提出申請,填寫禮品領用單,簽字確認費用來源。 3、各級 部門經(jīng)理 (必要時由總裁或分管行政副總 簽字后到行政部領取禮品。 4、禮品費 用每季度攤銷一次, 如費用超出預算, 由財務部通知

12、行政部暫停向該部門發(fā)放禮 品,并在下一期預算中扣除超出部分。十一、宣傳品 1、公司宣傳品包括手提袋(長、短、宣傳彩頁、公司簡介 和產(chǎn)品說明書等。 2、領用宣傳品在 5份以下的,由領用人在行政部宣傳用品領 用臺帳上登記。 3、領用宣傳品在 5份以上的,需填寫宣傳用品領用申請單,由 部門經(jīng)理簽字確認后,在宣傳用品領用臺帳上登記后領用。 4、宣傳品費用初步 擬訂每季度攤銷一次, 如費用超出預算, 由財務部通知行政部暫停向該部門發(fā)放 宣傳品,并在下一期預算中扣除超出部分。 5、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領用數(shù) 目超過填寫數(shù)目, 行政部除責成其重新填寫外, 并向其部門經(jīng)理投訴及進行相關 處罰。公司行政部工作

13、流程2009/4/2/08:17 來源:搜一百范文網(wǎng)十二、會議管理 1. 公司行政部統(tǒng)一管理會議制度,所有會議均須及時通知 行政部 , 便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會議通知確認。 2. 會議承 辦人需提交會議時間、會議地點、所需準備等(見附表 3,便于行政部配合工 作。 會前由行政部派人做好會場布置及設備調(diào)試。 3. 除其他部門主辦的會議資料 各自存檔外,會議資料由行政部整理、立卷、存檔。 4. 會議結束后由行政部派人 清理會場,查收設備。 5. 會議室使用費用按部門使用比例每季度攤銷一次。十三、 車輛管理 1、 公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動及主要業(yè)務活動使用, 公司人員如要用車

14、,請遵循以下管理條例:2、公司車輛由行政部門負責管理, 分別按車號設冊登記管理。 3、公司車輛的使用實行“派車單”制度。員工應認 真填寫“派車單”, 交由所在部門一級部門經(jīng)理簽字。 若有預計用車需要, 應提 前 2 3天向行政部門提交“派車單”申請。 4、 “派車單”經(jīng)行政部匯總后, 由 行政部經(jīng)理負責車輛統(tǒng)一調(diào)度。 5、車輛使用完畢,使用人員、駕駛人員須填寫 “車輛使用實際情況記錄單”,交行政部備案。 6、行政部門每月將耗油量及行 駛旅程記錄簽報分管副總查核一次,以防浪費,如超過耗油標準時(指不正常 應送請調(diào)整修理。 7、 公司車輛內(nèi)部使用費用如下:市內(nèi)用車:普通轎車里程費 1.5元 /公里

15、; 面包 車里程費 2元 /公里。等候計費:等候時間在半小時內(nèi),免計 費用, 超過半小時部分, 按 0.5元 /分鐘計費。 長途用車:普通轎車里程費 1.0元 /公里;面包車里程費 2元 /公里。直接費用(如 汽油 費、過橋過路費、停車費 等,由各用車部門自理。各部門車輛使用費每季度結算,并由部門經(jīng)理簽字 確認后交財務部。十四、 設備維修流程 1. 報修人員先將報修信息反饋給各部門的設備管理員; 2.部門設備管理員初步檢查后,填寫設備報修單(提供設備編號和故障現(xiàn) 象,部門經(jīng)理批準后送交行政部; 3.行政部設備管理員根據(jù)編號,聯(lián)系廠商, 組織及時維修; 4. 通過暫借、 調(diào)撥等方式, 將暫時不用

16、的設備給報修者使用; 5. 機 器設備維修完畢,行政部登記備案,發(fā)還給報修者使用; 6.涉及到的維修費用, 由各部門承擔。十五、電子屏使用規(guī)范(一原則電子屏是公司對內(nèi)對外的信息傳遞載體。為更好的使用電子屏, 做到使用主體合格,信息確認有效,發(fā)布時間合理等,特制定本使用規(guī)范。一、 使用主體 1、行政事業(yè)部享有電子屏的操作及管理權。 2、行政事業(yè)部設專人負 責電子屏的使用、維護、修理。 3、電子屏責任人的職責包括:及時實施公司信 息發(fā)布, 制定信息發(fā)布時間表, 制定信息更新計劃, 電子屏信息發(fā)布的匯總整理, 電子屏日常維護,電子屏故障排除,電子屏修理配合等。 4、電子屏責任人對行 政事業(yè)部經(jīng)理負責

