ERP中的財(cái)務(wù)管理集成

1、ERP 中的財(cái)務(wù)管理集成聲明:本系列文章由著名 SAP實(shí)施顧問：王紋著作 ERP 中的財(cái)務(wù)管理 ERP 數(shù)字會(huì)說話節(jié)選 個(gè)人學(xué)習(xí)使用嚴(yán)禁轉(zhuǎn)載點(diǎn)評(píng)：我承認(rèn)這是一篇很好的 ERP 美文，很難得，希望對(duì)大 家有所幫助財(cái)務(wù)四大基礎(chǔ)模塊ERP 系統(tǒng)是分模塊的，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)領(lǐng)域，一般總會(huì)有如下的4 大模塊：總帳，應(yīng)收帳款，應(yīng)付帳款和固定資產(chǎn)。如圖一 所示，這四個(gè)模塊本身是相互集成的（圖中以連接模塊的線 條代表模塊間的集成） ，比如當(dāng)用戶對(duì)應(yīng)收，應(yīng)付和資產(chǎn)三 個(gè)明細(xì)分類帳進(jìn)行操作時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)更新總分類帳中的數(shù) 據(jù)。生產(chǎn)成本（成本結(jié)轉(zhuǎn)）品銷售成本期間費(fèi)用銀行對(duì)帳單（帳務(wù)方式）發(fā)票收款應(yīng)收催款對(duì)帳利息信用控制外

2、幣業(yè)務(wù)應(yīng)付自動(dòng)付款 支票官理 外幣業(yè)務(wù)發(fā)票總帳資產(chǎn)負(fù)債表 和損益表 自動(dòng)清帳利息外幣業(yè)務(wù)帳務(wù)處理記提折舊處置轉(zhuǎn)移在建工程完工單據(jù)的傳業(yè)務(wù)處圖1:財(cái)務(wù)四大基礎(chǔ)模塊這四大基礎(chǔ)模塊可以構(gòu)成一個(gè)獨(dú)立的會(huì)計(jì)軟件-它具有和 其他會(huì)計(jì)軟件一樣的特征：帳務(wù)處理和業(yè)務(wù)處理是分開的所謂業(yè)務(wù)處理是指企業(yè)日常運(yùn)作的具體業(yè)務(wù)，比如根據(jù)銷售 定單和定單履行情況開出銷售發(fā)票；根據(jù)采購定單和收貨情 況校驗(yàn)收到的發(fā)票；以及所有的庫存收發(fā)業(yè)務(wù)等等。而所謂 帳務(wù)處理是指財(cái)務(wù)人員根據(jù)原始憑證（包括外部的，如發(fā)票，和內(nèi)部的，如入庫單）編制會(huì)計(jì)分錄，在系統(tǒng)中記錄下來。對(duì)于一般會(huì)計(jì)軟件而言帳務(wù)處理和業(yè)務(wù)處理是分開的，它們之間是通過單據(jù)在企

3、業(yè)內(nèi)部其他部門和財(cái)務(wù)部門間的傳遞 和核對(duì)完成的，同時(shí)財(cái)務(wù)人員需要利用專業(yè)知識(shí)分析業(yè)務(wù)和編制分錄。同時(shí)除了最基礎(chǔ)的借貸，科目和金額以外，財(cái)務(wù)人員可能還需要手工錄入一些附加信息，以利于日后做一些簡(jiǎn)單的匯總分析，這些附加信息是以憑證輸入時(shí)的附加字段 體現(xiàn)的。圖一右下角紅色的粗箭頭代表了這種分開處理的過 程。雖然大方向上是一致的，但是不同的軟件之間在功能上還是會(huì)有很大的差別的，圖一中列舉了一些這四大基礎(chǔ)模塊的功能。模塊外部的紅色箭頭是需要手工輸入的功能，模塊內(nèi)部 的則是系統(tǒng)可以自動(dòng)完成的功能。事實(shí)上有些功能已經(jīng)體現(xiàn) 了 ERP 業(yè)務(wù)處理和帳務(wù)處理統(tǒng)一的特征， 比如圖一中的紅圈 所示的自動(dòng)付款功能。我們

4、將在下一章中集中介紹這四大模塊的基本功能。集成下的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) 如果 ERP 的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊僅僅是一般會(huì)計(jì)軟件的功能延伸和加強(qiáng)，那它不會(huì)在最近的10年間對(duì)全球企業(yè)的財(cái)務(wù)實(shí)踐帶來如此巨大的變革。而ERP本身的集成性，決定了它的財(cái) 務(wù)會(huì)計(jì)模塊完全融入到了企業(yè)整體的流程中，圖二描述了在 集成環(huán)境下的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊。理，企業(yè)物流管理的流程和功能不是本文所要討論的內(nèi)容， 圖二中我們大致例舉了一些物流模塊的基本功能（在圖中各 模塊內(nèi)部）。在下面我們要著重介紹的是物流模塊和財(cái)務(wù)會(huì) 計(jì)的集成關(guān)系，本章主要介紹以下 7個(gè)集成點(diǎn)：銷售開票，銷售發(fā)貨，采購收貨，發(fā)票校驗(yàn)，其他收發(fā)貨，盤點(diǎn)和估價(jià)銷售開票 銷售開票的過程其實(shí)

5、是在 ERP 系統(tǒng)中生成一帳開票憑證 （ BillingDocuments ）。發(fā)票，形式發(fā)票，紅字發(fā)票和貸項(xiàng) 憑證都是不同類型的開票憑證。我們通常提到的發(fā)票（如增 值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）是根據(jù)系統(tǒng)中的開票憑證套打出 來的實(shí)物憑證。在下文中如果不特別指明實(shí)物發(fā)票，那“發(fā) 票”都是指系統(tǒng)中保存的開票憑證。ERP 系統(tǒng)是集成的，而銷售開票又是銷售流程的最后一個(gè)環(huán) 節(jié)。因此發(fā)票在系統(tǒng)中不是孤立的，它一般是參照先行的其 他憑證（如銷售定單或發(fā)貨單）建立的，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)一定的 規(guī)則自動(dòng)的復(fù)制這些先行憑證的信息，從而使得開票的過程 盡可能得簡(jiǎn)單，也防止了錯(cuò)誤的產(chǎn)生。發(fā)票的結(jié)構(gòu) 發(fā)票由一個(gè)發(fā)票抬頭和多條行項(xiàng)

