如何提高期刊編務工作效率

1、如何提高期刊編務工作效率隨著采編系統(tǒng)的普及和互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，期刊編務的工作方式 發(fā)生了重大改變，如稿件的登記、送審、催審、退修等流程均可以通 過采編系統(tǒng)快速處理， 與作者、 審稿專家的聯(lián)系可以通過電子郵件或 者QC等即時通信工具完成；但是編務人員仍需要負責發(fā)放版面費通 知和錄用證明、收取版面費、發(fā)放審稿費和稿費、寄送樣刊和發(fā)票、 更新專家和作者數(shù)據(jù)庫等繁瑣工作。 隨著我國科研力量的加強， 各部 來稿量逐年上升，導致期刊發(fā)文量增加、出版周期縮短，編務工作量 進一步增加。而很多部因為人手不足，往往采用兼職編務工作模式， 即兼職編務。編務工作非常繁瑣、枯燥乏味，在負責編校稿件的同時 還要處理編務工

2、作， 勢必會降低自身工作效率和編校質(zhì)量， 甚至遺忘某些工作環(huán)節(jié)，因此提高期刊編務工作效率顯得尤為重要3。筆者基于多年親身經(jīng)驗，總結(jié)了一些編務工作的心得體會。編務工作是部工作的重要組成部分，負責協(xié)調(diào)部各方面的運作， 是部的核心樞紐，也是聯(lián)系部和作者、審稿專家的紐帶 稿到印刷，期刊出版流程環(huán)環(huán)相扣， 而編務就是環(huán)與環(huán)之間的連接點， 保證期刊每一期的順利發(fā)行。 作者與審稿專家對部的第一印象往往編 務人員的工作態(tài)度與效率， 信息的準確傳遞、 審稿費和稿費的及時發(fā) 放、問題的快速解答都可以使期刊的正面形象得到提升， 從而吸引更 多的好稿件5。隨著信息時代的到來，編務工作的內(nèi)容也在發(fā)生變化，如稿件的登記、

3、 催審之類的環(huán)節(jié)已經(jīng)可以通過網(wǎng)站采編系統(tǒng)自 動完成。新時期編務工作內(nèi)容6-8主要有:1)稿件查重；2)版面費 的收取、稿費和審稿費的發(fā)放;3)錄用證明的發(fā)放;4)期刊檔案、 資料 的保存;5)版面費發(fā)票及樣刊的寄送;6)定期更新作者、審稿專家數(shù)據(jù) 庫;7)收發(fā)電子郵件、接打電話， 解決作者和審稿專家問題;8)當期數(shù) 據(jù)上傳各大數(shù)據(jù)庫及部官網(wǎng)。編務工作雖然龐雜、瑣碎，但是很多環(huán)節(jié)都可以“偷懶”。本章 將針對編務工作的主要內(nèi)容，提出一些提高工作效率的方法。版面費收取及作者信息收集匯總作者信息建立期刊QQ群收集作者提供的信息之后，可以將所有信息匯總于excel表 格中，方便后期查詢使用。 對于有采編

4、系統(tǒng)的部，可以從采編系統(tǒng)中一次性導出所有已經(jīng)錄用稿件的信息，然后根據(jù)作者反饋的Word進4。從收行補充更新。QQ乍為時下最流行的即時聊天工具，在編務人員的工作中也發(fā)揮著重要作用。版面費及錄用通知郵件中附有部的QQ群,根據(jù)本刊經(jīng)驗，大部分作者都會申請加入。編務人員可以在QQ群中通知各種消息，包括版面費到賬情況、已經(jīng)寄出發(fā)票的快遞單號、增 刊征稿信息等；也可以通過QC群尋求作者幫助，例如向作者詢問某些 生僻研究方向的專家，或者在無法聯(lián)系到某作者時通過群里其同學、 同事代為轉(zhuǎn)達消息。大地測量與地球動力學部QC群自XX年建立以來，成員已經(jīng)達到995人，并且還在不斷增加。QQ群建立以后, 部的來電減少了

5、90%以上，和編務再也不會因為絡繹不絕的來電打斷工作思路而煩惱，既節(jié)省了時間又提高了效率。通過QQ進行溝通的好處非常多:有事情可以同時通知所有人，節(jié)省了打電話、發(fā)郵件的時間；即使沒有及時看到QC消肖息也不用擔心，因為QC可以自動記錄 聊天內(nèi)容， 因出差、休假不在辦公室可以通過手機等移動端與群成員 進行聯(lián)系，等上班之后再處理各項事務；可以通過QC發(fā)送截圖、復制 大段文字以解答某些作者所提的復雜的問題。其實QQ群的作用遠不止這幾點，因為不是本文討論重點， 在此不進行詳述。需要注意的是， 應當對申請入群的人進行嚴格審核，必須提供稿號或者單位+姓名，以防止廣告和不良信息。 入群之后，所有成員昵稱應改為

6、單位+姓名，方便或者編務人員查找。如果群成員較多、刊期較短，則建議按期建 立小群，要求當期稿件的作者或者通信作者加入， 然后在小群中通知 當期版面費、稿費、樣刊等事宜。對于兼職編務，更可以直接在小群 中與所有作者溝通，大幅提高編校的效率。郵寄發(fā)票與樣刊發(fā)票與樣刊的寄送耗時耗力，特別是對于期刊較短、發(fā)文量較大 的期刊。根據(jù)筆者調(diào)查和收到的交換期刊發(fā)現(xiàn)， 絕大部分部寄送發(fā)票 時都是手寫， 郵發(fā)樣刊時都是先打印地址， 剪裁之后用膠水或者糨糊 貼于信封之上。 這種方法效率較低且容易出錯， 筆者在此推薦使用不 干膠打印紙。不干膠打印紙可以即撕即用，干凈衛(wèi)生且黏性好。先根 據(jù)購買的不干膠打印紙樣式， 設(shè)計

7、好模板， 然后將所有固定郵發(fā)地址 復制粘貼進去， 最后調(diào)整格式即可。 激光打印機和噴墨打印機均可使 用該打印紙。如果要給作者郵寄樣刊， 只需將之前收集到的作者地址、 郵編等信息復制粘貼到模板中， 這樣還可以避免因為筆誤錯寫郵寄地 址或電話， 導致作者無法收到發(fā)票或者樣刊。 一般給作者郵寄發(fā)票的時候都是通過快遞， 那么在收到版面費之后， 就可以根據(jù)Excel匯總 表中信息打印郵寄地址與電話， 貼于快遞單上， 郵寄之前最好記錄下 快遞單號，并錄入Excel匯總表中，以追蹤快遞;郵寄之后可以在QQ群中通知作者即將有快遞寄到。大地測量與地球動力學為月刊， 每期給固定地址郵發(fā)約500本樣刊，給作者寄送40余本樣刊。在使用該方法之前，需要花費一整天時間粘貼信封、填寫快遞單;在使用 模板進行打印之后， 只需花費1小時左右就可以完成所有工作， 效率 大幅提升。需要注意的時候，如