庫存管理操作手冊U8

1、手冊名稱：編寫人員：業(yè)務對口支持技術庫存管理應用操作手冊適用部門：版本號1.0編寫日期總 調(diào) 室業(yè)務問題、操作問題多 媒 體業(yè)務問題、操作問題質(zhì) 檢 部業(yè)務問題、操作問題財務部門業(yè)務問題財 務 部軟件問題、錯誤提示計 算 機網(wǎng)絡、硬件、系統(tǒng)故障總調(diào)室、多媒體部、生產(chǎn)車間、采購部門2003年5月20日目錄一、部門職責：2二、部門崗位劃分：2項目最終用戶操作手冊北京英斯泰克視頻技術有限公司三、系統(tǒng)業(yè)務處理流程：.2四、部門日常業(yè)務系統(tǒng)處理：.3、日常業(yè)務類型的界定：.312、普通銷售業(yè)務日常處理：.33、特殊業(yè)務： .84、月末結帳：10一、部門職責：采購部門的日常工作在ERP 系統(tǒng)處理中主要工作

2、有：1、 采購部門向供應商進行訂貨后，供貨商按照約定的日期進行送貨；辦理相關材料報關、運輸?shù)冉迂浭掷m(xù)；貨物送到時，采購人員在采購管理模塊錄入采購到貨單，通知庫房人員和質(zhì)檢人員進行入庫檢驗。2、 根據(jù)庫房實際點收入庫材料數(shù)量，索要采購發(fā)票；對未到達材料，督催供應商發(fā)貨。3、 如果出現(xiàn)質(zhì)量問題，負責和供應商的商務協(xié)調(diào)，進行換貨或退貨處理。4、 根據(jù)約定的付款條款到財務部門請款。庫房管理部門：1、 負責公司日常物料的實物出入庫管理。2、 負責公司庫存物資的保養(yǎng)和維護。3、 負責公司物資的定期盤點，保證賬實一致。質(zhì)檢部門：1、 按照采購合同約定規(guī)格標準，進行入庫檢驗。2、 按照生產(chǎn)的設計標準，進行成品

3、的完工入庫檢驗。3、 按照相關外協(xié)加工標準，對外協(xié)加工產(chǎn)品進行入庫檢驗。財務部門：1、 核算原材料出入庫成本。2、 核算半成品的加工成本、領用成本。3、 核算外協(xié)加工半成品成本，進行掛帳處理。4、 核算最終產(chǎn)成品成本，統(tǒng)計銷售毛利情況。二、部門崗位劃分：庫管人員：庫存物資的管理和出入庫庫房記賬人員：對庫存出入庫單業(yè)務進行登賬，統(tǒng)計實物結存。庫房主管：進行庫存出入庫單據(jù)審核、月末結帳。質(zhì)量檢驗員：按照采購合同約定規(guī)格標準，進行入庫檢驗；按照生產(chǎn)的設計標準，進行成品的完工入庫檢驗；按照相關外協(xié)加工標準，對外協(xié)加工產(chǎn)品進行入庫檢驗。三、系統(tǒng)業(yè)務處理流程：1、 采購部門在采購管理模塊根據(jù)采購訂單錄入采

4、購到貨單；2、 到貨單錄入后，質(zhì)檢部門進行質(zhì)量檢驗，檢驗合格填寫質(zhì)檢單。北京用友軟件股份有限公司北京分公司- 2 -咨詢中心實施部項目最終用戶操作手冊北京英斯泰克視頻技術有限公司3、 庫房管理人員根據(jù)到貨單和質(zhì)檢單合格實際數(shù)量，在庫存管理模塊依據(jù)到貨單填制采購入庫單。4、 總調(diào)部門填制發(fā)貨通知單，進行復核確認后，通知庫房進行發(fā)貨。5、 車間完工入庫經(jīng)檢驗合格后，錄入產(chǎn)成品入庫單。6、 車間根據(jù)算料員計算手工填制材料領用單，到庫房進行領料（一式四聯(lián)，庫房、車間、記賬、財務） 。7、 根據(jù)總調(diào)通知進行外協(xié)加工半成品的發(fā)出和收回。8、 在庫存管理系統(tǒng)進行物料的組裝、拆卸、調(diào)撥、盤點等特殊業(yè)務處理。四