6、目構(gòu)成。在發(fā)票抬頭系統(tǒng)保 存了關(guān)于整張發(fā)票的信息，比如付款方（客戶） ，開票日期， 整張發(fā)票的凈金額，幣種，付款條款，國際貿(mào)易條件，售達(dá) 方（有時(shí)候付款方和售達(dá)方是不同的） ，價(jià)格條款（比如針 對(duì)整張發(fā)票的折扣） 。行項(xiàng)目中保存了僅對(duì)該行有用的信息， 比如商品，數(shù)量，該行凈金額，重量和體積，參照憑證的編 號(hào)（比如，該發(fā)票針對(duì)的發(fā)貨單號(hào)） ，價(jià)格條款（比如貨款， 運(yùn)費(fèi)，折扣，增值稅等等） 。 可以發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的發(fā)票所保存的信息大大超過了實(shí)物發(fā)票 所需要的，在套打?qū)嵨锇l(fā)票時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)各國家和企業(yè)的 規(guī)定選取相關(guān)的信息，按規(guī)定的格式打印出來。開票方式 從參照憑證（定單或發(fā)貨單）生成發(fā)票，系統(tǒng)提供了如

7、下一 些可能的方法： 1只要某些數(shù)據(jù)吻合，你可以合并多張不同的憑證（銷售 定單和 /或發(fā)貨單） 的全部或一部分， 開出一張發(fā)票。 前提 條件是：首先，需要從這些參考憑證中復(fù)制的的發(fā)票抬頭 數(shù)據(jù)在這些憑證中都是一致的。其次，拆分開票的條件不 成立。比如在處理到期的開票清單時(shí)，系統(tǒng)會(huì)合并那些具有相同的客戶編號(hào)，銷售組織和開票類型的參照憑證，如果上述的前提條件都滿足，系統(tǒng)將開出一張發(fā)票2如果你希望在某些情況下發(fā)票是分開的，比如希望同一 張交貨單上的很多商品按不同的商品組分開開票，那么可 以通過定義拆分開票規(guī)則來實(shí)現(xiàn)。3當(dāng)然你也可以針對(duì)每張銷售憑證開一張發(fā)票，比如每張 發(fā)貨單一張發(fā)票。在具體執(zhí)行開票時(shí)

8、，系統(tǒng)提供了如下方法： 1定單或發(fā)貨單個(gè)別開票。我們可以針對(duì)整張定單，個(gè)別行項(xiàng)目或行項(xiàng)目的部分?jǐn)?shù)量進(jìn)行個(gè)別開票。2手工處理到期開票清單。我們可以使用到期開票清單來 處理開票，在這種情況下財(cái)務(wù)人員不需要針對(duì)某張銷售定 單或發(fā)貨單單獨(dú)開票。我們只需要輸入選擇條件，系統(tǒng)會(huì) 自動(dòng)挑選那些符合條件的定單或發(fā)貨單，生成到期開票清 單。經(jīng)過手工編輯和模擬后就可以實(shí)際開票了。3 后臺(tái)自動(dòng)處理到期開票清單。 為了減少處理時(shí)間和人力， 可以將到期開票清單的處理安排在系統(tǒng)后臺(tái)完成，比如每 天下午 4 點(diǎn)由系統(tǒng)自動(dòng)生成。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)過帳當(dāng)開票這一業(yè)務(wù)處理在系統(tǒng)中完成后， 通過 ERP 系統(tǒng)的集成 功能，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊會(huì)自

9、動(dòng)生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄。圖二中 “開票”標(biāo)簽所指的箭頭就代表了這種自動(dòng)過帳。但是為了 增強(qiáng)靈活性，也可以對(duì)于某些類型的開票憑證自動(dòng)凍結(jié)過 帳，這樣在流程設(shè)計(jì)時(shí)在正式過帳前可以加入控制點(diǎn)。而當(dāng) 控制完成后，過帳也僅僅是一個(gè)按鈕的工作了。 對(duì)于會(huì)計(jì)科目，系統(tǒng)是綜合 4 個(gè)數(shù)據(jù)自動(dòng)判斷的，它們分別 是銷售組織，客戶組，商品組和價(jià)格條款。這樣系統(tǒng)可以自 動(dòng)將貨款和增值稅分別計(jì)入“產(chǎn)品銷售收入”和“應(yīng)交稅金 -增值稅 -銷項(xiàng)”科目中，同樣的如果價(jià)格條款中還有運(yùn)費(fèi)和 折扣，可以分別計(jì)入產(chǎn)品銷售收入的二級(jí)科目中。此外這種 科目確定的機(jī)制也使得我們可以根據(jù)銷售組織，客戶組和商 品組設(shè)置二級(jí)或三級(jí)科目。不過需要指

10、出的是雖然系統(tǒng)提供 了這些靈活性，但是在實(shí)際實(shí)施中我們未必需要這樣做，特 別是當(dāng)我們同時(shí)實(shí)施了盈利分析模塊時(shí)，此類分析將沒有必 要通過科目來完成。盈利分析將在管理會(huì)計(jì)的相關(guān)章節(jié)中具 體介紹。 對(duì)于金額的確定，系統(tǒng)是根據(jù)發(fā)票中各價(jià)格條款的金額來決 定的。定價(jià)功能是 ERP 銷售模塊的一個(gè)非常有力也非常有趣 的功能。本文不做詳細(xì)的介紹。有一點(diǎn)需指出的是我們?cè)趯?shí) 施時(shí)，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和管理要求，決定開票時(shí)是 直接從銷售定單復(fù)制價(jià)格呢，還是允許修改或重定價(jià)（這種 配置是基于發(fā)票類別的） 。對(duì)于定價(jià)功能和科目自動(dòng)確定功能的一個(gè)應(yīng)用是消費(fèi)稅的 計(jì)算和過帳，我們可以在銷售定價(jià)模板中增加一增一減兩個(gè)

