如何提高期刊編務(wù)工作效率

1、如何提高期刊編務(wù)工作效率隨著采編系統(tǒng)的普及和互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，期刊編務(wù)的工作方式 發(fā)生了重大改變，如稿件的登記、送審、催審、退修等流程均可以通 過(guò)采編系統(tǒng)快速處理， 與作者、 審稿專家的聯(lián)系可以通過(guò)電子郵件或 者QC等即時(shí)通信工具完成；但是編務(wù)人員仍需要負(fù)責(zé)發(fā)放版面費(fèi)通 知和錄用證明、收取版面費(fèi)、發(fā)放審稿費(fèi)和稿費(fèi)、寄送樣刊和發(fā)票、 更新專家和作者數(shù)據(jù)庫(kù)等繁瑣工作。 隨著我國(guó)科研力量的加強(qiáng)， 各部 來(lái)稿量逐年上升，導(dǎo)致期刊發(fā)文量增加、出版周期縮短，編務(wù)工作量 進(jìn)一步增加。而很多部因?yàn)槿耸植蛔?，往往采用兼職編?wù)工作模式， 即兼職編務(wù)。編務(wù)工作非常繁瑣、枯燥乏味，在負(fù)責(zé)編校稿件的同時(shí) 還要處理編務(wù)工

2、作， 勢(shì)必會(huì)降低自身工作效率和編校質(zhì)量， 甚至遺忘某些工作環(huán)節(jié)，因此提高期刊編務(wù)工作效率顯得尤為重要3。筆者基于多年親身經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了一些編務(wù)工作的心得體會(huì)。編務(wù)工作是部工作的重要組成部分，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)部各方面的運(yùn)作， 是部的核心樞紐，也是聯(lián)系部和作者、審稿專家的紐帶 稿到印刷，期刊出版流程環(huán)環(huán)相扣， 而編務(wù)就是環(huán)與環(huán)之間的連接點(diǎn)， 保證期刊每一期的順利發(fā)行。 作者與審稿專家對(duì)部的第一印象往往編 務(wù)人員的工作態(tài)度與效率， 信息的準(zhǔn)確傳遞、 審稿費(fèi)和稿費(fèi)的及時(shí)發(fā) 放、問(wèn)題的快速解答都可以使期刊的正面形象得到提升， 從而吸引更 多的好稿件5。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，編務(wù)工作的內(nèi)容也在發(fā)生變化，如稿件的登記、

3、 催審之類的環(huán)節(jié)已經(jīng)可以通過(guò)網(wǎng)站采編系統(tǒng)自 動(dòng)完成。新時(shí)期編務(wù)工作內(nèi)容6-8主要有:1)稿件查重；2)版面費(fèi) 的收取、稿費(fèi)和審稿費(fèi)的發(fā)放;3)錄用證明的發(fā)放;4)期刊檔案、 資料 的保存;5)版面費(fèi)發(fā)票及樣刊的寄送;6)定期更新作者、審稿專家數(shù)據(jù) 庫(kù);7)收發(fā)電子郵件、接打電話， 解決作者和審稿專家問(wèn)題;8)當(dāng)期數(shù) 據(jù)上傳各大數(shù)據(jù)庫(kù)及部官網(wǎng)。編務(wù)工作雖然龐雜、瑣碎，但是很多環(huán)節(jié)都可以“偷懶”。本章 將針對(duì)編務(wù)工作的主要內(nèi)容，提出一些提高工作效率的方法。版面費(fèi)收取及作者信息收集匯總作者信息建立期刊QQ群收集作者提供的信息之后，可以將所有信息匯總于excel表 格中，方便后期查詢使用。 對(duì)于有采編

4、系統(tǒng)的部，可以從采編系統(tǒng)中一次性導(dǎo)出所有已經(jīng)錄用稿件的信息，然后根據(jù)作者反饋的Word進(jìn)4。從收行補(bǔ)充更新。QQ乍為時(shí)下最流行的即時(shí)聊天工具，在編務(wù)人員的工作中也發(fā)揮著重要作用。版面費(fèi)及錄用通知郵件中附有部的QQ群,根據(jù)本刊經(jīng)驗(yàn)，大部分作者都會(huì)申請(qǐng)加入。編務(wù)人員可以在QQ群中通知各種消息，包括版面費(fèi)到賬情況、已經(jīng)寄出發(fā)票的快遞單號(hào)、增 刊征稿信息等；也可以通過(guò)QC群尋求作者幫助，例如向作者詢問(wèn)某些 生僻研究方向的專家，或者在無(wú)法聯(lián)系到某作者時(shí)通過(guò)群里其同學(xué)、 同事代為轉(zhuǎn)達(dá)消息。大地測(cè)量與地球動(dòng)力學(xué)部QC群自XX年建立以來(lái)，成員已經(jīng)達(dá)到995人，并且還在不斷增加。QQ群建立以后, 部的來(lái)電減少了