5、、部門日常業(yè)務系統(tǒng)處理：1、 日常業(yè)務類型的界定：采購入庫：采購入庫單是根據(jù)采購到貨簽收的實收數(shù)量填制的單據(jù)。材料領用： 料出庫單是領用材料時所填制的出庫單據(jù)， 當從倉庫中領用材料用于生產(chǎn)時，就需要填制材料出庫單。銷售出庫：銷售出庫業(yè)務的主要憑據(jù)，在庫存管理用于存貨出庫數(shù)量核算。產(chǎn)品完工入庫處理：產(chǎn)成品入庫單一般指產(chǎn)成品驗收入庫時所填制的入庫單據(jù)，產(chǎn)成品在入庫時無法確定產(chǎn)品的總成本和單位成本，所以在填制產(chǎn)成品入庫單時，只有數(shù)量，沒有單價和金額。組裝、拆卸：組裝指將多個散件組裝成一個配套件的過程，拆卸指將一個配套件拆卸成多個散件的過程。盤點業(yè)務：為了保證企業(yè)庫存資產(chǎn)的安全和完整，做到賬實相符，企

6、業(yè)必須對存貨進行定期或不定期的清查，查明存貨盤盈、盤虧、損毀的數(shù)量以及造成的原因，并據(jù)以編制存貨盤點報告表，按規(guī)定程序，報有關部門審批。外協(xié)加工業(yè)務處理：由外單位進行產(chǎn)品中某道工序的加工，支付外協(xié)加工廠加工費用的業(yè)務。備品管理：對庫存中大量的無成本備用件單獨設計的解決方案。2、庫存管理業(yè)務日常處理：1）基礎檔案填加：存貨分類增加：原則 2-2-2-2-2按照約定原則增加分類操作路徑：【庫存管理】 【初始設置】 【存貨分類】存貨檔案增加：原則 2-2-2-2-2增加注意事項：操作路徑：【庫存管理】 【初始設置】 【存貨檔案】注明：增加的存貨編碼、存貨代碼、存貨名稱、所屬分類、存貨屬性、計量單位北

7、京用友軟件股份有限公司北京分公司- 3 -咨詢中心實施部項目最終用戶操作手冊北京英斯泰克視頻技術有限公司倉庫檔案增加：原則 2增加內(nèi)容：倉庫編號：兩位數(shù)， 1 開頭為公司實際庫房， 2-4 開頭為外協(xié)加工倉庫， 5 為虛擬倉庫倉庫名稱：倉庫計價方法；先進先出操作路徑：【庫存管理】 【初始設置】 【倉庫檔案】倉庫存貨對照：目前為了提高工作效率，減少發(fā)出材料庫房選擇誤差。需要進行倉庫存貨的對照，在系統(tǒng)中進行對照設置。操作路徑：【庫存管理】 【初始設置】【對照表】 - 【倉庫存貨對照表】點擊選擇，增加相應存貨大類到倉庫中。2）日常單據(jù)處理：采購入庫：【日常業(yè)務】【入庫】- 【采購入庫單】【生單】采購

8、訂單、采購到貨單在單據(jù)顯示狀態(tài)，單擊生單按鈕，系統(tǒng)顯示參照單據(jù)界面?？稍O置過濾條件，點擊過濾按鈕后，系統(tǒng)顯示符合條件的參照單據(jù)。點擊選擇，顯示對號則選擇當前行；再點擊，則取消選擇；選擇窗口左下方的“顯示表體”，則窗口下部顯示所選擇單據(jù)的表體記錄，默認為全選，可進行修改。錄入入庫日期、入庫倉庫進行確認生單。備注：多媒體倉庫的部分商品在入庫時需要增加產(chǎn)品序列號管理，以便在出庫時進行產(chǎn)品跟蹤處理。產(chǎn)成品入庫：【日常業(yè)務】【入庫】-【產(chǎn)成品入庫】進入產(chǎn)成品入庫單單據(jù)界面。按增加，增加一張新的單據(jù)；輸入表頭倉庫，再按表頭生產(chǎn)訂單號欄目的參照按鈕，彈出 “選擇生產(chǎn)訂單和生產(chǎn)的存貨 ”窗口；錄入過濾條件，按