11、價(jià)格條款，它們的計(jì)算規(guī)則是貨款的百分比，兩者分別指向 “產(chǎn)品銷售稅金和附加 - 消費(fèi)稅”和“應(yīng)交稅金 -消費(fèi)稅”科 目，同時(shí)消費(fèi)稅率維護(hù)在和商品相關(guān)的定價(jià)表中。因?yàn)橄M(fèi) 稅是價(jià)內(nèi)稅，所以我們的實(shí)物發(fā)票中并不體現(xiàn)，但是財(cái)務(wù)會(huì) 計(jì)上卻即時(shí)地記帳了。這個(gè)問題的另一個(gè)解決方法是月末定 期地運(yùn)行報(bào)表計(jì)算消費(fèi)稅額，并自動(dòng)批輸入過帳。兩者都是 可行的，也都可以自動(dòng)生成納稅申報(bào)表，前者的好處是記錄 的實(shí)時(shí)性，從而有利于盈利分析 折扣和折讓 如果銷售已經(jīng)完成，但是客戶對(duì)于產(chǎn)品的質(zhì)量或者別的方面存在異議，雙方協(xié)商以折扣和折讓的方式處理。在系統(tǒng)中可 以有如下 3 種處理方案：第一 ：用貸項(xiàng)憑證的形式來處理折扣和折讓

12、。貸項(xiàng)憑證在系統(tǒng)中和發(fā)票一樣，是一種不同類型的開票憑證。貸項(xiàng)憑證可以參照發(fā)票或者貸項(xiàng)憑證申請(qǐng)來創(chuàng)建，而且既可以針對(duì)整張發(fā)票也可以針對(duì)部分行項(xiàng)目，還可以針對(duì)行項(xiàng)目中的部分?jǐn)?shù)量。使用貸項(xiàng)憑證申請(qǐng)，我們可以走正規(guī)的客戶投訴和扣款 流程，保證完善的內(nèi)部控制。如果我們不準(zhǔn)備對(duì)實(shí)物發(fā)票，特別是增值稅發(fā)票做任何處 理，那么通過配置， 可以讓系統(tǒng)自動(dòng)生成如下會(huì)計(jì)分錄： 借： 產(chǎn)品銷售折扣和折讓貸：應(yīng)收帳款 - 客戶明細(xì)。對(duì)于這種處理方法需要注意如下兩點(diǎn)：第一，貸項(xiàng)憑證沒有增值稅發(fā)票作為原始憑證，因此在我國是不能減少增值稅銷項(xiàng)額的，因此折扣應(yīng)該給不含稅價(jià)，否則折扣中的增值稅部 分就只能由銷售方作為費(fèi)用多承擔(dān)了。

13、但是在實(shí)際業(yè)務(wù)中這 往往會(huì)使雙方的業(yè)務(wù)人員夾纏不清，無法理解。第二，正由于貸項(xiàng)憑證沒有發(fā)票做原始憑證，在我國的實(shí)施中可能會(huì)引 起企業(yè)所得稅上的麻煩。但這種方案的優(yōu)點(diǎn)是明顯的：它不涉及對(duì)原增值稅發(fā)票的處 理，而眾所周知，這類處理在我國是非常難的。第二 ：用取消發(fā)票并重開來解決折扣和折讓的問題。取消發(fā)票在系統(tǒng)中會(huì)生成反方向的紅字發(fā)票和沖銷會(huì)計(jì)分錄，業(yè)務(wù)人員取消原發(fā)票后重新開票，并更改價(jià)格條款。從 實(shí)物發(fā)票的角度，會(huì)有如下兩種情況：1 如果對(duì)方能夠返還兩聯(lián)增值稅發(fā)票 , 我們可以開出紅字發(fā) 票，其中記帳聯(lián)作為減少銷項(xiàng)稅的原始憑證。其他三聯(lián)和返 還的原發(fā)票的兩聯(lián)應(yīng)妥善保管。2 如果對(duì)方不能返還兩聯(lián)中的

14、任何一聯(lián)，必須做如下操作： 客戶應(yīng)從當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門取得退貨或折扣證明單并交給銷售 方。銷售方開出紅字發(fā)票，其中兩聯(lián)作為其減少銷項(xiàng)稅的原 始憑證，另兩聯(lián)交給客戶。第三 仍然用貸項(xiàng)憑證的功能，只是通過配置，讓系統(tǒng)自動(dòng)生 成如下會(huì)計(jì)分錄：借：產(chǎn)品銷售收入借：應(yīng)交稅金 -增值稅 -銷項(xiàng)貸： 應(yīng)收帳款 - 客戶明細(xì)， 金額為折扣金額。 同時(shí)手工開 具紅字發(fā)票，金額為原發(fā)票金額。再手工根據(jù)折扣后金額重 開發(fā)票。將紅字發(fā)票和重開發(fā)票同時(shí)作為貸項(xiàng)憑證的原始憑 證。需要注意的是 ERP 中在很多情況下使用貸項(xiàng)憑證， 貸項(xiàng)憑證 是直接以后續(xù)的調(diào)整金額記帳的。但是我國增值稅管理要求 對(duì)于增值稅發(fā)票變更的處理，一般都是

15、先用紅字發(fā)票沖銷， 隨后在對(duì)變更后的金額開具發(fā)票。所以在實(shí)施中要么仍然使 用貸項(xiàng)憑證的方法，只是手工開紅字發(fā)票和重開發(fā)票，并將 兩者一起作為貸項(xiàng)憑證的原始憑證，如本節(jié)中的第三種方案 和下一節(jié)中的第二種方案。 要么在 ERP 流程中也使用這種先 沖銷，再重開的方式，如本節(jié)中的第二種方案和下一節(jié)中的 第三種方案。不過這兩種方案都避免不了紅字發(fā)票難開的問 題，這已經(jīng)不是 ERP 系統(tǒng)的問題， 在實(shí)務(wù)中企業(yè)也會(huì)考慮其 他的避免方法，比如本節(jié)第一種方案和下一節(jié)中第一種方 案，以避免開紅字發(fā)票。退貨 對(duì)于客戶投訴的另一種解決方法是退貨。 在系統(tǒng)中有 3 種處 理方案： 第一：標(biāo)準(zhǔn)的退貨流程。首先是建立退貨