17、。(二發(fā)布內(nèi)容 1、電子屏的發(fā)布內(nèi)容分為日常型信息和特別型信息。 2、 日常型信息內(nèi)容包含:公司宣傳介紹、公司新聞動態(tài)、業(yè)內(nèi)新聞動態(tài)。 3、特別 型信息內(nèi)容包含:各類通知、各類公告、各類賀詞及其他信息。 4、日常型信息的搜集整理由行政事業(yè)部完成.5,特別型信息的搜集整理由行政事業(yè)部配合消 息相關部門完成. (三發(fā)布時間 1,電子屏的使用時間為每個工作日的上午 8:30 至下午 6: 30(有特殊情況的除外.2,日常型信息發(fā)布時效:公司宣傳介紹每日 2 小時, 分 46 時段發(fā)布;公司新聞動態(tài)每日 2 小時,分 46 時段發(fā)布;業(yè)內(nèi)新聞動態(tài) 每日 1 小時,分 24 時段發(fā)布.3,特別型信息發(fā)布

18、時效由信息相關部門會同行 政事業(yè)部核定:公告的發(fā)布時間一般為 2 個工作日,每日 2 小時,分 4 個時段; 通知的發(fā)布時間一般為 1 個工作日,每日 2 小時,分 24 個時段;活動賀詞的 發(fā)布時間一般為活動開始前 1 小時至后 2 小時 公司行政部工作流程 2009/4/2/08:17 來源:搜一百范文網(wǎng) 十二,會議管理 1.公司行政部統(tǒng)一管理會議制度,所有會議均須及時通知 行政部,便于安排和登記備案.如有必要由行政部發(fā)出會議通知確認.2.會議承 辦人需提交會議時間,會議地點,所需準備等(見附表 3,便于行政部配合工 作.會前由行政部派人做好會場布置及設備調(diào)試.3.除其他部門主辦的會議資料

19、 各自存檔外,會議資料由行政部整理,立卷,存檔.4.會議結束后由行政部派人 清理會場,查收設備.5.會議室使用費用按部門使用比例每季度攤銷一次. 十三, 車輛管理 1, 公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動及主要業(yè)務活動使用, 公司人員如要用車,請遵循以下管理條例:2,公司車輛由行政部門負責管理, 分別按車號設冊登記管理.3,公司車輛的使用實行"派車單"制度.員工應認 真填寫"派車單",交由所在部門一級部門經(jīng)理簽字.若有預計用車需要,應提 前 23 天向行政部門提交"派車單"申請.4,"派車單"經(jīng)行政部匯總后,由 行政部

20、經(jīng)理負責車輛統(tǒng)一調(diào)度.5,車輛使用完畢,使用人員,駕駛人員須填寫 "車輛使用實際情況記錄單",交行政部備案.6,行政部門每月將耗油量及行 駛旅程記錄簽報分管副總查核一次,以防浪費,如超過耗油標準時(指不正常 應送請調(diào)整修理.7,公司車輛內(nèi)部使用費用如下:市內(nèi)用車:普通轎車里程費 1.5 元/公里;面包車里程費 2 元/公里.等候計費:等候時間在半小時內(nèi),免計 費用,超過半小時部分,按 0.5 元/分鐘計費.長途用車:普通轎車里程費 1.0 元/公里;面包車里程費 2 元/公里.直接費用(如汽油費,過橋過路費,停車費 等,由各用車部門自理.各部門車輛使用費每季度結算,并由部門經(jīng)理簽字 確認后交財務部. 十四, 設備維修流程 1. 報修人員先將報修信息反饋給各部門的設備管理員; 2.部門設備管理員初步檢查后,填寫設備報修單(提供設備編號和故障現(xiàn) 象,部門經(jīng)理批準后送交行政部;3.行政部設備管理員根據(jù)編號,聯(lián)系廠商, 組織及時維修; 通過暫借, 4. 調(diào)撥等方式, 將暫時不用的設備給報修者使用; 機 5. 器設備維修完畢,行政部登記備案,發(fā)還給報修