9、過濾顯示符合條件的生產(chǎn)訂單列表；生產(chǎn)訂單號：參照錄入、計劃員：參照錄入、訂單日期：錄入日期區(qū)間、委外供應商：查詢委外生產(chǎn)訂單，選擇委外供應商、生產(chǎn)部門：查詢自制生產(chǎn)訂單，選擇生產(chǎn)部門、貨物：參照錄入；選擇一個生產(chǎn)訂單，在父項選擇窗口下方帶入該生產(chǎn)訂單的父項產(chǎn)品，默認全選父項產(chǎn)品，可修改；按確定，系統(tǒng)將選擇的內(nèi)容帶入產(chǎn)成品入庫單；按保存，則保存當前單據(jù)；按審核，則審核當前單據(jù)。其它入庫單：【日常業(yè)務】【入庫】-【其他入庫單】用來處理和領用、銷售等沒有直接聯(lián)系的物資增加比如盤虧、借入歸還、調(diào)賬等情況。進入其他入庫單單據(jù)界面。點擊增加，進入單據(jù)錄入狀態(tài)；可以生單的，按生單進行參照生單。 輸入單據(jù)表頭

10、的各項內(nèi)容， 輸入單據(jù)表體的各項內(nèi)容。 填寫完畢，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有錯，可以直接將光標移到有關欄目進行修改。在單據(jù)保存前，可以放棄當前單據(jù)，返回單據(jù)查詢界面；如未保存退出，系統(tǒng)提示“此單據(jù)尚未保存，確定退出嗎？”如選擇是，則不保存單據(jù)退出；否則返回錄入界面。保存單據(jù)，單據(jù)狀態(tài)為未審核。未審核的單據(jù)可以修改、刪除。審核單據(jù)：未審核的單據(jù)可以審核，單據(jù)狀態(tài)為已審核，不能修改、刪除。已審核的單據(jù)為有效單據(jù)，可被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參北京用友軟件股份有限公司北京分公司- 4 -咨詢中心實施部項目最終用戶操作手冊北京英斯泰克視頻技術有限公司照使用。有下游單據(jù)生成的，系統(tǒng)視為該單據(jù)已執(zhí)行，不能棄審。棄審單據(jù)：已審核

11、的單據(jù)可以棄審，棄審后單據(jù)狀態(tài)為未審核。材料出庫：【日常業(yè)務】【出庫】-【材料出庫】進入單據(jù)界面，系統(tǒng)顯示所選的單據(jù)格式，及最后一次操作的單據(jù)。單擊增加按鈕，系統(tǒng)自動新增一張空白的單據(jù)。如果用戶新填制的單據(jù)為紅字單據(jù)，用鼠標點擊單據(jù)右上角的紅字單據(jù)選擇框。手工輸入單據(jù)表頭和表體內(nèi)容：需要必須輸入得項目有領料部門、領料日期、領料人員、生產(chǎn)訂單號，出庫類別；表體錄入或參照存貨，錄入存貨后系統(tǒng)自動帶入相關信息。根據(jù)業(yè)務規(guī)則，不同單據(jù)有不同的必填欄目，如為空系統(tǒng)提示用戶輸入。材料出庫單在領用時一定要區(qū)分清楚出庫類別的界定：機加車間：分為機加車間鋼板領用、機加車間鋁型材領用、機加車間其他材料領用。機加車

12、間半成品領用。材料領用應用以上類別：機加車間鋼板領用、機加車間鋁型材領用、機加車間其他材料領用。工程部領用：材料領用、半成品領用，需要指定成本對象（項目目錄）。轉播車領用：材料領用，指定相應的成本對象（項目目錄）系統(tǒng)集成領用：材料領用、指定相應的成本對象（項目目錄）銷售出庫：【日常業(yè)務】【出庫】- 【銷售出庫】銷售管理模塊與庫存管理模塊集成時，銷售出庫單在銷售管理生成，并且不允許超發(fā)貨單發(fā)貨，這種情況下不可手工填制和手工修改銷售出庫單。只能對銷售出庫單進行審核和棄審處理。注意：對于多媒體倉庫的部分商品在出庫時需要選擇相應的入庫序列號，以便進行跟蹤處理；對于轉播車產(chǎn)品需要進行項目核算，在銷售發(fā)貨