16、憑證，退貨憑證可 以是針對(duì)銷售定單或針對(duì)發(fā)票。當(dāng)貨物實(shí)際退回時(shí)，倉庫參 照退貨憑證做入庫處理， 系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)分錄借： 存貨貸： 產(chǎn)品銷售成本。如果需要補(bǔ)貨，那么做補(bǔ)貨的發(fā)貨處理，系 統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)分錄借：產(chǎn)品銷售成本貸：存貨。這種情況 不影響開票和實(shí)物發(fā)票。 第二：如果客戶不要補(bǔ)貨，而要退回貨款，那系統(tǒng)將針對(duì)退 貨開出貸項(xiàng)憑證，并自動(dòng)生成如下分錄：借：產(chǎn)品銷售收入 借：應(yīng)交稅金 -增值稅 - 銷項(xiàng)貸：應(yīng)收帳款 - 客戶明細(xì)，金額為 退貨部分的售價(jià)。同時(shí)財(cái)務(wù)人員手工開具紅字發(fā)票，金額為 原發(fā)票金額。再手工根據(jù)退貨后余額重開發(fā)票。將紅字發(fā)票 和重開發(fā)票同時(shí)作為貸項(xiàng)憑證的原始憑證。 第三：對(duì)于不

17、要求補(bǔ)貨的退貨， 我們也可以不建立退貨憑證， 而直接取消原發(fā)票（對(duì)應(yīng)紅字發(fā)票） ，退貨入庫后，再重新 開出發(fā)票(對(duì)應(yīng)重開的增值稅發(fā)票)o返利 返利是指根據(jù)客戶或者經(jīng)銷商在一定期間里的購買量，而定 期返還給他們的款項(xiàng)。 在銷售模塊， 我們需要維護(hù)返利協(xié)議。 在返利協(xié)議中，必須指明： <1> 誰可以得到返利。 <2> 返利 的標(biāo)準(zhǔn)。 <3> 協(xié)議的有效期。 <4> 是否需要在會(huì)計(jì)上記提返 利。同時(shí)銷售部門需要維護(hù)各種產(chǎn)品或產(chǎn)品組的返利比例。 返利比例可以是直線的，也可以是坎級(jí)的：對(duì)于越大的購買 量，返利比例也越高。 銷售模塊會(huì)跟蹤所有和返利相關(guān)的開票

18、憑證。根據(jù)返利協(xié)議 計(jì)算返利的金額。在協(xié)議有效期內(nèi)可以先定期結(jié)算部分返 利，在最終結(jié)算時(shí)， 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)扣減累積的部分結(jié)算的返利。 從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的角度看，返利會(huì)有如下影響： <1> 根據(jù)預(yù)提比 例，系統(tǒng)可以自動(dòng)預(yù)提返利費(fèi)用。分錄如下：借：產(chǎn)品銷售 收入或銷售費(fèi)用貸：預(yù)提費(fèi)用 <2> 當(dāng)返利協(xié)議結(jié)算時(shí)，系統(tǒng) 會(huì)自動(dòng)生成貸項(xiàng)憑證申請(qǐng)( Creditmemorequests )，申請(qǐng) 批準(zhǔn)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成分錄如下：借：產(chǎn)品銷售收入或銷售費(fèi)用貸： 應(yīng)收帳款 -客戶明細(xì)。 該筆貸方的金額或者直接和 該客戶原先帳戶中的未清發(fā)票對(duì)清，或者在發(fā)生貸方余額 時(shí)，納入付款流程。同時(shí)自動(dòng)沖銷先

19、前的預(yù)提憑證。 由于返利和貸項(xiàng)憑證沒有增值稅發(fā)票作為原始憑證（以雙方 的返利協(xié)議結(jié)算報(bào)告作為原始憑證） ，在我國的實(shí)施中可能 會(huì)面臨一些麻煩，因此企業(yè)有時(shí)候會(huì)用票面返利的形式處 理，所謂票面返利是指返利不記錄在表內(nèi)科目里，而是在表 外另行記錄。返利的金額被用于扣減今后銷售定單的價(jià)格而 不是直接對(duì)清發(fā)票或者付款。但是這樣的處理往往在系統(tǒng)配 置上較為麻煩，對(duì)于今后的分析也不夠清晰。收入的確認(rèn) 從上文的介紹，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)問題： ERP 標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置是在開 票時(shí)確認(rèn)銷售收入，而在交貨時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。系統(tǒng)本身是 不保證收入和成本配比的，這主要是因?yàn)閮烧吒饔兄С值脑?始憑證（發(fā)票和出庫單） 。對(duì)于這個(gè)問題我

20、們認(rèn)為：除非是 行業(yè)特殊性造成的原因，收入和成本的配比，主要應(yīng)當(dāng)從流 程的角度通過控制開票和交貨的時(shí)機(jī)來解決，比較理想的狀 態(tài)是開票直接指向交貨，交貨后即時(shí)開票或者定期（每天或 至少月底）開票。我國的增值稅法也要求企業(yè)在銷售交貨之 后應(yīng)當(dāng)及時(shí)開具增值稅專用發(fā)票。但是，在有些情況下企業(yè)由于種種原因無法實(shí)現(xiàn)這種流程上 的匹配，就需要一些別的功能和手段來實(shí)現(xiàn)這種匹配： <1> 在期末執(zhí)行收入確認(rèn)程序調(diào)整收入。當(dāng)使用這種方法時(shí)，開 票時(shí)，系統(tǒng)不直接確認(rèn)銷售收入，而是計(jì)入遞延收入科目： 借：應(yīng)收帳款 -客戶明細(xì)貸：遞延收入貸：應(yīng)交稅金 -增值稅 - 銷項(xiàng)（如果是服務(wù)業(yè)，則沒有稅金行） 。當(dāng)期

