建設工程檔案管理辦法

1、建設工程文件檔案治理方法1業(yè)務目標標準建設工程文件檔案的收集、編制、歸檔和利用,為生產(chǎn)經(jīng)營活動根底設施保證.2業(yè)務風險2.1沒有建立有效的文件檔案治理系統(tǒng), 可能造成工程的審核審批手續(xù)不明確, 影響工作效 率；2.2建筑工程的檔案收集治理不當,可能造成根底設施的資料信息缺失,對根底設施的維修 維護帶來困難.3業(yè)務范圍本制度所指的建設工程文件檔案,包括建設工程過程中所形成的具有保存價值的以文 字、圖紙、圖表、聲像等為載體的文件材料,能真實、完整地反映建設工程全過程的技術、 經(jīng)濟、治理等方面的工作和建設工程的實際狀況.本制度適用丁 XX下屆所有業(yè)務板塊的新建、改建或擴建工程工程.4相關規(guī)定4.1檔

2、案治理機構及責任4.1.1建設工程工程組為該工程工程文件整理歸檔的直接責任單位,工程組組長是第一責任人.建設工程檔案治理的主要責任包括：1落實建設工程文件整理歸檔的部門和人員的責任.2在工程招標中,與勘察、設計、監(jiān)理、施工、器材供給等單位簽訂協(xié)議、合同時, 應對提供相應工程文件的套份數(shù)量、質(zhì)量要求、提供時間等提出明確的整理歸檔要求 和違約責任.3負責收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的工程文件,并進行組卷和歸檔.4負責組織、監(jiān)督和檢查相關勘察、設計、監(jiān)理、施工、器材供給等單位的工程文件 的編制工作.在建設工程監(jiān)理階段、施工階段和竣工圖階段的工作完成后進行收集和歸檔.5在組織工程竣工驗收前

3、,應先對工程文件檔案進行預驗收,合格后再申請工程竣工 驗收.工程竣工驗收合格三個月內(nèi)完成歸檔和移交工作.4.1.2各建設工程的建設工程文件檔案,由工程組及時報送各運營中央辦公室存檔、驗收, 并依據(jù)?股份公司關丁在建工程的考核方法?進行考核.4.1.3各建設單位工程組應落實相關部門和人員履行檔案治理責任,對本級檔案歸檔負責. 綜合治理部門應對工程文件的整理歸檔工作進行效勞、監(jiān)督和檢查,對檢查的結果提出改 進的意見,并進行獎勵和處分,同時對本級檔案歸檔負責.投資開展部對該項工作進行服 務、督導、檢查.4.2工程文件歸檔的范圍4.2.1工程文件根據(jù)建設程序可以分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件

4、、竣工圖、 竣工驗收文件等五個階段進行編制和組卷.其各階段歸檔的工程文件范圍和深度應能真實 完整地反響工程的實際狀況,根據(jù)建設工程的投資規(guī)模大小和復雜程度,根據(jù)國家標準 GB/T50328-2001的歸檔目錄進行調(diào)整.4.2.2工程準備階段工程文件,包括立項、審批、征地、勘察、設計、招投標的文件.歸檔 文件中主要有：工程建議書及批復,可行性研究報告及批復,環(huán)境影響評價報告及批復, 平安性預評價及批復,技術方案設計及批復,用地申請和批復,廠址場地地形圖,國有土 地使用許可證,工程地質(zhì)水文勘察報告,全部各專業(yè)施工設計圖及政府相關部門審查意見, 建設規(guī)劃許可證,建設工程施工許可證,各類商務合同及技術

5、協(xié)議,各級上級主管部門和 政府職能部門相關的文件和施工前期行政、技術準備的各類報表等資料.4.2.3監(jiān)理階段歸檔的文件、施工階段歸檔文件按當?shù)亟ㄔO主管政府部門的要求和國家標準 GB/T50328-2001的規(guī)定來確定.根底工程,主體結構工程,涉及重要結構平安和工藝設備 重要安裝部位的隱蔽工程,在隱蔽前要拍照歸檔,拍照前在現(xiàn)場要標識所屆部位,歸檔時 附照片說明.主要建材、器材、鋼材、各種標準及非標準設備的質(zhì)量合格證實,復檢證實, 施工過程中的試驗、測試合格證實,完工檢查和試車合格證實,發(fā)生重大事故的報告和處 理結果等.4.2.4竣工圖階段歸檔文件主要有：總平面布置圖,豎向布置圖,給排水、熱能動力