13、單上需要指定對應的成本對象（項目）其它出庫單：【日常業(yè)務】【出庫】- 【其他出庫】用來處理和領用、銷售等沒有直接聯(lián)系的物資增加比如盤虧、借入歸還、調(diào)賬等情況。進入單據(jù)錄入界面。點擊增加 ，進入單據(jù)錄入狀態(tài)；可以生單的，按生單進行參照生單。輸入單據(jù)表頭的各項內(nèi)容，輸入單據(jù)表體的各項內(nèi)容。填寫完畢，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有錯，可以直接將光標移到有關欄目進行修改。在單據(jù)保存前，可以放棄當前單據(jù)，返回單據(jù)查詢界面；如未保存退出，系統(tǒng)提示 “此單據(jù)尚未保存，確定退出嗎？ ”如選擇是，則不保存單據(jù)退出；否則返回錄入界面。保存單據(jù)，單據(jù)狀態(tài)為未審核。未審核的單據(jù)可以修改、刪除。審核單據(jù)：未審核的單據(jù)可以審核，單據(jù)狀態(tài)為已

14、審核，不能修改、刪除。已審核的單據(jù)為有效單據(jù)，可被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參照使用。有下游單據(jù)生成的，系統(tǒng)視為該單據(jù)已執(zhí)行，不能棄審。棄審單據(jù)：已審核的單據(jù)可以棄審，棄審后單據(jù)狀態(tài)為未審核。調(diào)撥單：【日常業(yè)務】【調(diào)撥】調(diào)撥單是指用于倉庫之間存貨的轉庫業(yè)務或部門之間的存貨調(diào)撥業(yè)務的單據(jù)（對于外北京用友軟件股份有限公司北京分公司- 5 -咨詢中心實施部項目最終用戶操作手冊北京英斯泰克視頻技術有限公司協(xié)加工情況參照特殊業(yè)務進行處理）。同一張調(diào)撥單上，如果轉出部門和轉入部門不同，表示部門之間的調(diào)撥業(yè)務； 如果轉出部門和轉入部門相同， 但轉出倉庫和轉入倉庫不同，表示倉庫之間的轉庫業(yè)務?！静僮髁鞒獭空{(diào)撥單手工增

15、加，也可以參照生產(chǎn)訂單填制，出庫類別：調(diào)撥出庫入庫類別：調(diào)撥入庫。調(diào)撥單可以修改、刪除、審核、棄審。調(diào)撥單審核后自動生成其他出庫單、其他入庫單。組裝單：【日常業(yè)務】【組裝拆卸】- 【組裝】組裝指將多個散件組裝成一個配套件的過程，拆卸指將一個配套件拆卸成多個散件的過程。配套件和散件之間是一對多的關系，在產(chǎn)品結構中設置之間的關系。用戶在組裝、拆卸之前應先進行產(chǎn)品結構定義，否則無法進行組裝?！静僮髁鞒獭拷M裝單錄入：出庫類別：半成品領用入庫類別：產(chǎn)成品入庫在表體最后一列需要指定對應的成本對象（項目合同）（如果按照產(chǎn)品結構生成，自動帶出成本對象（項目）組裝單可以修改、刪除、審核、棄審。組裝單審核后自動生

16、成其他出庫單、其他入庫單。盤點業(yè)務：【日常業(yè)務】【盤點】為了保證企業(yè)庫存資產(chǎn)的安全和完整，做到賬實相符，企業(yè)必須對存貨進行定期或不定期的清查，查明存貨盤盈、盤虧、損毀的數(shù)量以及造成的原因，并據(jù)以編制存貨盤點報告表，按規(guī)定程序，報有關部門 ( 總調(diào)、財務部、總經(jīng)理 ) 審批。【業(yè)務流程】選擇盤點方式，增加一張新的盤點表。打印空盤點表。進行實物盤點，并將盤點的結果記錄在盤點表的盤點數(shù)和原因中。實物盤點完成后，根據(jù)盤點表，將盤點結果輸入計算機的盤點表中。出庫類別：盤虧出庫入庫類別 : 盤盈入庫打印盤點表，并將打印出的盤點報告按規(guī)定程序報經(jīng)有關部門批準。將經(jīng)有關部門批準后的盤點表進行審核處理 , 系統(tǒng)