21、末執(zhí)行收入確 認(rèn)程序時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則確定當(dāng)期應(yīng)確認(rèn)的收 入，做分錄如下：借：遞延收入貸：主營業(yè)務(wù)收入。具體的 規(guī)則可以是根據(jù)實(shí)際交貨或確認(rèn)的服務(wù)，也可以是根據(jù)期間 分配收入（如長(zhǎng)期合同的收入） 。 <2> 類似的處理是在交貨 時(shí)不結(jié)轉(zhuǎn)成本，而是先計(jì)入遞延成本，當(dāng)實(shí)際開票時(shí)將遞延 成本確認(rèn)為產(chǎn)品銷售成本。 <3> 對(duì)于客戶項(xiàng)目來說，收入和 成本是通過項(xiàng)目定期的結(jié)果分析計(jì)算出來的，而不是開票以 及成本的原始憑證決定的，兩者之間的差額通過調(diào)整預(yù)提和 存貨等科目實(shí)現(xiàn)。關(guān)于項(xiàng)目管理和結(jié)果分析我們將在項(xiàng)目管 理的相關(guān)章節(jié)中介紹。其他還有一些方法， 比如走寄售流程， 或者建

22、立客戶虛擬庫， 但是這些方法一方面會(huì)增加操作的步驟和復(fù)雜程度，另一方 面也曲解了業(yè)務(wù)本身，變成了為了會(huì)計(jì)處理而改變業(yè)務(wù)流 程，有點(diǎn)得不償失。最后，仍然想重申的是：除非真正源自行業(yè)的特殊性，否則 應(yīng)盡量考慮從流程的角度解決這個(gè)問題。 畢竟實(shí)施 ERP 的目 的之一是簡(jiǎn)潔流暢清晰的企業(yè)運(yùn)作，舍棄一些模糊混亂帶來 的“好處”是值得的。銷售發(fā)貨銷售定單的交貨是銷售定單執(zhí)行的一個(gè)環(huán)節(jié)，通常會(huì)先于開 票環(huán)節(jié)。在 ERP 中交貨是一個(gè)多步驟的過程， 包括交貨單（交 貨申請(qǐng)），揀配，包裝，裝載，裝運(yùn)和發(fā)貨過帳等步驟。其 中大多數(shù)步驟屬于物流管理的范疇， 好的 ERP 軟件提供了整 個(gè)交貨過程的全程監(jiān)控，包括交

23、貨期管理，自動(dòng)確定裝運(yùn)點(diǎn) 等等功能。從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的角度集成出現(xiàn)在發(fā)貨過帳這個(gè)步驟，此時(shí)系統(tǒng) 通過庫存管理模塊的自動(dòng)記帳功能，生成了會(huì)計(jì)分錄，更新 了總帳。一般我們配置自動(dòng)記帳功能時(shí)，讓系統(tǒng)生成如下分 錄：借：產(chǎn)品銷售成本貸：存貨。存貨的計(jì)價(jià)既可以是標(biāo)準(zhǔn) 成本，也可以是移動(dòng)平均價(jià)或個(gè)別認(rèn)定的批次成本。但是對(duì) 于制造型企業(yè)來說，由于實(shí)際成本必須在月末才能得到，而 發(fā)貨是實(shí)時(shí)的，所以此時(shí)一般應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)成本，到月末再根 據(jù)實(shí)際成本重估庫存和產(chǎn)品銷售成本。圖二中“銷售發(fā)貨”標(biāo)簽指向的箭頭就代表了這種集成。同 時(shí)可以發(fā)現(xiàn)銷售發(fā)貨本身是銷售模塊和庫存管理模塊的一 個(gè)集成點(diǎn)，它是由倉儲(chǔ)部門完成的，實(shí)現(xiàn)的又是銷售

24、業(yè)務(wù)的 一個(gè)步驟。采購收貨采購定單的收貨是采購定單執(zhí)行的一個(gè)環(huán)節(jié)，通常會(huì)先于發(fā) 票校驗(yàn)。和銷售發(fā)貨類似，采購收貨本身是采購和儲(chǔ)運(yùn)部門 的共同職責(zé)，同時(shí)系統(tǒng)通過自動(dòng)記帳功能，生成會(huì)計(jì)憑證 一般手工或簡(jiǎn)單會(huì)計(jì)軟件的記帳，要求收貨要等到收到發(fā)票 以后再入帳，如果月末發(fā)票未到就暫估入帳。這樣做是為了 方便會(huì)計(jì)工作，但是一方面這樣容易造成庫存帳實(shí)不符，另 一方面雖然平時(shí)的工作簡(jiǎn)化了，但是卻增加了期末的核對(duì)工 作。ERP系統(tǒng)是一個(gè)實(shí)時(shí)的系統(tǒng)，同時(shí)又講究帳實(shí)相符和集 成。因此它采取了收貨和發(fā)票校驗(yàn)兩個(gè)業(yè)務(wù)都記帳，兩者通 過商品采購（或稱為“貨或發(fā)票未到” ）科目對(duì)清，同時(shí)還 能完成三單匹配（指采購定單，收貨

25、和發(fā)票校驗(yàn)）的內(nèi)部控 制機(jī)制。關(guān)于采購收貨的系統(tǒng)自動(dòng)帳務(wù)處理我們?cè)谙乱恍」?jié) 發(fā)票校驗(yàn)中一起介紹。發(fā)票校驗(yàn)發(fā)票校驗(yàn)功能充分顯示了 ERP 系統(tǒng)的高度集成性， 圖 2 中是 以“發(fā)票校驗(yàn)”標(biāo)簽指向的箭頭表示的。該功能從采購模塊 的采購定單和收貨中獲取信息。當(dāng)發(fā)票校驗(yàn)完畢并過帳時(shí)， 數(shù)據(jù)被自動(dòng)傳入財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊。在發(fā)票校驗(yàn)時(shí)很重要的一點(diǎn) 是參照采購定單和收貨單，這樣系統(tǒng)可以自動(dòng)檢查發(fā)票的內(nèi) 容，單價(jià)并計(jì)算準(zhǔn)確性。當(dāng)發(fā)票過帳時(shí)，系統(tǒng)會(huì)在供應(yīng)商的 帳戶上創(chuàng)建一條未清項(xiàng)，它會(huì)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的付款業(yè)務(wù)中被結(jié) 清。在配置系統(tǒng)時(shí)我們還可以規(guī)定每個(gè)系統(tǒng)操作者能夠處理 的最大發(fā)票金額。輸入發(fā)票輸入發(fā)票時(shí)可以有三種選擇：&

