公司發(fā)票管理制度

1、發(fā)票管理制度概述為進(jìn)一步規(guī)范我公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，加強(qiáng)發(fā)票管理和財(cái)務(wù)監(jiān)督，根據(jù)中華人民共和國(guó)稅收征收管理法、中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法，結(jié)合本公司的具體情況制定本制度。本制度適用于恒生電子股份有限公司及其部分控股子公司本制度所稱發(fā)票，是指在購(gòu)銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，開具、收取的收付款憑證。本制度由財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋。發(fā)票的領(lǐng)購(gòu)、保管和繳銷1. 公司所用發(fā)票由財(cái)務(wù)管理總部按規(guī)定統(tǒng)一向稅務(wù)部門購(gòu)買，財(cái)務(wù)管理總部按稅務(wù)部門要求對(duì)發(fā)票進(jìn)行管理。2. 公司所用發(fā)票由財(cái)務(wù)管理總部專門人員保管并建立完整的發(fā)票登記簿，詳細(xì)登記各種發(fā)票購(gòu)買、領(lǐng)用和結(jié)存情況，并定期向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告發(fā)票使用情況

2、。3. 公司在辦理變更或者注銷稅務(wù)登記的同時(shí)，辦理發(fā)票和發(fā)票領(lǐng)購(gòu)簿的變更、繳銷手續(xù)。4. 公司按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定和公司會(huì)計(jì)檔案管理制度存放和保管發(fā)票，不得擅自損毀，已經(jīng)開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存5年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。5. 必須妥善保管發(fā)票。發(fā)生發(fā)票丟失情形時(shí)，應(yīng)當(dāng)于發(fā)現(xiàn)丟失當(dāng)日書面報(bào)告稅務(wù)機(jī)關(guān)，并登報(bào)聲明作廢。發(fā)票丟失，由責(zé)任人承擔(dān)造成的一切經(jīng)濟(jì)損失。發(fā)票的開具1. 發(fā)票的基本聯(lián)次包括存根聯(lián)、發(fā)票聯(lián)、記賬聯(lián)。存根聯(lián)由收款方或開票方留存?zhèn)洳椋话l(fā)票聯(lián)由付款方或受票方作為付款原始憑證；記賬聯(lián)由收款方或開票方作為記賬原始憑證。2. 發(fā)票的基本內(nèi)容包括:發(fā)票的名稱、發(fā)票代碼

3、和號(hào)碼、聯(lián)次及用途、客戶名稱、開戶銀行及賬號(hào)、商品名稱或經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目、計(jì)量單位、數(shù)量、單價(jià)、大小寫金額、開票人、開票日期、開票單位（個(gè)人）名稱（章）等。3. 不得有下列虛開發(fā)票行為：1) 為他人、為自己開具與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票；2) 讓他人為自己開具與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票；3) 介紹他人開具與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票。4. 公司按照發(fā)票管理規(guī)定使用發(fā)票,不得有下列行為：1) 轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、介紹他人轉(zhuǎn)讓發(fā)票、發(fā)票監(jiān)制章和發(fā)票防偽專用品；2) 知道或者應(yīng)當(dāng)知道是私自印制、偽造、變?cè)臁⒎欠ㄈ〉没蛘邚U止的發(fā)票而受讓、開具、存放、攜帶、郵寄、運(yùn)輸；3) 拆本使用發(fā)票；4) 擴(kuò)大發(fā)票使用范圍；5

4、) 以其他憑證代替發(fā)票使用。5. 發(fā)票限于公司所在省、自治區(qū)、直轄市內(nèi)開具。不得跨規(guī)定的使用區(qū)域攜帶、郵寄、運(yùn)輸空白發(fā)票。6. 禁止攜帶、郵寄或者運(yùn)輸空白發(fā)票出入境。7. 公司需要開具發(fā)票(包含增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票)，首先由公司業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員發(fā)起銷售發(fā)票開具申請(qǐng)流程，載明與合同相符的開要信息，經(jīng)過適當(dāng)審批后，提交財(cái)務(wù)部門開審核通過后開具發(fā)票。8. 按照國(guó)家規(guī)定，公司必須在發(fā)生經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)確認(rèn)營(yíng)業(yè)收入時(shí)開具發(fā)票。未發(fā)生經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)一律不準(zhǔn)開具發(fā)票?？紤]到實(shí)際經(jīng)營(yíng)過程中，客戶往往將收到發(fā)票作為支付款項(xiàng)的必要條件之一。為保證公司經(jīng)營(yíng)正常進(jìn)行且風(fēng)險(xiǎn)可控，對(duì)于銷售藍(lán)字發(fā)票開據(jù)，按下列變通措施進(jìn)行控制：1)

