訂單管理制度

1、訂單管理制度為加強訂單管理， 提高工作效率， 避免在訂單簽訂和執(zhí)行過程中的失 誤和偏差，確保按期交貨，提升客戶滿意度，特制定本制度。一、訂單類別1. 一般訂單：指內貿客戶交貨期合理或延期交貨沒有罰款規(guī)定的訂單。2. 特殊訂單：指外貿客戶訂單， 以及內貿客戶交貨期緊急且延期交貨 有罰款的訂單。二、交貨期溝通和報價1. 業(yè)務員在洽談業(yè)務時， 要與生產基地溝通意向訂單的交貨期， 無法 保證時盡可能向客戶爭取，基本確認時填寫報價申請單 。2. 報價員接到 報價申請單 后，應先與生產單位確認交貨期和技術 難度，然后根據(jù)設計圖紙或客戶需求報價。 報價單與技術文件經 報價員、生技部長簽字有效。 50 萬元以

2、上大單需召開技術交底與訂單評 審會。三、合同簽訂與備案1. 合同簽訂時要采用公司核定的合同模版， 如采用國企、 央企、上市 公司或外貿等大客戶的合同模版，必要時要求對方簽訂補充協(xié)議。2. 合同文本要求一式四份， 雙方各執(zhí)兩份， 原件在財務部和營銷事業(yè) 部備案，銷售合同備案表（銷售合同摘要）在生技部、生產單位、供應 部和發(fā)貨部備案。3. 合同簽訂后，要明確交貨期、 元器件廠家、 技術方案、質量（計量） 標準、現(xiàn)場工勘、安裝基礎、包裝運輸、卸車驗貨及特殊事項，重要訂單 生產事業(yè)部要組織召開協(xié)調會，并安排專人跟進。四、生產通知單1. 預付款到賬后業(yè)務員應及時通知銷售內勤， 經向財務部核實后制作 生產

3、通知單，注明訂單類別及特別注意的事項，營銷經理審核后向生 技部簽發(fā)，交貨期緊的訂單同時電話通知所屬公司。2. 生產基地接到生產通知單后，由生技部簽字并隨技術文件 分解下達執(zhí)行，特別重要的訂單在總經理辦公室備案。3. 各公司接到生產通知單與技術文件后，生產主管要簽字確 認交貨期，制定生產計劃，調整進度偏差，并至少預留一天作為調整期。4. 如果有把握的意向訂單交貨期較緊， 或變壓器等常規(guī)產品斷貨， 營 銷總部和生產事業(yè)部便可在合同簽訂之前下達 備貨通知單，備貨通知 單與生產通知單同等效力。五、訂單落實1. 供應部可拒收交貨期嚴重偏離的采購單， 一經簽收就應當及時安排 采購，并執(zhí)行走動式服務，每天與

4、各公司生產主管、倉管員見面，即時反 饋采購信息，盡力縮短采購周期，及時化解各種矛盾。2. 正常情況貨款到賬當日安排發(fā)貨車輛并做相應準備， 次日發(fā)貨； 業(yè) 務員要將貨款到賬情況及時通知銷售內勤， 銷售內勤核實后制作 發(fā)貨通 知單，若客戶對到貨時間、發(fā)貨物流等有特殊要求，至少提前一天與發(fā) 貨部聯(lián)系。3. 發(fā)貨部接到發(fā)貨通知單 ，部長簽字后復印件回傳銷售內勤，同 時轉發(fā)所屬公司發(fā)貨組和運輸部車輛調度， 車輛調度要按照“快捷、高效、 節(jié)約、安全”的原則安排好車輛的車型、到廠時間，發(fā)貨組負責驗貨裝車 并做好防護措施，發(fā)貨表單要同步制作；發(fā)貨部審核發(fā)貨表單、票據(jù)準確 性，并對發(fā)貨數(shù)量進行監(jiān)管。生技部對出廠

5、產品質量進行監(jiān)管。4. 原則上夜間不發(fā)貨，特殊情況需經總經理批準。 由發(fā)貨部統(tǒng)一協(xié)調， 所屬公司、財務部、保衛(wèi)部等須有專人負責6. 生技部、供應部、發(fā)貨部、生產調度、技術主管、績效主管等，要 堅持走動式管理，對訂單生產全程跟進，及時糾正失誤和偏差，生產副總 要通過走動管理隨時掌握特殊訂單的生產進度。7. 外協(xié)代加工的訂單，需下達外協(xié)加工通知單 ，生產副總組織相 關人員對供應商的資質信譽、生產能力作出評定，簽訂合作協(xié)議 ，督 查質量和進度，必要時安排駐廠監(jiān)造；生技部組織供應部、所屬公司、發(fā) 貨部、銷售部到現(xiàn)場驗貨。8. 銷售經理、 業(yè)務員及銷售內勤要和生技部、 所屬公司保持經常性聯(lián) 系，掌握進度

6、情況，如延遲發(fā)貨不可避免，應提前與客戶溝通協(xié)商。9. 各公司、各部門領導對訂單執(zhí)行，尤其是特殊訂單要高度重視，各 司其職，協(xié)調服務，必要時由生產副總簽發(fā)工作督辦單 。10. 財務部要始終保留 50萬元的訂單采購預備金， 非訂單采購開支須 經總經理批準。六、其它1. 企管部績效主管、 生技部工程師對所有訂單跟蹤考評， 對其中的亮 點和正能量予以表彰，每項獎勵 300500 元；對其中的偏差和失誤，通 報批評，每項罰款 300500 元。若因不負責任而造成直接經濟損失，則 按其 60%追加罰款。2. 本制度自公布之日起實施，由企管部負責解釋。2017年 3月 14日大單履約承諾書客戶名稱：合同編號：簽單部門；簽單人員：訂單類別：般訂單口特殊訂單口訂單執(zhí)行：生產口 外協(xié)口訂單產品：訂單金額：評審日期：交貨日期：生技承諾：我承諾該訂單報價合理、設計規(guī)范、選材匹配、責任明確，可保質保量按期完成生產或外協(xié)任務。承諾簽字：年 月日供應承諾：我承諾該訂單材料明確、設計合理，可將主材價格預定在：范圍內，并將于年 月日前完成材料采購工作。承諾簽字：年 月 日生產承諾：我承諾該訂單設計規(guī)范、材料匹配、標準清晰，且符合本公司產能需求，可自材料到位后于 天內保質保量完成交貨。承諾簽字：年月日財務承諾：我承諾該訂單價格合理、采購資金約可依照預算正常支