6、、電力、 通訊、工藝管路等管網(wǎng)綜合圖,各單位工程、各專業(yè)竣工圖等.4.2.5竣工驗收階段工程文件主要有：工程竣工總結,工程驗收報告,工程質(zhì)量保修書,工 程預、決算文件,集團監(jiān)察審計部工程審計結論報告等.財務文件包括交付使用財產(chǎn)總表 和財產(chǎn)明細表,設備固定資產(chǎn)臺帳明細表. 建設工程中重要的具有可追溯保存價值的照片、 錄像等影像資料要歸檔.文字、圖樣文件的電子版要整理歸檔.4.3建設過程檔案治理4.3.1現(xiàn)場監(jiān)理負責對工程檔案的收集、歸納、整理和組卷是檔案治理的主要執(zhí)行者.4.3.2工程文件的申報表格必須采用投資開展部提供的文件標準格式編寫,具體格式參照考核表的標準表格.4.3.3工程文件的分類原

7、那么：1符合國家檔案治理現(xiàn)行標準.2力求簡潔活晰,分級體系不宜過多,查找路徑盡可能少.3易丁各專業(yè)工程師理解和查找.4利丁工程竣工后進行檔案整理.4.3.4所有文件應有專柜存放、妥善保管,加鎖,每月定期活理翻動,通風,防濕、防蟲、 防霉、防喪失,保證文件的平安.4.3.5建立嚴格的借閱、移交和保密制度：1凡因工作需要借閱文件必須進行登記.登記必須包括文件名稱、借用人、日期、擬 借用時間、歸還時間等內(nèi)容.2外單位的人員如需借閱有關非保密資料時,須征得工程公司總經(jīng)理的同意,并作好 登記.保密資料概不外借.3因人員變動等因素造成工程資料移交,必須做好資料活單,移交人、接收人、監(jiān)督 人分別簽字確認.4

8、所有工程類文件都必須注意保密,嚴禁公司以外人員隨意查閱.機密文件按密級保 管,不得隨便放置丁公共場所,不得私自摘錄或對外泄露5文件銷毀必須經(jīng)運營中央投資開展部批準前方可進行.經(jīng)二人以上監(jiān)督銷毀,任何 人不得私自銷毀文件.4.3.6所有工程合同原件在工程未完成之前必須存放在工程組財務部專人保管.其它部門只能使用復印件,工程竣工后一起歸類組卷入檔.工程竣工驗收以后兩個月內(nèi)應將所有文件 根據(jù)要求整理歸檔,并與檔案治理部門履行文件交接手續(xù).4.3.7電子資料治理及圖紙治理要點：1所有的電子文檔登記編號均與紙質(zhì)文檔編號一一對應,查詢某個文檔時,可以通過 電子查詢體系很方便地找到文件所在檔案柜編號、柜內(nèi)分

9、隔編號、案卷號及文件存放流水 號.有些紙質(zhì)文件可能沒有電子文檔,那么就應建立一個文檔用以說明該文檔主要內(nèi)容, 存放位置,存檔編號等,以便查閱.2工程工程部工作人員必須對自己編寫過的電子文件進行分類保存.3電子文件不應保存在電腦系統(tǒng)盤上系統(tǒng)盤一般為C盤,包括“我的文檔和“桌面, 防止因系統(tǒng)損壞而造成文件喪失.4工程工程電子資料的治理必須根據(jù)公司要求進行建設治理,并設置權限在內(nèi)部網(wǎng)上5工程工程電子資料必須定期進行備份,刻錄成盤,預防意外事件發(fā)生造成文件喪失.6建立電子圖紙變更登記表,記錄活楚圖紙修改時間、圖號、內(nèi)容、數(shù)量等信息.7修改確定的圖紙應及時替換、及時下發(fā).作廢的圖紙及時回收,并書面通知施