26、lt;1> 參照采購定單。此時(shí)我們只需要輸入采購定單號(hào)。系統(tǒng) 會(huì)自動(dòng)建議發(fā)票的數(shù)量，金額，稅率和付款條款（指到期日 和現(xiàn)金折扣比率） 。因?yàn)閷?shí)際收到的發(fā)票可能和這些缺省值 有差異，所以缺省值是可以更改的。當(dāng)我們輸入發(fā)票時(shí)系統(tǒng) 會(huì)通知我們這些差異。我們可以設(shè)置對(duì)于單條發(fā)票行的差異 的容差。如果差異小于容差，它們將被系統(tǒng)接受。如果它們 大于容差，我們將收到系統(tǒng)的警告信息，通知我們檢查該發(fā) 票，但是仍然可以過帳。如果容差的上限被超出了，這張發(fā) 票仍可過帳，但是對(duì)它的付款將被凍結(jié)。只有當(dāng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)通 過另外一個(gè)操作釋放這張發(fā)票后，這張被凍結(jié)的發(fā)票才可以 被結(jié)算。當(dāng)我們過帳發(fā)票時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)生成會(huì)計(jì)

27、憑證<2> 參照采購收貨單。此時(shí)應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)輸入收貨單號(hào)，系 統(tǒng)查找并建議相應(yīng)的數(shù)據(jù)。每筆收貨單都將被這樣結(jié)算。當(dāng) 然我們也可以輸入采購定單號(hào)，系統(tǒng)會(huì)幫助查找此采購定單 相關(guān)的收貨單。<3> 不做參照。最后也可以不參照任何憑證輸入發(fā)票，這時(shí) 可以手工輸入發(fā)票項(xiàng)，分別計(jì)入總帳，存貨或固定資產(chǎn)。 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)過帳 采購收貨和發(fā)票校驗(yàn)完成后都會(huì)在系統(tǒng)中自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑 證，科目可以在系統(tǒng)配置時(shí)預(yù)先設(shè)定。自動(dòng)記帳的科目和金 額的處理受到存貨計(jì)價(jià)方法和收貨與收發(fā)票的先后次序等 因素影響。具體規(guī)則如下：ERP 系統(tǒng)有兩種典型的存貨計(jì)價(jià)方法：標(biāo)準(zhǔn)成本和移動(dòng)平 均價(jià)。如果發(fā)票晚于收貨，根據(jù)存

28、貨計(jì)價(jià)方法的不同自動(dòng)記帳的 科目和金額會(huì)有所不同：如果是標(biāo)準(zhǔn)成本法，價(jià)差將計(jì)入發(fā)票價(jià)差科目。價(jià)差包括收 貨時(shí)標(biāo)準(zhǔn)成本和采購定單價(jià)格的差異，也包括發(fā)票校驗(yàn)時(shí)采 購定單價(jià)格和發(fā)票價(jià)格的差異。如果是移動(dòng)平均價(jià)，收貨時(shí)直接按采購定單價(jià)格計(jì)入存貨價(jià) 值。收發(fā)票時(shí)的價(jià)差，如果庫存充足則直接更新庫存價(jià)值， 如果庫存低于發(fā)票數(shù)量，則按比例一部分更新庫存價(jià)值，一 部分計(jì)入發(fā)票價(jià)差科目。如果發(fā)票早于收貨，那么收發(fā)票時(shí)按發(fā)票金額計(jì)入商品采 購科目， 如果采用標(biāo)準(zhǔn)成本法，收貨時(shí)價(jià)差計(jì)入發(fā)票價(jià)差科目。 如果采用移動(dòng)平均價(jià)，收貨時(shí)按發(fā)票金額更新庫存價(jià)值。 這些規(guī)則聽起來有點(diǎn)復(fù)雜，但主要是因?yàn)楦鞣N情況的排列組 合比較多，所

29、以只要看看下面的具體例子就很好理解了。 舉例一 標(biāo)準(zhǔn)成本法 / 先收貨標(biāo)準(zhǔn)成本 :1.2 元/ 件庫存數(shù)量 :100 件采購定單 :1.3 元/ 件數(shù)量 :100 件收貨 : 數(shù)量 :100 件發(fā)票: 1.24 元/件 數(shù)量:100 件科目收貨發(fā)票校驗(yàn)存貨120+發(fā)票價(jià)差10+6-商品采購130-130+應(yīng)付帳款-供應(yīng)商124 -明細(xì)物料記錄：數(shù)量金額標(biāo)準(zhǔn)成本100件120元1.2元/件收貨后200件240元1.2元/件收發(fā)票200件240元1.2元/件后舉例二移動(dòng)平均法/先收貨/庫存充足標(biāo)準(zhǔn)成本:1.2元/件庫存數(shù)量:100件發(fā)票：1.24元/件 數(shù)量:100件科目收貨發(fā)票校驗(yàn)存貨130+6

30、-商品采購130-130+應(yīng)付帳款-供應(yīng)商124 -明細(xì)物料記錄:數(shù)量金額移動(dòng)平均價(jià)100件120元1.20元/件收貨后200件250元1.25元/件收發(fā)票200件244元1.22元/件后舉例三移動(dòng)平均法/先收貨/庫存不足 標(biāo)準(zhǔn)成本:1.2元/件庫存數(shù)量:100件采購定單:1.3元/件數(shù)量:100件收貨數(shù)量:100件領(lǐng)用：數(shù)量:120件發(fā)票:1.4元/件數(shù)量:100件科目收貨發(fā)票校驗(yàn)存貨130+8+發(fā)票價(jià)差2+商品米購130-130+應(yīng)付帳款-供應(yīng)商140-明細(xì)物料記錄:數(shù)量金額移動(dòng)平均價(jià)100件120元1.20元/件收貨后200件250元1.25元/件領(lǐng)用后80件100元1.25元/件收發(fā)票