5、 不得虛開亂開發(fā)票，發(fā)票開據(jù)的各要素，必須與簽訂的合同完全一致。2) 開票申請(qǐng)流程，由業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員提起，須經(jīng)適度的審批，且經(jīng)財(cái)務(wù)審核通過。3) 依據(jù)合同條款中簽訂的預(yù)收款條款，預(yù)收款須開具發(fā)票的，業(yè)務(wù)部相關(guān)人員發(fā)起開票申請(qǐng)流程，經(jīng)事業(yè)部總監(jiān)審批同意，財(cái)務(wù)審核通過后，開據(jù)發(fā)票。4) 達(dá)到銷售合同條款中簽訂的收款里程碑點(diǎn)條件，須開具發(fā)票的，業(yè)務(wù)部相關(guān)人員發(fā)起開票申請(qǐng)流程，經(jīng)事業(yè)部總監(jiān)審批同意，財(cái)務(wù)審核通過后，開據(jù)發(fā)票。5) 依據(jù)完工進(jìn)度，符合外部收入確認(rèn)條件的，業(yè)務(wù)部相關(guān)人員發(fā)起開票申請(qǐng)流程，財(cái)務(wù)審核相符后，開據(jù)相應(yīng)發(fā)票。6) 不符合上述三條件任何之一的，但確有需要開票的，屬特批開票，業(yè)務(wù)部相

6、關(guān)人員發(fā)起開票申請(qǐng)流程，須經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理審批同意，且財(cái)務(wù)審核通過后，開據(jù)相應(yīng)發(fā)票。9. 開具發(fā)票后，當(dāng)發(fā)生銷貨退回、銷售折讓以及開票有誤等情況，符合發(fā)票作廢條件的，收回原發(fā)票并注明“作廢”字樣，不需開紅票的情況：1） 符合普通發(fā)票作廢的條件，是指同時(shí)具備下列情形： 收到退回的普通發(fā)票原件。 購(gòu)貨方未作帳務(wù)處理，且我方也未作帳務(wù)處理（即在發(fā)票開出的當(dāng)月又馬上退回公司財(cái)務(wù)部門發(fā)票）的。 符合普通發(fā)票作廢條件的，業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)收回原發(fā)票原件，在將發(fā)票原件交回財(cái)務(wù)部門前，發(fā)起發(fā)票退回流程，在流程中注明發(fā)票退回原因及原件交財(cái)務(wù)時(shí)間，財(cái)務(wù)部門收到發(fā)票并簽收確認(rèn)，同時(shí)財(cái)務(wù)必須將收回的發(fā)票聯(lián)存根聯(lián)、記帳

7、聯(lián)等其他聯(lián)次粘貼在一起，在每聯(lián)上加蓋作廢章，作為發(fā)票檔案保存。2） 符合增值稅專用發(fā)票作廢的條件，是指同時(shí)具備下列情形： 收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)原件的時(shí)間未超過我方開票當(dāng)月（注超出當(dāng)月的須開紅票）； 我方未抄稅并且未記賬； 購(gòu)買方未認(rèn)證或者認(rèn)證結(jié)果為“納稅人識(shí)別號(hào)認(rèn)證不符”、“專用發(fā)票代碼、號(hào)碼認(rèn)證不符”。 符合專用發(fā)票作廢條件的，業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)向購(gòu)買方收回原發(fā)票及抵扣聯(lián)原件，在將發(fā)票及抵扣聯(lián)原件交回財(cái)務(wù)部門前，發(fā)起發(fā)票退回流程，在流程中注明發(fā)票退回原因及原件交財(cái)務(wù)時(shí)間，財(cái)務(wù)部門收到發(fā)票并簽收確認(rèn)，同時(shí)財(cái)務(wù)必須將收回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)與存根聯(lián)、記帳聯(lián)等其他聯(lián)次粘貼在一起，在每聯(lián)上加蓋作廢

8、章，作為發(fā)票檔案保存。10. 當(dāng)發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓，需要開具紅字發(fā)票，應(yīng)視不同情況分別處理視不同情況：（一）開具紅字普通發(fā)票按以下辦法處理：1） 購(gòu)買方未作帳務(wù)處理，我方已作帳務(wù)處理（即在發(fā)票開出的當(dāng)月未能及時(shí)退回發(fā)票）的，業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)向購(gòu)買方收回原發(fā)票原件，在將發(fā)票原件交回財(cái)務(wù)前，發(fā)起發(fā)票退回流程，同時(shí)串發(fā)起紅字發(fā)票開票申請(qǐng)流程，同時(shí)在流程中注明發(fā)票退回原因及原件交財(cái)務(wù)時(shí)間，財(cái)務(wù)收到發(fā)票并簽收確認(rèn)，經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理審批同意，財(cái)務(wù)審核相符后，方可開具等額的紅字發(fā)票。同時(shí)，財(cái)務(wù)必須把紅字發(fā)票記帳聯(lián)撕下作為沖帳憑證，其余聯(lián)次不得撕下，并把收回的原發(fā)票