10、工單 位、監(jiān)理單位.回收后應妥善保存,注明作廢日期等信息,待工程完工后再行處理.4.4工程文件歸檔的質(zhì)量要求4.4.1歸檔的工程文件應為原件,必須真實與工程實際相符合.4.4.2歸檔文件的內(nèi)容必須符合相關技術標準、 標準和法律法規(guī),相關責任人簽字、簽章齊 全有效.如為外文版的合同或圖紙等文件的應用中、外兩種文字對照版資料.4.4.3文字材料的幅面宜為A4規(guī)格,采用能長期保存的紙張.采用耐久性強不易褪色的書 寫材料,如碳素墨水.不采用紅色墨水,純蘭墨水,鉛筆,圓珠筆,復寫紙等.4.4.4設計圖紙應符合國家標準,一般采用蘭曬圖,加蓋不易褪色的紅印泥設計專用出圖章, 按A4幅面折疊.竣工圖應是新藍圖

11、,加蓋竣工圖紅印泥章,竣工圖章上必須有施工單位名 稱、施工單位技術負責人姓名,監(jiān)理單位名稱、總監(jiān)姓名,編制日期等內(nèi)容.計算機出圖 時,不得使用其復印件存檔.4.4.5可以利用施工圖作竣工圖.在施工中對施工圖作修改的,在原施工圖上文字、數(shù)字變 更應作劃改,圖樣局部變更應作圈改,并標注變更依據(jù)后作為竣工圖.圖樣變動較大,不 能活晰說明變動前、后的情況,要重新繪制竣工圖,在竣工圖圖樣上標明變更的依據(jù).4.5歸檔文件組卷的一般規(guī)定 4.5.1在同一時期內(nèi),按同一工程總體設計、施工,經(jīng)濟上實行統(tǒng)一核算,組織上實行統(tǒng)一 治理的工程工程,竣工后都應整理成套資料歸檔；4.5.2分期實施的工程應分期單獨成套整理

12、歸檔.每一個工程工程應整理兩套檔案,一套存建設單位工程公司,另一套報送運營中央辦公室歸檔.4.5.3案卷歸檔應遵循工程文件自然形成的規(guī)律、程序、卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系的原那么組卷.一個案卷一般厚度不宜超過40mm 一個建設工程由多個單位工程組成時,應按單位工程組 卷：1工程準備階段文件可按建設程序、專業(yè)、形成單位等組卷.2監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷.3施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷.4竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷.5竣工驗收文件可按單位工程、專業(yè)組卷.4.6卷內(nèi)文件的編排要求4.6.1卷內(nèi)文件的排列,文字材料按事項、專業(yè)為序.同一事項批復在請示之前,主件在

13、附 件之前.圖紙按專業(yè)、工程為序,設計修改在原圖之前排列.4.6.2卷內(nèi)目錄,卷內(nèi)備考表排在首頁之前,式樣及填寫標準.4.6.3卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號,每卷單獨編號.頁號從“1開始.封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編號.頁面編號的位置,單面書寫的文件在頁面右下角,雙面書寫 的文件正面在右下角,反面在左下角.成套圖紙或印刷成冊的文件,自成一卷的,不必另編寫卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表,不必 重新編寫貞碼.4.6.4卷內(nèi)歸檔文件散貞的應裝訂,采用三孔左側線繩裝訂法.成套圖紙或成套文件已裝訂 自成一卷的,不必再裝訂.4.7案卷的編碼規(guī)那么4.7.1工程文件的編碼由投資開展部統(tǒng)一制定.每套竣工檔案,應當編制索引目錄卷,案卷檔號為零卷,不計入總卷數(shù)內(nèi).索引目錄卷由編制說明、案卷目錄及各卷內(nèi)目錄組成.編制說明的內(nèi)容應包括工程概況、竣工檔案編制的概況、案卷檔號的編寫說明,及案 卷總數(shù)、圖紙卷數(shù)、張數(shù),照片卷數(shù)、張數(shù),電子文檔卷數(shù)、件數(shù)等.4.7.2案卷檔號按建設程序、文檔形成單位、單位工程、專業(yè)的原那么,順序按案卷流水編號.案卷檔號由建設單位編排.4.7.3案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式.卷盒及卷火外表尺寸為高310mm寬220mm案卷封面應標明案卷檔號、共 X卷、第Y卷,工程工程名稱、單位工程名稱、專業(yè)名 稱、文件名稱,形成文件的原編制單位,卷內(nèi)全部文件形成的起止日期.