房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理制度

1、房地產(chǎn)企業(yè)案管理制10 主要內(nèi)容及適用范圍規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng) 計、銷毀等管理內(nèi)容。客戶檔案管理執(zhí)行客戶檔案管理制度 。20 檔案的管理機構(gòu)21 文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。22 各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。23 檔案室主要職責(zé)：231 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；232 對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導(dǎo)和監(jiān)督；233 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；234 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作；235 提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。30 檔案

2、的種類31 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章 制度等。32 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其 相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。33 計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、 開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、 營銷計劃、 財務(wù)計劃等。34 總結(jié)性文件。 包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、 下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、 單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。35 批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類 命令、工作指示等。36 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{ 證，如財產(chǎn)狀

3、況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。37 證件性文書資料。 包括法人營業(yè)執(zhí)照、 土地許可證、 開發(fā)資質(zhì)證、 施工許可證、 規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標(biāo)證書和證明等。38 匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表，以及 公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。39 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人 力資源管理、人才引進和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。310 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動 中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的，以聲像形式記

4、錄下來的各種資料，如照片 資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。311 題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝 制品等。312 技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。40 檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九道工 序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。50 檔案的收集。就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計劃地分別 集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材 料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。51 立卷歸檔

5、的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第 3 條所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。52 立卷歸檔的時間521 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室 立卷歸樓。522 對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常 工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長。53 立卷歸檔的要求531 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞 交檔案室立卷歸檔。532 移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。533 歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文 和附件必須立在一起534 立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、

6、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚， 概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物， 填寫備考表，注明保管期限。535 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、 準(zhǔn)確。536 立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。537 立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。538 立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。539 立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。5310 文

7、件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題， 做到查找方便。5311 各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔 必須有原件，并保持其完好無損。5312 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄 者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。60 檔案的借閱61 檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信， 并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級檔案。62 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。 如需查閱非本 部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。63 檔案

8、的借閱者應(yīng)負責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅 自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。64 對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印 副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會有誤。65 必要時，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明， 證明材料寫好后應(yīng)仔細校對和審查， 加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。66 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外

9、借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者， 檔案管理員要及時催還。67 借閱檔案須妥善保管， 若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后， 責(zé)令其賠償一切損失。70 檔案保密要求71 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強保密意識， 雙方共同做好保密工作。72 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。73 有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)公司 辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。74 有密級檔案只限歸檔人使用， 其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)。75

10、 對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密， 對解密檔案 作一般檔案管理，及時提供利用。7 6 外來參觀人員，統(tǒng)一由負責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。77 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到 依法追究刑事責(zé)任。78 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并 退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任 監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。80 超期檔案的銷毀81 對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門 領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。82 經(jīng)批準(zhǔn)

11、銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以 免誤毀。83 銷毀文件必須在指定地點進行， 并指派專人監(jiān)銷， 嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用， 或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。90 檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散） ，不亂（不使檔案互相混亂） ，不 丟（檔案不丟失不泄密） ，不壞（不使檔案遭到損壞） 。同時，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、 防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時修補。文件資料管理流程圖文件名稱No文件總頁數(shù)文件件會審記表文件編號文件資料編制歸檔編號Y歸檔存放處保密等級說明:No文件批準(zhǔn)乂件批準(zhǔn)保管期限歸檔時

12、間送文件登記及維護 二 /亠 7 /"I修改變更記錄象接收人修改日期更改單號送交人牛發(fā)行接收人存檔當(dāng)變更記錄NO*是否合1，,Ye冋收或銷j毀1受控文件清單文件編號文件名稱發(fā)行日期曰計 最新版號發(fā)放部門舊版收回記錄案卷順 序號立卷類 目號案卷標(biāo) 題起止日 期卷內(nèi)張 數(shù)保管期 限備注/*宀口卷宗號：目錄號:歸檔案卷目錄 部門：案號內(nèi)容備注歸檔日 期原文件 編號內(nèi)容摘 要經(jīng)辦部 門檔 號預(yù)定保存 期限份數(shù)注副 本影 本閱檔催還單同志:您所調(diào)閱的下列檔案還期已逾，為方便他人使用和管理，請依檔案調(diào)閱規(guī)則于 月日前送還。檔案室年 月曰檔號文號名稱借期送還期數(shù)量備注宗冊檔案調(diào)閱單檔案名稱或收發(fā)

13、文號核批調(diào)閱人借出日 期年 月日檔號及件數(shù)共宗（件）還卷日 期年 月曰（經(jīng)收 人簽章）注：本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調(diào)卷人，第二聯(lián)留存檔案室 備查。企業(yè)檔案管理編號方案一級類目代碼二級類目范圍名稱及代號名稱及代號XZ行政事務(wù)01廠務(wù)會議、行政事務(wù)工作等審計工作02各項審計工作后勤福利03職工生活福利、食堂、住房外事工作04涉外活動經(jīng) 營 管 理JY經(jīng)營決策01企業(yè)改革，重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，方針目標(biāo)計劃工作02企業(yè)年度計劃，各項發(fā)展計劃產(chǎn)品銷售03市場分析，用戶調(diào)查、產(chǎn)品銷售、廣告宣傳、售后服務(wù)工作等物料管理04產(chǎn)品包裝設(shè)計稿、倉庫管理、廢舊物資回收企業(yè)管理05企業(yè)普杳RS按干部、員工分別設(shè)置人員編制、招聘，職務(wù)任免，勞動合冋，勞動工資，社會保險，體檢表SC質(zhì)量管理01質(zhì)量控制，檢驗，批生產(chǎn)記錄技術(shù)管理02新產(chǎn)品開發(fā)，科技成果，技術(shù)引進，技術(shù)革新安全管理03安全生產(chǎn)，工傷事故處理，職工安全KJ會計報表01月、季、年度財務(wù)報告會計帳簿02總帳、明細帳、日記帳會計憑證03原始憑證、記帳憑證、匯總憑證其他04固