9、粘貼在紅字發(fā)票存根聯(lián)背面以備核查。2） 購(gòu)買方已作帳務(wù)處理的，不論我方是否已作帳處理，業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員必須取得購(gòu)買方出具的有效書面證明（購(gòu)買方的有效書面證明，必須記載與發(fā)票和銷貨清單內(nèi)容一致的事項(xiàng)，包括原發(fā)票聯(lián)的復(fù)印件和銀行收款進(jìn)帳單（原已付款的），以及退貨的原因并加蓋購(gòu)貨方單位印章或財(cái)務(wù)專用章），業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員在將購(gòu)買方出具的有效書面證明提交財(cái)務(wù)前，發(fā)起紅字發(fā)票開票申請(qǐng)流程，并在流程中注明書面開經(jīng)票原因及書面證明信息，財(cái)務(wù)收到此書面證明并簽收確認(rèn)，經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理審批同意，財(cái)務(wù)審核相符后，方可開具等額的紅字發(fā)票。此開好的紅字發(fā)票，經(jīng)業(yè)務(wù)人員復(fù)核無(wú)誤后，在發(fā)票登記簿上或發(fā)票存根聯(lián)簽字，領(lǐng)取發(fā)票

10、相應(yīng)聯(lián)次；財(cái)務(wù)人員依據(jù)記賬聯(lián)進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。（二）需要開具紅字增值稅專用發(fā)票的，必須取得國(guó)稅機(jī)關(guān)開具的開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單（以下簡(jiǎn)稱通知單），具體由購(gòu)貨方向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)，還是由我方向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)，應(yīng)視不同情況分別處理：1） 因購(gòu)買方專用發(fā)票抵扣聯(lián)、發(fā)票聯(lián)均無(wú)法認(rèn)證的，或所購(gòu)貨物不屬于增值稅扣稅項(xiàng)目范圍且取得的專用發(fā)票未經(jīng)認(rèn)證的： 由購(gòu)買方向其主管稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)出具開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單（以下簡(jiǎn)稱通知單）。 若同時(shí)有發(fā)票退回，但不符合作廢條件。 由業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)向購(gòu)買方收取此通知單、發(fā)票及抵扣聯(lián)原件，發(fā)起發(fā)票退回流程，同時(shí)串發(fā)紅字發(fā)票開票申請(qǐng)流程（若未有發(fā)票退回的，直接發(fā)

11、起紅字發(fā)票開票申請(qǐng)流程），并在申請(qǐng)流程注明具體退回原因以及相對(duì)應(yīng)原藍(lán)字專用發(fā)票的信息，財(cái)務(wù)收到通知單及發(fā)票并簽收確認(rèn)，經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理審批同意，財(cái)務(wù)審核相符后，方可開具等額的紅字發(fā)票。2） 因開票有誤購(gòu)買方拒收專用發(fā)票的：我方須在專用發(fā)票認(rèn)證期限內(nèi)向其主管稅務(wù)機(jī)關(guān)填報(bào)申請(qǐng)單，并填寫具體原因以及相對(duì)應(yīng)藍(lán)字專用發(fā)票的信息；同時(shí)提供由購(gòu)買方出具的寫明拒收理由、錯(cuò)誤具體項(xiàng)目以及正確內(nèi)容的書面材料，銷售方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)審核后出具通知單我方憑通知單開具紅字專用發(fā)票；此種情況由業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)在專用發(fā)票認(rèn)證期限內(nèi)，將發(fā)票及抵扣聯(lián)原件交回財(cái)務(wù)，交回前發(fā)起發(fā)票退回流程，同時(shí)串發(fā)紅字發(fā)票開票申請(qǐng)流程，并在申請(qǐng)流程

12、注明具體退回原因以及相對(duì)應(yīng)原藍(lán)字專用發(fā)票的信息，財(cái)務(wù)收到發(fā)票及抵扣聯(lián)原件并簽收確認(rèn)，經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理審批同意，財(cái)務(wù)審核相符后，方可開具等額的紅字發(fā)票。3） 我方因開票有誤等原因尚未將專用發(fā)票交付購(gòu)買方的： 我方須在開具有誤專用發(fā)票的次月內(nèi)向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)填報(bào)申請(qǐng)單，并填寫具體原因以及相對(duì)應(yīng)藍(lán)字專用發(fā)票的信息； 同時(shí)提供由我方出具的寫明具體理由、錯(cuò)誤具體項(xiàng)目以及正確內(nèi)容的書面材料，主管稅務(wù)機(jī)關(guān)審核確認(rèn)后出具通知單，我方憑通知單開具紅字專用發(fā)票。 此種情況由業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)在專用發(fā)票認(rèn)證期限內(nèi)，及時(shí)將發(fā)票及抵扣聯(lián)原件交回財(cái)務(wù)，交回前發(fā)起發(fā)票退回流程，同時(shí)串發(fā)紅字發(fā)票開票申請(qǐng)流程，并在申請(qǐng)流程注明具