17、自動產(chǎn)生其他入庫單、 其他出庫單調(diào)節(jié)庫存結余數(shù)。單據(jù)審核方式：審核 / 棄審單據(jù)：在實際業(yè)務過程中，審核常常是對當前業(yè)務完成的確認。有些單據(jù)只有經(jīng)過審核，才是有效單據(jù)，才能進入下一流程，被其他單據(jù)參照或被其他功能、其他系統(tǒng)使用。北京用友軟件股份有限公司北京分公司- 6 -咨詢中心實施部項目最終用戶操作手冊北京英斯泰克視頻技術有限公司單據(jù)審核后，可以棄審。有下游單據(jù)生成，或被其他功能、其他系統(tǒng)使用，視為單據(jù)已經(jīng)執(zhí)行，已執(zhí)行的單據(jù)不可棄審。單據(jù)只能整張審核/ 棄審，不可拆單。審核 / 棄審單據(jù)有三種方法：在單據(jù)卡片界面進行審核/ 棄審。在單據(jù)列表界面雙擊單據(jù)記錄，進入單據(jù)卡片界面進行審核/ 棄審。

18、在單據(jù)列表選擇單據(jù)記錄，進行批量審核/ 棄審。單據(jù)工具欄審核、棄審單據(jù)列表菜單工具欄審核、棄審【操作步驟】在單據(jù)界面進行審核/ 棄審：進入單據(jù)界面，系統(tǒng)顯示所選的單據(jù)格式，及最后一次操作的單據(jù)。用鼠標點擊上張、下張、首張、末張按鈕，查找需要審核/ 棄審的單據(jù)；或點擊定位按鈕，利用定位功能查找需要審核/ 棄審的單據(jù)。審核當前單據(jù)：點擊審核按鈕，系統(tǒng)將當前單據(jù)審核，并將當前操作員寫入表尾“審核人”，同時審核按鈕置灰。棄審當前單據(jù)：點擊棄審按鈕，系統(tǒng)將當前單據(jù)棄審，取消“審核人”，同時棄審按鈕置灰。審核 / 棄審完當前單據(jù)，再重復2-4 步驟，直至所有需要審核/ 棄審的單據(jù)審核/ 棄審完畢。在單據(jù)列

19、表界面選擇要審核/ 棄審的單據(jù)進入單據(jù)列表界面，顯示過濾界面。輸入過濾條件，按過濾可過濾出符合條件的單據(jù)列表記錄；用戶可以按工具欄查詢按鈕重新查詢。將光標移到要審核/ 棄審的單據(jù)的任一行，或點擊定位按鈕，利用定位功能查找要審核 / 棄審的單據(jù)，雙擊單據(jù)行進入該單據(jù)查詢狀態(tài)，進行單據(jù)審核/ 棄審，操作說明見上。在單據(jù)列表界面進行批量審核/ 棄審進入單據(jù)列表界面，顯示過濾界面。輸入過濾條件，按過濾可過濾出符合條件的單據(jù)列表記錄；用戶可以按工具欄過濾按鈕重新查詢。點擊選擇，則選擇當前行；再點擊，則取消選擇；單擊全選，再單擊全選取消所有選擇。北京用友軟件股份有限公司北京分公司- 7 -咨詢中心實施部項

20、目最終用戶操作手冊北京英斯泰克視頻技術有限公司選單完畢，按確認則所選單據(jù)被審核/ 棄審，執(zhí)行完畢系統(tǒng)提示成功/ 失敗信息。3、特殊業(yè)務：外協(xié)加工處理：日常應用處理：首先將每個外協(xié)加工廠作公司倉庫管理，倉庫編號為20-50 之間；在每個需要外協(xié)的存貨上增加自定義項“外協(xié)核算單位數(shù)量（例如：需要噴塑的則為噴塑面積）”；外協(xié)加工廠需要在供應商檔案中進行維護，增加一個外協(xié)加工廠類，每個外協(xié)加工廠作為供應商進行維護，在供應商中則加自定義項“加工費用單價”，以備統(tǒng)計計算應用。處理流程：機加車間生產(chǎn)半成品完畢，車間手工填加完工通知單（一式兩份，分別轉質(zhì)檢、 財務），在入庫時由質(zhì)檢部進行質(zhì)量檢驗，檢驗合格后質(zhì)