31、80件108元1.35元/件后舉例四移動(dòng)平均法/先收發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)成本：1.2元/件庫存數(shù)量:100件采購定單:1.3元/件數(shù)量:100件發(fā)票：1.24元/件 數(shù)量:100件收貨：數(shù)量:100件科目發(fā)票校驗(yàn)收貨存貨124+商品采購124+124 -應(yīng)付帳款-供應(yīng)商124 -明細(xì)物料記錄:數(shù)量金額移動(dòng)平均價(jià)100件120元1.20元/件收發(fā)票100件120元1.20元/件后收貨后200件244元1.22元/件增值稅上文的例子為清晰起見，都沒有考慮增值稅。實(shí)際在輸入發(fā) 票時(shí)，如果是增值稅專用發(fā)票，我們也輸入稅碼（包含了稅 率的一個(gè)參數(shù)）和稅額。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢查含稅價(jià)，稅率和稅 額是否正確。如果存在差異，系

32、統(tǒng)會(huì)提示一個(gè)警告信息，但 是我們?nèi)匀豢梢詫⑵溥^帳。如果是不含稅的發(fā)票（比如運(yùn)輸發(fā)票和農(nóng)產(chǎn)品收購），系統(tǒng)可以自動(dòng)計(jì)算稅額。如果發(fā)票的每行稅碼不同，系統(tǒng)會(huì)分行 處理。當(dāng)發(fā)票過帳時(shí)，增值稅會(huì)自動(dòng)計(jì)入應(yīng)交稅金-增值稅-進(jìn)項(xiàng)科目中收貨成本 計(jì)劃內(nèi)的收貨成本包括以下類型：運(yùn)費(fèi)，關(guān)稅，保險(xiǎn)費(fèi)，包 裝費(fèi)等等。對(duì)于每種類型，我們可以決定成本是固定的，基 于數(shù)量的還是收貨貨款的一定百分比。計(jì)劃內(nèi)的收貨成本可 以在采購定單的每一行項(xiàng)中輸入。當(dāng)收貨時(shí)這些成本被計(jì)入 庫存，對(duì)方科目是一個(gè)特殊的清帳科目（比如：商品采購 運(yùn)費(fèi)）。當(dāng)采用移動(dòng)平均價(jià)時(shí)分錄如下：借：存貨貸：商品 采購 - 貨款貸：商品采購 - 運(yùn)費(fèi)。在發(fā)票校驗(yàn)

33、時(shí)，我們可以列出某張采購定單，收貨單或供應(yīng) 商的所有收貨成本，來正確選擇收貨成本的發(fā)票。系統(tǒng)生成 分錄如下：借：商品采購 - 運(yùn)費(fèi)貸：應(yīng)付帳款 - 供應(yīng)商明細(xì) 計(jì)劃內(nèi)收貨成本也會(huì)在采購定單歷史報(bào)表中即時(shí)顯示。 計(jì)劃外的收貨成本可以用發(fā)票校驗(yàn)輸入。系統(tǒng)自動(dòng)將它們根 據(jù)各行項(xiàng)目的金額分配下去。如果需要，我們也可以手工分 配這些成本。計(jì)劃外的收貨成本直接計(jì)入庫存，分錄如下： 借：存貨貸：應(yīng)付帳款 - 供應(yīng)商明細(xì) 其他收發(fā)貨實(shí)際上上文提到的銷售發(fā)貨和采購收貨只是庫存移動(dòng)的兩 種移動(dòng)類型。 庫存移動(dòng)是指引起庫存變化的業(yè)務(wù)。 主要包括： 收貨。指從供應(yīng)商或生產(chǎn)定單接收庫存并過帳。收貨導(dǎo)致 倉庫存貨的增加。

34、發(fā)貨。指存貨的領(lǐng)用，消耗或交運(yùn)至客戶并過帳。發(fā)貨導(dǎo) 致倉庫存貨的減少。移庫。指存貨從一個(gè)庫存地點(diǎn)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)庫存地點(diǎn)。移 庫即可以是在同一個(gè)工廠，也可以是跨工廠的（工廠是 ERP 中決定存貨估價(jià)， MRP 等的重要組織結(jié)構(gòu)） 。轉(zhuǎn)換過帳。是一類特殊的存貨變化的總稱。它和存貨是否 發(fā)生物理上的移動(dòng)無關(guān)。 比如： 將存貨從一種物料代碼轉(zhuǎn) 換成另一種； 將存貨從質(zhì)檢貨狀態(tài)釋放； 將存貨從寄售商 品轉(zhuǎn)換成自有庫存。系統(tǒng)使用移動(dòng)類型來分類管理庫存移動(dòng)的各種不同的種類。在 ERP 系統(tǒng)中使用物料憑證來管理和記錄所有的庫存移動(dòng)， 物料憑證中包含了移動(dòng)類型，工廠，庫存地點(diǎn)，物料編碼， 數(shù)量，批次等等信息。系統(tǒng)

35、通過物料憑證來追蹤和證明庫存 移動(dòng)，同時(shí)物料憑證打印出來就是我們通常所說的出入庫 單。同時(shí)物料憑證的輸入也不是孤立的，系統(tǒng)通常會(huì)根據(jù)情 況自動(dòng)建議收發(fā)貨的數(shù)量，地點(diǎn)等等，比如根據(jù)采購定單收 貨，根據(jù)生產(chǎn)定單領(lǐng)用原材料。可以說庫存管理是 ERP 物流的中心環(huán)節(jié)之一，它連接了采 購，生產(chǎn)和銷售等各個(gè)環(huán)節(jié)。 ERP 的庫存管理講究的是實(shí)時(shí) 地記錄和反映現(xiàn)有的庫存情況：收發(fā)貨及時(shí)記錄進(jìn)系統(tǒng)，系 統(tǒng)自動(dòng)更新庫存的當(dāng)前狀況，既可以以各種報(bào)表的形式提供 給庫存管理者即時(shí)的信息，又通過集成直接參與其他的功能 中，如 MRP ，銷售的可用性檢查等等。 從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的角度來看，庫存移動(dòng)既反映了庫存數(shù)量的變 換，同時(shí)