13、體退回原因以及相對(duì)應(yīng)原藍(lán)字專用發(fā)票的信息，財(cái)務(wù)收到發(fā)票及抵扣聯(lián)原件并簽收確認(rèn)，經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理審批同意，財(cái)務(wù)審核相符后，方可開具等額的紅字發(fā)票。11. 因我方將發(fā)票聯(lián)遺失需要作廢或開據(jù)紅字發(fā)票的，由責(zé)任人員負(fù)責(zé)將作廢聲明、行政處罰決定書復(fù)印件交財(cái)務(wù)部門（財(cái)務(wù)部門可協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)），并發(fā)起發(fā)票作廢流程，或發(fā)紅字發(fā)票開票申請(qǐng)流程，并在申請(qǐng)流程注明遺失責(zé)任人及原因，財(cái)務(wù)收到作廢聲明、行政處罰決定書復(fù)印件并簽收確認(rèn)，經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意，財(cái)務(wù)審核相符后，方可開具作廢或開據(jù)等額的紅字發(fā)票。12. 因購(gòu)貨方將發(fā)票聯(lián)遺失的，由業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員向財(cái)務(wù)部門取得原發(fā)票的存根聯(lián)復(fù)印件，并在存根聯(lián)復(fù)印件上加蓋發(fā)票專用

14、章交予受票方。若購(gòu)貨方堅(jiān)持需要重開藍(lán)字發(fā)票的，業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)向購(gòu)貨方取得購(gòu)貨方的發(fā)票作廢聲明及行政處罰決定書，作為我方重開發(fā)票的依據(jù)，且些重開發(fā)票的流程須經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理審批，并經(jīng)財(cái)務(wù)審核相符。13. 已開具發(fā)票的發(fā)票聯(lián)遺失處理辦法（一）開票方將發(fā)票聯(lián)遺失的，應(yīng)按以下規(guī)定處理：1. 開票方于發(fā)現(xiàn)丟失當(dāng)日書面報(bào)告主管稅務(wù)機(jī)關(guān)，在登報(bào)聲明作廢后接受行政處罰。2. 開票方將作廢聲明、行政處罰決定書復(fù)印件與該份發(fā)票的存根第5頁(yè) 共6頁(yè)聯(lián)、記賬聯(lián)等其它聯(lián)次粘貼在一起，對(duì)該份發(fā)票進(jìn)行作廢或開具相應(yīng)紅字發(fā)票后，再重新開具發(fā)票給受票方。（二）受票方將發(fā)票聯(lián)遺失的，應(yīng)按以下規(guī)定處理：1 .受票方于發(fā)現(xiàn)丟失當(dāng)

15、日書面報(bào)告主管稅務(wù)機(jī)關(guān)，在登報(bào)聲明作廢后接受行政處罰。2 .受票方憑作廢聲明及行政處罰決定書向開票方索取該份發(fā)票的存根聯(lián)復(fù)印件，開票方應(yīng)在存根聯(lián)復(fù)印件上加蓋發(fā)票專用章交予受票方。3 .若受票方丟失的發(fā)票為單聯(lián)發(fā)票的，由開票方重新開具發(fā)票給受票方，重開時(shí)須備注說明原遺失的發(fā)票號(hào)碼、開票日期、開票金額等內(nèi)容，并將受票方作廢聲明及行政處罰決定書留存作為重開發(fā)票的依據(jù)。14 .因發(fā)票遺失給公司造成損失的，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)損失賠償責(zé)任。15 .依據(jù)本制度之三8的條件開出銷售發(fā)票的，銷售人員須負(fù)責(zé)在發(fā)票開出60天內(nèi)收回貨款，未能及時(shí)收回的，按此部分應(yīng)收未收金額的1喏口減責(zé)任業(yè)務(wù)人員的當(dāng)年考核業(yè)績(jī)。16 .開具發(fā)票時(shí)，必須做到按照號(hào)碼順序填開，填寫項(xiàng)目齊全，內(nèi)容真實(shí)，字跡清楚，全部聯(lián)次一次打印，內(nèi)容完全一致，并在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。17 .已開好的發(fā)票，經(jīng)業(yè)務(wù)人員復(fù)核無(wú)誤后，在發(fā)票登記簿上或發(fā)票存根聯(lián)簽字，領(lǐng)取發(fā)票相應(yīng)聯(lián)次；財(cái)務(wù)人員依據(jù)記賬聯(lián)進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。18 .公司按照規(guī)定使用稅控裝置