21、檢部門填加質(zhì)檢單，倉庫記賬人員依據(jù)完工通知單、質(zhì)檢單填制完工產(chǎn)品入庫單（一式四聯(lián)，轉庫保、庫房記賬、財務、車間），所入倉庫為機加車間倉庫。需要進行外協(xié)加工的半成品由車間提出申請，總調(diào)室確定外協(xié)加工廠，下達外協(xié)加工任務單，將半成品調(diào)撥到外協(xié)加工廠倉庫；出庫類別為委外加工出庫，入庫類別為委外加工入庫。總調(diào)室將此調(diào)撥單進行打印出來，交倉庫進行發(fā)貨，實物出庫后，庫管人員在調(diào)撥單上進行手工簽字；庫房記賬人員在系統(tǒng)生成的其他出庫單上進行審核，總調(diào)人員在其它入庫單上進行簽字確認。外協(xié)加工完成后，外協(xié)加工廠將貨物送到公司半成品庫，質(zhì)檢部進行質(zhì)量檢驗，檢驗合格后庫存記賬員填制外協(xié)加工入庫單將外協(xié)加工產(chǎn)品調(diào)撥回半

22、成品倉庫，庫房管理人員對系統(tǒng)產(chǎn)生的其他入庫單進行簽字確認后，在庫存管理模塊進行簽字確認。出庫類別：委外加工出庫入庫類別：委外加工入庫委外加廠商在外協(xié)加工入庫單上增加三列，外協(xié)費用種類、外協(xié)加工單價、外協(xié)加工費用根據(jù)外協(xié)加工入庫數(shù)量和外協(xié)費用單價（采購部門確定）進行統(tǒng)計外協(xié)加工費用。財務往來會計據(jù)此在應付賬款錄入應付單，列制造費用，掛應付賬款。根據(jù)查詢表，系統(tǒng)自動統(tǒng)計當月的各產(chǎn)品各種外協(xié)費用發(fā)生情況。備品件管理：管理對象：針對項目采購，其全部成本已經(jīng)全部轉入到項目中，在實際使用中只使用其中一部分零件，造成庫存結存?zhèn)淦妨慵?，成賬外物資。在采購時，因為成套件的緣故， 造成使用某部分零件， 采購時不得

23、不采購整套設備，在生產(chǎn)車間領用所需部件后，剩余備件結存庫房，賬面存在而實物不完整。日應用處理：增加虛擬庫房單獨管理備用件，參加運算。實際業(yè)務處理中，針對情況區(qū)別處理：針對第一種情況，零件采購應用正常處理流程，在做材料領用時，將整個產(chǎn)品套件北京用友軟件股份有限公司北京分公司- 8 -咨詢中心實施部項目最終用戶操作手冊北京英斯泰克視頻技術有限公司成本全部轉入到項目成本中；對于結存的備品零部件，通過其他入庫單增加到備用部件庫，單價為 0；以后需要使用時直接從備品部件庫進行領用。針對第二種業(yè)務情況：在商品購進后，在庫存系統(tǒng)按照整個套間的結構進行拆卸，分為具體明細部件名稱，領用時直接領用所需的零部件名稱

24、、數(shù)量結轉對應成本；剩余的備用部件在原有庫房進行繼續(xù)管理，材料核算會計根據(jù)拆卸情況，單獨核算每個備件成本。借出物資管理：前提：因為借出物資在所有權上仍然為公司所有，所以增加虛擬庫房“借出物資倉庫”管理主要為公司之間的借出借入管理物資，部門借入借出零星物資不予管理。發(fā)生借出業(yè)務，必須經(jīng)相關部門進行報告，經(jīng)總經(jīng)理進行同意后方可進行處理，沒有手續(xù)及確認不能進行處理。日常應用：借出 :庫房填制一張調(diào)撥單，將材料調(diào)撥至借出物資倉庫，出庫類別：借出出庫入庫類別：借出物資。在備注說明借用物資公司、歸還時間；進行打印留存，需要相關經(jīng)辦人員在單據(jù)上進行手工簽字，辦理完實物出庫后，庫房記賬人員對調(diào)撥單進行審核，對其自動產(chǎn)生的其他出庫單，其它出庫單進行在庫存管理模塊進行