5、90%以上，和編務(wù)再也不會(huì)因?yàn)榻j(luò)繹不絕的來(lái)電打斷工作思路而煩惱，既節(jié)省了時(shí)間又提高了效率。通過(guò)QQ進(jìn)行溝通的好處非常多:有事情可以同時(shí)通知所有人，節(jié)省了打電話、發(fā)郵件的時(shí)間；即使沒(méi)有及時(shí)看到QC消肖息也不用擔(dān)心，因?yàn)镼C可以自動(dòng)記錄 聊天內(nèi)容， 因出差、休假不在辦公室可以通過(guò)手機(jī)等移動(dòng)端與群成員 進(jìn)行聯(lián)系，等上班之后再處理各項(xiàng)事務(wù)；可以通過(guò)QC發(fā)送截圖、復(fù)制 大段文字以解答某些作者所提的復(fù)雜的問(wèn)題。其實(shí)QQ群的作用遠(yuǎn)不止這幾點(diǎn)，因?yàn)椴皇潜疚挠懻撝攸c(diǎn)， 在此不進(jìn)行詳述。需要注意的是， 應(yīng)當(dāng)對(duì)申請(qǐng)入群的人進(jìn)行嚴(yán)格審核，必須提供稿號(hào)或者單位+姓名，以防止廣告和不良信息。 入群之后，所有成員昵稱應(yīng)改為

6、單位+姓名，方便或者編務(wù)人員查找。如果群成員較多、刊期較短，則建議按期建 立小群，要求當(dāng)期稿件的作者或者通信作者加入， 然后在小群中通知 當(dāng)期版面費(fèi)、稿費(fèi)、樣刊等事宜。對(duì)于兼職編務(wù)，更可以直接在小群 中與所有作者溝通，大幅提高編校的效率。郵寄發(fā)票與樣刊發(fā)票與樣刊的寄送耗時(shí)耗力，特別是對(duì)于期刊較短、發(fā)文量較大 的期刊。根據(jù)筆者調(diào)查和收到的交換期刊發(fā)現(xiàn)， 絕大部分部寄送發(fā)票 時(shí)都是手寫(xiě)， 郵發(fā)樣刊時(shí)都是先打印地址， 剪裁之后用膠水或者糨糊 貼于信封之上。 這種方法效率較低且容易出錯(cuò)， 筆者在此推薦使用不 干膠打印紙。不干膠打印紙可以即撕即用，干凈衛(wèi)生且黏性好。先根 據(jù)購(gòu)買的不干膠打印紙樣式， 設(shè)計(jì)

7、好模板， 然后將所有固定郵發(fā)地址 復(fù)制粘貼進(jìn)去， 最后調(diào)整格式即可。 激光打印機(jī)和噴墨打印機(jī)均可使 用該打印紙。如果要給作者郵寄樣刊， 只需將之前收集到的作者地址、 郵編等信息復(fù)制粘貼到模板中， 這樣還可以避免因?yàn)楣P誤錯(cuò)寫(xiě)郵寄地 址或電話， 導(dǎo)致作者無(wú)法收到發(fā)票或者樣刊。 一般給作者郵寄發(fā)票的時(shí)候都是通過(guò)快遞， 那么在收到版面費(fèi)之后， 就可以根據(jù)Excel匯總 表中信息打印郵寄地址與電話， 貼于快遞單上， 郵寄之前最好記錄下 快遞單號(hào)，并錄入Excel匯總表中，以追蹤快遞;郵寄之后可以在QQ群中通知作者即將有快遞寄到。大地測(cè)量與地球動(dòng)力學(xué)為月刊， 每期給固定地址郵發(fā)約500本樣刊，給作者寄送40余本樣刊。在使用該方法之前，需要花費(fèi)一整天時(shí)間粘貼信封、填寫(xiě)快遞單;在使用 模板進(jìn)行打印之后， 只需花費(fèi)1小時(shí)左右就可以完成所有工作， 效率 大幅提升。需要注意的時(shí)候，如