36、還代表了價(jià)值的轉(zhuǎn)移。因此大部分的庫存移動(dòng)需要 在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)上進(jìn)行反映。上文中我們已經(jīng)介紹過銷售發(fā)貨和 采購收貨，倉管人員只負(fù)責(zé)存貨數(shù)量的記錄，而不需關(guān)心其 價(jià)值。系統(tǒng)根據(jù)一定的規(guī)則來決定存貨的價(jià)值，同時(shí)根據(jù)自 動(dòng)科目確定自動(dòng)生成財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證（參見上文采購收貨的財(cái) 務(wù)會(huì)計(jì)過帳） 。會(huì)計(jì)憑證和物料憑證在系統(tǒng)中是相互勾稽的， 而且能直接從任何一張中進(jìn)入另一張的顯示。庫存移動(dòng)的自 動(dòng)科目確定是一個(gè)智能化較高的功能，系統(tǒng)配置也較復(fù)雜， 但是簡(jiǎn)單地說，系統(tǒng)是根據(jù) <1> 移動(dòng)類型 <2> 各行的性質(zhì) （如是庫存行還是對(duì)方行） <3> 物料主數(shù)據(jù) <4> 工廠等

37、信息 決定會(huì)計(jì)分錄中每一行的科目。 這里我們?cè)俳榻B兩種重要的移動(dòng)類型： <1> 原材料生產(chǎn)領(lǐng) 用，系統(tǒng)自動(dòng)記帳如下：借：生產(chǎn)成本 - 原材料貸：原材料。 原材料的估價(jià)方式可以是標(biāo)準(zhǔn)成本或移動(dòng)平均價(jià)。 <2> 產(chǎn)成 品入庫，系統(tǒng)自動(dòng)記帳如下：借： 產(chǎn)成品貸：生產(chǎn)成本 - 生產(chǎn) 產(chǎn)出。產(chǎn)成品的估價(jià)方式一般采用標(biāo)準(zhǔn)成本法。盤點(diǎn)庫存的盤點(diǎn)是企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的一項(xiàng)重要工作。 在 ERP 中提供 了如下幾種盤點(diǎn)方法：定期盤點(diǎn) 定期盤點(diǎn)是指在資產(chǎn)負(fù)債表日將公司所有的存貨都進(jìn)行實(shí) 物盤點(diǎn)。在進(jìn)行這種盤點(diǎn)時(shí)，每個(gè)物料都必須被點(diǎn)到。因此 在盤點(diǎn)時(shí)，整個(gè)倉庫必須凍結(jié)物料的移動(dòng)。持續(xù)盤點(diǎn)持續(xù)盤點(diǎn)是

38、在整個(gè)財(cái)政年度里，存貨持續(xù)不斷地進(jìn)行盤點(diǎn)。 對(duì)于這種盤點(diǎn)重要的是對(duì)于每一類庫存來說，必須保證一年 中至少被盤到一次。循環(huán)盤點(diǎn) 循環(huán)盤點(diǎn)是指在一個(gè)財(cái)政年度中按一定的時(shí)間間隔進(jìn)行實(shí) 物盤點(diǎn)的方法。這些時(shí)間間隔（或循環(huán)）是由物料主記錄中 的循環(huán)盤點(diǎn)指標(biāo)決定的，我們可以在后臺(tái)更改每個(gè)指標(biāo)的盤 點(diǎn)間隔。循環(huán)盤點(diǎn)可以使流動(dòng)性大的存貨比流動(dòng)性小的更經(jīng) 常地接受盤點(diǎn)。 除了人為決定每種存貨的循環(huán)盤點(diǎn)指標(biāo)外，我們還可以使用 系統(tǒng)的 ABC 循環(huán)盤點(diǎn)分析功能。該功能可以根據(jù)存貨的消 耗或需求將存貨歸為 ABC 等各類。該功能可以自動(dòng)更新物 料主數(shù)據(jù)中的循環(huán)盤點(diǎn)指標(biāo)。抽樣盤點(diǎn)抽樣盤點(diǎn)是指在資產(chǎn)負(fù)債日，系統(tǒng)按統(tǒng)計(jì)計(jì)算

39、隨機(jī)地選取一 部分的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)的方法。如果抽樣盤點(diǎn)的結(jié)果和帳面庫存的差異足夠小，就認(rèn)為整個(gè)帳面庫存數(shù)是準(zhǔn)確的。抽樣盤點(diǎn)是以統(tǒng)計(jì)科學(xué)為基礎(chǔ)以減少盤點(diǎn)的工作量的一種方法。不論采取什么盤點(diǎn)方法，盤點(diǎn)的流程可以分為三個(gè)階段：<1> 盤點(diǎn)準(zhǔn)備創(chuàng)建盤點(diǎn)表（在系統(tǒng)中）盤點(diǎn)表是系統(tǒng)中的一種憑證，是整個(gè)盤點(diǎn)過程的核心。主要包括如下信息：盤點(diǎn)進(jìn)行的工廠和庫存地點(diǎn)；盤點(diǎn)的時(shí)間；哪些物料將被盤點(diǎn)；如果物料是批次管理的，哪些批次將被 盤點(diǎn)；哪種庫存類型將被盤點(diǎn)（如自有或寄售） ；如果采用 分別計(jì)價(jià)，哪些子庫存將被盤點(diǎn)（如同種物料，進(jìn)口和國內(nèi) 的各是多少）等等。凍結(jié)庫存過帳為避免干擾盤點(diǎn)，將要被盤點(diǎn)的存貨將被凍結(jié)庫存移動(dòng)。如果盤點(diǎn)表是在盤點(diǎn)開始前即刻打印的，可以在創(chuàng)建盤點(diǎn)表時(shí) 就凍結(jié)庫存過帳，如果盤點(diǎn)表是事先打印的，那可以在盤點(diǎn) 開始前通過更改盤點(diǎn)表凍結(jié)庫存過帳。凍結(jié)將在盤點(diǎn)表的盤 點(diǎn)結(jié)果過帳時(shí)自動(dòng)取消。